Πώς γίνεται η διαχείριση αποθέματος με barcode;

Το barcode δεν στήνει τη διαχείριση αποθέματος — κάνει ήδη στημένη διαχείριση πιο γρήγορη και χωρίς λάθη. Αν τα προϊόντα δεν έχουν κωδικό και καταχώριση, δεν υπάρχει και πού να σαρώσετε barcode. Αν το σύστημα καταχωρίσεων δεν έχει στηθεί ακόμη, ολοκληρώστε πρώτα τα πέντε βήματα του οδηγού πώς γίνεται η διαχείριση αποθέματος αποθήκης· αυτή η σελίδα περιγράφει την πλευρά του barcode σε αυτό το σύστημα.

Σε τι χρησιμεύει το barcode και σε τι διαφέρει από την πληκτρολόγηση;

Η διαφορά δεν είναι η ταχύτητα αλλά το ποσοστό λαθών. Το να παραλείψετε ένα ψηφίο σε κωδικό προϊόντος που γράφετε με το χέρι, να πατήσετε διπλανό πλήκτρο και να γράψετε σε λάθος γραμμή της λίστας είναι συνηθισμένα· καθένα από αυτά χαλά αθόρυβα το απόθεμα και η διαφορά βγαίνει μόνο την ημέρα της καταμέτρησης. Σε ένα barcode που σαρώνεται δεν γίνονται αυτά τα λάθη. Το δεύτερο όφελος είναι ότι η καταχώριση γίνεται αμέσως: σε μια αποθήκη όπου οι καταχωρίσεις γίνονται μαζικά στο τέλος της ημέρας, δεν ξέρετε ποτέ ποιο είναι το απόθεμα μέσα στη μέρα.

Ποιο barcode θα χρησιμοποιήσετε;

Θα συναντήσετε τρεις τύπους barcode και δεν είναι το ίδιο πράγμα:

Η συνδρομή στο GS1 και ένα πραγματικό EAN-13 χρειάζονται μόνο αν θα πουλήσετε το προϊόν σας σε άλλους λιανοπωλητές. Για παρακολούθηση στο δικό σας κατάστημα ή αποθήκη, το εσωτερικό barcode που δημιουργείτε είναι απολύτως αρκετό και δωρεάν.

Διαχείριση αποθέματος με barcode σε έξι βήματα

1. Ξεχωρίστε ποια προϊόντα έχουν έτοιμο barcode

Πριν ξεκινήσετε, χωρίστε τα προϊόντα σας σε δύο ομάδες. Τα προϊόντα που έρχονται συσκευασμένα από το εργοστάσιο έχουν ήδη πάνω τους ένα barcode EAN-13 (όσα παράγονται στην Τουρκία ξεκινούν με 868) — δεν χρειάζεται να το δημιουργήσετε, αρκεί να το σαρώσετε και να το καταχωρίσετε. Στα προϊόντα που πουλιούνται χύμα, που παράγετε εσείς ή που η συσκευασία τους δεν έχει barcode, το barcode θα το δώσετε εσείς. Αν κάνετε αυτόν τον διαχωρισμό από την αρχή, τελειώνει η μισή δουλειά: στις περισσότερες επιχειρήσεις το μεγαλύτερο μέρος των προϊόντων ανήκει στην πρώτη ομάδα και το μόνο που χρειάζεται γι’ αυτά είναι η σάρωση.

2. Δημιουργήστε δικό σας κωδικό για τα προϊόντα που δεν έχουν barcode

Ο μοναδικός κανόνας που πρέπει να θυμάστε όταν δημιουργείτε δικό σας barcode είναι: ο κωδικός να είναι μοναδικός και να μην φέρει νόημα. Ο αύξων αριθμός είναι ο πιο ασφαλής (1001, 1002, 1003). Μην ενσωματώνετε στον κωδικό ιδιότητες του προϊόντος — ένας κωδικός όπως «KIRMIZI-M-01» αρχίζει να λέει ψέματα όταν αλλάξει το χρώμα ή το μέγεθος του προϊόντος. Αυτά τα εσωτερικά barcode δεν βγαίνουν έξω από το κατάστημα, άρα δεν χρειάζεται να συμμορφώνονται με το πρότυπο EAN· αρκεί να είναι μοναδικά στο δικό σας σύστημα. Κρατήστε το εύρος κωδικών ευρύ από την αρχή: αν ξεκινήσετε με 3 ψηφία, θα στριμωχτείτε στο 999ο προϊόν.

