Πώς αποδίδεται ο κωδικός αποθέματος;
Ο κωδικός αποθέματος είναι ο σύντομος κωδικός που ορίζει ένα προϊόν ανεξάρτητα από το όνομά του και μόνος του· ένας καλός κωδικός αποθέματος είναι μοναδικός, σταθερού μήκους και χωρίς τουρκικούς χαρακτήρες, και δεν περιέχει πληροφορία που αλλάζει, όπως τιμή, προμηθευτής ή ράφι. Η πιο ισορροπημένη διάταξη για μικρές επιχειρήσεις είναι ο συνδυασμός προθέματος κατηγορίας και αύξοντος αριθμού: KRT-0001. Σε προϊόν με barcode παραγωγού, το barcode παίρνει τη θέση του κωδικού· ο εσωτερικός κωδικός δίνεται σε προϊόντα χωρίς barcode.
Ένα απόθεμα χωρίς κωδικό κινείται με βάση το όνομα του προϊόντος: το «A4 kağıt» και το «A4 Kağıt 80gr» φαίνονται σαν δύο διαφορετικά προϊόντα, και στην απογραφή το ένα βγαίνει ελλιπές και το άλλο πλεονάζον. Ο οδηγός αυτός εξηγεί πώς πρέπει να είναι ο κωδικός αποθέματος, τα τρία συστήματα κωδικοποίησης, παραδείγματα ανά κλάδο, τα προϊόντα με παραλλαγές και πώς παράγεται αυτόματα ο κωδικός στο Excel.
Πώς πρέπει να είναι ένας καλός κωδικός αποθέματος;
| Κανόνας | Αιτία |
|---|---|
| Μοναδικός | Ένας κωδικός ανήκει σε ένα μόνο προϊόν. Ο κωδικός ενός προϊόντος που αποσύρθηκε από την πώληση δεν δίνεται σε άλλο προϊόν· αν δοθεί, οι παλιές εγγραφές πωλήσεων και απογραφών φαίνονται σαν ιστορικό του νέου προϊόντος. |
| Σύντομος | Ένας κωδικός που δεν ξεπερνά τους οκτώ-δέκα χαρακτήρες κάνει λιγότερα λάθη τόσο όταν γράφεται με το χέρι όσο και όταν διαβάζεται στην ετικέτα. Ο μακρύς κωδικός είναι ένδειξη ότι του φορτώνετε νόημα. |
| Σταθερού μήκους | Συμπληρώστε τον αύξοντα αριθμό με μηδενικά από μπροστά (0001, 0002…). Σε μια λίστα που ταξινομείται ως KRT-1, KRT-10, KRT-2 η αναζήτηση προϊόντος γίνεται δύσκολη. |
| Δεν περιέχει πληροφορία που αλλάζει | Πληροφορίες που αλλάζουν με τον καιρό, όπως τιμή, προμηθευτής, ράφι ή χρώμα προσφοράς, δεν μπαίνουν στον κωδικό. Όταν η πληροφορία αλλάξει, είτε ο κωδικός δίνει λάθος πληροφορία είτε αλλάζει και χάνεται η σύνδεση με τις παλιές εγγραφές. |
| Δεν περιέχει χαρακτήρες που μπερδεύονται | Δεν χρησιμοποιούνται τουρκικά γράμματα (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), κενά και χαρακτήρες που μοιάζουν μεταξύ τους, όπως O/0, I/1. Τα τουρκικά γράμματα δεν μπορούν να κωδικοποιηθούν στους συνηθισμένους τύπους barcode· τα κενά και οι παρόμοιοι χαρακτήρες προκαλούν λάθη στη χειροκίνητη εισαγωγή. |
| Ο κανόνας είναι γραπτός | Ποιο πρόθεμα ανήκει σε ποια κατηγορία και από πού θα παρθεί ο επόμενος αριθμός βρίσκεται σε μία μόνο λίστα. Ένα σύστημα κωδικών του οποίου τον κανόνα ξέρει μόνο ένα άτομο, διαλύεται όταν λείπει αυτό το άτομο. |
Τρία συστήματα κωδικοποίησης
| Σύστημα | Παράδειγμα | Δυνατό σημείο | Αδύνατο σημείο |
|---|---|---|---|
| Μόνο αύξων αριθμός | 000123 | Το απλούστερο σύστημα που δεν χαλά ποτέ· ο κωδικός δεν μεταφέρει καμία πληροφορία. | Από τον κωδικό δεν καταλαβαίνει κανείς τι είναι το προϊόν· σε εκατοντάδες είδη η αναζήτηση με το χέρι είναι δύσκολη. |
