Як вести облік товарів зі штрихкодами?
Облік зі штрихкодами — це зіставлення кожного товару з унікальним штрихкодом і запис рухів товару шляхом сканування цього штрихкоду. Налаштування займає шість кроків: виділіть товари з готовим штрихкодом, для решти створіть власний код, наклейте етикетки, впишіть штрихкоди в картки товарів, оберіть сканер і скануйте в трьох точках — приймання, продаж, інвентаризація. У більшості товарів штрихкод уже є; те, що потрібно створювати, зазвичай становить невелику меншість.
Штрихкод не створює облік — він робить уже налагоджений облік швидким і безпомилковим. Якщо в товарів немає коду й запису, то й скануванню нічого робити. Якщо порядок ведення записів ще не налагоджено, спершу пройдіть п’ять кроків із посібника як вести облік товарів на складі; ця сторінка описує штрихкодову частину цього порядку.
Для чого потрібен штрихкод і чим він відрізняється від ручного вводу?
Різниця не в швидкості, а в кількості помилок. Пропустити цифру в коді товару, що вводиться вручну, натиснути сусідню клавішу або вписати в неправильний рядок списку — звичайна справа; кожна з цих помилок непомітно псує облік, а різниця виявляється лише в день інвентаризації. Зі скануванням таких помилок немає. Друга перевага — запис робиться одразу: на складі, де дані вносять разом наприкінці дня, протягом дня ніколи не відомо, що є в наявності.
Який штрихкод використовувати?
Ви зустрінете три види штрихкодів, і це не одне й те саме:
| Вид | Звідки береться | Де діє | Коли потрібен |
|---|---|---|---|
| EAN-13 (штрихкод товару) | Від виробника, готовий на упаковці | Унікальний у всьому світі | Якщо купуєте й продаєте товар в упаковці — створювати не потрібно |
| Ваш власний внутрішній штрихкод | Ви створюєте й друкуєте самі | Лише у вашій системі | Для товару на вагу, без штрихкоду або власного виробництва |
| Штрихкод ящика (внутрішнього пакування) | Від виробника, на ящику | Ящик = кілька штук | Якщо купуєте гуртом, а продаєте поштучно; додається як окремий штрихкод |
Членство в GS1 і справжній EAN-13 потрібні лише тоді, коли ви продаватимете свій товар іншим роздрібним мережам. Для обліку у власній крамниці чи на складі цілком досить внутрішнього штрихкоду, який ви створюєте самі, і він безкоштовний.
Облік зі штрихкодами за шість кроків
1. Виділіть товари, що вже мають штрихкод
Перш ніж почати, поділіть товари на дві групи. На товарах, що надходять із фабрики в упаковці, уже є штрихкод EAN-13 (у виготовлених у Туреччині він починається з 868) — створювати його не треба, достатньо відсканувати й записати. Для товарів на вагу, власного виробництва або тих, що надходять в упаковці без штрихкоду, штрихкод призначите ви. Цей поділ на початку — половина роботи: у більшості підприємств основна частина товарів належить до першої групи, і для них потрібно лише сканувати.
2. Створіть власний код для товарів без штрихкоду
Єдине правило, яке слід пам’ятати при створенні власного штрихкоду: код має бути унікальним і не нести змісту. Найнадійніший варіант — порядковий номер (1001, 1002, 1003). Не вбудовуйте у код властивості товару — код на кшталт «ЧЕРВОНИЙ-M-01» починає брехати, коли змінюється колір або розмір товару. Ці внутрішні штрихкоди не виходять за межі крамниці, тобто не мусять відповідати стандарту EAN; достатньо, щоб вони були унікальними лише у вашій системі. Одразу закладайте широкий діапазон кодів: якщо почати з 3 цифр, на 999-му товарі ви впретеся в межу.
3. Надрукуйте етикетку й наклейте на товар
Якщо створений код фізично не розміщений на товарі, штрихкодового обліку немає. Найзручніший варіант — термопринтер етикеток; за невеликого обсягу згодяться й аркуші етикеток формату A4. Наклейте етикетку на поверхню товару, яка не рветься під час розпакування, а у вологому середовищі заклейте її прозорою стрічкою. На кожній одиниці того самого товару — та сама етикетка; не друкуйте того, що змінюється для кожної одиниці, наприклад серійного номера: облік рахує товар, а не одиницю.