3. Εκτυπώστε την ετικέτα και κολλήστε την πάνω στο προϊόν

Αν ο κωδικός που δημιουργήσατε δεν βρίσκεται φυσικά πάνω στο προϊόν, δεν υπάρχει παρακολούθηση με barcode. Ο θερμικός εκτυπωτής ετικετών είναι ο πιο πρακτικός· για μικρό όγκο αρκεί και ένα φύλλο ετικετών A4. Κολλήστε την ετικέτα σε μια επιφάνεια του προϊόντος που δεν σκίζεται όταν ανοίγεται και, σε υγρό περιβάλλον, καλύψτε την με διάφανη ταινία. Κάθε τεμάχιο του ίδιου προϊόντος φέρει την ίδια ετικέτα· μην εκτυπώνετε κάτι που αλλάζει ανά τεμάχιο, όπως ο σειριακός αριθμός — η διαχείριση αποθέματος μετρά το προϊόν, όχι το τεμάχιο.

4. Γράψτε τα barcode στην καρτέλα προϊόντος — ένα προϊόν μπορεί να έχει πολλά barcode

Περάστε κάθε barcode στην αντίστοιχη καταχώριση προϊόντος. Η περίπτωση που παραλείπεται πιο συχνά εδώ είναι αυτή: το ίδιο προϊόν μπορεί να φέρει περισσότερα από ένα barcode. Όταν αλλάζει ο προμηθευτής, το ίδιο εμπόρευμα έρχεται με διαφορετικό EAN, το barcode του κιβωτίου είναι διαφορετικό από το barcode του μεμονωμένου προϊόντος, και το παλιό απόθεμα με τη νέα συσκευασία μένουν για ένα διάστημα δίπλα δίπλα. Η καρτέλα προϊόντος της Ofisx υποστηρίζει πολλαπλά barcode — προσθέστε το δεύτερο και το τρίτο barcode στο ίδιο προϊόν· αυτό το πεδίο περιλαμβάνεται στο πακέτο Premium, στον δωρεάν λογαριασμό κάθε προϊόν παρακολουθείται με ένα barcode. Το να ανοίξετε δεύτερη καρτέλα προϊόντος για το ίδιο εμπόρευμα χωρίζει το απόθεμα σε δύο κομμάτια — αυτή είναι η πιο συνηθισμένη πηγή λαθών αποθέματος στη διαχείριση με barcode.

5. Επιλέξτε τον σαρωτή σας: κάμερα κινητού ή USB σαρωτής

Υπάρχουν δύο δρόμοι και η επιλογή εξαρτάται από τον όγκο. Η εφαρμογή στο κινητό διαβάζει με την κάμερα· σας επιτρέπει να δουλεύετε περπατώντας στην αποθήκη χωρίς να αγοράσετε ξεχωριστό εξοπλισμό και αρκεί για χαμηλό και μεσαίο όγκο. Ο σαρωτής barcode USB (ή Bluetooth) συνδέεται στον υπολογιστή και στέλνει τον κωδικό που διαβάζει σαν να πληκτρολογήθηκε από το πληκτρολόγιο· το πλαίσιο σάρωσης του web πάνελ λειτουργεί έτσι: ο σαρωτής γράφει τον κωδικό και πατά Enter στο τέλος. Στην εντατική παραλαβή εμπορευμάτων και στο ταμείο ο σαρωτής USB είναι αισθητά πιο γρήγορος — τον ρυθμό ενός προϊόντος το δευτερόλεπτο τον κρατάτε μόνο με αυτόν.

6. Σαρώνετε σε κάθε κίνηση: παραλαβή εμπορευμάτων, πώληση, καταμέτρηση

Το όφελος του barcode φαίνεται τη στιγμή της καταχώρισης, όχι τη στιγμή της εγκατάστασης. Σαρώστε σε τρία σημεία: στην παραλαβή εμπορευμάτων (σαρώνοντας το κιβώτιο που φτάνει αυξάνετε το απόθεμα και το συγκρίνετε με το δελτίο αποστολής), στην πώληση ή έξοδο (το απόθεμα μειώνεται αυτόματα) και στην απογραφή (περπατήστε ράφι-ράφι και σαρώστε κάθε προϊόν). Η διαφορά της σάρωσης από την πληκτρολόγηση στην απογραφή δεν είναι η ταχύτητα αλλά η ακρίβεια: ένα μεγάλο μέρος των διαφορών στις χειρόγραφες λίστες απογραφής δεν οφείλεται σε έλλειψη εμπορευμάτων αλλά σε καταχώριση σε λάθος γραμμή.

