Τι είναι η καρτέλα αποθέματος και πώς ανοίγει;
Η καρτέλα αποθέματος είναι η εγγραφή που κρατά σε ένα σημείο το όνομα ενός προϊόντος, τον κωδικό ή το barcode, τη μονάδα μέτρησης, την τιμή αγοράς και πώλησης, τον συντελεστή ΦΠΑ και την ποσότητα που υπάρχει· κάθε αγορά, πώληση και διαφορά απογραφής του προϊόντος καταχωρίζεται σε αυτή την καρτέλα και η ποσότητα που δείχνει η καρτέλα είναι το άθροισμα αυτών των κινήσεων. Η ακρίβεια της παρακολούθησης του αποθέματος εξαρτάται από το να ανοίγονται οι καρτέλες μία φορά και σωστά.
Μια δεύτερη καρτέλα για το ίδιο προϊόν, μια λάθος μονάδα μέτρησης ή μια αρχική ποσότητα που γράφτηκε με εκτίμηση είναι η πηγή των περισσότερων διαφορών που εμφανίζονται στην απογραφή μήνες αργότερα. Ο οδηγός αυτός εξηγεί ποια πεδία πρέπει να έχει η καρτέλα, πώς δίνεται ο κωδικός και πώς ανοίγεται η καρτέλα βήμα βήμα.
Ποια πεδία πρέπει να έχει μια καρτέλα αποθέματος;
| Πεδίο | Σε τι χρησιμεύει |
|---|---|
| Όνομα προϊόντος | Ένας μόνο τρόπος γραφής για κάθε προϊόν: μάρκα + προϊόν + χαρακτηριστικό + μέγεθος. Τα «A4 kağıt», «A4 Kağıt 80gr» και «a4 kagit» ανοίγουν τρεις διαφορετικές καρτέλες και το απόθεμα μοιράζεται σε τρία. |
| Κωδικός αποθέματος ή barcode | Ο μοναδικός κωδικός που ορίζει το προϊόν ανεξάρτητα από το όνομά του. Αν υπάρχει barcode του παραγωγού, χρησιμοποιείται αυτό· αλλιώς δίνετε δικό σας εσωτερικό κωδικό. |
| Μονάδα μέτρησης | Με ποιο μέτρο τηρείται το απόθεμα: τεμάχιο, κιλό, λίτρο, μέτρο, κιβώτιο, πακέτο. Αν δεν χρησιμοποιείται η ίδια μονάδα στην αγορά και στην πώληση, η ποσότητα δεν θα συμφωνήσει ποτέ. |
| Τιμές | Η τιμή αγοράς (κόστος) και η τιμή πώλησης τηρούνται χωριστά· ο υπολογισμός του κέρδους και η αξία του αποθέματος προκύπτουν από αυτές τις δύο. |
| Συντελεστής ΦΠΑ | Ο φορολογικός συντελεστής που εφαρμόζεται στην πώληση του προϊόντος. Επειδή στην ίδια κατηγορία μπορεί να υπάρχουν προϊόντα με διαφορετικό συντελεστή, γράφεται ξεχωριστά σε κάθε καρτέλα. |
| Κατηγορία και μάρκα | Για ομαδοποίηση των προϊόντων στις αναφορές και για περιορισμό της λίστας. Είναι ο ταχύτερος τρόπος να βρείτε αυτό που ψάχνετε ανάμεσα σε εκατοντάδες είδη. |
| Αρχικό απόθεμα | Η ποσότητα που μετρήθηκε στο ράφι την ημέρα που άνοιξε η καρτέλα. Μια αρχική ποσότητα που γράφτηκε με εκτίμηση ξεκινά όλες τις επόμενες κινήσεις από λάθος υπόλοιπο. |
| Κρίσιμο επίπεδο και διεύθυνση ραφιού | Πότε θα γίνει παραγγελία και πού βρίσκεται το προϊόν στην αποθήκη. Δεν υπάρχουν ως ξεχωριστά πεδία σε κάθε πρόγραμμα· αν δεν υπάρχουν, γράφονται μέσα στον κωδικό ή στην κατηγορία. |
Παράδειγμα καρτέλας αποθέματος
Η καρτέλα που άνοιξε ένα χαρτοπωλείο για χαρτί φωτοτυπιών. Οι τιμές είναι μόνο παραδείγματα:
