Как присваивать складские коды?
Код товара — это короткий код, который определяет товар сам по себе, независимо от названия; хороший код товара уникален, имеет фиксированную длину, не содержит турецких букв и не несёт изменяющейся информации, такой как цена, поставщик или полка. Для малого бизнеса самая сбалансированная схема — сочетание префикса категории и порядкового номера: KRT-0001. Если у товара есть штрихкод производителя, штрихкод заменяет код; внутренний код присваивают товарам без штрихкода.
Запас без кодов ведётся по названиям: «Бумага A4» и «Бумага A4 80 г» выглядят как два разных товара, и при инвентаризации по одному обнаруживается недостача, а по другому — излишек. Это руководство рассказывает, каким должен быть код товара, о трёх схемах кодирования, примерах по отраслям, товарах с вариантами и автоматической генерации кода в Excel.
Каким должен быть хороший код товара?
| Правило | Причина |
|---|---|
| Уникальный | Код принадлежит только одному товару. Код снятого с продажи товара другому товару не присваивается; иначе старые записи о продажах и инвентаризациях будут выглядеть как история нового товара. |
| Короткий | Код не длиннее восьми–десяти символов меньше ошибок вызывает и при ручном вводе, и при чтении с этикетки. Длинный код — признак того, что в него вложили смысл. |
| Фиксированной длины | Дополняйте порядковый номер нулями слева (0001, 0002…). В списке, отсортированном как KRT-1, KRT-10, KRT-2, искать товар труднее. |
| Не несёт изменяющейся информации | Информацию, которая со временем меняется, — цену, поставщика, полку или цвет в рамках акции — в код не включают. Когда информация меняется, код либо даёт неверные сведения, либо его меняют, и связь с прошлыми записями теряется. |
| Не содержит путающихся символов | Не используются турецкие буквы (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), пробелы и похожие друг на друга символы вроде O/0, I/1. Турецкие буквы нельзя закодировать в распространённых типах штрихкодов; пробелы и похожие символы приводят к ошибкам при ручном вводе. |
| Правило записано | Какой префикс относится к какой категории и откуда брать следующий номер — всё это хранится в одном списке. Схема кодов, правило которой знает только один человек, рассыпается, когда его нет на месте. |
Три схемы кодирования
| Схема | Пример | Сильная сторона | Слабая сторона |
|---|---|---|---|
| Только порядковый номер | 000123 | Самая простая и никогда не ломающаяся схема; код не несёт никакой информации. | По коду не понять, что это за товар; среди сотен позиций искать вручную трудно. |
| Префикс категории + порядковый номер | KRT-0001 | По коду читается группа товара, порядковый номер обеспечивает уникальность. Самый сбалансированный выбор для большинства малых предприятий. | Если товар сменит категорию, код продолжит указывать на прежнюю; это допустимо, код не меняют. |
| Смысловой (структурированный) код | KRT-A4-80-500 | По коду читаются характеристики товара; удобно для товаров с большим числом вариантов. | Код разрастается, с каждой новой характеристикой правило усложняется; если в код попала изменяющаяся информация, он начинает давать неверные сведения. |
Если сомневаетесь, выбирайте вторую схему. Привлекательность смыслового кода в том, что по нему можно прочитать товар; но название товара и так это делает. Задача кода — не читаться, а однозначно определять товар, не путая его с другим.
