Як присвоювати коди товарів?
Артикул (код товару) — це короткий код, що ідентифікує товар незалежно від його назви й окремо від усього іншого; добрий артикул унікальний, сталої довжини, не містить нелатинських літер чи діакритики й не несе інформації, що змінюється, як-от ціна, постачальник чи стелаж. Найзбалансованіша схема для малого бізнесу — поєднання префікса категорії та порядкового номера: KRT-0001. У товару зі штрихкодом виробника штрихкод замінює код; внутрішній код присвоюється товарам без штрихкода.
Запас без коду ведеться за назвою товару: «Папір A4» і «Папір A4 80г» виглядають як два різні товари, і на інвентаризації одного не вистачає, а іншого забагато. Цей посібник розповідає, яким має бути артикул, про три схеми кодування, приклади за галузями, товари з варіантами та автоматичне створення коду в Excel.
Яким має бути добрий артикул?
| Правило | Причина |
|---|---|
| Унікальний | Код належить лише одному товару. Код знятого з продажу товару не присвоюють іншому; інакше старі записи про продажі й інвентаризації виглядатимуть як історія нового товару. |
| Короткий | Код не довший за вісім-десять символів дає менше помилок і при ручному введенні, і при читанні з етикетки. Довгий код — ознака того, що в нього закладають зміст. |
| Сталої довжини | Доповнюйте порядковий номер нулями зліва (0001, 0002…). У списку, відсортованому як KRT-1, KRT-10, KRT-2, шукати товар складніше. |
| Не несе інформації, що змінюється | Інформацію, що з часом змінюється, — ціну, постачальника, стелаж чи колір акційної партії, — до коду не вносять. Коли вона змінюється, код або дає хибні відомості, або його міняють, і зв’язок із минулими записами рветься. |
| Не містить символів, які можна переплутати | Не використовуйте літери з діакритикою (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü) і нелатинські літери, пробіли та схожі символи на зразок O/0, I/1. Такі літери не можна закодувати в поширених типах штрихкодів; пробіли та схожі символи спричиняють помилки при ручному введенні. |
| Правило записано | Який префікс належить якій категорії і звідки брати наступний номер — це зберігається в одному списку. Схема кодів, правило якої знає лише одна людина, ламається, коли її немає. |
Три схеми кодування
| Схема | Приклад | Сильна сторона | Слабка сторона |
|---|---|---|---|
| Лише порядковий номер | 000123 | Найпростіша схема, яка ніколи не ламається; код не несе жодної інформації. | З коду не зрозуміло, що це за товар; серед сотень позицій шукати вручну важко. |
| Префікс категорії + номер | KRT-0001 | З коду читається група товару, порядковий номер забезпечує унікальність. Найзбалансованіший вибір для більшості малих підприємств. | Якщо товар змінить категорію, код і далі вказуватиме на стару; це припустимо, код не змінюють. |
| Змістовний (структурований) код | KRT-A4-80-500 | З коду читаються характеристики товару; наводить лад у товарах із великою кількістю варіантів. | Код довшає, правило розростається з кожною новою характеристикою; якщо в код потрапила інформація, що змінюється, він починає давати хибні відомості. |
Якщо не впевнені, обирайте другу схему. Привабливість змістовного коду в тому, що товар можна «прочитати» з коду; але це й так робить назва товару. Завдання коду — не читатися, а ідентифікувати товар без плутанини.
