स्टॉक कार्ड क्या है और इसे कैसे बनाएँ?
स्टॉक कार्ड वह रिकॉर्ड है जो किसी उत्पाद का नाम, कोड या बारकोड, इकाई, खरीद और बिक्री मूल्य, VAT दर और मौजूदा मात्रा एक ही जगह रखता है; उत्पाद से जुड़ी हर खरीद, बिक्री और गिनती का अंतर इसी कार्ड पर दर्ज होता है और कार्ड में दिखने वाली मात्रा इन सभी मूवमेंट का जोड़ होती है। स्टॉक ट्रैकिंग की सटीकता इस पर निर्भर है कि कार्ड एक बार और सही ढंग से बनाए जाएँ।
एक ही उत्पाद के लिए बना दूसरा कार्ड, गलत चुनी गई इकाई या अंदाज़े से लिखी गई शुरुआती मात्रा — महीनों बाद गिनती में निकलने वाले ज़्यादातर अंतरों की जड़ यही है। यह गाइड बताती है कि कार्ड में कौन-से फ़ील्ड होने चाहिए, कोड कैसे दिया जाए और कार्ड चरण-दर-चरण कैसे बनाया जाए।
स्टॉक कार्ड में कौन-से फ़ील्ड होने चाहिए?
| फ़ील्ड | किस काम की |
|---|---|
| उत्पाद का नाम | हर उत्पाद के लिए एक ही लिखने का तरीका: ब्रांड + उत्पाद + विशेषता + माप। “A4 कागज़”, “A4 कागज़ 80gr” और “a4 kagit” तीन अलग कार्ड बना देते हैं और स्टॉक तीन हिस्सों में बँट जाता है। |
| स्टॉक कोड या बारकोड | उत्पाद को उसके नाम से स्वतंत्र रूप से पहचानने वाला अनूठा कोड। निर्माता का बारकोड हो तो वही इस्तेमाल होता है; नहीं हो तो आप अपना आंतरिक कोड देते हैं। |
| इकाई | स्टॉक किस माप में रखा जाता है: नग, किलोग्राम, लीटर, मीटर, कार्टन, पैकेट। खरीद और बिक्री में एक ही इकाई इस्तेमाल न हो तो मात्रा कभी मेल नहीं खाती। |
| मूल्य | खरीद (लागत) और बिक्री मूल्य अलग रखे जाते हैं; मुनाफ़े की गणना और स्टॉक मूल्य इन्हीं दोनों से निकलते हैं। |
| VAT दर | बिक्री में लागू होने वाली उत्पाद की कर दर। एक ही श्रेणी में अलग दर वाले उत्पाद हो सकते हैं, इसलिए यह हर कार्ड पर अलग से लिखी जाती है। |
| श्रेणी और ब्रांड | रिपोर्ट में उत्पादों को समूहित करने और सूची को छाँटने के लिए। सैकड़ों आइटमों में अपनी चीज़ ढूँढने का सबसे तेज़ तरीका। |
| शुरुआती स्टॉक | कार्ड बनाने के दिन शेल्फ़ पर गिनी गई मात्रा। अंदाज़े से लिखी गई शुरुआत बाद के सभी मूवमेंट को गलत बैलेंस से शुरू करती है। |
| क्रिटिकल लेवल और शेल्फ़ पता | ऑर्डर कब देना है और उत्पाद गोदाम में कहाँ रखा है। हर ऐप में इनके लिए अलग फ़ील्ड नहीं होता; न हो तो इसे कोड या श्रेणी के भीतर लिख दिया जाता है। |
स्टॉक कार्ड का उदाहरण
एक स्टेशनरी दुकान द्वारा फ़ोटोकॉपी पेपर के लिए बनाया गया कार्ड। कीमतें सिर्फ़ उदाहरण हैं:
| उत्पाद का नाम | Copier A4 फ़ोटोकॉपी पेपर 80 g 500 शीट |
|---|---|
| स्टॉक कोड / बारकोड | KRT-0001 (निर्माता का बारकोड हो तो वही बारकोड) |
| इकाई | पैकेट |
| खरीद मूल्य | 120,00 ₺ |
| बिक्री मूल्य | 165,00 ₺ |
| VAT दर | %20 |
| श्रेणी / ब्रांड | कागज़ / Copier |
| शुरुआती स्टॉक | 40 पैकेट (24.09.2026 की गिनती) |
| क्रिटिकल लेवल | 15 पैकेट |
| शेल्फ़ पता | A-03-2 |
शेल्फ़ पते की गलियारा-शेल्फ़-खाना व्यवस्था शेल्फ़ एड्रेसिंग सिस्टम गाइड में बताई गई है। अगर इस कार्ड को Excel में तैयार कॉलमों के साथ रखना चाहें तो मुफ़्त स्टॉक ट्रैकिंग Excel टेम्पलेट में यही फ़ील्ड हैं।
कार्ड पर स्टॉक कोड संक्षेप में
कार्ड पर लिखा कोड अनूठा, छोटा और तय लंबाई का होना चाहिए; उसमें कीमत, सप्लायर या शेल्फ़ जैसी बदलने वाली जानकारी नहीं होनी चाहिए। श्रेणी का उपसर्ग और क्रम संख्या काफ़ी है: KRT-0001, KRT-0002। अलग से स्टॉक होने वाला हर वेरिएंट अलग कोड पाता है। कोडिंग प्रणालियों की तुलना, उद्योग के अनुसार उदाहरण और Excel में अपने-आप कोड बनाने का सूत्र स्टॉक कोड कैसे दें गाइड में हैं।
