Hoe doe je magazijnvoorraadbeheer?
Magazijnvoorraadbeheer berust op vier dingen: elk product heeft een unieke code, elke stelling heeft een adres, elke beweging (ontvangst, uitgifte, overboeking) wordt geregistreerd en de administratie wordt met regelmatige tellingen met de werkelijkheid vergeleken. Zijn deze vier op orde, dan worden de vragen „waar is het product”, „hoeveel is er nog” en „wanneer moet ik bestellen” vanzelf beantwoord.
1. Geef producten een code
Geef elk product een unieke code (of barcode). Zonder code wordt hetzelfde product opgesplitst in „A4-papier”, „A4 Papier 80gr” en „a4 papir”, en klopt de voorraad nooit. Bij producten met een barcode is het het makkelijkst de barcode van de fabrikant te gebruiken; maak voor producten zonder barcode uw eigen interne code en label ze. Welke velden naast de code op de kaart horen en hoe u de code toekent, hebben we beschreven in de gids wat is een voorraadkaart en hoe maakt u die aan.
2. Label de stellingen
Deze stap is volledig fysiek: geef een eenvoudig adres volgens de logica gang–stelling–vak en schrijf het op de stellingen (zoals A-03-2). Wie een product zoekt, hoeft niet het hele magazijn door te lopen en de teltijd wordt merkbaar korter. U kunt het adres ook in het programma bijhouden door het bij de productcode of categorie te noteren. Hoe u het adresformaat kiest, hoeveel niveaus nodig zijn en de details van het labelen hebben we beschreven in de gids hoe adresseer je magazijnstellingen.
3. Verwerk elke beweging
Goederenontvangst, verkoop, retour, overboeking en uitval — alles moet worden geregistreerd. De meest gemaakte fout is het resultaat noteren als „resterend 40” en de beweging overslaan; als er dan een verschil blijkt, kunt u niet achterhalen waar het vandaan komt.
4. Bepaal het minimumniveau
De formule is eenvoudig: gemiddelde dagverkoop × levertijd × 1,2. Verkoopt u 12 stuks per dag en levert de leverancier in 7 dagen, dan is uw minimumniveau ongeveer 101 stuks. U kunt de berekening doen met de rekenhulp voor minimumvoorraad. Waar de formule vandaan komt, hoe groot de veiligheidsvoorraad moet zijn en voorbeeldberekeningen voor verschillende productprofielen hebben we uitgebreid beschreven in de gids wat is het minimumvoorraadniveau.
5. Tel regelmatig
Tellen is de enige methode die laat zien of de administratie de werkelijkheid weergeeft. Doe een volledige telling eens per jaar en bij snel omlopende producten een cyclische telling eens per maand. Laat een product met een verschil een tweede keer tellen; de meeste verschillen zijn goederen op de verkeerde stelling. Doet u het met Excel, dan kunt u het gratis sjabloon voor magazijntelling gebruiken. Bekijk ook de gids hoe voer je een magazijntelling uit, waarin we de voorbereiding van de teldag, de blinde tellijst en de verschillenanalyse uitgebreid beschrijven.
Wanneer overstappen van Excel naar een programma?
Als twee van deze drie signalen zich voordoen, is het tijd om over te stappen: het aantal producten is boven enkele duizenden uitgekomen, meerdere mensen werken in hetzelfde bestand, of voorraad en verkoop/klantrekeningen worden op aparte plekken bijgehouden. Een programma brengt alle drie samen op één scherm en omdat u uw Excel-bestand kunt importeren, hoeft u niet opnieuw te beginnen met invoeren.
Na de inrichting: het proces beheren
De vijf stappen hier lossen de vraag „hoe houd ik de hoeveelheid die ik heb correct bij” op. Als de registratie staat, is de volgende vraag hoe u het proces van binnenkomst tot uitgifte van de goederen laat verlopen: hoe u de goederenontvangst afhandelt, hoe u soorten uitgifte onderscheidt en aan de hand van welke vier cijfers u het magazijn meet. Dat hebben we beschreven in de gids wat is magazijnbeheer en hoe doe je het.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een magazijntelling worden gedaan?
Minstens één keer per jaar is een volledige telling verplicht. Bij snel omlopende producten kunt u met een maandelijkse gedeeltelijke (cyclische) telling verschillen opvangen voordat ze groeien.
Hoe zet je stellingadressering op?
Houd het eenvoudig: gang-stelling-vak (zoals A-03-2). Label het en noteer het bij de productcode of categorie; zelfs nieuw personeel vindt het product dan. Het overzicht van de stappen staat in de gids hoe adresseer je magazijnstellingen.
Hoe verminder je uitval en verlies?
Elke beweging registreren, minimumniveaus vastleggen en regelmatig tellen voorkomt het grootste deel van het verlies. De grootste bron van verlies is meestal niet diefstal maar uitgifte zonder registratie; hoe u soorten uitgifte onderscheidt, hebben we beschreven in de gids wat is magazijnbeheer.
Laatst bijgewerkt: 2026-09-24
Het beschrevene in de app
Schermen voor stellingen, tellingen en minimumvoorraad.
Breng de gids in de praktijk
Upload uw producten, voer de minimumniveaus in en doe uw eerste telling met de telefoon.