| Πρόθεμα κατηγορίας + αύξων αριθμός | KRT-0001 | Από τον κωδικό διαβάζεται η ομάδα προϊόντων, ο αύξων αριθμός εξασφαλίζει τη μοναδικότητα. Η πιο ισορροπημένη επιλογή για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. | Αν το προϊόν αλλάξει κατηγορία, ο κωδικός συνεχίζει να δείχνει την παλιά κατηγορία· αυτό είναι αποδεκτό, ο κωδικός δεν αλλάζει. |
| Κωδικός με νόημα (δομημένος) | KRT-A4-80-500 | Από τον κωδικό διαβάζονται τα χαρακτηριστικά του προϊόντος· δίνει τάξη σε προϊόντα με πολλές παραλλαγές. | Μακραίνει, ο κανόνας διευρύνεται με κάθε νέο χαρακτηριστικό· αν μια πληροφορία που αλλάζει έχει μπει στον κωδικό, ο κωδικός αρχίζει να δίνει λάθος πληροφορία. |
Αν δεν είστε σίγουροι, επιλέξτε το δεύτερο σύστημα. Η γοητεία του κωδικού με νόημα είναι ότι μπορείτε να διαβάσετε το προϊόν από τον κωδικό· αυτό όμως το κάνει ήδη το όνομα του προϊόντος. Ο ρόλος του κωδικού δεν είναι να διαβάζεται, αλλά να ορίζει το προϊόν χωρίς να μπερδεύεται.
Παραδείγματα κωδικών αποθέματος
Πώς φαίνεται το σύστημα προθέματος κατηγορίας + αύξοντα αριθμού σε διαφορετικές δουλειές. Οι κωδικοί και τα προϊόντα είναι μόνο παραδείγματα:
| Δραστηριότητα | Κωδικός αποθέματος | Προϊόν | Σημείωση |
|---|---|---|---|
| Χαρτοπωλείο | KRT-0001 | Copier A4 Χαρτί φωτοτυπιών 80 g, πακέτο 500 φύλλων | Πρόθεμα + αύξων αριθμός· σε προϊόν με barcode, γράφεται στην καρτέλα και το barcode του παραγωγού. |
| Σιδηρικά | HRD-0142 | Γαλβανισμένη βίδα 4×40 mm, κουτί των 100 | Το μέγεθος γράφεται στο όνομα του προϊόντος, όχι στον κωδικό· η ίδια βίδα 4×50 θα γίνει HRD-0143. |
| Ένδυση | GYM-0027-KRM-M | Βασικό μπλουζάκι, κόκκινο, μέγεθος M | Κωδικός βασικού μοντέλου + επίθημα χρώματος + μεγέθους· επειδή κάθε χρώμα-μέγεθος αποθηκεύεται χωριστά, έχει χωριστό κωδικό. |
| Ανταλλακτικά | YDK-0310 | Τακάκι φρένων (αριθμός ανταλλακτικού παραγωγού 04465-XXXXX) | Ο αριθμός ανταλλακτικού του παραγωγού τηρείται σε ξεχωριστό πεδίο ή στο όνομα του προϊόντος· ο εσωτερικός κωδικός μένει σύντομος. |
| Σούπερ μάρκετ / τρόφιμα | 8690000000000 (EAN-13) | Συσκευασμένο προϊόν | Το barcode του παραγωγού είναι ήδη μοναδικός κωδικός· δεν χρειάζεται να δοθεί επιπλέον εσωτερικός κωδικός. Στα προϊόντα που ζυγίζονται και στα χύμα δίνεται εσωτερικός κωδικός. |
Κωδικός αποθέματος σε προϊόντα με παραλλαγές
Κάθε προϊόν που διαφέρει σε χρώμα, μέγεθος ή βάρος και αποθηκεύεται χωριστά έχει χωριστό κωδικό. Αν το κόκκινο και το μπλε μπλουζάκι μετριούνται μαζί με έναν κωδικό, δεν φαίνεται ποιο από τα δύο τελείωσε· και η απόφαση παραγγελίας παίρνεται λάθος. Υπάρχουν δύο τρόποι:
Νέος αύξων αριθμός για κάθε παραλλαγή. TSH-0012 κόκκινο M, TSH-0013 κόκκινο L. Ο κωδικός μένει σύντομος, η πληροφορία της παραλλαγής βρίσκεται στο όνομα του προϊόντος. Επαρκεί για επιχειρήσεις με λίγες παραλλαγές.