बारकोड वाले उत्पाद में निर्माता का बारकोड सबसे सुरक्षित कोड है; बिना बारकोड वाले उत्पाद को आंतरिक कोड देकर उसका लेबल कैसे छापें, यह हमने बारकोड से स्टॉक ट्रैकिंग गाइड में बताया है।
स्टॉक कार्ड कैसे बनाएँ? छह चरण
1. नाम एक ही तरीके से लिखें
पहले नामकरण का नियम तय करें और सभी कार्डों में वही इस्तेमाल करें: ब्रांड + उत्पाद + विशेषता + माप (जैसे “Copier A4 फ़ोटोकॉपी पेपर 80 g 500 शीट”)। संक्षिप्त रूप और बड़े-छोटे अक्षर भी नियम में शामिल हैं। ऐसा नाम जिसमें सर्च बॉक्स में क्या लिखना है यह साफ़ हो, एक ही उत्पाद को दूसरी बार बनने से रोकता है।
2. कोड या बारकोड दें
बारकोड वाले उत्पाद में निर्माता का बारकोड स्कैन करें। बिना बारकोड वाले उत्पाद को बिना किसी अर्थ का अनूठा आंतरिक कोड दें और उसका लेबल छापें। कोड कैसे बनाएँ, यह स्टॉक कोड कैसे दें गाइड में है।
3. इकाई चुनें
उत्पाद को जिस तरह गिनते हैं, वही इकाई चुनें। जिस उत्पाद को कार्टन में खरीदकर एक-एक करके बेचते हैं, उसमें इकाई बिक्री की इकाई के अनुसार रखें; कार्टन स्वीकार करते समय उसके भीतर जितनी संख्या है उतनी एंट्री करें। इकाई बाद में बदलने पर पिछले मूवमेंट का अर्थ भी बदल जाता है, इसलिए पहले दिन ही सही चुननी चाहिए।
4. कीमतें और VAT दर्ज करें
खरीद मूल्य आख़िरी इनवॉइस से और बिक्री मूल्य लेबल की कीमत से लिखें; VAT दर उत्पाद के इनवॉइस में लिखी दर से लें। जिस कार्ड में कीमत खाली छोड़ी गई हो, वह स्टॉक मूल्य और मुनाफ़ा रिपोर्ट में शून्य दिखता है।
5. शुरुआती स्टॉक गिनकर लिखें
कार्ड बनाने के दिन शेल्फ़ पर जितनी मात्रा है उसे गिनें और वही लिखें। सिस्टम या पुरानी बही से लाया गया आँकड़ा, जब तक गिना न जाए, शुरुआत नहीं है। थोक में कार्ड बनाते समय सभी कार्डों की शुरुआत एक ही दिन की गई एक गिनती से दर्ज करें; गोदाम की गिनती कैसे करें गाइड उस दिन की व्यवस्था बताती है।
6. श्रेणी और क्रिटिकल लेवल तय करें
उत्पाद को किसी श्रेणी से जोड़ें और निकालें कि ऑर्डर कब देना है। क्रिटिकल लेवल का सूत्र (दैनिक औसत बिक्री × आपूर्ति समय × 1,2) क्रिटिकल स्टॉक लेवल क्या है गाइड में है।
Ofisx में स्टॉक कार्ड
Ofisx के उत्पाद जोड़ने वाले फ़ॉर्म में ये फ़ील्ड हैं: उत्पाद का नाम, बारकोड, स्टॉक प्रकार (नग, KG, lt, mt, कार्टन, पैकेट), मूल्य, बिक्री मूल्य और शुरुआती स्टॉक। ब्रांड और श्रेणी कंपनी सेटिंग में चालू करने पर, कर दर VAT सेटिंग चालू करने पर फ़ॉर्म में आती है। एक उत्पाद पर कई बारकोड (मल्टी बारकोड) तय करना और उत्पाद की तस्वीर जोड़ना Premium सुविधाएँ हैं।
फ़ॉर्म में अलग से “स्टॉक कोड” फ़ील्ड नहीं है: उत्पाद को पहचानने वाला कोड बारकोड फ़ील्ड है — जिस उत्पाद का निर्माता बारकोड नहीं है, उसे दिया आंतरिक कोड (जैसे KRT-0001) आप इसी फ़ील्ड में लिखते हैं। शेल्फ़ पते के लिए भी अलग फ़ील्ड नहीं है; पता कोड या श्रेणी में लिखकर उसे ट्रैक करते हैं। सैकड़ों कार्ड एक-एक करके बनाने की जगह अपनी Excel सूची इंपोर्ट कर सकते हैं; कार्ड बन जाने के बाद हर बिक्री और माल की प्राप्ति की मात्रा अपने आप अपडेट होती है और क्रिटिकल स्टॉक अलर्ट भी इसी मात्रा से चलता है। पूरे सेटअप के लिए गोदाम का स्टॉक ट्रैकिंग कैसे करें गाइड देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
स्टॉक कार्ड क्या है?
