Какво е фира и как се води запис на фира?
Фира е стоката, която намалява от запаса, без да е продадена или използвана: счупени, развалени, с изтекъл срок на годност, изгубени продукти, както и загубите по време на обработка и производство. Фирът може да не се избегне напълно, но не бива да остава без запис; всяка фира се записва в деня, в който е настъпила, с дата, продукт, количество, причина и одобряващо лице, и се изписва от запаса.
Фира, която не е записана, не изчезва; в деня на инвентаризацията тя се връща като разлика с неизвестна причина. Това ръководство обяснява видовете фира, как изглежда тя в магазина, как се води запис на фира и стъпките на процедурата за фира.
Видове фира
| Вид | Какво означава | Пример |
|---|---|---|
| Счупване и повреда | Продукт, който се счупва, смачква или чиято опаковка се къса при транспорт, подреждане или падане от рафта. | Стъклен буркан, паднал от рафта, продукти в смачкан кашон |
| Разваляне и срок на годност | Продукт, който е изгнил, мухлясал, с прекъсната хладилна верига или не може да се продава, защото срокът му е изтекъл. | Кисело мляко с изтекъл срок, изгнили плодове, вчерашен хляб |
| Загуба и кражба | Загуба, при която се знае къде и как е станала: видяна кражба, дадено по погрешка повече на клиента, стока, изгубена при транспорт. | Кражба от рафта, заснета от камерата, кашон с липсваща стока при доставка |
| Производствена фира и фира при обработка | Непродаваемата част, която се получава при обработка, рязане, почистване или производство на продукта. | Кости и мазнини, отделени при касапина, остатъци от рязане на плат, дефектно произведена част |
| Естествена фира | Загуба на тегло или обем, която стоката търпи по своята природа без каквато и да е грешка: изпарение, изсъхване, загуба на влага. | Загуба на вода при зеленчуци и плодове, по-малко тегло при насипна стока |
Да видите продукта с наближаващ срок на годност, преди да се превърне във фира, е същият навик като да забележите стоката, чакаща на рафта от месеци; как се съставя списък на неподвижните продукти, обяснихме в ръководството какво са мъртви запаси.
Фира в магазина: примерен дневник на фира
В магазина фирът е най-голям в щандовете със свежи продукти: срок на годност при млечни продукти и колбаси, гниене и загуба на вода при плодове и зеленчуци, вчерашен хляб във фурната, остатъци от почистване при месаря, счупени стъклени бутилки в щанда за напитки. По-долу е еднодневният дневник на фира на един магазин; продуктите и количествата са само пример:
| Дата | Артикул | Количество | Причина | Установил / одобрил | Съдба на стоката |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Цедено кисело мляко 1 кг | 6 бр. | Срокът на годност е изтекъл | Служител в щанда / управител на магазина | Връщане на доставчика |
| 25.09.2026 | Домати | 3,5 кг | Гниене (отделяне) | Отговорник на плодове и зеленчуци / управител на магазина | Унищожаване |
| 25.09.2026 | Зехтин 1 л стъклена бутилка | 1 бр. | Падна от рафта и се счупи | Касиер / управител на магазина | Унищожаване |
При договорки, при които доставчикът приема обратно продукта с изтекъл срок на годност, стоката се връща; затова колоната „съдба на стоката“ показва дали фирът е действителна загуба за бизнеса.
Какво трябва да има в записа на фира
Дата. Денят, в който е забелязана фирата. Обобщението за периода и сравнението с инвентаризацията се основават на нея.
Продукт. Заедно с името — кодът или баркодът; записването на един и същ продукт с две различни имена разваля обобщението.
Количество и мерна единица. В единицата, в която се води запасът: брой, килограм, литър.
Причина. Една от петте категории: счупване, разваляне/срок на годност, загуба/кражба, производство-обработка, естествена фира. Вместо свободен текст, фиксиран списък позволява в края на периода да се сумира по причини.
