Τι είναι η φθορά (fire) και πώς τηρείται το αρχείο φθορών;

Η φθορά που δεν καταγράφεται δεν εξαφανίζεται· επιστρέφει την ημέρα της καταμέτρησης ως διαφορά με άγνωστη αιτία. Ο οδηγός αυτός εξηγεί τους τύπους φθοράς, πώς εμφανίζεται στο σούπερ μάρκετ, πώς τηρείται το αρχείο φθορών και ποια είναι τα βήματα μιας διαδικασίας φθοράς.

Τύποι φθοράς

Το να εντοπίζετε το προϊόν που πλησιάζει στη λήξη πριν γίνει φθορά είναι η ίδια συνήθεια με το να προσέχετε το εμπόρευμα που περιμένει στο ράφι εδώ και μήνες· το πώς καταγράφεται ένα προϊόν χωρίς κίνηση εξηγείται στον οδηγό τι είναι το νεκρό απόθεμα.

Φθορά στο σούπερ μάρκετ: ένα δείγμα βιβλίου φθορών

Στο σούπερ μάρκετ η φθορά προκύπτει συχνότερα στα τμήματα φρέσκων προϊόντων: ημερομηνία λήξης στα γαλακτοκομικά και στα αλλαντικά, σάπισμα και απώλεια νερού στα φρούτα και λαχανικά, ψωμί της προηγούμενης ημέρας στον φούρνο, υπολείμματα καθαρισμού στο κρεοπωλείο, σπασμένα γυάλινα μπουκάλια στο τμήμα ποτών. Παρακάτω υπάρχει το βιβλίο φθορών μιας ημέρας ενός σούπερ μάρκετ· τα προϊόντα και οι ποσότητες είναι μόνο παράδειγμα:

Σε συμφωνίες όπου ο προμηθευτής παίρνει πίσω το προϊόν που έχει λήξει, το εμπόρευμα πηγαίνει ως επιστροφή· γι' αυτό η στήλη «τελική τύχη» δείχνει αν η φθορά είναι πράγματι ζημιά για την επιχείρηση.

Τι πρέπει να περιέχει η καταγραφή φθοράς

Ημερομηνία. Η ημέρα που εντοπίστηκε η φθορά. Η περιοδική σύνοψη και η σύγκριση με την καταμέτρηση βασίζονται σε αυτήν.

Προϊόν. Το όνομα μαζί με τον κωδικό ή το barcode· αν το ίδιο προϊόν γράφεται με δύο διαφορετικά ονόματα, η σύνοψη αλλοιώνεται.

Ποσότητα και μονάδα. Με τη μονάδα με την οποία τηρείται το απόθεμα: τεμάχια, κιλά, λίτρα.

Αιτία. Μία από τις πέντε κατηγορίες: θραύση, αλλοίωση/ημερομηνία λήξης, απώλεια/κλοπή, παραγωγή-επεξεργασία, φυσική φθορά. Μια σταθερή λίστα αντί για ελεύθερο κείμενο επιτρέπει το άθροισμα ανά αιτία στο τέλος της περιόδου.

Αυτός που εντόπισε και αυτός που ενέκρινε. Προτιμάται να είναι δύο διαφορετικά πρόσωπα· αν αυτός που γράφει τη φθορά και αυτός που την εγκρίνει είναι το ίδιο πρόσωπο, δεν υπάρχει έλεγχος.

Τελική τύχη. Επιστροφή, πώληση με έκπτωση ή καταστροφή. Στην καταστροφή συντάσσεται επιπλέον πρακτικό.

Αν το τηρείτε σε Excel, αυτά τα έξι πεδία είναι έξι στήλες· για να δείτε την αξία κόστους, προσθέστε δίπλα την τιμή αγοράς και τη στήλη ποσότητα × τιμή.

Η φθορά και η διαφορά καταμέτρησης δεν είναι το ίδιο

Αν η φθορά γραφτεί εγκαίρως, δεν εμφανίζεται ως διαφορά στην καταμέτρηση. Αν ένα μέρος της διαφοράς που προκύπτει στην καταμέτρηση εξηγείται εκ των υστέρων με το «είχε σπάσει, δεν είχε γραφτεί», το πρόβλημα δεν είναι στην καταμέτρηση αλλά στην παράλειψη καταγραφής της φθοράς. Το πώς βρίσκεται η διαφορά την ημέρα της καταμέτρησης και πώς κλείνει με την αιτία της το εξηγούμε στον οδηγό πώς γίνεται η καταμέτρηση αποθήκης.

Διαδικασία φθοράς: έξι βήματα

1. Γράψτε τις αιτίες φθοράς και την εξουσία έγκρισης

Αρχικά καταγράψτε γραπτώς ποιες περιπτώσεις θεωρούνται φθορά (οι πέντε παραπάνω τύποι) και ποιος θα εγκρίνει τη φθορά. Η φθορά χωρίς εξουσία έγκρισης ανοίγει το κενό «γράφτηκε ως απώλεια και κανείς δεν ρώτησε»· είναι συνηθισμένη πρακτική να προβλέπεται δεύτερη έγκριση για φθορά που ξεπερνά ένα ορισμένο ποσό.

2. Ξεχωρίστε το εμπόρευμα φθοράς από το πωλήσιμο απόθεμα

Αφαιρέστε από το ράφι την ίδια ημέρα το προϊόν που έσπασε, αλλοιώθηκε ή έληξε και βάλτε το σε ξεχωριστό κουτί ή χώρο «φθοράς». Το εμπόρευμα φθοράς που μένει στο ράφι είτε πωλείται κατά λάθος είτε μετράται στην καταμέτρηση σαν πωλήσιμο απόθεμα.

