Hoe geeft u voorraadcodes?
Een artikelcode is een korte code die een product los van de naam en op zichzelf identificeert; een goede artikelcode is uniek, heeft een vaste lengte, bevat geen Turkse tekens en draagt geen wisselende informatie zoals prijs, leverancier of schap. Het meest evenwichtige schema voor kleine bedrijven is de combinatie van een categorievoorvoegsel en een volgnummer: KRT-0001. Bij een product met een fabrikantstreepjescode vervangt de streepjescode de code; de interne code wordt aan producten zonder streepjescode gegeven.
Voorraad zonder code loopt op productnaam: “A4 papier” en “A4 Papier 80gr” lijken twee verschillende producten, bij de telling is het ene te weinig en het andere te veel. Deze gids beschrijft hoe een artikelcode eruit moet zien, drie codeerschema’s, voorbeelden per branche, producten met varianten en het automatisch genereren van de code in Excel.
Hoe moet een goede artikelcode eruitzien?
| Regel | Reden |
|---|---|
| Uniek | Een code hoort bij precies één product. De code van een product dat uit de verkoop is genomen, wordt niet aan een ander product gegeven; gebeurt dat toch, dan lijken oude verkoop- en tellingsgegevens de historie van het nieuwe product. |
| Kort | Een code van niet meer dan acht tot tien tekens veroorzaakt minder fouten bij handmatig intypen en bij het lezen op het etiket. Een lange code is een teken dat er betekenis in is gestopt. |
| Vaste lengte | Vul het volgnummer vooraan met nullen aan (0001, 0002…). In een lijst die als KRT-1, KRT-10, KRT-2 wordt gesorteerd, wordt zoeken lastig. |
| Draagt geen wisselende informatie | Informatie die in de loop van de tijd verandert, zoals prijs, leverancier, schap of een kleuractie, hoort niet in de code. Verandert de informatie, dan geeft de code ofwel onjuiste informatie ofwel wordt ze aangepast en raakt de band met eerdere gegevens verbroken. |
| Bevat geen verwarrende tekens | Turkse letters (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), spaties en op elkaar lijkende tekens zoals O/0 en I/1 worden niet gebruikt. Turkse letters kunnen niet in gangbare streepjescodetypen worden gecodeerd; spaties en gelijkende tekens leiden tot fouten bij handmatige invoer. |
| De regel is vastgelegd | Welk voorvoegsel bij welke categorie hoort en waar het volgende nummer vandaan komt, staat in één lijst. Een codeschema waarvan alleen één persoon de regel kent, raakt in de war als die persoon er niet is. |
Drie codeerschema’s
| Schema | Voorbeeld | Sterk punt | Zwak punt |
|---|---|---|---|
| Alleen volgnummer | 000123 | Het eenvoudigste schema dat nooit stukgaat; de code draagt geen informatie. | Aan de code is niet te zien wat het product is; bij honderden artikelen is handmatig zoeken lastig. |
| Categorievoorvoegsel + volgnummer | KRT-0001 | Uit de code is de productgroep af te lezen, het volgnummer zorgt voor uniciteit. Voor de meeste kleine bedrijven de meest evenwichtige keuze. | Wisselt een product van categorie, dan blijft de code de oude categorie tonen; dat is acceptabel, de code wordt niet gewijzigd. |
| Betekenisvolle (gestructureerde) code | KRT-A4-80-500 | Uit de code zijn de eigenschappen van het product af te lezen; biedt orde bij producten met veel varianten. | Wordt lang, de regel moet bij elke nieuwe eigenschap worden uitgebreid; als er wisselende informatie in de code is beland, begint de code onjuiste informatie te geven. |
Weet u het niet zeker, kies dan het tweede schema. De aantrekkingskracht van een betekenisvolle code is dat u het product uit de code kunt aflezen; maar de productnaam doet dat al. De taak van de code is niet gelezen worden, maar het product zonder verwarring identificeren.
