Qu’est-ce qu’une fiche de stock et comment l’ouvrir ?
La fiche de stock est l’enregistrement qui rassemble au même endroit le nom d’un produit, son code ou son code-barres, son unité, ses prix d’achat et de vente, son taux de TVA et la quantité disponible ; chaque achat, vente et écart d’inventaire concernant le produit y est inscrit, et la quantité affichée est la somme de ces mouvements. La fiabilité du suivi des stocks dépend de l’ouverture des fiches, une seule fois et correctement.
Une seconde fiche ouverte pour le même produit, une unité mal choisie ou une quantité de départ écrite au jugé sont à l’origine de la plupart des écarts constatés des mois plus tard à l’inventaire. Ce guide explique quels champs la fiche doit contenir, comment attribuer le code et comment ouvrir la fiche pas à pas.
Quels champs une fiche de stock doit-elle contenir ?
| Champ | À quoi ça sert |
|---|---|
| Nom du produit | Une seule façon d’écrire chaque produit : marque + produit + caractéristique + mesure. « Papier A4 », « Papier A4 80gr » et « papier a4 » ouvrent trois fiches distinctes et le stock se divise en trois. |
| Code de stock ou code-barres | Le code unique qui identifie le produit indépendamment de son nom. S’il existe un code-barres du fabricant, on l’utilise ; sinon, vous attribuez votre propre code interne. |
| Unité | La mesure avec laquelle le stock est tenu : pièce, kilogramme, litre, mètre, carton, paquet. Si l’on n’utilise pas la même unité à l’achat et à la vente, la quantité ne tombera jamais juste. |
| Prix | Le prix d’achat (coût) et le prix de vente sont tenus séparément ; le calcul du bénéfice et la valeur du stock en découlent. |
| Taux de TVA | Le taux de taxe appliqué à la vente du produit. Comme des produits de taux différents peuvent se trouver dans une même catégorie, on l’indique fiche par fiche. |
| Catégorie et marque | Pour regrouper les produits dans les rapports et affiner la liste. Avec des centaines d’articles, c’est le moyen le plus rapide de retrouver ce que vous cherchez. |
| Stock initial | La quantité comptée en rayon le jour de l’ouverture de la fiche. Un stock initial écrit au jugé fait partir tous les mouvements suivants d’un solde faux. |
| Seuil critique et emplacement | Quand commander et où le produit se trouve dans l’entrepôt. Tous les programmes n’ont pas un champ distinct pour cela ; à défaut, on l’inscrit dans le code ou dans la catégorie. |
Exemple de fiche de stock
La fiche ouverte par une papeterie pour du papier de photocopie. Les prix ne sont que des exemples :
| Nom du produit | Papier photocopieur Copier A4 80 g, paquet de 500 |
|---|---|
| Code de stock / code-barres | KRT-0001 (le code-barres du fabricant, s’il existe) |
| Unité | Paquet |
| Prix d’achat | 120,00 ₺ |
| Prix de vente | 165,00 ₺ |
| Taux de TVA | %20 |
| Catégorie / marque | Papier / Copier |
| Stock initial | 40 paquets (inventaire du 24.09.2026) |
| Seuil critique | 15 paquets |
| Emplacement | A-03-2 |
L’organisation couloir-étagère-case de l’emplacement est expliquée dans le guide système d’adressage des étagères. Si vous voulez tenir cette fiche dans Excel avec des colonnes toutes prêtes, le modèle Excel gratuit de suivi des stocks contient les mêmes champs.
Le code de stock de la fiche en bref
Le code inscrit sur la fiche doit être unique, court et de longueur fixe ; il ne doit pas porter d’information variable comme le prix, le fournisseur ou l’étagère. Un préfixe de catégorie et un numéro d’ordre suffisent : KRT-0001, KRT-0002. Chaque variante stockée séparément reçoit son propre code. La comparaison des systèmes de codification, les exemples par secteur et la formule de code automatique dans Excel se trouvent dans le guide comment attribuer un code de stock.
Pour un produit qui a un code-barres, celui du fabricant est le code le plus sûr ; pour un produit sans code-barres, nous expliquons comment lui attribuer un code interne et imprimer son étiquette dans le guide suivi des stocks par code-barres.
Comment ouvrir une fiche de stock ? Six étapes
1. Écrivez le nom d’une seule façon
Commencez par fixer la règle de nommage et appliquez-la à toutes les fiches : marque + produit + caractéristique + mesure (p. ex. « Papier photocopieur Copier A4 80 g, paquet de 500 »). Les abréviations et la casse font aussi partie de la règle. Un nom dont on sait d’avance ce qu’il faut taper dans la barre de recherche évite que le même produit soit créé une seconde fois.
2. Attribuez un code ou un code-barres
Pour un produit qui a un code-barres, scannez celui du fabricant. Pour un produit qui n’en a pas, attribuez un code interne unique et sans signification, puis imprimez son étiquette. La manière de construire le code est expliquée dans le guide comment attribuer un code de stock.
3. Choisissez l’unité
Choisissez l’unité avec laquelle vous comptez le produit. Pour un produit acheté en cartons mais vendu à l’unité, mettez l’unité selon l’unité de vente ; à la réception du carton, saisissez autant d’unités qu’il en contient. Si l’unité est changée par la suite, le sens des mouvements passés change aussi ; elle doit donc être bien choisie dès le premier jour.
