O que é ficha de estoque e como abri-la?
A ficha de estoque é o registro que reúne em um só lugar o nome de um produto, seu código ou código de barras, a unidade, o preço de compra e de venda, a alíquota do imposto (KDV, o imposto turco sobre vendas, equivalente ao VAT) e a quantidade em mãos; toda compra, venda e diferença de contagem do produto é lançada nessa ficha, e a quantidade que ela mostra é a soma desses movimentos. A precisão do controle de estoque depende de as fichas serem abertas uma única vez e corretamente.
Uma segunda ficha aberta para o mesmo produto, uma unidade escolhida errada ou uma quantidade inicial escrita no chute são a origem da maioria das diferenças que aparecem na contagem meses depois. Este guia explica quais campos a ficha deve ter, como atribuir o código e como abrir a ficha passo a passo.
Quais campos a ficha de estoque deve ter?
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome do produto | Uma única forma de escrever para cada produto: marca + produto + característica + medida. “Papel A4”, “Papel A4 80g” e “papel a4” abrem três fichas diferentes e o estoque se divide em três. |
| Código de estoque ou código de barras | Código único que identifica o produto independentemente do nome. Se houver código de barras do fabricante, usa-se ele; se não, você atribui o seu próprio código interno. |
| Unidade | Em que medida o estoque é mantido: unidade, quilograma, litro, metro, caixa, pacote. Se a mesma unidade não for usada na compra e na venda, a quantidade nunca bate. |
| Preços | Os preços de compra (custo) e de venda são mantidos separados; o cálculo do lucro e o valor do estoque vêm dos dois. |
| Alíquota do imposto (KDV) | A alíquota de imposto aplicada ao produto na venda. Como pode haver produtos com alíquotas diferentes na mesma categoria, ela é registrada ficha por ficha. |
| Categoria e marca | Para agrupar os produtos nos relatórios e filtrar a lista. Com centenas de itens, é a forma mais rápida de achar o que você procura. |
| Estoque inicial | A quantidade contada na prateleira no dia em que a ficha é aberta. Um estoque inicial escrito no chute faz todos os movimentos seguintes partirem de um saldo errado. |
| Nível crítico e endereço na prateleira | Quando fazer o pedido e onde o produto fica no depósito. Nem todo programa tem um campo separado para isso; se não tiver, escreve-se dentro do código ou da categoria. |
Exemplo de ficha de estoque
A ficha que uma papelaria abriu para o papel de fotocópia. Os preços são apenas exemplos:
| Nome do produto | Papel para fotocópia Copier A4 80 g, pacote com 500 |
|---|---|
| Código de estoque / código de barras | KRT-0001 (se houver código de barras do fabricante, usa-se ele) |
| Unidade | Pacote |
| Preço de compra | 120,00 ₺ |
| Preço de venda | 165,00 ₺ |
| Alíquota do imposto (KDV) | %20 |
| Categoria / marca | Papel / Copier |
| Estoque inicial | 40 pacotes (contagem de 24.09.2026) |
| Nível crítico | 15 pacotes |
| Endereço na prateleira | A-03-2 |
A organização corredor-prateleira-vão do endereço está explicada no guia sistema de endereçamento de prateleiras. Se quiser manter esta ficha no Excel com colunas prontas, o modelo gratuito de controle de estoque em Excel inclui os mesmos campos.
O código de estoque na ficha, em resumo
O código escrito na ficha deve ser único, curto e de comprimento fixo; não deve carregar informação que muda, como preço, fornecedor ou prateleira. Um prefixo de categoria e um número sequencial bastam: KRT-0001, KRT-0002. Cada variante estocada separadamente recebe um código próprio. A comparação entre esquemas de codificação, exemplos por setor e a fórmula de código automático no Excel estão no guia como atribuir o código de estoque.
Em produtos com código de barras, o código de barras do fabricante é o código mais seguro; explicamos como dar um código interno a produtos sem código de barras e imprimir a etiqueta no guia controle de estoque com código de barras.
Como abrir a ficha de estoque? Seis passos
1. Escreva o nome de uma única forma
Primeiro defina a regra de nomenclatura e use a mesma em todas as fichas: marca + produto + característica + medida (ex.: “Papel para fotocópia Copier A4 80 g, pacote com 500”). Abreviações e maiúsculas/minúsculas também fazem parte da regra. Um nome em que já se sabe o que digitar na caixa de busca evita que o mesmo produto seja aberto uma segunda vez.
2. Atribua um código ou código de barras
Em produto com código de barras, leia o código do fabricante. Ao produto sem código de barras, dê um código interno único e sem significado e imprima a etiqueta. Como montar o código está no guia como atribuir o código de estoque.