Примеры кодов товаров
Как выглядит схема «префикс категории + номер» в разных видах бизнеса. Коды и товары приведены только для примера:
| Бизнес | Код товара | Товар | Примечание |
|---|---|---|---|
| Канцтовары | KRT-0001 | Copier Бумага для копира A4 80 г, 500 листов | Префикс + номер; для товара со штрихкодом штрихкод производителя тоже записывается в карточку. |
| Хозяйственные товары | HRD-0142 | Оцинкованный винт 4×40 мм, коробка 100 шт. | Размер пишется не в коде, а в названии товара; тот же винт 4×50 получит код HRD-0143. |
| Одежда | GYM-0027-KRM-M | Футболка Basic, красная, размер M | Код основной модели + цвет + размер; каждое сочетание цвета и размера хранится отдельно, поэтому у каждого свой код. |
| Запчасти | YDK-0310 | Тормозные колодки (артикул производителя 04465-XXXXX) | Артикул производителя хранится в отдельном поле или в названии товара; внутренний код остаётся коротким. |
| Магазин / продукты | 8690000000000 (EAN-13) | Фасованный товар | Штрихкод производителя уже является уникальным кодом; присваивать ещё и внутренний код не нужно. Весовому и разливному товару присваивается внутренний код. |
Код товара для товаров с вариантами
Каждый товар с другим цветом, размером или граммовкой, который хранится отдельно, получает отдельный код. Если красные и синие футболки считаются под одним кодом, не видно, какие из них закончились; решение о заказе тоже принимается неверно. Есть два пути:
Новый порядковый номер для каждого варианта. TSH-0012 красная M, TSH-0013 красная L. Код остаётся коротким, информация о варианте — в названии товара. Достаточно для бизнеса с небольшим числом вариантов.
Основной код + постоянный суффикс. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Все варианты одной модели выстраиваются в коде рядом. Зафиксируйте сокращения суффиксов (KRM, MAV, S, M, L) в списке; если для одного цвета использовать два разных сокращения, схема рассыплется.
Как создать складской код: шесть шагов
1. Составьте список категорий
Разделите товары на 5–15 основных групп и дайте каждой группе префикс из двух-трёх латинских букв: KRT (канцелярия), TMZ (уборка), HRD (хозтовары). Держите число групп небольшим: если заводить новый префикс по каждому мелкому отличию, код превратится в путаницу из «осмысленных» обозначений.
2. Определите количество разрядов
Посмотрите, сколько товаров в самой большой группе сегодня и сколько их может стать через несколько лет. Если их будет меньше 1 000 — хватит трёх разрядов, если меньше 10 000 — четырёх. Увеличить число разрядов позже означает менять все коды; взять лишний разряд сразу — дёшево.
3. Задайте правило для вариантов
Если цвет, размер или граммовка одного и того же товара учитываются отдельно, каждый вариант получает свой код. Либо присваивайте каждому варианту новый порядковый номер (TSH-0012, TSH-0013), либо добавляйте к основному коду суффикс фиксированной длины (GYM-0027-KRM-M). Какой бы способ вы ни выбрали, применяйте его ко всем товарам.
4. Выделите товары со штрихкодом
У товаров со штрихкодом производителя штрихкод уже является уникальным кодом, поэтому отдельный внутренний код для них не обязателен. Внутренний код давайте только товарам без штрихкода, весовым или произведённым вами самостоятельно; как отделить товары со штрихкодом, описано в руководстве учёт товаров по штрихкодам.
5. Присвойте коды и запишите правила
В каждой группе присваивайте коды по порядку, начиная с 0001. Храните список префиксов и последний использованный номер каждой группы в одном месте; пусть при поступлении нового товара код берёт из этого списка один человек или действует одно правило.
6. Нанесите этикетки и внесите в карточку
Запишите код в складскую карточку товара и наклейте этикетку на полку или на сам товар. Все поля карточки, куда вносится код, описаны в руководстве что такое складская карточка и как её создать.
Создание складских кодов в Excel
Если список товаров у вас в Excel, коды можно получить одной формулой. Пусть в столбце A будет название товара, а в столбце B — префикс категории (KRT, TMZ…). Введите в ячейку C2 следующую формулу и протяните её вниз:
=B2&"-"&ТЕКСТ(СЧЁТЕСЛИ($B$2:B2;B2);"0000")
Формула считает каждый префикс отдельно, поэтому KRT нумеруются с KRT-0001, а TMZ — с TMZ-0001. В английской версии
Excel та же формула выглядит так: =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Важно: когда коды сформированы, скопируйте столбец C и вставьте как значения. Если коды останутся формулами, то при вставке или удалении строки в списке либо при смене сортировки они пересчитаются сами, и вчерашний KRT-0014 сегодня укажет на другой товар. Чтобы вести коды в готовых столбцах, можно воспользоваться бесплатным шаблоном Excel для складского учёта.
