Ce este fișa de stoc și cum se deschide?
Fișa de stoc este înregistrarea care ține într-un singur loc denumirea unui produs, codul sau codul de bare, unitatea de măsură, prețul de achiziție și de vânzare, cota de TVA (KDV) și cantitatea disponibilă; fiecare achiziție, vânzare și diferență de inventar a produsului se înregistrează pe această fișă, iar cantitatea afișată de fișă este suma acestor mișcări. Corectitudinea evidenței stocului depinde de deschiderea fișelor o singură dată și corect.
A doua fișă deschisă pentru același produs, unitatea de măsură aleasă greșit sau cantitatea inițială scrisă din estimare sunt sursa majorității diferențelor care apar la inventar după luni de zile. Acest ghid explică ce câmpuri trebuie să existe pe fișă, cum se atribuie codul și cum se deschide fișa pas cu pas.
Ce câmpuri trebuie să existe pe fișa de stoc?
| Câmp | La ce folosește |
|---|---|
| Denumirea produsului | O singură formă de scriere pentru fiecare produs: marcă + produs + caracteristică + dimensiune. „Hârtie A4”, „Hârtie A4 80gr” și „hartie a4” deschid trei fișe diferite și stocul se împarte în trei. |
| Codul de stoc sau codul de bare | Un cod unic care definește produsul independent de denumirea lui. Dacă produsul are codul de bare al producătorului, se folosește acela; dacă nu, atribuiți propriul cod intern. |
| Unitatea de măsură | În ce unitate se ține stocul: bucată, kilogram, litru, metru, bax, pachet. Dacă la achiziție și la vânzare nu se folosește aceeași unitate, cantitatea nu se potrivește niciodată. |
| Prețurile | Prețul de achiziție (cost) și cel de vânzare se țin separat; calculul profitului și valoarea stocului rezultă din aceste două prețuri. |
| Cota de TVA (KDV) | Cota de impozit aplicată produsului la vânzare. Pentru că în aceeași categorie pot exista produse cu cote diferite, se înscrie pe fiecare fișă în parte. |
| Categoria și marca | Pentru a grupa produsele în rapoarte și a restrânge lista. La sute de articole, este cea mai rapidă cale de a găsi ce căutați. |
| Stocul inițial | Cantitatea numărată pe raft în ziua deschiderii fișei. Un stoc inițial scris din estimare pornește toate mișcările următoare de la un sold greșit. |
| Nivelul critic și adresa raftului | Când se comandă și unde se află produsul în depozit. Nu există ca câmp separat în fiecare program; dacă lipsește, se scrie în cod sau în categorie. |
Exemplu de fișă de stoc
Fișa deschisă de o papetărie pentru hârtia de fotocopiator. Prețurile sunt doar exemple:
| Denumirea produsului | Copier Hârtie de copiat A4 80 g, 500 de coli |
|---|---|
| Cod de stoc / cod de bare | KRT-0001 (codul de bare al producătorului, dacă există) |
| Unitatea de măsură | Pachet |
| Preț de achiziție | 120,00 ₺ |
| Preț de vânzare | 165,00 ₺ |
| Cota de TVA (KDV) | %20 |
| Categorie / marcă | Hârtie / Copier |
| Stocul inițial | 40 de pachete (inventarul din 24.09.2026) |
| Nivel critic | 15 pachete |
| Adresa raftului | A-03-2 |
Organizarea adresei raftului pe culoar-raft-poziție este explicată în ghidul sistemul de adresare a rafturilor. Dacă doriți să țineți această fișă în Excel cu coloane gata făcute, șablonul gratuit Excel pentru evidența stocului conține aceleași câmpuri.
Codul de stoc de pe fișă, pe scurt
Codul scris pe fișă trebuie să fie unic, scurt și de lungime fixă; nu trebuie să conțină informații care se schimbă, precum prețul, furnizorul sau raftul. Un prefix de categorie și un număr de ordine sunt suficiente: KRT-0001, KRT-0002. Fiecare variantă stocată separat primește un cod separat. Comparația schemelor de codificare, exemple pe sectoare și formula pentru codul automat în Excel se găsesc în ghidul cum se atribuie codul de stoc.
La produsul cu cod de bare, codul de bare al producătorului este cel mai sigur cod; cum atribuiți un cod intern produsului fără cod de bare și cum se tipărește eticheta lui am explicat în ghidul evidența stocului cu cod de bare.
Cum se deschide fișa de stoc? Șase pași
1. Scrieți denumirea într-o singură formă
Stabiliți mai întâi regula de denumire și folosiți-o la fel pe toate fișele: marcă + produs + caracteristică + dimensiune (de ex. „Copier Hârtie de copiat A4 80 g, 500 de coli”). Abrevierile și literele mari/mici fac și ele parte din regulă. O denumire la care se știe ce se scrie în caseta de căutare previne deschiderea aceluiași produs a doua oară.
2. Atribuiți un cod sau un cod de bare
La produsul cu cod de bare, scanați codul de bare al producătorului. Produsului fără cod de bare dați-i un cod intern unic, fără semnificație, și tipăriți eticheta. Cum se construiește codul este explicat în ghidul cum se atribuie codul de stoc.
