Что такое потери товара (фире) и как вести их учёт?
Фире (fire) — это товар, который убыл со склада, не будучи проданным или использованным: разбитый, испорченный, с истёкшим сроком годности, потерянный, а также убыль при обработке и производстве. Полностью избежать потерь, возможно, не получится, но они не должны оставаться без записи: каждую потерю в день её возникновения фиксируют с указанием даты, товара, количества, причины и утвердившего лица и списывают со склада.
Потеря, которая не записана, не исчезает: в день инвентаризации она возвращается разницей с неизвестной причиной. В этом руководстве — виды потерь, как они выглядят в магазине, как вести учёт потерь и шаги процедуры работы с ними.
Виды потерь
| Вид | Что это значит | Пример |
|---|---|---|
| Бой и повреждения | Товар, который разбился, помялся или получил разрыв упаковки при перевозке, укладке или падении с полки. | Стеклянная банка, упавшая с полки; товары в смятой коробке |
| Порча и срок годности | Товар, который сгнил, заплесневел, пострадал из-за нарушения холодовой цепи или не может быть продан из-за истёкшего срока годности. | Йогурт с истёкшим сроком, гниющие фрукты, вчерашний хлеб |
| Утрата и кража | Потеря, когда известно, где и как товар убыл: замеченная кража, ошибочно выданное покупателю лишнее, утрата при перевозке. | Кража с полки, замеченная на камере; недостача коробки при отгрузке |
| Потери при производстве и обработке | Часть, которая образуется при обработке, нарезке, переборке или производстве товара и не может быть продана. | Кости и жир, отделённые у мясника; обрезки ткани при раскрое; бракованная деталь |
| Естественная убыль | Потеря веса или объёма, вызванная самой природой товара без чьей-либо ошибки: испарение, усушка, потеря влаги. | Потеря воды овощами и фруктами; недовес сыпучего товара при взвешивании |
Заметить товар с подходящим сроком годности до того, как он превратится в потери, — та же привычка, что и замечать товар, месяцами лежащий на стеллаже; как составить список неподвижных товаров, мы описали в руководстве что такое неликвидные запасы.
Потери в магазине: пример журнала потерь
В магазине больше всего потерь приходится на отделы со свежими продуктами: срок годности в молочном и деликатесном отделах, гниение и потеря влаги в овощном, вчерашний хлеб в пекарне, отходы переборки в мясном, разбитые стеклянные бутылки в отделе напитков. Ниже — журнал потерь одного магазина за один день; товары и количества приведены только для примера:
| Дата | Товар | Количество | Причина | Выявил / утвердил | Дальнейшая судьба |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Творожный йогурт 1 кг | 6 шт. | Истёк срок годности | Сотрудник отдела / директор магазина | Возврат поставщику |
| 25.09.2026 | Помидоры | 3,5 кг | Гниение (переборка) | Ответственный за овощной отдел / директор магазина | Уничтожение |
| 25.09.2026 | Оливковое масло 1 л, стеклянная бутылка | 1 шт. | Упала с полки и разбилась | Кассир / директор магазина | Уничтожение |
Если по договору поставщик забирает товар с истёкшим сроком годности обратно, товар уходит как возврат; поэтому столбец «Дальнейшая судьба» показывает, является ли потеря действительно убытком предприятия.
Что должно быть в записи о потере
Дата. День, когда потеря обнаружена. На неё опираются итоги за период и сверка с инвентаризацией.
Товар. Название вместе с кодом или штрихкодом; если один и тот же товар записан под двумя названиями, итоги искажаются.
Количество и единица. В той единице, в которой ведётся склад: штуки, килограммы, литры.
Причина. Один из пяти видов: бой, порча/срок годности, утрата/кража, производство-обработка, естественная убыль. Фиксированный список вместо свободного текста позволяет в конце периода подвести итоги по причинам.
Выявивший и утвердивший. Желательно, чтобы это были два разных человека; если записавший и утвердивший — одно лицо, контроля нет.
Дальнейшая судьба. Возврат, продажа со скидкой или уничтожение. При уничтожении дополнительно составляется акт.
Если вы ведёте учёт в Excel, эти шесть полей — шесть столбцов; чтобы видеть стоимость, добавьте рядом закупочную цену и столбец «количество × цена».
Потеря и расхождение при инвентаризации — не одно и то же
| Потеря (фире) | Расхождение при инвентаризации | |
|---|---|---|
| Когда обнаруживается | В тот же день (при бое, порче, истечении срока) | В день инвентаризации |
| Причина | Известна и записывается | Пока неизвестна; выясняется |
| Как попадает в учёт | Записью о потере, с утверждением | Корректировкой по итогам инвентаризации |
| О чём говорит | Какого товара и по какой причине стало меньше | Что где-то в учёте пропущена операция |
Если потеря записана вовремя, при инвентаризации она не проявится как расхождение. Если часть расхождения при инвентаризации потом объясняют словами «разбилось, но не записали», проблема не в инвентаризации, а в пропущенной записи о потере. Как в день инвентаризации найти расхождение и закрыть его причиной, мы описали в руководстве как проводить инвентаризацию склада.
Процедура работы с потерями: шесть шагов
1. Запишите причины потерь и полномочия по утверждению
Сначала письменно определите, какие случаи считаются потерями (пять видов выше) и кто их утверждает. Потери без утверждающего открывают лазейку «списали, и никто не спросил»; для потерь выше определённой суммы обычная практика — вторая подпись.
2. Отделите товар с потерями от товара, пригодного для продажи
Разбитый, испорченный или с истёкшим сроком товар в тот же день снимите с полки и положите в отдельную коробку или зону «потери». Товар с потерями, оставленный на полке, либо будет ошибочно продан, либо при инвентаризации будет посчитан как пригодный для продажи.