3. Καταγράψτε την ίδια ημέρα

Γράψτε κάθε φθορά την ημέρα που συμβαίνει: ημερομηνία, προϊόν (με κωδικό ή barcode), ποσότητα και μονάδα, αιτία, πρόσωπο που την εντόπισε. Στην καταγραφή φθοράς που γράφεται από μνήμης μερικές ημέρες αργότερα, χάνονται η ποσότητα και η αιτία· η φθορά που δεν καταγράφεται καθόλου επιστρέφει την ημέρα της καταμέτρησης ως ανεξήγητη διαφορά.

4. Ζητήστε έγκριση και γράψτε την τελική τύχη

Το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο βλέπει το εμπόρευμα φθοράς, εγκρίνει την καταγραφή και γράφει την τελική τύχη του εμπορεύματος: επιστροφή στον προμηθευτή, πώληση με έκπτωση αν είναι μερικώς κατεστραμμένο, ή καταστροφή. Για το εμπόρευμα που καταστρέφεται, συντάξτε πρακτικό που δείχνει ποιος, πότε και πώς το κατέστρεψε· μπορεί να προστεθεί στην καταγραφή και φωτογραφία του σπασμένου προϊόντος.

5. Αφαιρέστε από το απόθεμα

Περάστε την εγκεκριμένη φθορά στην καρτέλα αποθέματος, ώστε η ποσότητα στο σύστημα να παραμένει ίδια με αυτή του ραφιού. Η φθορά που δεν αφαιρείται από το απόθεμα είναι εμπόρευμα που φαίνεται ότι «υπάρχει» αλλά δεν μπορεί να πωληθεί, μέχρι την επόμενη καταμέτρηση· γι' αυτό καθυστερεί και η ειδοποίηση κρίσιμου αποθέματος.

6. Συνοψίστε στο τέλος της περιόδου

Στο τέλος του μήνα ή του τριμήνου αθροίστε τις καταγραφές φθοράς ανά προϊόν και αιτία. Από αυτή τη σύνοψη φαίνεται ποιο προϊόν παρουσιάζει τη μεγαλύτερη φθορά και για ποια αιτία. Στείλτε τη λίστα φθορών μαζί με την αξία κόστους (ποσότητα × τιμή αγοράς) στον λογιστή σας· η λογιστική εγγραφή βασίζεται σε αυτή τη λίστα.

Ποσοστό φθοράς

Όταν το αρχείο φθορών τηρείται τακτικά, μπορεί να υπολογιστεί και το ποσοστό φθοράς της περιόδου· η σύγκριση ανά προϊόν ή ανά τμήμα δείχνει πού συγκεντρώνεται η φθορά. Για να κάνετε τον υπολογισμό με παραδείγματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν εργαλείο υπολογισμού ποσοστού φθοράς.

Η λογιστική πλευρά

Η φθορά είναι εμπόρευμα που αφαιρείται από την καταγραφή αποθέματος και έχει αντίστοιχο και στη λογιστική. Ωστόσο, το πώς τεκμηριώνεται η φθορά, ποια πρακτικά απαιτούνται, η φορολογική της αντιμετώπιση και η ενέργεια όσον αφορά τον ΦΠΑ εξαρτώνται από τη νομοθεσία και από τον τύπο της φθοράς — συμβουλευτείτε σχετικά τον λογιστή σας. Η δουλειά της αποθήκης είναι να τηρεί πλήρη τη λίστα που θα χρειαστεί ο λογιστής: ημερομηνία, προϊόν, ποσότητα, αιτία, πρόσωπο έγκρισης, τελική τύχη και αξία κόστους.

Φθορά στο Ofisx

Στο Ofisx δεν υπάρχει ξεχωριστή οθόνη καταγραφής φθοράς ή απωλειών. Ο τρόπος να αποτυπώσετε τη φθορά στο απόθεμα είναι η οθόνη Καταμέτρηση Αποθέματος: σαρώνετε ή αναζητάτε το προϊόν που έχει φθορά και καταχωρείτε την ποσότητα που έμεινε στο ράφι· η οθόνη δείχνει τη διαφορά ως Έλλειμμα ή Πλεόνασμα και όταν πατήσετε Εφαρμογή Καταμέτρησης, ενημερώνεται στην ποσότητα που μετρήσατε το απόθεμα μόνο των προϊόντων που μετρήσατε. Σε αυτή την οθόνη δεν υπάρχει πεδίο αιτίας ή σημείωσης· την αιτία, τον εγκρίνοντα και την τελική τύχη της φθοράς κρατήστε τα με τα παραπάνω πεδία σε ξεχωριστό βιβλίο φθορών (σε χαρτί ή Excel). Αν επιστρέφετε το κατεστραμμένο εμπόρευμα στον προμηθευτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο Επιστροφή προμηθευτή στην ενότητα Επιστροφές. Για το σύνολο του τρόπου καταχώρησης των κινήσεων δείτε τον οδηγό πώς γίνεται η παρακολούθηση αποθέματος αποθήκης.

Συχνές ερωτήσεις

Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-25

Η ποσότητα στο απόθεμα να παραμένει ίδια με αυτή του ραφιού

Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, εισαγάγετε τη λίστα προϊόντων σας από Excel· πωλήσεις, παραλαβή εμπορευμάτων και καταμέτρηση να συναντιούνται στην ίδια καταγραφή.