| Όνομα προϊόντος | Copier A4 Χαρτί φωτοτυπιών 80 g, πακέτο 500 φύλλων |
|---|---|
| Κωδικός αποθέματος / barcode | KRT-0001 (αν υπάρχει barcode του παραγωγού, αυτό το barcode) |
| Μονάδα μέτρησης | Πακέτο |
| Τιμή αγοράς | 120,00 ₺ |
| Τιμή πώλησης | 165,00 ₺ |
| Συντελεστής ΦΠΑ | %20 |
| Κατηγορία / μάρκα | Χαρτί / Copier |
| Αρχικό απόθεμα | 40 πακέτα (απογραφή 24.09.2026) |
| Κρίσιμο επίπεδο | 15 πακέτα |
| Διεύθυνση ραφιού | A-03-2 |
Η διάταξη διαδρόμου-ραφιού-θέσης της διεύθυνσης ραφιού εξηγείται στον οδηγό σύστημα διευθυνσιοδότησης ραφιών. Αν θέλετε να τηρείτε αυτή την καρτέλα στο Excel με έτοιμες στήλες, το δωρεάν πρότυπο παρακολούθησης αποθέματος στο Excel περιλαμβάνει τα ίδια πεδία.
Ο κωδικός αποθέματος της καρτέλας εν συντομία
Ο κωδικός που γράφεται στην καρτέλα πρέπει να είναι μοναδικός, σύντομος και σταθερού μήκους· δεν πρέπει να περιέχει πληροφορία που αλλάζει, όπως τιμή, προμηθευτής ή ράφι. Αρκεί ένα πρόθεμα κατηγορίας και ένας αύξων αριθμός: KRT-0001, KRT-0002. Κάθε παραλλαγή που αποθηκεύεται χωριστά παίρνει δικό της κωδικό. Η σύγκριση των συστημάτων κωδικοποίησης, παραδείγματα ανά κλάδο και ο τύπος αυτόματου κωδικού στο Excel βρίσκονται στον οδηγό πώς δίνεται κωδικός αποθέματος.
Σε προϊόν με barcode, το barcode του παραγωγού είναι ο ασφαλέστερος κωδικός· πώς δίνεται εσωτερικός κωδικός σε προϊόν χωρίς barcode και πώς τυπώνεται η ετικέτα του, το εξηγήσαμε στον οδηγό παρακολούθηση αποθέματος με barcode.
Πώς ανοίγεται μια καρτέλα αποθέματος; Έξι βήματα
1. Γράψτε το όνομα με έναν μόνο τρόπο
Πρώτα ορίστε τον κανόνα ονομασίας και χρησιμοποιήστε τον ίδιο σε όλες τις καρτέλες: μάρκα + προϊόν + χαρακτηριστικό + μέγεθος (π.χ. «Copier A4 Χαρτί φωτοτυπιών 80 g, πακέτο 500 φύλλων»). Οι συντομογραφίες και τα κεφαλαία-πεζά ανήκουν επίσης στον κανόνα. Ένα όνομα για το οποίο είναι σαφές τι θα πληκτρολογηθεί στο πεδίο αναζήτησης αποτρέπει το να ανοιχθεί το ίδιο προϊόν δεύτερη φορά.
2. Δώστε κωδικό ή barcode
Σε προϊόν με barcode, σαρώστε το barcode του παραγωγού. Σε προϊόν χωρίς barcode, δώστε έναν μοναδικό εσωτερικό κωδικό χωρίς νόημα και τυπώστε την ετικέτα του. Πώς δομείται ο κωδικός εξηγείται στον οδηγό πώς δίνεται κωδικός αποθέματος.
3. Επιλέξτε τη μονάδα μέτρησης
Επιλέξτε τη μονάδα με την οποία μετράτε το προϊόν. Σε προϊόν που αγοράζετε σε κιβώτιο αλλά πουλάτε τεμάχιο-τεμάχιο, ορίστε τη μονάδα με βάση τη μονάδα πώλησης· όταν παραλαμβάνετε το κιβώτιο, καταχωρίστε είσοδο όσα τεμάχια περιέχει. Αν η μονάδα αλλάξει αργότερα, αλλάζει και το νόημα των παλιών κινήσεων, γι’ αυτό πρέπει να επιλεγεί σωστά από την πρώτη ημέρα.