Установил и одобрил. За предпочитане са две различни лица; ако този, който записва фирата, и този, който я одобрява, са едно и също лице, няма контрол.
Съдба на стоката. Връщане, продажба с намаление или унищожаване. При унищожаване се съставя и отделен протокол.
Ако водите записа в Excel, тези шест полета са шест колони; за да видите стойността на себестойността, добавете до тях покупната цена и колона количество × цена.
Фирата и разликата при инвентаризация не са едно и също
| Фира | Разлика при инвентаризация | |
|---|---|---|
| Кога се появява | В деня на събитието (при счупване, разваляне, изтичане на срока) | В деня на инвентаризацията |
| Причина | Известна и записана | Още неизвестна; проучва се |
| Как влиза в записа | Със запис на фира, след одобрение | С корекция по резултата от инвентаризацията |
| Какво показва | Кой продукт по каква причина е намалял | Че някъде в записа е пропуснато движение |
Ако фирата се записва навреме, тя не се показва като разлика при инвентаризацията. Ако част от разликата, открита при инвентаризацията, впоследствие се обяснява с „беше счупено, но не е записано“, проблемът не е в инвентаризацията, а в пропуснатия запис на фира. Как се намира разликата в деня на инвентаризацията и как се закрива с причина, обяснихме в ръководството как се прави инвентаризация на склад.
Процедура за фира: шест стъпки
1. Запишете причините за фира и правомощията за одобрение
Първо запишете кои случаи се броят за фира (петте вида по-горе) и кой я одобрява. Фира без лице с правомощия за одобрение отваря пролуката „записано като загуба, никой не попита“; често срещана практика е да се въвежда второ одобрение за фира, чиято стойност надвишава определен праг.
2. Отделете стоката за фира от продаваемия запас
Счупеният, разваленият или с изтекъл срок продукт се взема от рафта в същия ден и се поставя в отделна кутия или зона за „фира“. Стока за фира, останала на рафта, или се продава по погрешка, или при инвентаризация се брои като продаваем запас.
3. Записвайте в същия ден
Записвайте всяка фира в деня, в който е настъпила: дата, продукт (с код или баркод), количество и мерна единица, причина, установило лице. В запис на фира, направен по памет след няколко дни, количеството и причината се губят; фира, която изобщо не е записана, се връща в деня на инвентаризацията като необяснима разлика.
4. Одобрете и запишете съдбата на стоката
Оправомощеното лице вижда стоката за фира, одобрява записа и отбелязва съдбата ѝ: връщане на доставчика, продажба с намаление, ако е частично повредена, или унищожаване. За унищожената стока съставете протокол, който показва кой, кога и как я е унищожил; към записа може да се добави и снимка на счупения продукт.
5. Изпишете от запаса
Отразете одобрената фира в записа на запаса, така че количеството в системата да съвпада с това на рафта. Фира, която не е изписана от записа на запаса, е стока, която до следващата инвентаризация изглежда „налична“, но не може да се продаде; затова и предупреждението за критичен запас идва със закъснение.
6. Обобщавайте в края на периода
В края на месеца или тримесечието сумирайте записите на фира по продукт и причина. От това обобщение се вижда кой продукт по каква причина дава най-много фира. Изпратете списъка с фира заедно със стойността му по себестойност (количество × покупна цена) на счетоводителя си; счетоводният запис се основава на този списък.
Дял на фира
Когато записът на фира се води редовно, може да се изчисли и делът на фира за периода; сравнението по продукт или щанд показва къде фирът е концентриран. За да направите изчислението с примери, можете да използвате безплатния калкулатор за дял на фира.
