Πώς γίνεται η παρακολούθηση αποθέματος αποθήκης;

1. Δώστε κωδικό προϊόντος

Δώστε σε κάθε προϊόν έναν μοναδικό κωδικό (ή barcode). Χωρίς κωδικό το ίδιο προϊόν σπάει σε τρία — «A4 κağıt», «A4 Kağıt 80gr», «a4 kagit» — και το απόθεμα δεν βγαίνει ποτέ σωστό. Στα προϊόντα με barcode, το πιο εύκολο είναι να χρησιμοποιήσετε το barcode του κατασκευαστή· για όσα δεν έχουν, δημιουργήστε δικό σας εσωτερικό κωδικό και βάλτε ετικέτα. Ποια πεδία πρέπει να υπάρχουν στην καρτέλα δίπλα στον κωδικό και πώς δίνεται ο κωδικός το περιγράψαμε στον οδηγό τι είναι η καρτέλα προϊόντος και πώς ανοίγει.

2. Βάλτε ετικέτες στα ράφια

Αυτό το βήμα είναι καθαρά φυσικό: δώστε μια απλή διεύθυνση με λογική διάδρομος–ράφι–θέση και γράψτε την πάνω στα ράφια (όπως A-03-2). Όποιος ψάχνει ένα προϊόν δεν χρειάζεται να γυρίσει όλη την αποθήκη και ο χρόνος απογραφής μικραίνει αισθητά. Μπορείτε να παρακολουθείτε τη διεύθυνση και στο πρόγραμμα, γράφοντάς την στον κωδικό ή στην κατηγορία του προϊόντος. Το πώς επιλέγεται η μορφή της διεύθυνσης, πόσα επίπεδα χρειάζονται και οι λεπτομέρειες της ετικετοποίησης περιγράφονται στον οδηγό πώς γίνεται η διευθυνσιοδότηση ραφιών αποθήκης.

3. Καταχωρίστε κάθε κίνηση

Παραλαβή, πώληση, επιστροφή, μεταφορά και φύρα — όλα πρέπει να καταχωρίζονται. Το συχνότερο λάθος είναι να γράφετε μόνο το αποτέλεσμα, «έμειναν 40», και να παραλείπετε την κίνηση· τότε, όταν βγει διαφορά, δεν μπορείτε να βρείτε από πού προήλθε.

4. Καθορίστε το κρίσιμο επίπεδο

Ο τύπος είναι απλός: μέσες ημερήσιες πωλήσεις × χρόνος προμήθειας × 1,2. Αν πουλάτε 12 τεμάχια την ημέρα και ο προμηθευτής παραδίδει σε 7 ημέρες, το κρίσιμο επίπεδό σας είναι περίπου 101 τεμάχια. Τον υπολογισμό μπορείτε να τον κάνετε με τον υπολογιστή κρίσιμου αποθέματος. Από πού προέρχεται ο τύπος, πόσο πρέπει να είναι το απόθεμα ασφαλείας και παραδείγματα υπολογισμού για διαφορετικά προφίλ προϊόντων τα περιγράψαμε αναλυτικά στον οδηγό τι είναι το κρίσιμο επίπεδο αποθέματος.

5. Κάντε τακτική απογραφή

Η απογραφή είναι η μόνη μέθοδος που δείχνει αν το αρχείο αντανακλά την πραγματικότητα. Κάντε πλήρη απογραφή μία φορά τον χρόνο και κυκλική απογραφή μία φορά τον μήνα στα προϊόντα με γρήγορη κυκλοφορία. Καταμετρήστε ξανά το προϊόν που βγάζει διαφορά· οι περισσότερες διαφορές είναι εμπόρευμα σε λάθος ράφι. Αν θα την κάνετε με Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρότυπο απογραφής αποθήκης. Δείτε και τον οδηγό πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης, όπου περιγράφουμε αναλυτικά την προετοιμασία της ημέρας απογραφής, τη λίστα τυφλής καταμέτρησης και την ανάλυση των διαφορών.

Πότε να περάσετε από το Excel σε πρόγραμμα;

Αν ισχύουν δύο από τα τρία παρακάτω σημάδια, ήρθε η ώρα να αλλάξετε: ο αριθμός των προϊόντων ξεπέρασε τα λίγα χιλιάδες, περισσότερα από ένα άτομα καταχωρίζουν στο ίδιο αρχείο, ή το απόθεμα και οι πωλήσεις/οι λογαριασμοί πελατών τηρούνται σε διαφορετικά σημεία. Το πρόγραμμα ενώνει και τα τρία σε μία οθόνη και, επειδή μπορεί να εισαγάγει το αρχείο Excel σας, δεν χρειάζεται να ξαναπληκτρολογήσετε τα πάντα από την αρχή.

Μετά την εγκατάσταση: η διαχείριση της διαδικασίας

Τα πέντε βήματα εδώ λύνουν το ερώτημα «πώς κρατώ σωστή την ποσότητα που έχω». Το ερώτημα που έρχεται αφού σταθεροποιηθεί η καταγραφή είναι πώς θα διαχειριστείτε τη διαδικασία από την είσοδο του εμπορεύματος στην αποθήκη μέχρι την έξοδό του: πώς θα αντιμετωπίσετε την παραλαβή, πώς θα ξεχωρίσετε τους τύπους εξόδου και με ποιους τέσσερις αριθμούς θα μετράτε την αποθήκη. Τα περιγράψαμε στον οδηγό τι είναι η διαχείριση αποθήκης και πώς γίνεται.

Συχνές ερωτήσεις

Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-24

Εφαρμόστε τον οδηγό στην πράξη

Ανεβάστε τα προϊόντα σας, εισαγάγετε τα κρίσιμα επίπεδα, κάντε την πρώτη σας απογραφή με το κινητό.