4. Εισαγάγετε τις τιμές και τον ΦΠΑ
Γράψτε την τιμή αγοράς από το τελευταίο τιμολόγιο και την τιμή πώλησης από την τιμή στην ετικέτα· πάρτε τον συντελεστή ΦΠΑ από τον συντελεστή που αναγράφεται στο τιμολόγιο του προϊόντος. Μια καρτέλα με κενή τιμή εμφανίζεται ως μηδέν στην αξία αποθέματος και στην αναφορά κερδών.
5. Γράψτε το αρχικό απόθεμα αφού το μετρήσετε
Μετρήστε την ποσότητα στο ράφι την ημέρα που ανοίγετε την καρτέλα και γράψτε αυτήν. Ένας αριθμός που μεταφέρθηκε από το σύστημα ή από το παλιό τετράδιο δεν είναι αρχικό απόθεμα αν δεν έχει μετρηθεί. Σε μαζικό άνοιγμα, εισαγάγετε το αρχικό απόθεμα όλων των καρτελών από μία μόνο καταμέτρηση που έγινε την ίδια ημέρα· ο οδηγός πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης εξηγεί την οργάνωση εκείνης της ημέρας.
6. Ορίστε την κατηγορία και το κρίσιμο επίπεδο
Συνδέστε το προϊόν με μια κατηγορία και υπολογίστε πότε θα κάνετε παραγγελία. Ο τύπος του κρίσιμου επιπέδου (μέσες ημερήσιες πωλήσεις × χρόνος ανεφοδιασμού × 1,2) βρίσκεται στον οδηγό τι είναι το κρίσιμο επίπεδο αποθέματος.
Η καρτέλα αποθέματος στο Ofisx
Η φόρμα προσθήκης προϊόντος του Ofisx έχει τα εξής πεδία: Όνομα προϊόντος, Barcode, Τύπος αποθέματος (Τεμάχιο, KG, lt, mt, Κιβώτιο, Πακέτο), Τιμή, Τιμή πώλησης και Αρχικό απόθεμα. Η Μάρκα και η Κατηγορία εμφανίζονται στη φόρμα όταν ενεργοποιηθούν στις ρυθμίσεις της εταιρείας, ο Συντελεστής φόρου όταν ενεργοποιηθεί η ρύθμιση ΦΠΑ. Ο ορισμός περισσότερων από ένα barcode σε ένα προϊόν (Πολλαπλό barcode) και η προσθήκη εικόνας προϊόντος είναι δυνατότητες Premium.
Η φόρμα δεν έχει ξεχωριστό πεδίο «κωδικός αποθέματος»: ο κωδικός που ορίζει το προϊόν είναι το πεδίο Barcode — τον εσωτερικό κωδικό (όπως το KRT-0001) που δίνετε σε προϊόν χωρίς barcode παραγωγού τον γράφετε σε αυτό το πεδίο. Ούτε για τη διεύθυνση ραφιού υπάρχει ξεχωριστό πεδίο· τη διεύθυνση την παρακολουθείτε γράφοντάς την στον κωδικό ή στην κατηγορία. Αντί να ανοίγετε εκατοντάδες καρτέλες μία-μία, μπορείτε να εισαγάγετε τη λίστα σας από το Excel· αφού ανοιχθούν οι καρτέλες, κάθε πώληση και κάθε παραλαβή εμπορεύματος ενημερώνει αυτόματα την ποσότητα, και η ειδοποίηση κρίσιμου αποθέματος λειτουργεί με βάση αυτή την ποσότητα. Για ολόκληρη τη διαδικασία εγκατάστασης δείτε τον οδηγό πώς γίνεται η παρακολούθηση αποθέματος αποθήκης.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η καρτέλα αποθέματος;
Είναι η εγγραφή που κρατά σε ένα σημείο το όνομα ενός προϊόντος, τον κωδικό ή το barcode, τη μονάδα μέτρησης, τις τιμές, τον φορολογικό συντελεστή και την ποσότητα που υπάρχει. Κάθε κίνηση του προϊόντος — αγορά, πώληση, επιστροφή, διαφορά απογραφής — καταχωρίζεται σε αυτή την καρτέλα και η ποσότητα πάνω στην καρτέλα είναι το άθροισμα αυτών των κινήσεων. Η παρακολούθηση του αποθέματος ξεκινά με το σωστό άνοιγμα των καρτελών.