Voorbeelden van artikelcodes
Hoe het schema categorievoorvoegsel + volgnummer eruitziet in verschillende bedrijven. De codes en producten zijn slechts een voorbeeld:
| Bedrijf | Artikelcode | Product | Opmerking |
|---|---|---|---|
| Kantoorboekhandel | KRT-0001 | Copier A4 kopieerpapier 80 g 500 vel | Voorvoegsel + volgnummer; bij een product met streepjescode wordt ook de streepjescode van de fabrikant op de kaart vermeld. |
| Ijzerwaren | HRD-0142 | Gegalvaniseerde schroef 4×40 mm, doos van 100 | De maat staat in de productnaam, niet in de code; dezelfde schroef in 4×50 wordt HRD-0143. |
| Kleding | GYM-0027-KRM-M | Basic T-shirt, rood, maat M | Hoofdmodelcode + kleur + maatsuffix; omdat elke kleur-maatcombinatie apart wordt opgeslagen, is het een aparte code. |
| Reserveonderdelen | YDK-0310 | Remblokken (onderdeelnr. van de fabrikant 04465-XXXXX) | Het onderdeelnummer van de fabrikant wordt in een apart veld of in de productnaam bijgehouden; de interne code blijft kort. |
| Supermarkt / voeding | 8690000000000 (EAN-13) | Verpakt product | De streepjescode van de fabrikant is al een unieke code; een aparte interne code is niet nodig. Voor gewogen en losse producten wordt een interne code gegeven. |
Artikelcode bij producten met varianten
Elk product dat in kleur, maat of gewicht verschilt en apart wordt opgeslagen, krijgt een aparte code. Als rode en blauwe T-shirts onder één code samen worden geteld, is niet te zien welke op is; ook de bestelbeslissing wordt dan verkeerd genomen. Er zijn twee manieren:
Elke variant een nieuw volgnummer. TSH-0012 rood M, TSH-0013 rood L. De code blijft kort, de variantinformatie staat in de productnaam. Volstaat voor bedrijven met weinig varianten.
Hoofdcode + vast suffix. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Alle varianten van hetzelfde model staan in de code naast elkaar. Leg de afkortingen van de suffixen (KRM, MAV, S, M, L) vast in een lijst; als er voor dezelfde kleur twee verschillende afkortingen worden gebruikt, valt het schema uit elkaar.
Hoe maak je een artikelcode? Zes stappen
1. Maak een categorielijst
Verdeel je producten over 5–15 hoofdgroepen en geef elke groep een voorvoegsel van twee of drie letters zonder speciale tekens: KRT (kantoorartikelen), TMZ (schoonmaak), HRD (ijzerwaren). Houd het aantal groepen klein; wie voor elk klein verschil een nieuw voorvoegsel aanmaakt, belandt in een warboel van betekenisvolle codes.
2. Bepaal het aantal cijfers
Kijk hoeveel producten je grootste groep nu telt en tot hoeveel die over een paar jaar kan groeien. Blijf je onder de 1.000, dan volstaan drie cijfers; blijf je onder de 10.000, dan vier. Het aantal cijfers achteraf verhogen betekent dat alle codes moeten veranderen; een cijfer extra kiezen kost bijna niets.
3. Stel een regel voor varianten vast
Als kleur, maat of gewicht van hetzelfde product apart wordt voorraadgehouden, krijgt elke variant een eigen code. Geef elke variant een nieuw volgnummer (TSH-0012, TSH-0013) of voeg een achtervoegsel van vaste lengte toe aan de hoofdcode (GYM-0027-KRM-M). Welke methode je ook kiest, pas haar toe op alle producten.
4. Scheid de producten met barcode af
Bij producten met een barcode van de fabrikant is die barcode al een unieke code; een aparte interne code is dan niet verplicht. Geef alleen een interne code aan producten zonder barcode, producten die op gewicht worden verkocht of artikelen die je zelf maakt. Hoe je bepaalt welke producten een barcode hebben, lees je in de gids over voorraadbeheer met barcode.
5. Ken de codes toe en leg de regels vast
Geef in elke groep codes in volgorde, te beginnen bij 0001. Bewaar de lijst met voorvoegsels en het laatst gebruikte nummer per groep op één plek; zorg dat er één persoon of één regel is die bij een nieuw product de code uit die lijst haalt.
6. Label de producten en verwerk de code op de kaart
Schrijf de code op de artikelkaart van het product en plak het etiket op het schap of op het product zelf. Alle velden van de kaart waarin de code wordt vastgelegd, vind je in de gids wat is een artikelkaart en hoe maak je er een.
Artikelcodes maken in Excel
Staat je productlijst in Excel, dan kun je de codes met één formule genereren. Zet de productnaam in kolom A en het categorievoorvoegsel (KRT, TMZ…) in kolom B. Typ het volgende in cel C2 en sleep het naar beneden:
=B2&"-"&TEKST(AANTAL.ALS($B$2:B2;B2);"0000")
Omdat de formule elk voorvoegsel afzonderlijk telt, beginnen de KRT-codes bij KRT-0001 en de TMZ-codes bij TMZ-0001. In de Engelstalige
versie van Excel luidt dezelfde formule =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Belangrijk: kopieer kolom C zodra de codes zijn aangemaakt en plak ze als waarden. Een code die een formule blijft, wordt vanzelf opnieuw genummerd zodra je een rij invoegt, een rij verwijdert of de sortering wijzigt, en de KRT-0014 van gisteren verwijst dan vandaag naar een ander product. Wil je de codes in kant-en-klare kolommen bijhouden, gebruik dan de gratis Excel-sjabloon voor voorraadbeheer.