Приклади артикулів
Як схема «префікс категорії + номер» виглядає в різних видах бізнесу. Коди й товари наведено лише для прикладу:
| Вид бізнесу | Артикул | Товар | Примітка |
|---|---|---|---|
| Канцтовари | KRT-0001 | Copier Папір для копіювання A4, 80 г, 500 арк. | Префікс + номер; якщо в товару є штрихкод, штрихкод виробника теж записують на картці. |
| Господарські товари | HRD-0142 | Оцинкований гвинт 4×40 мм, коробка 100 шт. | Розмір вказують у назві товару, а не в коді; такий самий гвинт 4×50 отримає HRD-0143. |
| Одяг | GYM-0027-KRM-M | Базова футболка, червона, розмір M | Код основної моделі + суфікс кольору + суфікс розміру; кожне поєднання кольору й розміру зберігається окремо, тому має окремий код. |
| Запчастини | YDK-0310 | Гальмівні колодки (номер деталі виробника 04465-XXXXX) | Номер деталі виробника зберігають в окремому полі або в назві товару; внутрішній код залишається коротким. |
| Магазин / продукти | 8690000000000 (EAN-13) | Фасований товар | Штрихкод виробника вже є унікальним кодом; присвоювати ще й внутрішній код не потрібно. Внутрішній код присвоюють товару на вагу та товару, що продається не в упаковці. |
Артикул для товарів із варіантами
Кожен товар, що відрізняється кольором, розміром чи вагою й зберігається окремо, має окремий код. Якщо червона й синя футболки рахуються під одним кодом, не видно, яка з них закінчилася, і рішення про замовлення ухвалюється хибно. Є два шляхи:
Новий порядковий номер для кожного варіанта. TSH-0012 червона M, TSH-0013 червона L. Код залишається коротким, інформація про варіант міститься в назві товару. Цього досить для бізнесу з невеликою кількістю варіантів.
Основний код + сталий суфікс. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Усі варіанти однієї моделі в коді стоять поруч. Закріпіть скорочення суфіксів (KRM, MAV, S, M, L) у списку; якщо для одного кольору вживаються два різні скорочення, схема розвалюється.
Як створити код товару? Шість кроків
1. Складіть перелік категорій
Розділіть товари на 5–15 основних груп і дайте кожній групі префікс із двох-трьох літер латиницею, без діакритичних знаків: KRT (канцтовари), TMZ (засоби для прибирання), HRD (господарські товари). Тримайте кількість груп невеликою: якщо створювати новий префікс для кожної дрібної відмінності, код перетвориться на заплутаний «смисловий» код.
2. Визначте кількість розрядів
Подивіться, скільки товарів у вашій найбільшій групі сьогодні і скільки може бути за кілька років. Якщо буде менше 1 000 — вистачить трьох розрядів, якщо менше 10 000 — чотирьох. Збільшити кількість розрядів згодом означає змінити всі коди; обрати на один розряд більше — дешево.
3. Встановіть правило для варіантів
Якщо колір, розмір чи вагу одного й того самого товару облікують окремо, кожен варіант має окремий код. Або присвоюйте кожному варіанту новий порядковий номер (TSH-0012, TSH-0013), або додавайте до основного коду суфікс сталої довжини (GYM-0027-KRM-M). Яке б правило ви не обрали, застосовуйте його до всіх товарів.
4. Виділіть товари зі штрихкодом
У товарів зі штрихкодом виробника штрихкод уже є унікальним кодом, тож окремий внутрішній код для них не обов’язковий. Внутрішній код давайте лише товарам без штрихкоду, ваговим або власного виробництва; як розрізнити, які товари мають штрихкод, — у посібнику про облік товарів зі штрихкодами.
5. Присвойте коди та запишіть список правил
У кожній групі присвоюйте коди послідовно, починаючи з 0001. Зберігайте список префіксів і останній використаний номер кожної групи в одному місці; коли надходить новий товар, код має брати з цього списку лише одна людина або одне чітке правило.
6. Розмістіть етикетки та внесіть у картку
Запишіть код у картку товару та наклейте етикетку на полицю або на товар. Усі поля картки, де вказується код, описано в посібнику що таке картка товару і як її створити.
Створення коду товару в Excel
Якщо ваш список товарів в Excel, коди можна згенерувати однією формулою. Нехай у стовпці A буде назва товару, у стовпці B — префікс категорії (KRT, TMZ…). Введіть у комірку C2 таку формулу й протягніть її вниз:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")
Формула рахує кожен префікс окремо, тому KRT нумеруються від KRT-0001, а TMZ — від TMZ-0001. У локалізованому Excel назви функцій перекладені, а роздільником аргументів часто є крапка з комою; у такому разі формула має вигляд =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2;B2);"0000") зі своїми назвами функцій.
Важливо: коли коди створено, скопіюйте стовпець C і вставте як значення. Код, що залишився формулою, автоматично нумерується заново, коли в список вставляють рядок, видаляють рядок або змінюють сортування, і вчорашній KRT-0014 сьогодні вказує на інший товар. Щоб вести коди в готових стовпцях, можете скористатися безкоштовним шаблоном Excel для обліку товарів.