3. Записывайте в тот же день
Записывайте каждую потерю в день её возникновения: дата, товар (с кодом или штрихкодом), количество и единица, причина, выявивший. В записи, сделанной по памяти через несколько дней, количество и причина теряются; а потеря, которая вообще не попала в запись, вернётся в день инвентаризации необъяснимым расхождением.
4. Утвердите и запишите дальнейшую судьбу
Уполномоченное лицо осматривает товар, утверждает запись и записывает, что с ним будет: возврат поставщику, продажа со скидкой при частичном повреждении или уничтожение. Для уничтоженного товара составьте акт, где указано, кто, когда и как его уничтожил; к записи можно приложить и фотографию разбитого товара.
5. Спишите со склада
Внесите утверждённую потерю в складской учёт, чтобы количество в системе совпадало с количеством на стеллаже. Потеря, не списанная в складском учёте, — это товар, который до следующей инвентаризации «числится», но не может быть продан; из-за этого и предупреждение о критическом остатке приходит поздно.
6. Подводите итоги в конце периода
В конце месяца или квартала сведите записи о потерях по товарам и причинам. По этим итогам видно, какой товар и по какой причине теряется больше всего. Передайте список потерь вместе со стоимостью (количество × закупочная цена) своему бухгалтеру; бухгалтерская запись опирается на этот список.
Доля потерь
Когда учёт потерь ведётся регулярно, можно рассчитать и долю потерь за период; сравнение по товарам или отделам показывает, где потери сосредоточены. Чтобы выполнить расчёт на примерах, воспользуйтесь бесплатным инструментом расчёта доли потерь.
Бухгалтерская сторона
Потеря — это товар, списанный из складского учёта, и в бухгалтерском учёте ей тоже есть соответствие. Однако как оформлять потерю, какие акты нужны, как она рассматривается с точки зрения налогов и какие действия нужны по НДС (KDV — налог на добавленную стоимость), зависит от законодательства и вида потери — по этому вопросу проконсультируйтесь со своим бухгалтером. Задача склада — вести полный список, который понадобится бухгалтеру: дата, товар, количество, причина, утвердивший, дальнейшая судьба и стоимость.
Потери в Ofisx
В Ofisx нет отдельного экрана учёта потерь или списания. Способ отразить потерю на складе — экран Инвентаризация: вы сканируете или находите товар с потерей и вводите оставшееся на стеллаже количество, экран показывает разницу как Недостача или Излишек; когда вы нажимаете Применить инвентаризацию, остаток только тех товаров, которые вы пересчитали, обновляется до посчитанного количества. На этом экране нет поля причины или примечания; причину потери, утвердившего и дальнейшую судьбу ведите в отдельном журнале потерь (на бумаге или в Excel) по полям выше. Если повреждённый товар возвращается поставщику, можно использовать тип Возврат поставщику в разделе Возвраты. О том, как в целом вносить операции в учёт, — в руководстве как вести складской учёт запасов.
Частые вопросы
Что такое потери (фире)?
Фире — это товар, который убыл со склада, не будучи проданным или использованным: разбитый, испорченный, с истёкшим сроком годности, потерянный, а также убыль при обработке и производстве. Это товар, который числится на стеллаже, но не может быть продан; поэтому его нужно записать и списать со склада в день возникновения потери.
Что такое потери в магазине?
Потери в магазине — это товары, ушедшие с полки непроданными: молочные продукты с истёкшим сроком годности, гниющие фрукты и овощи, вчерашний хлеб, разбитые стеклянные бутылки и банки, обрезки и отходы переборки в деликатесном и мясном отделах. Отделы со свежими продуктами — места, где больше всего записей о потерях; потери каждого отдела записываются в тот же день с указанием товара и причины.
Как потери отражаются в бухгалтерском учёте?
Бухгалтерская запись о потере, требования к документам и актам, её налоговый статус и действия по НДС зависят от законодательства и вида потери; по этому вопросу проконсультируйтесь со своим бухгалтером. Задача склада — вести полный список, который понадобится бухгалтеру: дата, товар, количество, причина, утвердивший и стоимость.
Фире и списание (zayi) — одно и то же?
В повседневной речи эти слова чаще всего взаимозаменяемы: оба описывают товар, убывший со склада без продажи. Какой термин и какой документ использовать в официальном учёте — отдельный вопрос; задайте его своему бухгалтеру.
Чем потеря отличается от расхождения при инвентаризации?
Потеря — это убыток с известной причиной, записанный в день возникновения. Расхождение при инвентаризации — это недостача или излишек, обнаруженные в день инвентаризации, причина которых пока неизвестна. Если потеря записана вовремя, при инвентаризации она не проявится как расхождение; незаписанная потеря превращается в расхождение, причина которого забыта.
Как рассчитать долю потерь?
Количество или сумма потерь за период соотносится с соответствующим количеством или суммой запасов за тот же период. Чтобы выполнить расчёт на примерах, воспользуйтесь бесплатным инструментом расчёта доли потерь.
Что такое процедура работы с потерями?
Это внутреннее правило, которое письменно определяет, как выявлять потери, кто их утверждает, как записывать и что будет с товаром. Основные шаги: определить причины и полномочия по утверждению, отделить товар с потерями, записать в тот же день, утвердить и записать дальнейшую судьбу, списать со склада и подвести итоги в конце периода.
Последнее обновление: 2026-09-25
Инвентаризация и приход-расход по штрихкоду в приложении
Отсканируйте и введите оставшееся на стеллаже количество; остаток обновится до посчитанного.
Пусть количество на складе совпадает с тем, что на стеллаже
Откройте бесплатный аккаунт, импортируйте список товаров из Excel; продажи, приёмка товара и инвентаризация сойдутся в одном учёте.