Βασικός κωδικός + σταθερό επίθημα. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Όλες οι παραλλαγές του ίδιου μοντέλου ταξινομούνται δίπλα-δίπλα στον κωδικό. Καθορίστε σε μια λίστα τις συντομογραφίες των επιθημάτων (KRM, MAV, S, M, L)· αν χρησιμοποιηθούν δύο διαφορετικές συντομογραφίες για το ίδιο χρώμα, το σύστημα διαλύεται.
Πώς δημιουργείται ο κωδικός αποθέματος; Έξι βήματα
1. Φτιάξτε τη λίστα κατηγοριών
Χωρίστε τα προϊόντα σας σε 5–15 κύριες ομάδες και δώστε σε κάθε ομάδα ένα πρόθεμα δύο ή τριών γραμμάτων, γραμμένο με λατινικούς χαρακτήρες χωρίς ειδικά σύμβολα: KRT (χαρτικά), TMZ (καθαριστικά), HRD (σιδηρικά). Κρατήστε τον αριθμό των ομάδων μικρό· αν ανοίγετε νέο πρόθεμα για κάθε μικρή διαφορά, ο κωδικός καταλήγει σε χάος από «κωδικούς με νόημα».
2. Αποφασίστε πόσα ψηφία θα έχει
Δείτε πόσα προϊόντα έχει σήμερα η μεγαλύτερη ομάδα σας και πόσα μπορεί να φτάσει σε μερικά χρόνια. Αν θα μείνει κάτω από 1.000, αρκούν τρία ψηφία· αν θα μείνει κάτω από 10.000, τέσσερα. Το να αυξήσετε αργότερα τα ψηφία σημαίνει να αλλάξετε όλους τους κωδικούς· το να διαλέξετε ένα ψηφίο παραπάνω κοστίζει ελάχιστα.
3. Ορίστε κανόνα για τις παραλλαγές
Αν το ίδιο προϊόν σε διαφορετικό χρώμα, μέγεθος ή βάρος διατηρείται σε ξεχωριστό απόθεμα, κάθε παραλλαγή έχει δικό της κωδικό. Είτε δίνετε σε κάθε παραλλαγή νέο σειριακό αριθμό (TSH-0012, TSH-0013) είτε προσθέτετε στο τέλος του βασικού κωδικού μια κατάληξη σταθερού μήκους (GYM-0027-KRM-M). Όποιον τρόπο επιλέξετε, εφαρμόστε τον σε όλα τα προϊόντα.
4. Ξεχωρίστε τα προϊόντα με barcode
Στα προϊόντα που έχουν barcode κατασκευαστή, το barcode είναι ήδη μοναδικός κωδικός· δεν είναι υποχρεωτικό να τους δώσετε ξεχωριστό εσωτερικό κωδικό. Δώστε εσωτερικό κωδικό μόνο σε προϊόντα χωρίς barcode, ζυγιζόμενα ή δικής σας παραγωγής· για το πώς θα ξεχωρίσετε ποια προϊόντα έχουν barcode, δείτε τον οδηγό παρακολούθηση αποθέματος με barcode.
5. Δώστε τους κωδικούς και γράψτε τη λίστα κανόνων
Σε κάθε ομάδα δίνετε κωδικούς με σειρά, ξεκινώντας από το 0001. Κρατήστε τη λίστα προθεμάτων και τον τελευταίο αριθμό που χρησιμοποιήθηκε σε κάθε ομάδα σε ένα μόνο σημείο· όταν έρχεται νέο προϊόν, ο κωδικός πρέπει να παίρνεται από αυτή τη λίστα από ένα μόνο άτομο ή με έναν μόνο κανόνα.
6. Βάλτε ετικέτες και περάστε τον στην καρτέλα
Γράψτε τον κωδικό στην καρτέλα αποθέματος του προϊόντος και κολλήστε την ετικέτα στο ράφι ή στο ίδιο το προϊόν. Όλα τα πεδία της καρτέλας όπου καταχωρείται ο κωδικός περιγράφονται στον οδηγό τι είναι η καρτέλα αποθέματος και πώς δημιουργείται.