4. Впишіть штрихкоди в картку товару — у товару може бути кілька штрихкодів
Перенесіть кожен штрихкод у відповідний запис товару. Найчастіше тут упускають таке: один і той самий товар може мати кілька штрихкодів. Коли ви змінюєте постачальника, той самий товар надходить з іншим EAN, штрихкод ящика відрізняється від штрихкоду одиничного товару, старі залишки й нова упаковка певний час стоять поруч. Картка товару в Ofisx підтримує кілька штрихкодів — додайте другий і третій штрихкод до того самого товару; це поле входить у пакет Premium, а в безкоштовному акаунті кожен товар обліковується з одним штрихкодом. Створення другої картки для того самого товару розбиває залишок на дві частини — це найпоширеніше джерело помилок в обліку при роботі зі штрихкодами.
5. Оберіть сканер: камера телефона чи USB-сканер
Є два шляхи, і вибір залежить від обсягу. Застосунок на телефоні сканує камерою; він дає змогу працювати, ходячи складом, без окремого обладнання, і достатній для малого та середнього обсягу. USB (або Bluetooth) сканер штрихкодів підключається до комп’ютера й передає прочитаний код так, ніби його набрали на клавіатурі; так працює поле сканування у веб-панелі: сканер вводить код і в кінці натискає Enter. При інтенсивному прийманні товару й на касі USB-сканер помітно швидший — темп одного товару на секунду можливий лише з ним.
6. Скануйте при кожному русі: приймання, продаж, інвентаризація
Користь від штрихкоду проявляється під час обліку, а не під час налаштування. Скануйте в трьох місцях: під час приймання товару (скануйте вхідну коробку, щоб збільшити залишок, і звіряйте з накладною), під час продажу чи відвантаження (залишок зменшується сам) та під час інвентаризації (обходьте стелажі по порядку й скануйте кожен товар). Різниця між скануванням та ручним внесенням під час інвентаризації не в швидкості, а в точності: значна частина розбіжностей у вручну заповнених відомостях виникає не через нестачу товару, а через запис не в той рядок.
Камера телефону чи USB-сканер?
Вибір залежить не від бренду чи бюджету, а від того, скільки разів на день ви скануватимете.
| Критерій | Камера телефону | USB / Bluetooth-сканер |
|---|---|---|
| Додаткове обладнання | Не потрібне | Потрібно придбати сканер |
| Швидкість | Кілька секунд на товар | Один товар за секунду |
| Де зручно | Коли ви ходите складом, біля стелажа | На фіксованому місці: каса, стіл приймання |
| Потерта етикетка | Можуть бути труднощі | Більш толерантний |
| Кому підходить | Малі й середні обсяги, склад з одним працівником | Інтенсивне приймання, каса, бригада інвентаризації |
В Ofisx можна користуватися обома способами: мобільні застосунки зчитують штрихкод камерою, а поле сканування у вебпанелі працює з USB/Bluetooth-сканером — сканер передає код так, ніби його ввели з клавіатури, і наприкінці натискає Enter, тож товар одразу знаходиться у списку. Почати з телефону на невеликому складі, а з ростом обсягів додати сканер — поширена й правильна послідовність.
Чотири типові помилки
Створення другої картки для того самого товару. Коли змінюється постачальник і товар приходить з іншим EAN, нова картка товару розділяє залишок надвоє, і обидві картки показують неправильні дані; правильно додати другий штрихкод до тієї самої картки. Вкладання змісту в код. Коди на кшталт «ЧЕРВОНИЙ-M-01» починають брехати, коли товар змінюється; використовуйте порядковий номер. Друк етикетки на місці, яке рветься на упаковці. Етикетка, що порвалася під час розпаковування, не зчитується під час повернення та інвентаризації. Налаштувати штрихкод, але десь пропускати сканування. Якщо на складі товар скануватиметься під час приймання, але не під час відвантаження, залишок лише зростатиме; користь від штрихкоду з’являється, лише коли скануєте в усіх трьох точках.
Як штрихкод змінює інвентаризацію та критичний рівень?
Віддачу від штрихкоду найкраще видно у двох місцях. Під час інвентаризації: бригада, що обходить стелажі по порядку й сканує кожен товар, взагалі не робить помилок «запису не в той рядок», які трапляються в команди, що заповнює списки вручну — про підготовку до дня інвентаризації ми розповіли в посібнику як проводити інвентаризацію складу. На критичному рівні: оскільки залишок точний у кожну мить, попередження «товар закінчується» приходить до того, як він справді закінчиться; на складі, де записи вносять пакетно наприкінці дня, те саме попередження завжди запізнюється на день. Розрахунок порогу — у посібнику що таке критичний рівень запасів.