यह वह रिकॉर्ड है जो किसी उत्पाद का नाम, कोड या बारकोड, इकाई, मूल्य, कर दर और मौजूदा मात्रा एक ही जगह रखता है। उत्पाद से जुड़ा हर मूवमेंट — खरीद, बिक्री, वापसी, गिनती का अंतर — इसी कार्ड पर दर्ज होता है और कार्ड की मात्रा उन मूवमेंट का जोड़ होती है। स्टॉक ट्रैकिंग कार्डों के सही बनने से शुरू होती है।
क्या स्टॉक कार्ड और प्रोडक्ट कार्ड एक ही चीज़ हैं?
हाँ, एक ही रिकॉर्ड के दो नाम हैं। अकाउंटिंग और बुककीपिंग ऐप में इसे “स्टॉक कार्ड” और ई-कॉमर्स व बिक्री की तरफ़ “प्रोडक्ट कार्ड” कहते हैं। दोनों किसी उत्पाद की पहचान की जानकारी और मात्रा रखते हैं।
स्टॉक कार्ड में कौन-सी जानकारी होनी चाहिए?
अनिवार्य: उत्पाद का नाम, अनूठा कोड या बारकोड, इकाई, खरीद और बिक्री मूल्य, VAT दर और शुरुआती स्टॉक। इनमें श्रेणी, ब्रांड, क्रिटिकल लेवल और शेल्फ़ पता जुड़ने पर कार्ड खोज और ऑर्डर के फ़ैसले दोनों के लिए पर्याप्त हो जाता है।
स्टॉक कोड कैसे दें?
छोटा, अनूठा और अर्थ-रहित कोड दें: श्रेणी का उपसर्ग और क्रम संख्या काफ़ी है (KRT-0001, KRT-0002)। कीमत, सप्लायर या शेल्फ़ जैसी बदल सकने वाली जानकारी कोड में न डालें; बदलने पर कोड झूठ बोलने लगता है। बिक्री से हटे उत्पाद का कोड किसी दूसरे उत्पाद को न दें, वरना पुरानी रिपोर्टें गड़बड़ा जाती हैं।
अगर एक ही उत्पाद के लिए दो स्टॉक कार्ड बन जाएँ तो क्या होगा?
बिक्री एक कार्ड पर और खरीद दूसरे पर दर्ज हो सकती है: एक माइनस में चला जाता है, दूसरा बिना किसी हलचल के डेड स्टॉक जैसा दिखता है और गिनती में दोनों मेल नहीं खाते। पता चलने पर एक कार्ड को उपयोग से हटाया जाता है और उसका बैलेंस गिनती के साथ सही कार्ड में ट्रांसफ़र किया जाता है।
क्या स्टॉक कार्ड Excel में रखा जा सकता है?
रखा जा सकता है: हर पंक्ति एक कार्ड, कॉलम कार्ड के फ़ील्ड। Excel की सीमा यह है कि मूवमेंट अपने आप कार्ड पर दर्ज नहीं होते — हर खरीद और बिक्री पर मात्रा हाथ से अपडेट करनी पड़ती है। तैयार ढाँचे के लिए मुफ़्त स्टॉक ट्रैकिंग Excel टेम्पलेट इस्तेमाल कर सकते हैं; उत्पादों की संख्या और मूवमेंट की आवृत्ति बढ़ने पर ऐप कम गलतियाँ करता है।
आख़िरी अपडेट: 2026-09-30
ऐप में प्रोडक्ट कार्ड और बारकोड से एंट्री-निकासी
कार्ड एक बार बनता है; हर बिक्री और माल की प्राप्ति की मात्रा अपने आप अपडेट होती है।
कार्ड एक बार बनाएँ, मात्रा ऐप रखे
मुफ़्त अकाउंट बनाएँ, अपनी Excel उत्पाद सूची इंपोर्ट करें; आपके स्टॉक कार्ड मिनटों में तैयार हो जाएँ।