Δημιουργία κωδικού αποθέματος στο Excel
Αν η λίστα προϊόντων σας είναι στο Excel, μπορείτε να παράγετε τους κωδικούς με έναν μόνο τύπο. Έστω ότι στη στήλη Α είναι το όνομα του προϊόντος και στη στήλη Β το πρόθεμα της κατηγορίας (KRT, TMZ…). Γράψτε το παρακάτω στο κελί C2 και σύρετέ το προς τα κάτω:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")
Επειδή ο τύπος μετράει κάθε πρόθεμα ξεχωριστά, τα KRT αριθμούνται από το KRT-0001 και τα TMZ από το TMZ-0001. Ο τύπος παραπάνω είναι η αγγλική εκδοχή· στο τουρκικό
Excel γράφεται =B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000").
Σημαντικό: μόλις δημιουργηθούν οι κωδικοί, αντιγράψτε τη στήλη C και κάντε επικόλληση ως τιμές. Αν ο κωδικός μείνει τύπος, όταν προστεθεί γραμμή ανάμεσα, διαγραφεί γραμμή ή αλλάξει η ταξινόμηση, θα αριθμηθεί ξανά αυτόματα και το χθεσινό KRT-0014 θα δείχνει σήμερα άλλο προϊόν. Για να κρατάτε τους κωδικούς σε έτοιμες στήλες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρότυπο Excel για παρακολούθηση αποθέματος.
Μετάβαση από άναρχους κωδικούς στη νέα τάξη
Όταν διορθώνετε μια λίστα όπου επί χρόνια διαφορετικά άτομα έδιναν κωδικούς με διαφορετικό τρόπο, μη διαγράφετε τον παλιό κωδικό: αφήστε στη λίστα μια στήλη παλιός κωδικός και γράψτε δίπλα τον νέο. Συνδυάστε τη μετάβαση με μια ημέρα απογραφής· το αρχικό απόθεμα των καρτελών που ανοίγουν με τον νέο κωδικό ας προέρχεται από εκείνη την απογραφή. Επειδή ο παλιός κωδικός θα εμφανίζεται ακόμη για κάποιο διάστημα σε παλιά τιμολόγια και στην αλληλογραφία με προμηθευτές, φυλάξτε τη λίστα αντιστοίχισης παλιών και νέων κωδικών. Για το πώς οργανώνεται η ημέρα απογραφής, δείτε τον οδηγό πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης.
Ο κωδικός αποθέματος στο Ofisx
Στη φόρμα προσθήκης προϊόντος του Ofisx δεν υπάρχει ξεχωριστό πεδίο «κωδικός αποθέματος»· ο κωδικός που ορίζει το προϊόν είναι το πεδίο Barcode. Στο προϊόν με barcode κατασκευαστή σαρώνετε το barcode, ενώ στο προϊόν χωρίς barcode γράφετε στο ίδιο πεδίο τον εσωτερικό κωδικό που του δώσατε (π.χ. KRT-0001). Για να ορίσετε σε ένα προϊόν και το barcode του κατασκευαστή και τον εσωτερικό κωδικό, χρειάζονται περισσότερα barcode· αυτό είναι η λειτουργία Πολλαπλά barcode και περιλαμβάνεται στο Premium. Αντί να καταχωρίσετε ένα ένα τα προϊόντα της λίστας που ετοιμάσατε με κωδικούς στο Excel, μπορείτε να τα εισαγάγετε μαζικά· αφού ανοίξουν οι καρτέλες, οι πωλήσεις, η παραλαβή εμπορευμάτων και η απογραφή γίνονται σαρώνοντας αυτόν τον κωδικό.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ο κωδικός αποθέματος;
Ο κωδικός αποθέματος είναι ένας σύντομος κωδικός που ορίζει ένα προϊόν ανεξάρτητα από το όνομά του και μόνος του. Στις πωλήσεις, στην παραλαβή εμπορευμάτων, στην απογραφή και στις αναφορές χρησιμοποιείται αυτός ο κωδικός αντί για το όνομα του προϊόντος· έτσι, οι διαφορετικοί τρόποι γραφής του ίδιου προϊόντος δεν εμφανίζονται ως ξεχωριστά προϊόντα.