3. Alegeți unitatea de măsură
Alegeți unitatea în care numărați produsul. La un produs pe care îl cumpărați în baxuri și îl vindeți la bucată, setați unitatea după unitatea de vânzare; la recepția baxului, înregistrați intrarea cu numărul de bucăți din el. Dacă unitatea se schimbă ulterior, se schimbă și sensul mișcărilor din trecut, de aceea trebuie aleasă corect din prima zi.
4. Introduceți prețurile și TVA-ul (KDV)
Scrieți prețul de achiziție din ultima factură, iar prețul de vânzare de pe etichetă; preluați cota de TVA din factura produsului. O fișă cu prețul necompletat apare cu zero în valoarea stocului și în raportul de profit.
5. Scrieți stocul inițial după numărare
În ziua în care deschideți fișa, numărați cantitatea de pe raft și scrieți-o. O cifră preluată din sistem sau din vechiul registru nu este un stoc inițial până nu a fost numărată. La o deschidere în masă, introduceți stocul inițial al tuturor fișelor dintr-un singur inventar făcut în aceeași zi; ghidul cum se face inventarierea depozitului explică organizarea acelei zile.
6. Stabiliți categoria și nivelul critic
Legați produsul de o categorie și calculați când veți comanda. Formula nivelului critic (vânzarea medie zilnică × termenul de aprovizionare × 1,2) este în ghidul ce este nivelul critic de stoc.
Fișa de stoc în Ofisx
Formularul de adăugare a produselor din Ofisx are următoarele câmpuri: Denumire produs, Cod de bare, Tip stoc (Bucată, KG, l, m, Bax, Pachet), Preț, Preț de vânzare și Stoc inițial. Marca și Categoria apar atunci când sunt activate în setările firmei, iar Cota TVA apare în formular atunci când este activată setarea de TVA (KDV). Definirea mai multor coduri de bare pentru un produs (Cod de bare multiplu) și adăugarea imaginii produsului sunt funcții Premium.
Formularul nu are un câmp separat „cod de stoc”: codul care definește produsul este câmpul Cod de bare — codul intern pe care îl dați unui produs fără cod de bare de la producător (de exemplu KRT-0001) îl scrieți în acest câmp. Nu există nici un câmp separat pentru adresa raftului; adresa o urmăriți scriind-o în cod sau în categorie. În loc să deschideți sute de fișe una câte una, puteți importa lista din Excel; după ce fișele sunt deschise, fiecare vânzare și fiecare recepție de marfă actualizează automat cantitatea, iar alerta de stoc critic funcționează pe baza acestei cantități. Pentru ansamblul configurării, vedeți ghidul cum se ține evidența stocului din depozit.
Întrebări frecvente
Ce este fișa de stoc?
Este înregistrarea care ține într-un singur loc denumirea unui produs, codul sau codul de bare, unitatea de măsură, prețurile, cota de impozit și cantitatea disponibilă. Fiecare mișcare a produsului — achiziție, vânzare, retur, diferență de inventar — se înregistrează pe această fișă, iar cantitatea de pe fișă este suma acestor mișcări. Evidența stocului începe cu deschiderea corectă a fișelor.
Fișa de stoc și fișa de produs sunt același lucru?
Da, sunt două nume ale aceleiași înregistrări. În programele de contabilitate și de pre-contabilitate se numește „fișă de stoc”, iar în comerțul electronic și în vânzări „fișă de produs”. Ambele conțin datele de identificare și cantitatea unui produs.
Ce informații trebuie să conțină fișa de stoc?
Cele indispensabile: denumirea produsului, un cod unic sau cod de bare, unitatea de măsură, prețul de achiziție și de vânzare, cota de TVA (KDV) și stocul inițial. Dacă li se adaugă categoria, marca, nivelul critic și adresa raftului, fișa este suficientă atât pentru căutare, cât și pentru decizia de comandă.
Cum se atribuie codul de stoc?
Atribuiți un cod scurt, unic și fără semnificație încorporată: un prefix de categorie și un număr de ordine sunt suficiente (KRT-0001, KRT-0002). Nu puneți în cod informații care se pot schimba, precum prețul, furnizorul sau raftul; când se schimbă, codul minte. Nu dați codul unui produs retras de la vânzare altui produs, altfel rapoartele din trecut se amestecă.
Ce se întâmplă dacă se deschid două fișe de stoc pentru același produs?
Vânzările pot cădea pe o fișă, iar achizițiile pe cealaltă: una coboară pe minus, cealaltă rămâne fără nicio mișcare, ca un stoc mort, iar la inventar niciuna nu se potrivește. Când se observă, una dintre fișe este scoasă din uz, iar soldul ei este transferat pe fișa corectă pe baza inventarului.
Se poate ține fișa de stoc în Excel?
Da: fiecare rând este o fișă, iar coloanele sunt câmpurile fișei. Limita în Excel este că mișcările nu se înregistrează automat pe fișă — la fiecare achiziție și vânzare actualizați cantitatea manual. Pentru o structură gata făcută puteți folosi șablonul gratuit Excel pentru evidența stocului; când cresc numărul de produse și frecvența mișcărilor, un program produce mai puține erori.
Ultima actualizare: 2026-09-30
Fișa de produs și intrarea-ieșirea cu cod de bare în aplicație
Fișa se deschide o singură dată; fiecare vânzare și recepție de marfă actualizează cantitatea automat.
Deschideți fișele o dată, iar programul ține cantitatea
Deschideți un cont gratuit, importați lista de produse din Excel; fișele de stoc vor fi gata în câteva minute.