Как се води складова наличност по баркод?

Баркодът не създава следенето на наличностите — той прави вече изградено следене безгрешно и бързо. Ако продуктите нямат код и запис, няма какво да се сканира. Ако редът на записите още не е изграден, първо завършете петте стъпки от ръководството как се води складова наличност; тази страница описва баркод частта на този ред.

За какво служи баркодът и с какво се различава от ръчното писане?

Разликата не е в скоростта, а в процента грешки. При ръчно въведен код на продукт е обичайно да пропуснете цифра, да натиснете съседен клавиш или да запишете на грешния ред в списъка; всяка такава грешка тихо разваля наличността и разликата излиза наяве чак в деня на инвентаризацията. При сканиран баркод тези грешки не стават. Втората полза е, че записът е веднага: в склад, където записите се въвеждат накуп в края на деня, през деня никога не се знае каква е наличността.

Кой баркод ще ползвате?

Срещате три вида баркод и те не са едно и също:

Членство в GS1 и истински EAN-13 са нужни само ако ще продавате продукта си на други търговци на дребно. За следене във вашия магазин или склад вътрешният баркод, който създавате, е напълно достатъчен и е безплатен.

Складова наличност по баркод в шест стъпки

1. Отделете кои продукти вече имат баркод

Преди да започнете, разделете продуктите си на две. Продуктите, които идват от фабриката в опаковка, вече имат EAN-13 баркод (произведените в Турция започват с 868) — не е нужно да ги създавате, достатъчно е да ги сканирате и запишете. При продукти, които се продават насипно, произвеждате сами или чиято опаковка идва без баркод, баркода ще дадете вие. Това разделяне в началото върши половината работа: в повечето фирми по-голямата част от продуктите са в първата група и за тях остава само да се сканират.

2. Създайте собствен код за продуктите без баркод

Единственото правило, което трябва да помните при създаването на собствен баркод: кодът да е уникален и да не носи значение. Пореден номер е най-сигурният (1001, 1002, 1003). Не влагайте в кода характеристика на продукта — код като „ЧЕРВЕНО-M-01“ започва да лъже, когато цветът или размерът на продукта се промени. Тези вътрешни баркодове не излизат извън магазина, т.е. не е нужно да отговарят на стандарта EAN; достатъчно е да са уникални във вашата система. Оставете кодовия диапазон широк от самото начало: ако започнете с 3 цифри, ще се затрудните при 999-ия продукт.

3. Отпечатайте етикета и го залепете върху продукта

Ако създаденият код не стои физически върху продукта, няма следене по баркод. Термичният етикетен принтер е най-практичен; при малък обем върши работа и лист с A4 етикети. Залепете етикета върху повърхност на продукта, която не се къса при отваряне, а във влажна среда го покрийте с прозрачно тиксо. Всяка бройка от един и същ продукт има един и същ етикет; не печатайте нещо, което се променя за всяка бройка, като сериен номер — следенето на наличност брои продукта, а не единицата.

4. Запишете баркодовете в продуктовата карта — един продукт може да има няколко баркода

Въведете всеки баркод в съответния запис на продукта. Най-често пропусканият случай тук е следният: един и същ продукт може да носи повече от един баркод. Когато смените доставчика, същата стока идва с различен EAN, баркодът на кашона е различен от този на единичния продукт, а старата наличност и новата опаковка стоят известно време една до друга. Продуктовата карта на Ofisx поддържа множество баркодове — добавете втория и третия баркод към същия продукт; това поле е включено в пакета Premium, а в безплатния акаунт всеки продукт се следи с един баркод. Откриването на втора продуктова карта за същата стока пък разделя наличността на две части — това е най-честият източник на грешки в наличността при следене по баркод.

5. Изберете скенер: камера на телефона или USB скенер

Има два пътя и изборът зависи от обема. Приложението за телефон чете с камерата; позволява ви да работите, като се движите из склада, без да купувате отделен хардуер, и е достатъчно за малък и среден обем. USB (или Bluetooth) скенерът за баркод се включва в компютъра и изпраща прочетения код така, сякаш е написан от клавиатурата; полето за сканиране в уеб панела работи по този начин — скенерът изписва кода и в края натиска Enter. При натоварено приемане на стока и на касата USB скенерът е осезаемо по-бърз — темпо от един продукт в секунда се постига само с него.

6. Сканирайте при всяко движение: приемане на стока, продажба, инвентаризация

Ползата от баркода се проявява в момента на записа, а не при настройката. Сканирайте на три места: при приемане на стока (сканирайте входящия кашон, за да се увеличи наличността, и я сверете със стоковата разписка), при продажба или изписване (наличността да намалява автоматично) и при инвентаризация (обиколете рафтовете по ред и сканирайте всеки артикул). Разликата между сканиране и ръчно въвеждане при инвентаризация не е в скоростта, а в точността: значителна част от разликите в ръчно попълнените списъци идва не от липса на стока, а от записване на грешния ред.

Камера на телефона или USB скенер?

Изборът не зависи от марката или бюджета, а от колко пъти на ден ще сканирате.

В Ofisx могат да се използват и двата начина: мобилните приложения четат баркода с камерата, а полето за сканиране в уеб панела работи с USB/Bluetooth скенер — скенерът изпраща кода, сякаш е въведен от клавиатурата, и натиска Enter накрая, така че артикулът веднага се намира в списъка. Да започнете с телефон в малък склад и да добавите скенер, когато обемът нарасне, е често срещана и правилна последователност.

Четири чести грешки

Откриване на втора карта за същия артикул. Когато доставчикът се смени и стоката дойде с друг EAN, откриването на нова артикулна карта разделя наличността на две и двете карти показват грешна стойност; правилното е вторият баркод да се добави към същата карта. Влагане на смисъл в кода. Кодове като „ЧЕРВЕНО-M-01“ лъжат, когато артикулът се промени; използвайте пореден номер. Залепване на етикета там, където опаковката се къса. Етикет, скъсан при отваряне, не се чете при връщане и инвентаризация. Въвеждане на баркодове, но пропускане на сканирането на едно място. В склад, където се сканира при приемане, но не и при изписване, наличността само нараства; ползата от баркода идва от сканирането и на трите места едновременно.

Как баркодът променя инвентаризацията и критичното ниво?

Ползата от баркода се вижда най-ясно на две места. При инвентаризация: екип, който обикаля рафтовете по ред и сканира всеки артикул, изобщо не прави грешките от типа „записване на грешния ред“, характерни за екипа с ръчни списъци — подготовката за деня на инвентаризацията описахме в ръководството как се прави инвентаризация на склад. При критичното ниво: тъй като наличността е точна във всеки момент, предупреждението „свършва“ идва преди стоката наистина да свърши; в склад с въвеждане в края на деня същото предупреждение винаги идва с един ден закъснение. Изчисляването на прага е в ръководството какво е критично ниво на наличност.

Баркодът разпознава артикула, адресът на рафта го свързва с мястото, където може да бъде намерен; единият не замества другия. Подредбата на адресите е описана в ръководството как се адресират рафтовете в склад, какво правят екраните за вход-изход и инвентаризация с баркод — на страницата с функции, а за работа с телефон в склада вижте мобилната и уеб версията. Ако поддържате списъка с артикули в Excel, можете да го импортирате заедно с колоната за баркод, а при експорт баркодовете също се връщат.

Често задавани въпроси

Последна актуализация: 2026-09-20

Започнете следене с баркод

Създайте безплатен акаунт, импортирайте списъка си от Excel с колоната за баркод и започнете да сканирате.