Πώς πρέπει να είναι ο κωδικός αποθέματος;
Πρέπει να είναι μοναδικός, σύντομος, σταθερού μήκους και χωρίς ειδικούς χαρακτήρες ή κενά. Πληροφορίες που μπορεί να αλλάξουν, όπως τιμή, προμηθευτής ή ράφι, δεν πρέπει να μπαίνουν στον κωδικό. Η πιο διαδεδομένη και ισορροπημένη διάταξη είναι πρόθεμα κατηγορίας συν σειριακός αριθμός: KRT-0001.
Είναι το ίδιο ο κωδικός αποθέματος και το barcode;
Κάνουν την ίδια δουλειά, αλλά η προέλευσή τους διαφέρει. Το barcode είναι συνήθως ο κωδικός που δίνει ο κατασκευαστής στο προϊόν και είναι τυπωμένος στη συσκευασία· ο κωδικός αποθέματος είναι ο κωδικός που δίνει η ίδια η επιχείρηση. Στο προϊόν που έχει barcode, το barcode μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί για κωδικό αποθέματος· στο προϊόν χωρίς barcode δίνεται εσωτερικός κωδικός και, αν θέλετε, τυπώνεται ετικέτα barcode για αυτόν τον κωδικό.
Ο κωδικός αποθέματος είναι ο κωδικός λογαριασμού της λογιστικής;
Όχι. Ο κωδικός αποθέματος ορίζει ένα μεμονωμένο προϊόν· ο κωδικός λογαριασμού στη λογιστική δείχνει τον λογαριασμό όπου παρακολουθείται το σύνολο των αποθεμάτων. Για ερωτήσεις σχετικά με το λογιστικό σχέδιο συμβουλευτείτε τον λογιστή σας· τη διάταξη των κωδικών αποθέματος την καθορίζετε μόνοι σας ανάλογα με τις ανάγκες της αποθήκης και των πωλήσεων.
Πόσα ψηφία πρέπει να έχει ο κωδικός αποθέματος;
Ο σειριακός αριθμός μετά το πρόθεμα πρέπει να επαρκεί για το μέγεθος που θα έχει η μεγαλύτερη ομάδα προϊόντων σας σε μερικά χρόνια: τρία ψηφία για λιγότερα από 1.000 προϊόντα, τέσσερα για λιγότερα από 10.000. Αν κρατήσετε το συνολικό μήκος, μαζί με το πρόθεμα, σε οκτώ έως δέκα χαρακτήρες, μειώνονται τα λάθη στην χειροκίνητη καταχώριση.
Αν το ίδιο προϊόν έρχεται από διαφορετικό προμηθευτή, δίνεται ξεχωριστός κωδικός αποθέματος;
Όχι. Αν το προϊόν είναι το ίδιο, ο κωδικός είναι ο ίδιος· ο προμηθευτής δεν γράφεται στον κωδικό. Αν ανοίξετε ξεχωριστό κωδικό ανά προμηθευτή, το απόθεμα του ίδιου προϊόντος χωρίζεται στα δύο και, ενώ το ένα τελειώνει, το άλλο φαίνεται να μένει στο ράφι.
Πώς δημιουργείται αυτόματα ο κωδικός αποθέματος στο Excel;
Γράφοντας το πρόθεμα κατηγορίας σε μια στήλη και συνδυάζοντας τις συναρτήσεις TEXT και COUNTIF σε έναν μόνο τύπο, μπορείτε να αριθμήσετε κάθε πρόθεμα ξεχωριστά από το 0001· ο ίδιος ο τύπος βρίσκεται στην ενότητα Δημιουργία κωδικού αποθέματος στο Excel. Όταν δημιουργηθούν οι κωδικοί, αντιγράψτε τη στήλη και κάντε επικόλληση ως τιμές· διαφορετικά, αν διαγραφεί γραμμή ή αλλάξει η ταξινόμηση, οι κωδικοί θα αλλάξουν από μόνοι τους.
Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-30
Είσοδος-έξοδος με κωδικό και barcode στην εφαρμογή
Γράψτε τον κωδικό μία φορά στην καρτέλα· οι πωλήσεις, η παραλαβή εμπορευμάτων και η απογραφή θα γίνονται σαρώνοντας αυτόν τον κωδικό.
Εισαγάγετε τη λίστα προϊόντων με τους κωδικούς
Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό και εισαγάγετε τη λίστα προϊόντων που κωδικοποιήσατε στο Excel· οι καρτέλες αποθέματος θα είναι έτοιμες σε λίγα λεπτά.