Κάμερα κινητού ή USB σαρωτής;

Η επιλογή δεν είναι θέμα μάρκας ή budget, αλλά του πόσες φορές την ημέρα θα σαρώνετε.

Στο Ofisx μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο: οι εφαρμογές κινητού διαβάζουν το barcode με την κάμερα, ενώ το πεδίο σάρωσης στον web πίνακα λειτουργεί με σαρωτή USB/Bluetooth — ο σαρωτής στέλνει τον κωδικό σαν να πληκτρολογήθηκε και πατά Enter στο τέλος, και το προϊόν βρίσκεται αμέσως στη λίστα. Να ξεκινήσετε με το κινητό σε μια μικρή αποθήκη και να προσθέσετε σαρωτή όταν αυξηθεί ο όγκος είναι συνηθισμένη και σωστή σειρά.

Τέσσερα συχνά λάθη

Άνοιγμα δεύτερης καρτέλας για το ίδιο προϊόν. Όταν αλλάζει ο προμηθευτής και το εμπόρευμα έρχεται με διαφορετικό EAN, το άνοιγμα νέας καρτέλας προϊόντος χωρίζει το απόθεμα στα δύο και οι δύο καρτέλες δείχνουν λάθος· το σωστό είναι να προσθέσετε το δεύτερο barcode στην ίδια καρτέλα. Ενσωμάτωση νοήματος στον κωδικό. Κωδικοί όπως «KIRMIZI-M-01» λένε ψέματα όταν αλλάξει το προϊόν· χρησιμοποιήστε αύξοντα αριθμό. Εκτύπωση της ετικέτας σε σημείο της συσκευασίας που σκίζεται. Μια ετικέτα που σκίζεται στο άνοιγμα δεν διαβάζεται στις επιστροφές και στην απογραφή. Στήσιμο του barcode και παράλειψη της σάρωσης σε κάποιο σημείο. Σε μια αποθήκη όπου σαρώνεται η παραλαβή αλλά όχι η έξοδος, το απόθεμα μόνο αυξάνεται· το όφελος του barcode έρχεται όταν σαρώνετε και στα τρία σημεία.

Πώς αλλάζει το barcode την απογραφή και το κρίσιμο επίπεδο;

Το όφελος του barcode φαίνεται καθαρότερα σε δύο σημεία. Στην απογραφή: μια ομάδα που περνά ράφι-ράφι και σαρώνει κάθε προϊόν δεν κάνει ποτέ τα λάθη «καταχώρισης σε λάθος γραμμή» της ομάδας που συμπληρώνει λίστες με το χέρι — την προετοιμασία της ημέρας απογραφής την περιγράψαμε στον οδηγό πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης. Στο κρίσιμο επίπεδο: επειδή το απόθεμα είναι ακριβές σε πραγματικό χρόνο, η ειδοποίηση «σχεδόν τελείωσε» έρχεται πριν τελειώσει πραγματικά· σε μια αποθήκη με καταχώριση συγκεντρωτικά στο τέλος της ημέρας η ίδια ειδοποίηση έρχεται πάντα μία μέρα αργά. Τον υπολογισμό του ορίου θα τον βρείτε στον οδηγό τι είναι το κρίσιμο επίπεδο αποθέματος.

Το barcode αναγνωρίζει το προϊόν, η διεύθυνση ραφιού το συνδέει με το σημείο όπου θα βρεθεί· το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο. Τη διάταξη των διευθύνσεων θα τη βρείτε στον οδηγό πώς γίνεται η διευθυνσιοδότηση ραφιών αποθήκης, το τι κάνουν οι οθόνες εισόδου-εξόδου και απογραφής με barcode στη σελίδα των λειτουργιών, και για εργασία στην αποθήκη με το κινητό δείτε τις εκδόσεις για κινητό και web. Αν κρατάτε τη λίστα προϊόντων σας στο Excel, μπορείτε να την εισαγάγετε μαζί με τη στήλη barcode και να ανακτήσετε τα barcode και κατά την εξαγωγή.

Συχνές ερωτήσεις

Τελευταία ενημέρωση: 2026-09-20

Ξεκινήστε την παρακολούθηση με barcode

Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, εισαγάγετε τη λίστα σας από το Excel με τη στήλη barcode και αρχίστε να σαρώνετε.