Счетоводна страна
Фирата е стока, изписана от записа на запаса, и има отражение и в счетоводството. Но как се документира фирата, какви протоколи са необходими, какво е положението ѝ спрямо данъците и какво се прави по отношение на ДДС, зависи от законодателството и от вида на фирата — по този въпрос се консултирайте със счетоводителя си. Работата на склада е да води пълния списък, от който счетоводителят има нужда: дата, продукт, количество, причина, одобрил, съдба на стоката и стойност по себестойност.
Фира в Ofisx
В Ofisx няма отделен екран за запис на фира или бракуване. Начинът да отразите фирата в запаса е екранът Инвентаризация: сканирате или търсите продукта с фира и въвеждате количеството, останало на рафта; екранът показва разликата като Недостиг или Излишък, а когато изберете Приложи инвентаризацията, запасът се обновява до преброеното количество само за продуктите, които сте броили. В този екран няма поле за причина или бележка; причината за фирата, одобрилия я и съдбата на стоката водете в отделен дневник на фира (на хартия или в Excel) с горните полета. Ако връщате повредената стока на доставчика, можете да използвате вида Връщане към доставчик в раздела Връщания. За цялостната картина как се записват движенията вижте ръководството как се води проследяване на склад.
Често задавани въпроси
Какво е фира?
Фира е стоката, която намалява от запаса, без да е продадена или използвана: счупени, развалени, с изтекъл срок на годност, изгубени продукти, както и загубите по време на обработка и производство. Фирата е стока, която на рафта изглежда налична, но не може да се продаде; затова тя трябва да се записва и изписва от запаса в деня, в който е настъпила.
Какво е фира в магазина?
Фира в магазина са продуктите, които излизат от рафта, без да са продадени: млечни продукти с изтекъл срок, изгнили плодове и зеленчуци, вчерашен хляб, счупени стъклени бутилки и буркани, остатъци от рязане и почистване при колбасите и месаря. Щандовете със свежи продукти са мястото, където се записва най-много фира; фирата на всеки щанд се записва в същия ден, с продукта и причината.
Как се записва фирата в счетоводството?
Счетоводният запис на фирата, изискванията за документи и протоколи, положението ѝ спрямо данъците и какво се прави по отношение на ДДС зависят от законодателството и от вида на фирата; по този въпрос се консултирайте със счетоводителя си. Работата на склада е да води пълния списък, от който счетоводителят има нужда: дата, продукт, количество, причина, одобрил и стойност по себестойност.
Фира и бракуване едно и също ли са?
В ежедневния език често се използват като синоними; и двете описват стока, изписана от запаса без да е продадена. Кой термин и кой документ ще се използват в официалните записи, е отделен въпрос; попитайте счетоводителя си.
Каква е разликата между фира и разлика при инвентаризация?
Фирата е загуба с известна причина, записана в деня, в който е настъпила. Разликата при инвентаризация е недостиг или излишък, който се появява в деня на инвентаризацията и чиято причина още не е известна. Ако фирата се записва навреме, тя не излиза като разлика при инвентаризацията; незаписаната фира се превръща в разлика при инвентаризация с изгубена причина.
Как се изчислява делът на фира?
Количеството или стойността на фира за периода се съотнася към съответното количество или стойност на запаса за същия период. За да направите изчислението с примери, можете да използвате безплатния калкулатор за дял на фира.
Какво е процедура за фира?
Това е вътрешно правило, което в писмен вид определя как се установява фирата, кой я одобрява, как се записва и какво се случва със стоката. Основните стъпки: определяне на причините и правомощията за одобрение, отделяне на стоката за фира, записване в същия ден, одобрение и отбелязване на съдбата, изписване от запаса и обобщаване в края на периода.
Последна актуализация: 2026-09-25
Инвентаризация и вход-изход с баркод в приложението
Сканирайте и въведете количеството, останало на рафта; запасът се обновява до преброеното количество.
Количеството в запаса да съвпада с това на рафта
Отворете безплатен акаунт, импортирайте списъка си с продукти от Excel; продажбата, приемането на стока и инвентаризацията да се срещнат в един и същи запис.