Как вести складской учёт по штрихкоду?

Штрихкод не выстраивает складской учёт — он делает уже налаженный учёт безошибочным и быстрым. Если у товаров нет кодов и записей, сканировать штрихкод просто некуда. Если порядок учёта ещё не налажен, сначала пройдите пять шагов из руководства как вести складской учёт; эта страница описывает штрихкодную часть такого порядка.

Зачем нужен штрихкод и чем он отличается от ввода вручную?

Разница не в скорости, а в доле ошибок. Пропустить цифру в коде товара при вводе вручную, нажать соседнюю клавишу и записать не в ту строку списка — обычное дело; каждая из таких ошибок незаметно портит остатки, а разница обнаруживается только в день инвентаризации. При сканировании штрихкода таких ошибок не бывает. Вторая польза — запись происходит сразу: на складе, где данные вводят пакетом в конце дня, в течение дня никогда не известно, каков остаток.

Какой штрихкод использовать?

Вы встретите три вида штрихкодов, и они не одно и то же:

Членство в GS1 и настоящий EAN-13 нужны, только если вы будете продавать свой товар другим розничным продавцам. Для учёта в вашем магазине или на складе вполне достаточно внутреннего штрихкода, который вы создаёте сами, — и он бесплатный.

Складской учёт по штрихкоду в шесть шагов

1. Отделите товары, у которых штрихкод уже есть

Прежде чем начать, разделите свои товары на две группы. На товарах, которые приходят с фабрики в упаковке, уже есть штрихкод EAN-13 (у произведённых в Турции он начинается с 868) — создавать его не нужно, достаточно отсканировать и записать. А для товаров на развес, собственного производства или в упаковке без штрихкода штрихкод придётся присвоить вам. Если сделать это разделение сразу, половина работы будет сделана: у большинства компаний основная часть товаров относится к первой группе, и для них нужно лишь сканировать.

2. Создайте собственные коды для товаров без штрихкода

Единственное правило при создании собственного штрихкода: код должен быть уникальным и не нести смысла. Безопаснее всего порядковый номер (1001, 1002, 1003). Не закладывайте в код свойства товара — код вроде "KIRMIZI-M-01" (красный, M, 01) начинает врать, когда меняются цвет или размер товара. Такие внутренние штрихкоды не выходят за пределы магазина, то есть соблюдать стандарт EAN им не нужно; достаточно, чтобы они были уникальны только в вашей системе. Сразу закладывайте широкий диапазон кодов: если начать с 3 знаков, на 999-м товаре вы упрётесь в потолок.

3. Напечатайте этикетку и наклейте на товар

Если созданный код физически не находится на товаре, штрихкодного учёта нет. Самый практичный вариант — термопринтер этикеток; при небольших объёмах подойдёт и лист A4 с этикетками. Клейте этикетку на поверхность товара, которая не рвётся при вскрытии, а во влажной среде закрывайте её прозрачным скотчем. На каждой единице одного и того же товара — одна и та же этикетка; не печатайте то, что меняется от единицы к единице, например серийный номер — складской учёт считает товар, а не единицу.

4. Внесите штрихкоды в карточку товара — у одного товара может быть несколько штрихкодов

Внесите каждый штрихкод в соответствующую запись товара. Чаще всего упускают вот что: один и тот же товар может иметь несколько штрихкодов. При смене поставщика тот же товар приходит с другим EAN, штрихкод короба и штрихкод единицы товара — разные, а старые остатки и новая упаковка какое-то время лежат рядом. Карточка товара в Ofisx поддерживает несколько штрихкодов — добавьте второй и третий штрихкод к одному и тому же товару; это поле входит в пакет Premium, а в бесплатном аккаунте каждый товар ведётся с одним штрихкодом. Создание второй карточки для того же товара делит остаток на две части — это самый распространённый источник ошибок в остатках при штрихкодном учёте.