3. Escolha a unidade
Escolha a unidade em que você conta o produto. Em um produto que você compra em caixa e vende por unidade, defina a unidade conforme a unidade de venda; ao receber a caixa, lance a entrada pela quantidade de unidades que ela contém. Se a unidade for alterada depois, o significado dos movimentos passados também muda, por isso ela deve ser escolhida certa desde o primeiro dia.
4. Informe os preços e o imposto (KDV)
Escreva o preço de compra a partir da última nota fiscal e o preço de venda a partir do preço de etiqueta; tome a alíquota do imposto (KDV) da que consta na nota do produto. Uma ficha com preço em branco aparece com zero no valor do estoque e no relatório de lucro.
5. Informe o estoque inicial contando
Conte a quantidade na prateleira no dia em que abrir a ficha e escreva esse valor. Um número transferido do sistema ou do caderno antigo não é um estoque inicial enquanto não for contado. Em uma abertura em lote, lance o estoque inicial de todas as fichas a partir de uma única contagem feita no mesmo dia; o guia como fazer a contagem do depósito explica a organização desse dia.
6. Defina a categoria e o nível crítico
Vincule o produto a uma categoria e calcule quando vai fazer o pedido. A fórmula do nível crítico (venda média diária × prazo de reposição × 1,2) está no guia o que é nível crítico de estoque.
A ficha de estoque no Ofisx
O formulário de cadastro de produto do Ofisx tem estes campos: Nome do produto, Código de barras, Tipo de estoque (Unidade, KG, L, m, Caixa, Pacote), Preço, Preço de venda e Estoque inicial. Marca e Categoria aparecem no formulário quando ativadas nas configurações da empresa, e a Alíquota de imposto aparece quando a configuração de imposto (KDV) é ativada. Definir mais de um código de barras para um produto (Código de barras múltiplo) e adicionar imagem do produto são recursos Premium.
O formulário não tem um campo separado de “código de estoque”: o código que identifica o produto é o campo Código de barras — o código interno que você atribui a um produto sem código de barras do fabricante (como KRT-0001) vai nesse campo. Também não há campo separado para o endereço da prateleira; você acompanha escrevendo o endereço no código ou na categoria. Em vez de abrir centenas de fichas uma a uma, você pode importar sua lista do Excel; depois que as fichas são abertas, cada venda e cada recebimento de mercadoria atualiza a quantidade sozinho, e o alerta de estoque crítico também funciona a partir dessa quantidade. Para a montagem completa, veja o guia como fazer o controle de estoque do depósito.
Perguntas frequentes
O que é a ficha de estoque?
É o registro que reúne em um só lugar o nome de um produto, seu código ou código de barras, a unidade, os preços, a alíquota do imposto e a quantidade em mãos. Todo movimento do produto — compra, venda, devolução, diferença de contagem — é lançado nessa ficha, e a quantidade da ficha é a soma desses movimentos. O controle de estoque começa com as fichas abertas corretamente.
Ficha de estoque e ficha de produto são a mesma coisa?
Sim, são dois nomes para o mesmo registro. Nos programas de contabilidade e de gestão básica, chama-se “ficha de estoque”; do lado do e-commerce e das vendas, “ficha de produto”. As duas guardam os dados de identificação e a quantidade de um produto.
Quais informações a ficha de estoque deve ter?
O indispensável: nome do produto, código único ou código de barras, unidade, preço de compra e de venda, alíquota do imposto e estoque inicial. Quando se acrescentam categoria, marca, nível crítico e endereço na prateleira, a ficha serve tanto para a busca quanto para a decisão de pedido.
Como dar o código de estoque?
Atribua um código curto, único e sem significado embutido: um prefixo de categoria e um número sequencial bastam (KRT-0001, KRT-0002). Não coloque no código informação que pode mudar, como preço, fornecedor ou prateleira; quando mudar, o código mente. Não dê o código de um produto retirado de venda a outro produto, senão os relatórios passados se confundem.
O que acontece se duas fichas de estoque forem abertas para o mesmo produto?
As vendas podem cair em uma ficha e as compras na outra: uma fica negativa, a outra, sem nenhum movimento, parece estoque parado, e na contagem nenhuma das duas bate. Quando isso é percebido, uma das fichas é desativada e seu saldo é transferido, conforme a contagem, para a ficha correta.
A ficha de estoque pode ser mantida no Excel?
Pode: cada linha é uma ficha, as colunas são os campos da ficha. O limite do Excel é que os movimentos não são lançados na ficha automaticamente — a cada compra e venda você atualiza a quantidade à mão. Para uma estrutura pronta, você pode usar o modelo gratuito de controle de estoque em Excel; quando o número de produtos e a frequência de movimentos aumentam, o programa gera menos erros.
Última atualização: 2026-09-30
Ficha de produto e entrada e saída por código de barras no aplicativo
A ficha é aberta uma vez; cada venda e cada recebimento de mercadoria atualiza a quantidade sozinho.
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