Wat is derving en hoe houdt u een dervingsregistratie bij?

Derving die niet wordt geregistreerd, verdwijnt niet; ze komt op tellingsdag terug als een verschil met onbekende oorzaak. Deze gids behandelt de soorten derving, hoe die er in de supermarkt uitziet, hoe u een dervingsregistratie bijhoudt en de stappen van een dervingsprocedure.

Soorten derving

Een product dat bijna verloopt zien voordat het derving wordt, is dezelfde gewoonte als goederen opmerken die al maanden op het schap liggen; hoe u een lijst van onbewogen producten maakt, hebben we beschreven in de gids wat is dode voorraad.

Derving in de supermarkt: een voorbeeld van een dervingsregister

In de supermarkt ontstaat derving het vaakst in de versafdelingen: de houdbaarheidsdatum bij zuivel en vleeswaren, rotting en waterverlies bij groente en fruit, brood van gisteren bij de bakkerij, snijafval bij de slager, gebroken glazen flessen bij de dranken. Hieronder staat het dervingsregister van een supermarkt voor één dag; de producten en hoeveelheden zijn slechts een voorbeeld:

Bij afspraken waarbij de leverancier een product met verstreken houdbaarheidsdatum terugneemt, gaat het als retour van goederen; daarom laat de kolom “bestemming” zien of de derving echt een verlies voor het bedrijf is.

Wat in een dervingsregistratie moet staan

Datum. De dag waarop de derving is opgemerkt. Het overzicht aan het eind van de periode en de vergelijking met de telling zijn hierop gebaseerd.

Product. De naam samen met de code of barcode; als hetzelfde product onder twee namen wordt genoteerd, klopt het overzicht niet.

Hoeveelheid en eenheid. In de eenheid waarin de voorraad wordt bijgehouden: stuks, kilogram, liter.

Reden. Een van de vijf soorten: breuk, bederf/houdbaarheidsdatum, verlies/diefstal, productie-bewerking, natuurlijke derving. Een vaste lijst in plaats van vrije tekst maakt het mogelijk om aan het eind van de periode per reden op te tellen.

Vastgesteld en goedgekeurd door. Bij voorkeur twee verschillende personen; als dezelfde persoon de derving noteert en goedkeurt, is er geen controle.

Bestemming. Retour, verkoop met korting of vernietiging. Bij vernietiging wordt bovendien een proces-verbaal opgemaakt.

Houdt u het bij in Excel, dan zijn deze zes velden zes kolommen; voeg voor de kostenwaarde de inkoopprijs en een kolom hoeveelheid × prijs toe.

Derving en tellingsverschil zijn niet hetzelfde

Wordt derving op tijd genoteerd, dan komt ze bij de telling niet als verschil naar voren. Als een deel van het verschil dat bij de telling boven water komt achteraf wordt verklaard met “het was gebroken, maar niet genoteerd”, zit het probleem niet in de telling maar in de overgeslagen dervingsregistratie. Hoe u het verschil op tellingsdag opspoort en met een reden afsluit, hebben we beschreven in de gids hoe doet u een magazijntelling.

Dervingsprocedure: zes stappen

1. Leg de dervingsredenen en de goedkeuringsbevoegdheid vast

Leg eerst schriftelijk vast welke situaties als derving gelden (de vijf soorten hierboven) en wie de derving goedkeurt. Derving zonder goedkeuringsbevoegdheid laat ruimte voor “als verlies genoteerd, niemand vroeg erom”; een tweede goedkeuring bij derving boven een bepaald bedrag is gebruikelijk.

2. Scheid dervingsgoederen van de verkoopbare voorraad

Haal gebroken, bedorven of verlopen producten dezelfde dag van het schap en leg ze in een aparte “derving”-kist of -zone. Dervingsgoederen die op het schap blijven, worden per ongeluk verkocht of bij de telling als verkoopbare voorraad meegeteld.

3. Registreer het op dezelfde dag

Noteer elke derving op de dag zelf: datum, product (met code of barcode), hoeveelheid en eenheid, reden, wie het heeft vastgesteld. Bij een dervingsregistratie die een paar dagen later uit het hoofd wordt gemaakt, gaan hoeveelheid en reden verloren; derving die helemaal niet wordt geregistreerd, komt op tellingsdag terug als onverklaard verschil.

4. Laat het goedkeuren en noteer de bestemming

De bevoegde persoon bekijkt de dervingsgoederen, keurt de registratie goed en noteert de bestemming van de goederen: retour aan de leverancier, bij gedeeltelijke schade verkoop met korting, of vernietiging. Maak voor vernietigde goederen een proces-verbaal waaruit blijkt wie, wanneer en hoe ze heeft vernietigd; een foto van het gebroken product kan ook aan de registratie worden toegevoegd.

5. Boek het van de voorraad af

Verwerk de goedgekeurde derving in de voorraadregistratie, zodat de hoeveelheid in het systeem gelijk blijft aan die op het schap. Derving die niet van de voorraad is afgeboekt, is tot de volgende telling goederen die “aanwezig” lijken maar niet verkocht kunnen worden; ook de melding voor kritieke voorraad komt daardoor te laat.

6. Vat samen aan het eind van de periode

Tel aan het eind van de maand of het kwartaal de dervingsregistraties op per product en reden. Uit dit overzicht blijkt welk product om welke reden de meeste derving oplevert. Stuur de dervingslijst samen met de kostenwaarde (hoeveelheid × inkoopprijs) naar uw accountant; de boekhoudkundige verwerking is op die lijst gebaseerd.

Dervingspercentage

Als de dervingsregistratie regelmatig wordt bijgehouden, kunt u ook het dervingspercentage van de periode berekenen; vergelijking per product of afdeling laat zien waar de derving zich concentreert. Om de berekening met voorbeelden te doen, kunt u de gratis calculator voor het dervingspercentage gebruiken.

De kant van de boekhouding

Derving is goederen die van de voorraadregistratie worden afgeboekt en heeft ook een tegenhanger in de boekhouding. Hoe derving moet worden gedocumenteerd, welke processen-verbaal nodig zijn, hoe het fiscaal ligt en wat er met de btw (VAT) moet gebeuren, hangt echter af van de wetgeving en de aard van de derving — raadpleeg hierover uw accountant. Wat u in het magazijn moet doen, is de lijst die de accountant nodig heeft volledig bijhouden: datum, product, hoeveelheid, reden, goedkeurder, bestemming en kostenwaarde.

Derving in Ofisx

Ofisx heeft geen apart scherm voor derving of afschrijving. De manier om derving in de voorraad te verwerken is het scherm Voorraadtelling: u scant of zoekt het product met derving en voert de op het schap resterende hoeveelheid in; het scherm toont het verschil als Tekort of Overschot; als u op Telling toepassen klikt, wordt alleen de voorraad van de producten die u hebt geteld bijgewerkt naar de getelde hoeveelheid. Dit scherm heeft geen veld voor reden of notitie; houd de reden, de goedkeurder en de bestemming van de derving met de velden hierboven bij in een apart dervingsregister (op papier of in Excel). Stuurt u beschadigde goederen terug naar de leverancier, dan kunt u in het gedeelte Retouren het type Leveranciersretour gebruiken. Voor het volledige beeld van hoe u de bewegingen in de registratie verwerkt, zie de gids hoe houdt u de magazijnvoorraad bij.

Veelgestelde vragen

Laatst bijgewerkt: 2026-09-25

Laat de hoeveelheid in de voorraad gelijk zijn aan die op het schap

Maak een gratis account aan, importeer uw Excel-productlijst; verkoop, goederenontvangst en telling komen samen in dezelfde registratie.