Перехід від розрізнених кодів до нової системи
Коли ви впорядковуєте список, у якому роками різні люди давали коди по-різному, не видаляйте старий код: залиште в списку стовпець старий код і впишіть новий поруч. Приурочте перехід до дня інвентаризації; початкові залишки карток, створених із новими кодами, мають надійти з цієї інвентаризації. Оскільки старий код ще якийсь час зустрічатиметься у старих рахунках і листуванні з постачальниками, зберігайте список відповідності старих і нових кодів. Як організувати день інвентаризації — в посібнику як провести інвентаризацію складу.
Код товару в Ofisx
У формі додавання товару в Ofisx немає окремого поля «код товару»; кодом, що ідентифікує товар, є поле Штрихкод. Для товару зі штрихкодом виробника ви скануєте штрихкод, а для товару без штрихкоду вписуєте в те саме поле внутрішній код (наприклад, KRT-0001). Щоб призначити товару і штрихкод виробника, і внутрішній код, потрібно кілька штрихкодів; це функція «Кілька штрихкодів», і вона доступна в Premium. Замість того щоб вводити по одному список товарів, коди для якого ви підготували в Excel, його можна імпортувати; після створення карток продаж, оприбуткування та інвентаризація виконуються скануванням за цим кодом.
Поширені запитання
Що таке код товару?
Код товару — це короткий код, який ідентифікує товар незалежно від його назви. У продажу, оприбуткуванні, інвентаризації та звітах замість назви товару використовується цей код, тож різні варіанти написання назви одного й того самого товару не сприймаються як окремі товари.
Яким має бути код товару?
Код має бути унікальним, коротким, сталої довжини, без діакритичних знаків і пробілів. У код не слід вкладати інформацію, що може змінюватися, — ціну, постачальника чи полицю. Найпоширеніша й найзбалансованіша схема — префікс категорії та порядковий номер: KRT-0001.
Код товару і штрихкод — це одне й те саме?
Вони виконують однакову роль, але походження в них різне. Штрихкод здебільшого присвоює товару виробник, і він надрукований на упаковці; код товару — це код, який дає сам бізнес. Для товару зі штрихкодом штрихкод може правити за код товару; товару без штрихкоду присвоюється внутрішній код, і за потреби для нього друкується етикетка зі штрихкодом.
Чи є код товару бухгалтерським кодом рахунку?
Ні. Код товару ідентифікує окремий товар, а бухгалтерський код рахунку вказує на рахунок, на якому ведеться облік усіх запасів. З питань плану рахунків зверніться до бухгалтера; схему кодів товарів ви визначаєте самі, виходячи з потреб складу й продажу.
Скільки розрядів має містити код товару?
Порядковий номер після префікса має вмістити розмір вашої найбільшої групи товарів через кілька років: три розряди — для групи до 1 000 товарів, чотири — для групи до 10 000. Якщо тримати загальну довжину разом із префіксом у межах восьми-десяти символів, при ручному введенні буде менше помилок.
Якщо той самий товар надходить від різних постачальників, чи потрібен окремий код?
Ні. Якщо товар той самий, то й код той самий; постачальника в код не вписують. Окремий код для кожного постачальника розділяє залишок одного товару надвоє, і виходить, що один закінчується, а інший лежить на полиці.
Як автоматично створити код товару в Excel?
Запишіть префікс категорії в стовпець і, об’єднавши функції TEXT та COUNTIF в одній формулі, пронумеруйте кожен префікс окремо від 0001; саму формулу наведено в розділі Створення коду товару в Excel. Коли коди створено, скопіюйте стовпець і вставте як значення; інакше при видаленні або сортуванні рядків коди зміняться самі.
Останнє оновлення: 2026-09-30
Прихід і витрата за кодом та штрихкодом у застосунку
Запишіть код у картку один раз — продаж, оприбуткування та інвентаризація виконуватимуться скануванням за цим кодом.
Імпортуйте список товарів із кодами
Створіть безкоштовний обліковий запис, імпортуйте список товарів, закодований в Excel, — і картки товарів будуть готові за лічені хвилини.