Πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης;

Τα παρακάτω έξι βήματα εφαρμόζονται με την ίδια σειρά τόσο σε μια μικρή επιχείρηση με μία αποθήκη όσο και σε μια αποθήκη με περισσότερα συστήματα ραφιών.

1. Επιλέξτε την ημέρα απογραφής και σταματήστε την κίνηση

Η απογραφή γίνεται τη στιγμή που η αποθήκη είναι ακινητοποιημένη. Επιλέξτε ώρα μετά το κλείσιμο ή Σαββατοκύριακο· σταματήστε την παραλαβή και την αποστολή μέχρι να τελειώσει η απογραφή. Ξεχωρίστε τα εμπορεύματα που περιμένουν στη ράμπα έξω από τον χώρο απογραφής και σημειώστε τα ως «δεν καταμετρώνται» — η συνηθέστερη αιτία των διαφορών στην απογραφή είναι τα εμπορεύματα που μπαίνουν ή βγαίνουν ενώ η απογραφή βρίσκεται σε εξέλιξη.

2. Προετοιμάστε την αποθήκη για την απογραφή

Συγκεντρώστε τα ράφια όπου είναι διασκορπισμένο το ίδιο προϊόν, κλείστε τα ανοιχτά κιβώτια και βεβαιωθείτε ότι οι ετικέτες των ραφιών διαβάζονται. Χωρίστε την αποθήκη σε ζώνες με σειρά διάδρομος-ράφι-θέση και αναθέστε κάθε ζώνη σε ένα άτομο· έτσι κανένα ράφι δεν καταμετράται δύο φορές ή καμία.

3. Εκτυπώστε λίστα τυφλής καταμέτρησης

Η λίστα να έχει κωδικό προϊόντος, όνομα, διεύθυνση ραφιού και μια κενή στήλη «καταμετρημένη ποσότητα»· μην γράψετε την ποσότητα του συστήματος στη λίστα. Όποιος βλέπει την ποσότητα του συστήματος τείνει να την επιβεβαιώσει αντί να μετρήσει. Αυτή η μέθοδος λέγεται τυφλή καταμέτρηση και είναι το μοναδικό βήμα που βελτιώνει περισσότερο την ακρίβεια της απογραφής.

4. Μετρήστε τα ράφια με τη σειρά

Προχωρήστε ζώνη-ζώνη, με τη σειρά των ραφιών· μην περιφέρεστε στην αποθήκη για να ψάξετε προϊόντα. Στα προϊόντα με barcode, η σάρωση με την κάμερα του κινητού είναι και ταχύτερη και πιο ακριβής από την πληκτρολόγηση. Αν εργάζονται δύο άτομα, ο ένας να μετρά και ο άλλος να γράφει, ζητήστε να επαναλαμβάνεται η ποσότητα φωναχτά.

5. Βρείτε τις διαφορές και καταμετρήστε ξανά όσα βγήκαν με διαφορά

Εισαγάγετε στο σύστημα τις καταμετρημένες ποσότητες και συγκρίνετέ τες με τις ποσότητες του συστήματος. Κάθε προϊόν με διαφορά να το ξαναμετρήσει κάποιος άλλος εκτός από τον πρώτο που το μέτρησε. Το μεγαλύτερο μέρος των διαφορών δεν είναι πραγματική απώλεια, αλλά προϊόν που τοποθετήθηκε σε λάθος ράφι ή που άνοιξε με δύο διαφορετικούς κωδικούς.