Overstappen van rommelige codes naar een nieuwe opzet
Als je een lijst opruimt waarin verschillende mensen jarenlang op verschillende manieren codes hebben gegeven, verwijder dan de oude code niet: laat in de lijst een kolom oude code staan en schrijf de nieuwe code ernaast. Laat de overstap samenvallen met een telling; de beginvoorraad van de kaarten die met de nieuwe code worden aangemaakt, komt dan uit die telling. Omdat de oude code nog een tijd op oude facturen en in correspondentie met leveranciers voorkomt, bewaar je de koppellijst oud-nieuw. Hoe je een tellingsdag inricht, lees je in de gids hoe doe je een magazijntelling.
Artikelcodes in Ofisx
In het formulier voor het toevoegen van producten in Ofisx staat geen apart veld “artikelcode”; de code die het product identificeert is het veld Barcode. Bij een product met een fabrieksbarcode scan je de barcode; de interne code die je aan een product zonder barcode hebt gegeven (zoals KRT-0001) vul je in hetzelfde veld in. Om voor één product zowel de fabrieksbarcode als de interne code vast te leggen, heb je meerdere barcodes nodig; dat is de functie Meerdere barcodes en die zit in Premium. In plaats van een productlijst waarvan je de codes in Excel hebt voorbereid handmatig in te voeren, kun je die importeren; zodra de kaarten zijn aangemaakt, gebeuren verkoop, goederenontvangst en telling door die code te scannen.
Veelgestelde vragen
Wat is een artikelcode?
Een artikelcode is een korte code die een product los van zijn naam en op zichzelf identificeert. Bij verkoop, goederenontvangst, telling en rapportages wordt deze code gebruikt in plaats van de productnaam; zo lijken verschillende schrijfwijzen van dezelfde productnaam niet op aparte producten.
Hoe moet een artikelcode eruitzien?
Uniek, kort, van vaste lengte en zonder speciale tekens of spaties. Gegevens die kunnen veranderen, zoals prijs, leverancier of schap, horen niet in de code. De meest gebruikte en evenwichtige opzet is een categorievoorvoegsel met een volgnummer: KRT-0001.
Is een artikelcode hetzelfde als een barcode?
Ze doen hetzelfde werk, maar komen uit een andere bron. De barcode is meestal de code die de fabrikant aan het product geeft en die op de verpakking staat; de artikelcode is de code die het bedrijf zelf toekent. Bij een product met een barcode kan die barcode de artikelcode vervangen; een product zonder barcode krijgt een interne code en op verzoek wordt van die code een barcode-etiket afgedrukt.
Is een artikelcode hetzelfde als een rekeningnummer in de boekhouding?
Nee. De artikelcode identificeert één product; een rekeningnummer in de boekhouding wijst de rekening aan waarop de voorraad als geheel wordt bijgehouden. Voor vragen over het rekeningschema raadpleeg je je boekhouder; de opzet van de artikelcodes bepaal je zelf op basis van wat het magazijn en de verkoop nodig hebben.
Hoeveel tekens moet een artikelcode hebben?
Het volgnummer na het voorvoegsel moet lang genoeg zijn voor de omvang van je grootste productgroep over een paar jaar: drie cijfers voor minder dan 1.000 producten, vier voor minder dan 10.000. Houd de totale lengte inclusief voorvoegsel op acht tot tien tekens; dat vermindert fouten bij handmatige invoer.
Krijgt hetzelfde product van een andere leverancier een aparte artikelcode?
Nee. Is het product hetzelfde, dan is ook de code hetzelfde; de leverancier wordt niet in de code opgenomen. Een aparte code per leverancier splitst de voorraad van hetzelfde product in tweeën, en terwijl de ene bijna op is, lijkt de andere nog op het schap te staan.
Hoe maak je artikelcodes automatisch in Excel?
Zet het categorievoorvoegsel in een kolom en nummer met één formule die de functies TEKST en AANTAL.ALS combineert elk voorvoegsel afzonderlijk vanaf 0001; de formule zelf staat in het onderdeel Artikelcodes maken in Excel. Kopieer de kolom zodra de codes er zijn en plak ze als waarden; anders veranderen de codes vanzelf als er een rij wordt verwijderd of de sortering wordt aangepast.
Laatst bijgewerkt: 2026-09-30
Inkomend en uitgaand met code en barcode in de app
Schrijf de code één keer op de kaart; verkoop, goederenontvangst en telling gebeuren dan door die code te scannen.
Importeer je productlijst met codes
Maak een gratis account aan en importeer de productlijst die je in Excel van codes hebt voorzien; je artikelkaarten staan binnen enkele minuten klaar.