5. Выберите сканер: камера телефона или USB-сканер

Есть два пути, и выбор зависит от объёма. Приложение на телефоне считывает камерой; позволяет ходить по складу без покупки отдельного оборудования и подходит для малых и средних объёмов. USB (или Bluetooth) сканер штрихкодов подключается к компьютеру и передаёт считанный код так, будто он набран на клавиатуре; поле сканирования в веб-панели работает именно так: сканер вводит код и в конце нажимает Enter. При интенсивной приёмке товара и на кассе USB-сканер заметно быстрее — темп в один товар в секунду достижим только с ним.

6. Сканируйте при каждом движении: приёмка товара, продажа, инвентаризация

Польза штрихкода проявляется в момент записи операции, а не в момент настройки. Сканируйте в трёх местах: при приёмке товара (сканируйте поступившую коробку, чтобы увеличить остаток, и сверяйте с накладной), при продаже или отгрузке (остаток уменьшается автоматически) и при инвентаризации (обходите стеллажи по порядку и сканируйте каждый товар). Разница между сканированием и ручным вводом при инвентаризации — не в скорости, а в точности: значительная часть расхождений в списках, заполненных вручную, возникает не из-за нехватки товара, а из-за записи не в ту строку.

Камера телефона или USB-сканер?

Выбор зависит не от бренда или бюджета, а от того, сколько раз в день вы будете сканировать.

В Ofisx можно использовать оба варианта: мобильные приложения считывают штрихкод камерой, а поле сканирования в веб-панели работает с USB/Bluetooth-сканером — сканер отправляет код так, будто он набран на клавиатуре, и в конце нажимает Enter, поэтому товар сразу находится в списке. Для небольшого склада обычный и верный путь — начать с телефона и добавить сканер, когда объём вырастет.

Четыре частые ошибки

Заводить вторую карточку для того же товара. Когда поставщик меняется и товар приходит с другим EAN, новая карточка товара делит остаток надвое, и обе карточки показывают неверные данные; правильно добавить второй штрихкод в ту же карточку. Вкладывать смысл в код. Коды вроде «KIRMIZI-M-01» начинают врать, когда товар меняется; используйте порядковый номер. Печатать этикетку на том месте упаковки, которое рвётся. Этикетка, порванная при вскрытии, не считывается при возврате и инвентаризации. Настроить штрихкоды, но где-то пропускать сканирование. На складе, где товар сканируют при приёмке, но не при отгрузке, остаток только растёт; польза штрихкода появляется, когда сканируют во всех трёх точках сразу.

Как штрихкод меняет инвентаризацию и критический уровень запаса?

Отдача от штрихкода лучше всего заметна в двух местах. При инвентаризации: бригада, которая обходит стеллажи по порядку и сканирует каждый товар, вообще не допускает ошибок «записал не в ту строку», которые делает бригада с бумажным списком — о подготовке к дню инвентаризации мы рассказали в руководстве как проводить инвентаризацию склада. На критическом уровне запаса: поскольку остаток всегда точен, предупреждение «скоро закончится» приходит до того, как товар действительно закончился; на складе, где поступления вносят пачкой в конце дня, то же предупреждение всегда опаздывает на день. Расчёт порога — в руководстве что такое критический уровень запаса.

Штрихкод определяет товар, а адрес стеллажа привязывает его к месту, где его искать; одно другое не заменяет. Об организации адресов читайте в руководстве как организовать адресацию стеллажей на складе, о том, что делают экраны прихода-расхода и инвентаризации по штрихкоду — на странице возможностей, а о работе на складе с телефона — в мобильной и веб-версиях. Если вы ведёте список товаров в Excel, его можно импортировать вместе со столбцом штрихкодов, а при экспорте штрихкоды вернутся обратно.

Частые вопросы

Последнее обновление: 2026-09-20

Начните учёт по штрихкодам

Откройте бесплатный аккаунт, импортируйте список из Excel со столбцом штрихкодов и начинайте сканировать.