6. Γράψτε την αιτία της διαφοράς και διορθώστε το απόθεμα

Μετά τη δεύτερη καταμέτρηση περάστε στο σύστημα τη διαφορά που απομένει, αλλά πρώτα σημειώστε την αιτία: σπασμένα/φύρα, λάθος αποστολή, πώληση που δεν καταχωρίστηκε, κλοπή. Μια διόρθωση χωρίς καταγεγραμμένη αιτία δεν εμποδίζει την ίδια διαφορά να ξαναβγεί στην επόμενη απογραφή. Αν ένα μέρος της διαφοράς εξηγείται ως «είχε σπάσει, δεν καταχωρίστηκε», το πρόβλημα δεν βρίσκεται στην απογραφή αλλά στην καταγραφή της φύρας· την καταγραφή της φύρας την ημέρα που συμβαίνει την περιγράψαμε στον οδηγό τι είναι η φύρα και πώς τηρείται το αρχείο φύρας. Τέλος, καταχωρίστε ποιοι έκαναν την απογραφή, ποιες ημέρες και ώρες, και το αποτέλεσμα ελλείψεων-πλεονασμάτων σε ένα έγγραφο που θα υπογράψει η ομάδα απογραφής· υπάρχει ένα δωρεάν υπόδειγμα πρακτικού απογραφής αποθέματος που συμπληρώνει αυτόματα τη σύνοψη του αποτελέσματος από τη λίστα προϊόντων.

Πλήρης ή κυκλική απογραφή;

Οι δύο μέθοδοι δεν είναι εναλλακτικές, αλλά συμπληρωματικές:

Στην κυκλική απογραφή, όταν επιλέγετε με ποια προϊόντα θα ξεκινήσετε, βάλτε πρώτα τα προϊόντα με υψηλή αξία και γρήγορη κυκλοφορία· αυτά κουβαλούν τον πραγματικό τζίρο.

Υπολογίστε το ποσοστό ακρίβειας αποθέματος

Μπορείτε να παρακολουθείτε με έναν μόνο αριθμό αν η απογραφή αποδίδει:

Ποσοστό ακρίβειας αποθέματος = (είδη προϊόντων χωρίς διαφορά ÷ συνολικά είδη προϊόντων που καταμετρήθηκαν) × 100

Αν καταμετρήσατε 500 είδη και τα 465 συμφωνούν απόλυτα με τα αρχεία, το ποσοστό ακρίβειάς σας είναι 93%. Καταγράφετε αυτό το ποσοστό σε κάθε απογραφή· στόχος δεν είναι να φτάσετε σε έναν συγκεκριμένο αριθμό, αλλά να ανεβαίνει το ποσοστό από απογραφή σε απογραφή. Αν το ποσοστό πέφτει, το πρόβλημα δεν είναι στη μέθοδο απογραφής αλλά στις καθημερινές καταχωρίσεις εισόδου-εξόδου — επανεξετάστε από την αρχή την εγκατάσταση της παρακολούθησης αποθέματος αποθήκης.

Ό,τι διευκολύνει την απογραφή: η προετοιμασία

Ο λόγος που η απογραφή τραβάει σε μάκρος συνήθως δεν είναι η καταμέτρηση, αλλά η αναζήτηση προϊόντων. Η διευθυνσιοδότηση των ραφιών, ο μοναδικός κωδικός σε κάθε προϊόν και ο ορισμός των κρίσιμων επιπέδων συντομεύουν την ημέρα της απογραφής. Το κρίσιμο επίπεδο μπορείτε να το βρείτε με τον υπολογιστή κρίσιμου αποθέματος, και αν θα κάνετε την απογραφή στο Excel, μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν πρότυπο απογραφής αποθήκης.

Αν κάνετε την απογραφή με πρόγραμμα, η δουλειά γίνεται πιο σύντομη: σαρώνετε το barcode, η ποσότητα του συστήματος και η καταμετρημένη ποσότητα εμφανίζονται δίπλα-δίπλα, και υπολογίζονται η διαφορά και το ποσό της διαφοράς. Τις οθόνες θα τις βρείτε στη σελίδα των λειτουργιών, και για εργασία στην αποθήκη με το κινητό στις εκδόσεις για κινητό και web.

Συχνές ερωτήσεις

Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-25

Κάντε την πρώτη σας απογραφή με το κινητό

Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, εισαγάγετε τη λίστα σας από το Excel και σαρώστε το barcode καθώς περπατάτε στα ράφια.