Είναι το ίδιο πράγμα η καρτέλα αποθέματος και η καρτέλα προϊόντος;
Ναι, είναι δύο ονόματα για την ίδια εγγραφή. Στα λογιστικά και εμπορικά προγράμματα λέγεται «καρτέλα αποθέματος», στο ηλεκτρονικό εμπόριο και στις πωλήσεις «καρτέλα προϊόντος». Και οι δύο κρατούν τα στοιχεία ταυτότητας και την ποσότητα ενός προϊόντος.
Ποια στοιχεία πρέπει να έχει η καρτέλα αποθέματος;
Τα απαραίτητα: όνομα προϊόντος, μοναδικός κωδικός ή barcode, μονάδα μέτρησης, τιμή αγοράς και πώλησης, συντελεστής ΦΠΑ και αρχικό απόθεμα. Όταν προστεθούν κατηγορία, μάρκα, κρίσιμο επίπεδο και διεύθυνση ραφιού, η καρτέλα επαρκεί τόσο για αναζήτηση όσο και για αποφάσεις παραγγελίας.
Πώς αποδίδεται ο κωδικός αποθέματος;
Δώστε έναν σύντομο, μοναδικό κωδικό χωρίς φορτισμένο νόημα: αρκεί ένα πρόθεμα κατηγορίας και ένας αύξων αριθμός (KRT-0001, KRT-0002). Μη βάζετε στον κωδικό πληροφορίες που μπορεί να αλλάξουν, όπως τιμή, προμηθευτής ή ράφι· όταν αλλάξουν, ο κωδικός λέει ψέματα. Τον κωδικό ενός προϊόντος που αποσύρθηκε από την πώληση μην τον δώσετε σε άλλο προϊόν, γιατί μπερδεύονται οι παλιές αναφορές.
Τι συμβαίνει αν ανοιχθούν δύο καρτέλες αποθέματος για το ίδιο προϊόν;
Οι πωλήσεις μπορεί να πέσουν στη μία καρτέλα και οι αγορές στην άλλη: η μία πέφτει σε αρνητικό υπόλοιπο, η άλλη δεν έχει καμία κίνηση και μοιάζει με νεκρό απόθεμα, και στην απογραφή καμία από τις δύο δεν συμφωνεί. Όταν εντοπιστεί, η μία καρτέλα τίθεται εκτός χρήσης και το υπόλοιπό της μεταφέρεται στη σωστή καρτέλα με βάση την καταμέτρηση.
Μπορεί η καρτέλα αποθέματος να τηρείται στο Excel;
Μπορεί: κάθε γραμμή είναι μια καρτέλα και οι στήλες είναι τα πεδία της καρτέλας. Το όριο στο Excel είναι ότι οι κινήσεις δεν καταχωρίζονται αυτόματα στην καρτέλα — σε κάθε αγορά και πώληση ενημερώνετε την ποσότητα με το χέρι. Για έτοιμη διάταξη μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρότυπο παρακολούθησης αποθέματος στο Excel· όταν αυξάνεται ο αριθμός των προϊόντων και η συχνότητα των κινήσεων, ένα πρόγραμμα κάνει λιγότερα λάθη.
Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-30
Καρτέλα προϊόντος και είσοδος-έξοδος με barcode στην εφαρμογή
Η καρτέλα ανοίγει μία φορά· κάθε πώληση και κάθε παραλαβή εμπορεύματος ενημερώνει αυτόματα την ποσότητα.
Ανοίξτε τις καρτέλες μία φορά και αφήστε την εφαρμογή να κρατά την ποσότητα
Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, εισαγάγετε τη λίστα προϊόντων σας από το Excel· οι καρτέλες αποθέματος θα είναι έτοιμες σε λίγα λεπτά.