¿Qué es la ficha de stock y cómo se crea?
La ficha de inventario es el registro que reúne en un solo lugar el nombre de un producto, su código o código de barras, su unidad, su precio de compra y de venta, su tasa de IVA (en Turquía, KDV) y la cantidad disponible; cada compra, venta y diferencia de recuento del producto se anota en esta ficha, y la cantidad que muestra la ficha es la suma de esos movimientos. La exactitud del control de inventario depende de que las fichas se creen una sola vez y correctamente.
Una segunda ficha creada para el mismo producto, una unidad mal elegida o una cantidad inicial escrita a ojo son el origen de la mayoría de las diferencias que aparecen en el recuento meses después. Esta guía explica qué campos debe tener la ficha, cómo asignar el código y cómo crear la ficha paso a paso.
¿Qué campos debe tener una ficha de inventario?
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre del producto | Una única forma de escritura para cada producto: marca + producto + característica + medida. “Papel A4”, “Papel A4 80gr” y “papel a4” crean tres fichas distintas y el inventario se divide en tres. |
| Código de inventario o código de barras | Un código único que identifica el producto con independencia de su nombre. Si el fabricante tiene código de barras, se usa ese; si no, usted asigna su propio código interno. |
| Unidad | La medida con la que se lleva el inventario: unidad, kilogramo, litro, metro, caja, paquete. Si en la compra y en la venta no se usa la misma unidad, la cantidad nunca cuadra. |
| Precios | El precio de compra (costo) y el de venta se llevan por separado; el cálculo de la ganancia y el valor del inventario salen de estos dos. |
| Tasa de IVA | La tasa de impuesto que se aplica al producto en la venta. Como en una misma categoría puede haber productos con tasas distintas, se anota en cada ficha. |
| Categoría y marca | Para agrupar los productos en los informes y acotar la lista. Con cientos de artículos, es la forma más rápida de encontrar lo que busca. |
| Inventario inicial | La cantidad contada en la estantería el día en que se crea la ficha. Un inventario inicial escrito a ojo hace que todos los movimientos posteriores partan de un saldo equivocado. |
| Nivel crítico y ubicación en la estantería | Cuándo hacer el pedido y dónde está el producto en el almacén. No todos los programas los tienen como campos separados; si no, se escriben dentro del código o de la categoría. |
Ejemplo de ficha de inventario
La ficha que una papelería creó para su papel de fotocopiadora. Los precios son solo un ejemplo:
| Nombre del producto | Copier Papel A4 para fotocopiadora 80 g, 500 hojas |
|---|---|
| Código de inventario / código de barras | KRT-0001 (si el fabricante tiene código de barras, ese código) |
| Unidad | Paquete |
| Precio de compra | 120,00 ₺ |
| Precio de venta | 165,00 ₺ |
| Tasa de IVA | %20 |
| Categoría / marca | Papel / Copier |
| Inventario inicial | 40 paquetes (recuento del 24.09.2026) |
| Nivel crítico | 15 paquetes |
| Ubicación en la estantería | A-03-2 |
El esquema pasillo-estante-casilla de la ubicación se explica en la guía sistema de ubicaciones en estantería. Si quiere llevar esta ficha en Excel con columnas ya preparadas, la plantilla gratuita de control de inventario en Excel incluye los mismos campos.
El código de inventario de la ficha, en breve
El código que se anota en la ficha debe ser único, corto y de longitud fija; no debe incluir datos cambiantes como el precio, el proveedor o la estantería. Basta con un prefijo de categoría y un número de orden: KRT-0001, KRT-0002. Cada variante que se almacena por separado recibe su propio código. La comparación de esquemas de codificación, ejemplos por sector y la fórmula de código automático en Excel están en la guía cómo asignar el código de inventario.
En un producto con código de barras, el del fabricante es el código más seguro; cómo asignar un código interno a un producto sin código de barras e imprimir su etiqueta lo explicamos en la guía de control de inventario con código de barras.
¿Cómo se crea una ficha de inventario? Seis pasos
1. Escriba el nombre de una única forma
Primero fije la regla de nomenclatura y úsela igual en todas las fichas: marca + producto + característica + medida (p. ej., “Copier Papel A4 para fotocopiadora 80 g, 500 hojas”). Las abreviaturas y el uso de mayúsculas y minúsculas también forman parte de la regla. Un nombre del que se sabe qué escribir en el cuadro de búsqueda evita que el mismo producto se cree por segunda vez.
2. Asigne un código o código de barras
En un producto con código de barras, escanee el del fabricante. A un producto sin código de barras asígnele un código interno único y sin significado, e imprima su etiqueta. Cómo construir el código está en la guía cómo asignar el código de inventario.
