Как вести складской учёт?
Складской учёт держится на четырёх вещах: у каждого товара есть уникальный код, у каждого стеллажа есть адрес, каждая операция (приход, расход, перемещение) попадает в учёт, а запись регулярно сверяется с реальностью при инвентаризации. Когда эти четыре элемента настроены, вопросы «где товар», «сколько осталось» и «когда пора заказывать» получают ответ сами собой.
1. Присвойте товарам коды
Присвойте каждому товару уникальный код (или штрихкод). Без кода один и тот же товар разбивается на три — «бумага А4», «Бумага А4 80г», «a4 bumaga» — и остатки никогда не сходятся. Для товаров со штрихкодом проще всего использовать штрихкод производителя; для остальных создайте собственный внутренний код и наклейте этикетку. Какие поля должны быть в карточке рядом с кодом и как присваивать код, мы рассказали в руководстве что такое складская карточка и как её завести.
2. Промаркируйте стеллажи
Этот шаг полностью физический: дайте стеллажам простой адрес по логике проход–стеллаж–ячейка и напишите его на стеллажах (например, A-03-2). Тому, кто ищет товар, не придётся обходить весь склад, а время инвентаризации заметно сократится. Адрес можно отслеживать и в программе, записав его в код или категорию товара. Как выбрать формат адреса, сколько уровней нужно и подробности маркировки мы рассказали в руководстве как организовать адресацию стеллажей на складе.
3. Вносите каждую операцию
Приёмка, продажа, возврат, перемещение и списание — всё должно попадать в учёт. Самая частая ошибка — записать итог вроде «осталось 40» и пропустить операцию; тогда при расхождении вы не сможете найти, откуда оно взялось.
4. Определите критический уровень
Формула проста: среднедневные продажи × срок поставки × 1,2. Если вы продаёте 12 штук в день, а поставщик привозит за 7 дней, ваш критический уровень — примерно 101 шт. Расчёт можно сделать с помощью калькулятора критического запаса. Откуда берётся формула, каким должен быть страховой запас и примеры расчётов для разных типов товаров мы подробно рассказали в руководстве что такое критический уровень запаса.
5. Регулярно проводите инвентаризацию
Инвентаризация — единственный способ проверить, отражает ли учёт действительность. Полную инвентаризацию проводите раз в год, а циклическую по быстро оборачиваемым товарам — раз в месяц. Товар с расхождением пересчитывайте второй раз; большинство расхождений — это товар на неправильном стеллаже. Если будете делать это в Excel, можно воспользоваться бесплатным шаблоном инвентаризации склада. Посмотрите также руководство как проводить инвентаризацию склада, где мы подробно рассказываем о подготовке ко дню подсчёта, списке для слепого подсчёта и анализе расхождений.
Когда переходить с Excel на программу?
Если есть два из следующих трёх признаков, пора переходить: товаров стало больше нескольких тысяч, в один файл вносят данные несколько человек, или склад и продажи/расчёты с контрагентами ведутся в разных местах. Программа объединяет все три на одном экране, а поскольку она может импортировать ваш файл Excel, вводить всё заново не придётся.
После настройки: управление процессом
Пять шагов здесь решают вопрос «как держать имеющееся количество верным». Когда учёт налажен, следующий вопрос — как управлять процессом от поступления товара на склад до его отгрузки: как организовать приёмку, как разделить виды расхода и по каким четырём показателям измерять склад. Мы рассказали об этом в руководстве что такое управление складом и как его вести.
Частые вопросы
Как часто нужно проводить инвентаризацию склада?
Полная инвентаризация необходима не реже одного раза в год. По быстро оборачиваемым товарам частичная (циклическая) инвентаризация раз в месяц позволяет поймать расхождения, пока они не выросли.
Как организовать адресацию стеллажей?
Делайте проще: проход–стеллаж–ячейка (например, A-03-2). Промаркируйте и запишите в код или категорию товара; даже новый сотрудник найдёт товар. Описание шагов — в руководстве как организовать адресацию стеллажей на складе.
Как сократить списания и потери?
Учёт каждой операции, заданный критический уровень и регулярная инвентаризация предотвращают большую часть потерь. Главный источник потерь обычно не кража, а расход без записи; о разделении видов расхода мы рассказали в руководстве что такое управление складом.
Последнее обновление: 2026-09-24
Описанное — в приложении
Экраны стеллажей, инвентаризации и критического запаса.
Воплотите руководство в приложении
Загрузите товары, задайте критические уровни, проведите первую инвентаризацию с телефона.