Штрихкод розпізнає товар, адреса стелажа прив’язує його до місця, де його знайти; одне одного вони не замінюють. Як організувати адреси — у посібнику як налаштувати адресацію стелажів складу, що роблять екрани надходження-відвантаження та інвентаризації зі штрихкодами — на сторінці можливостей, а щоб працювати складом з телефоном, подивіться мобільну та веб-версії. Якщо ви ведете список товарів в Excel, його можна імпортувати разом зі стовпцем штрихкодів, а під час експорту штрихкоди також повертаються.
Поширені запитання
Як вести облік товарів зі штрихкодами?
У шість кроків: відокремте товари з готовими штрихкодами, для решти створіть унікальний внутрішній код, надрукуйте етикетку й наклейте на товар, внесіть штрихкоди в картку товару (в одного товару може бути кілька штрихкодів), оберіть сканер (камера телефону чи USB-сканер) і без винятків скануйте в трьох точках: приймання, продаж, інвентаризація. Усе налаштування займає від кількох годин до кількох днів залежно від кількості товарів.
Чи обов’язково купувати сканер штрихкодів для обліку запасів зі штрихкодами?
Ні. Застосунок на телефоні зчитує штрихкод товару камерою, додаткове обладнання не потрібне. USB- або Bluetooth-сканер потрібен лише тоді, коли зростають обсяги: під час інтенсивного приймання та на касі, адже сканер передає код так, ніби його введено з клавіатури, і ви можете тримати темп один товар за секунду.
У мого товару немає штрихкоду, що робити?
Створіть власний штрихкод. Порядковий номер (1001, 1002…) — найнадійніший спосіб; код має бути унікальним і не містити властивостей товару, які можуть змінитися, як-от колір чи розмір. Оскільки ці внутрішні штрихкоди не виходять за межі вашого бізнесу, вони не зобов’язані відповідати стандарту EAN. Якщо ж ви збираєтеся продавати товар у роздрібні мережі, ситуація інша: там потрібен справжній EAN-13, отриманий у GS1.
Чи може в товару бути кілька штрихкодів?
Може, і на практиці це буває часто: після зміни постачальника той самий товар приходить з іншим EAN, штрихкод коробки відрізняється від штрихкоду одиниці товару, стара й нова упаковка певний час продаються разом. Картка товару в Ofisx підтримує кілька штрихкодів — додайте їх усі до того самого товару. Ця функція входить до пакета Premium; у безкоштовному акаунті кожен товар відстежується за одним штрихкодом (що входить у безкоштовну версію). Створення другої картки для того самого товару розділяє залишок надвоє.
Що таке EAN-13 і чим він відрізняється від власного штрихкоду?
EAN-13 — це 13-значний міжнародний стандарт, що робить товар унікальним у всьому світі; його отримують за членством у GS1, а ті, що видаються в Туреччині, починаються з 868. Внутрішній штрихкод, який ви створюєте самі, діє лише у вашій системі. Якщо ви відстежуєте товар лише у власному магазині/на власному складі, внутрішнього штрихкоду цілком достатньо; якщо збираєтеся продавати товар іншим рітейлерам, потрібен EAN.
Чи є безкоштовна програма обліку запасів зі штрихкодами?
У веб-версії Ofisx можна відкрити безкоштовний акаунт і почати вести облік товарів за штрихкодами; застосунки для Android та iPhone також доступні для завантаження. Для складів без стабільного інтернету є окрема офлайн-версія. Повний перелік можливостей — на сторінці можливостей.
Чи зменшується залишок автоматично, коли я сканую штрихкод?
Так — це і є головна вигода штрихкоду. Коли ви скануєте товар під час продажу чи відвантаження, залишок оновлюється в ту ж мить, наприкінці дня не потрібно вносити записи пакетно. Так само товар, відсканований під час приймання, збільшує залишок. Зниження залишку до критичного рівня теж запускається цими записами; як визначається поріг, ми розповіли в посібнику що таке критичний рівень запасів.
Штрихкод і адреса стелажа — це одне й те саме?
Ні, вони відповідають на два різні запитання. Штрихкод відповідає на запитання «що це за товар», адреса стелажа — на запитання «де цей товар лежить». На впорядкованому складі їх використовують разом: штрихкод розпізнає товар, адреса прив’язує його до місця, де його знайти. Як налаштувати адресну систему — у посібнику як налаштувати адресацію стелажів складу.
Останнє оновлення: 2026-09-20
Облік зі штрихкодами в програмі
Картка товару з кількома штрихкодами, надходження-відвантаження зі штрихкодом, екран інвентаризації.
Почніть облік зі штрихкодами
Відкрийте безкоштовний акаунт, імпортуйте свій список з Excel зі стовпцем штрихкодів і починайте сканувати.