4. Saisissez les prix et la TVA
Écrivez le prix d’achat d’après la dernière facture, le prix de vente d’après le prix affiché ; prenez le taux de TVA sur la facture du produit. Une fiche dont le prix est laissé vide apparaît à zéro dans la valeur du stock et dans le rapport de bénéfices.
5. Écrivez le stock initial en comptant
Comptez la quantité présente en rayon le jour où vous ouvrez la fiche et inscrivez-la. Un chiffre repris du système ou d’un ancien registre n’est pas un stock initial tant qu’il n’a pas été compté. Pour une ouverture en masse, saisissez le départ de toutes les fiches à partir d’un seul comptage réalisé le même jour ; le guide comment faire l’inventaire de l’entrepôt décrit l’organisation de cette journée.
6. Déterminez la catégorie et le seuil critique
Rattachez le produit à une catégorie et calculez quand vous commanderez. La formule du seuil critique (ventes moyennes journalières × délai d’approvisionnement × 1,2) se trouve dans le guide qu’est-ce que le seuil de stock critique.
La fiche de stock dans Ofisx
Le formulaire d’ajout de produit d’Ofisx comporte les champs suivants : Nom du produit, Code-barres, Type de stock (Unité, KG, l, m, Carton, Paquet), Prix, Prix de vente et Stock initial. Marque et Catégorie apparaissent dans le formulaire quand ils sont activés dans les paramètres de l’entreprise, et le Taux de taxe quand le paramètre de TVA est activé. Associer plusieurs codes-barres à un produit (codes-barres multiples) et ajouter une image du produit sont des fonctions Premium.
Le formulaire n’a pas de champ « code de stock » distinct : le code qui identifie le produit est le champ Code-barres — le code interne que vous attribuez à un produit sans code-barres de fabricant (comme KRT-0001) s’écrit dans ce champ. Il n’y a pas non plus de champ distinct pour l’emplacement ; vous le suivez en l’inscrivant dans le code ou dans la catégorie. Au lieu d’ouvrir des centaines de fiches une à une, vous pouvez importer votre liste Excel ; une fois les fiches ouvertes, chaque vente et chaque réception de marchandise met la quantité à jour automatiquement, et l’alerte de stock critique fonctionne à partir de cette quantité. Pour l’ensemble de la mise en place, consultez le guide comment suivre les stocks de l’entrepôt.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?
C’est l’enregistrement qui rassemble au même endroit le nom d’un produit, son code ou son code-barres, son unité, ses prix, son taux de taxe et la quantité disponible. Chaque mouvement concernant le produit — achat, vente, retour, écart d’inventaire — y est inscrit, et la quantité figurant sur la fiche est la somme de ces mouvements. Le suivi des stocks commence par l’ouverture correcte des fiches.
Une fiche de stock et une fiche produit, c’est la même chose ?
Oui, ce sont deux noms pour le même enregistrement. Dans les logiciels de comptabilité et de pré-comptabilité, on parle de « fiche de stock » ; côté e-commerce et ventes, de « fiche produit ». Les deux portent les informations de définition d’un produit et sa quantité.
Quelles informations une fiche de stock doit-elle contenir ?
L’indispensable : nom du produit, code unique ou code-barres, unité, prix d’achat et de vente, taux de TVA et stock initial. Avec en plus la catégorie, la marque, le seuil critique et l’emplacement, la fiche suffit à la fois pour la recherche et pour la décision de commande.
Comment attribuer un code de stock ?
Attribuez un code court, unique et sans signification : un préfixe de catégorie et un numéro d’ordre suffisent (KRT-0001, KRT-0002). Ne mettez pas dans le code une information susceptible de changer, comme le prix, le fournisseur ou l’étagère ; quand elle change, le code ment. N’attribuez pas à un autre produit le code d’un produit retiré de la vente, sans quoi les rapports passés se brouillent.
Que se passe-t-il si l’on ouvre deux fiches de stock pour le même produit ?
Les ventes peuvent tomber sur une fiche et les achats sur l’autre : l’une passe en négatif, l’autre paraît être du stock mort sans aucun mouvement, et aucune des deux ne correspond à l’inventaire. Une fois l’anomalie repérée, l’une des fiches est désactivée et son solde est reporté, d’après le comptage, sur la bonne fiche.
Peut-on tenir une fiche de stock dans Excel ?
Oui : chaque ligne est une fiche, les colonnes sont les champs de la fiche. La limite d’Excel est que les mouvements ne s’inscrivent pas automatiquement sur la fiche — vous mettez la quantité à jour à la main à chaque achat et à chaque vente. Pour une structure toute prête, vous pouvez utiliser le modèle Excel gratuit de suivi des stocks ; quand le nombre de produits et la fréquence des mouvements augmentent, un programme produit moins d’erreurs.
Dernière mise à jour : 2026-09-30
Fiche produit et entrées-sorties par code-barres dans l’application
La fiche s’ouvre une seule fois ; chaque vente et chaque réception de marchandise met la quantité à jour automatiquement.
Ouvrez les fiches une fois, laissez le programme tenir les quantités
Ouvrez un compte gratuit, importez votre liste de produits Excel ; vos fiches de stock seront prêtes en quelques minutes.