Переход от разрозненных кодов к новой системе
Если вы наводите порядок в списке, где годами разные люди присваивали коды по-разному, не удаляйте старый код: оставьте в списке столбец старый код и впишите рядом новый. Приурочьте переход ко дню инвентаризации; начальный остаток по карточкам, открытым с новыми кодами, должен браться из этой инвентаризации. Старый код ещё некоторое время будет встречаться в прежних счетах и переписке с поставщиками, поэтому сохраните таблицу соответствия старых и новых кодов. Как организовать день инвентаризации, описано в руководстве как провести инвентаризацию склада.
Складской код в Ofisx
В форме добавления товара в Ofisx Склад и Продажи отдельного поля «складской код» нет; код, идентифицирующий товар, — это поле Штрихкод. Для товара со штрихкодом производителя вы сканируете штрихкод, а внутренний код, который вы присвоили товару без штрихкода (например, KRT-0001), вписываете в то же поле. Чтобы задать одному товару и штрихкод производителя, и внутренний код, нужно несколько штрихкодов; это функция «Несколько штрихкодов», она входит в Premium. Список товаров с кодами, подготовленный в Excel, не нужно вводить по одному — его можно импортировать; после создания карточек продажа, приёмка товара и инвентаризация выполняются сканированием по этому коду.
Частые вопросы
Что такое складской код?
Складской код — это короткий код, который идентифицирует товар независимо от его названия. В продаже, приёмке, инвентаризации и отчётах вместо названия товара используется этот код, поэтому разные написания названия одного и того же товара не выглядят как разные товары.
Каким должен быть складской код?
Код должен быть уникальным, коротким, фиксированной длины и не содержать кириллицы, специальных символов и пробелов. Изменчивые сведения — цену, поставщика или полку — в код включать не следует. Самая распространённая и сбалансированная схема — префикс категории плюс порядковый номер: KRT-0001.
Складской код и штрихкод — это одно и то же?
Они выполняют одну задачу, но происхождение у них разное. Штрихкод чаще всего присваивает товару производитель, и он напечатан на упаковке; складской код — это код, который присваивает само предприятие. Если у товара есть штрихкод, его можно использовать вместо складского кода; товару без штрихкода присваивается внутренний код, и при желании по нему печатается штрихкод-этикетка.
Складской код — это то же, что код счёта в бухгалтерии?
Нет. Складской код идентифицирует один товар, а код счёта в бухгалтерии указывает на счёт, на котором учитываются запасы в целом. По вопросам, связанным с планом счетов, обратитесь к своему бухгалтеру; систему складских кодов вы определяете сами, исходя из потребностей склада и продаж.
Сколько знаков должно быть в складском коде?
Порядковый номер после префикса должен рассчитываться на размер вашей самой большой товарной группы через несколько лет: три знака — для группы менее 1 000 товаров, четыре — для группы менее 10 000. Если держать общую длину кода вместе с префиксом в пределах восьми-десяти символов, при ручном вводе будет меньше ошибок.
Нужно ли давать отдельный складской код, если один и тот же товар приходит от разных поставщиков?
Нет. Если товар тот же, то и код тот же; поставщика в код не вписывают. Отдельный код под каждого поставщика делит остаток одного товара надвое, и получается, что один закончился, а другой лежит на полке.
Как автоматически создавать складские коды в Excel?
Запишите префикс категории в столбец и одной формулой, объединяющей функции ТЕКСТ и СЧЁТЕСЛИ, пронумеруйте каждый префикс отдельно, начиная с 0001; сама формула приведена в разделе Создание складских кодов в Excel. Когда коды сформированы, скопируйте столбец и вставьте как значения; иначе при удалении или сортировке строк коды изменятся сами.
Последнее обновление: 2026-09-30
Приход и расход по коду и штрихкоду в приложении
Запишите код в карточку один раз — и продажа, приёмка товара и инвентаризация будут выполняться сканированием по этому коду.
Импортируйте список товаров с кодами
Создайте бесплатный аккаунт и импортируйте список товаров, закодированный в Excel — ваши складские карточки будут готовы через несколько минут.