3. Elija la unidad
Elija la unidad en la que cuenta el producto. En un producto que compra por cajas pero vende por unidades, ponga la unidad según la unidad de venta; al recibir la caja, registre la entrada por la cantidad de unidades que contiene. Si la unidad se cambia después, cambia también el significado de los movimientos pasados, por lo que hay que elegirla bien desde el primer día.
4. Introduzca los precios y el IVA
Anote el precio de compra de la última factura y el de venta del precio de etiqueta; tome la tasa de IVA de la que figura en la factura del producto. Una ficha con el precio en blanco aparece con valor cero en el informe de valor del inventario y de ganancias.
5. Escriba el inventario inicial después de contarlo
Cuente la cantidad que hay en la estantería el día que crea la ficha y anótela. La cifra traspasada de un sistema o de un cuaderno antiguo no es un inventario inicial mientras no se haya contado. En una apertura masiva, introduzca el inicial de todas las fichas a partir de un único recuento hecho el mismo día; la guía cómo hacer un recuento de almacén explica la organización de ese día.
6. Defina la categoría y el nivel crítico
Asigne el producto a una categoría y calcule cuándo hará el pedido. La fórmula del nivel crítico (venta diaria promedio × plazo de reposición × 1,2) está en la guía qué es el nivel crítico de inventario.
La ficha de inventario en Ofisx
El formulario para añadir productos de Ofisx tiene estos campos: Nombre del producto, Código de barras, Tipo de inventario (Unidad, KG, l, m, Caja, Paquete), Precio, Precio de venta y Inventario inicial. Marca y Categoría aparecen cuando se activan en los ajustes de la empresa, y la Tasa de impuesto aparece en el formulario cuando se activa el ajuste de IVA. Definir varios códigos de barras para un producto (Código de barras múltiple) y añadir una imagen del producto son funciones Premium.
El formulario no tiene un campo “código de inventario” aparte: el código que identifica el producto es el campo Código de barras; el código interno que asigna a un producto sin código de barras del fabricante (como KRT-0001) se escribe en ese campo. Tampoco hay un campo aparte para la ubicación en la estantería; la ubicación se controla escribiéndola en el código o en la categoría. En lugar de crear cientos de fichas una por una, puede importar su lista de Excel; una vez creadas las fichas, cada venta y cada recepción de mercancía actualiza la cantidad automáticamente, y la alerta de nivel crítico funciona a partir de esa cantidad. Para ver la configuración completa, consulte la guía cómo llevar el control de inventario del almacén.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una ficha de inventario?
Es el registro que reúne en un solo lugar el nombre de un producto, su código o código de barras, su unidad, sus precios, su tasa de impuesto y la cantidad disponible. Todo movimiento del producto (compra, venta, devolución, diferencia de recuento) se anota en esta ficha, y la cantidad de la ficha es la suma de esos movimientos. El control de inventario empieza con fichas bien creadas.
¿Una ficha de inventario y una ficha de producto son lo mismo?
Sí, son dos nombres del mismo registro. En los programas de contabilidad y de contabilidad básica se llama “ficha de inventario”, y en el comercio electrónico y las ventas, “ficha de producto”. Ambas contienen los datos de definición de un producto y su cantidad.
¿Qué datos debe tener una ficha de inventario?
Los imprescindibles: nombre del producto, código único o código de barras, unidad, precio de compra y de venta, tasa de IVA e inventario inicial. Si se añaden categoría, marca, nivel crítico y ubicación en la estantería, la ficha sirve tanto para buscar como para decidir pedidos.
¿Cómo se asignan los códigos de stock?
Asigne un código corto, único y sin significado incorporado: basta con un prefijo de categoría y un número de orden (KRT-0001, KRT-0002). No ponga en el código datos que pueden cambiar, como el precio, el proveedor o la estantería; cuando cambien, el código mentirá. No asigne el código de un producto retirado de la venta a otro producto: los informes anteriores se mezclarían.
¿Qué pasa si se crean dos fichas de inventario para el mismo producto?
Las ventas pueden ir a una ficha y las compras a la otra: una queda en negativo, la otra parece inventario muerto sin ningún movimiento y en el recuento ninguna de las dos cuadra. Cuando se detecta, una de las fichas se deja fuera de uso y su saldo se traspasa a la ficha correcta según el recuento.
¿Se puede llevar la ficha de inventario en Excel?
Se puede: cada fila es una ficha y las columnas son los campos de la ficha. El límite de Excel es que los movimientos no se registran solos en la ficha: en cada compra y venta hay que actualizar la cantidad a mano. Para una estructura ya preparada puede usar la plantilla gratuita de control de inventario en Excel; cuando aumentan el número de productos y la frecuencia de los movimientos, un programa genera menos errores.
Última actualización: 2026-09-30
Ficha de producto y entradas y salidas por código de barras en la aplicación
La ficha se crea una sola vez; cada venta y cada recepción de mercancía actualiza la cantidad automáticamente.
Cree las fichas una vez y deje que el programa lleve la cantidad
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