Що таке списання (втрати товару) і як вести облік списань?
Списання (втрати) — це товар, що вибув із запасів, не будучи проданим чи використаним: розбитий, зіпсований, із простроченим терміном придатності, втрачений, а також той, що зменшився під час обробки чи виробництва. Повністю уникнути втрат, можливо, не вдасться, але вони не повинні залишатися без обліку: кожне списання в день, коли воно сталося, фіксують із датою, товаром, кількістю, причиною та особою, яка його затвердила, і зменшують запаси.
Списання, яке не зафіксоване, не зникає: у день інвентаризації воно повертається як різниця з невідомою причиною. У цьому посібнику розповідаємо про види списань, як вони виглядають у магазині, як вести облік списань і з яких кроків складається процедура списання.
Види списань
| Вид | Що це означає | Приклад |
|---|---|---|
| Бій і пошкодження | Товар, що розбився, зім’явся або в якого порвалася упаковка під час перевезення, складування чи падіння з полиці. | Скляна банка, що впала з полиці, товари в зім’ятій коробці |
| Псування та термін придатності | Товар, який згнив, запліснявів, у якого порушено холодовий ланцюг або який не можна продати через прострочений термін придатності. | Прострочений йогурт, гнилі фрукти, хліб учорашнього випуску |
| Втрата та крадіжка | Втрата, про яку відомо, де й як вона сталася: товар, який вкрали, помилково віддали покупцю більше, ніж треба, або який загубився під час перевезення. | Крадіжка з полиці, зафіксована камерою, нестача коробки під час відвантаження |
| Втрати у виробництві та обробці | Частина, яку неможливо продати і яка з’являється під час обробки, розрізання, перебирання чи виробництва товару. | Кістки й жир, що відрізають у м’ясному відділі, обрізки тканини, бракована деталь |
| Природна убуль | Втрата товаром ваги чи об’єму через його власну природу, без жодної помилки: випаровування, усихання, втрата вологи. | Втрата води овочами й фруктами, нестача при зважуванні товару на вагу |
Помітити товар, що наближається до кінця терміну придатності, ще до того, як він стане втратою, — це та сама звичка, що й помітити товар, який місяцями лежить на полиці; як скласти список товарів без руху, ми розповіли в посібнику що таке неліквідні запаси.
Списання в магазині: приклад журналу списань
У магазині найбільше списань виникає у відділах свіжих продуктів: термін придатності — в молочних виробах і делікатесах, гниття й утрата води — у відділі овочів і фруктів, хліб учорашнього випуску — у пекарні, обрізки — у м’ясному відділі, розбиті скляні пляшки — у відділі напоїв. Нижче наведено журнал списань магазину за один день; товари й кількості — лише приклад:
| Дата | Товар | Кількість | Причина | Виявив / затвердив | Подальша доля |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Йогурт, 1 кг | 6 шт. | Минув термін придатності | Працівник відділу / директор магазину | Повернення постачальнику |
| 25.09.2026 | Помідори | 3,5 кг | Гниття (перебирання) | Відповідальний за овочі й фрукти / директор магазину | Утилізація |
| 25.09.2026 | Оливкова олія, скляна пляшка 1 л | 1 шт. | Впала з полиці й розбилася | Касир / директор магазину | Утилізація |
Якщо за домовленістю постачальник забирає назад товар із простроченим терміном, він іде як повернення товару; тому колонка «подальша доля» показує, чи є списання справді втратою для бізнесу.
Що має бути в записі про списання
Дата. День, коли списання виявлено. На ній ґрунтуються підсумок за період і порівняння з інвентаризацією.
Товар. Назва разом із кодом або штрихкодом; якщо той самий товар записано під двома різними назвами, підсумок спотворюється.
Кількість і одиниця виміру. В одиниці, в якій ведуться запаси: штуки, кілограми, літри.
Причина. Один із п’яти видів: бій, псування/термін придатності, втрата/крадіжка, виробництво-обробка, природна убуль. Замість довільного тексту фіксований список дає змогу наприкінці періоду підбити підсумок за причинами.
Той, хто виявив, і той, хто затвердив. Бажано, щоб це були дві різні особи; якщо той, хто записує списання, і той, хто його затверджує, одна й та сама людина, контролю немає.
Подальша доля. Повернення, продаж зі знижкою або утилізація. У разі утилізації додатково складають акт.
Якщо ви ведете облік в Excel, ці шість полів — шість стовпців; щоб бачити вартість, додайте поруч закупівельну ціну й стовпець «кількість × ціна».
Списання й різниця за інвентаризацією — не одне й те саме
| Списання | Різниця за інвентаризацією | |
|---|---|---|
| Коли з’являється | У день події (коли розбилося, зіпсувалося, минув термін) | У день інвентаризації |
| Причина | Відома й записується в облік | Поки невідома; досліджується |
| Як потрапляє в облік | Записом про списання із затвердженням | Коригуванням за підсумками інвентаризації |
| Що він показує | Який товар зменшився і з якої причини | Що десь в обліку пропущено операцію |
Якщо списання записати вчасно, воно не виявиться різницею під час інвентаризації. Якщо частину різниці, виявленої під час інвентаризації, пізніше пояснюють словами «розбилося, але не записали», проблема не в інвентаризації, а в пропущеному записі про списання. Як у день інвентаризації знайти різницю й закрити її причиною, ми розповіли в посібнику як проводити інвентаризацію складу.
Процедура списання: шість кроків
1. Запишіть причини списання та повноваження щодо затвердження
Спершу закріпіть письмово, які випадки вважаються списанням (п’ять видів вище) і хто його затверджує. Списання без повноважень на затвердження відкриває лазівку «записали втрату, ніхто не питав»; встановити друге затвердження для списань, сума яких перевищує певну межу, — поширена практика.
2. Відокремте товар зі списання від товару, придатного до продажу
Розбитий, зіпсований або прострочений товар того ж дня заберіть із полиці й покладіть в окрему коробку чи зону «списання». Товар, що лишився на полиці, або помилково продадуть, або під час інвентаризації порахують як придатний до продажу.
3. Фіксуйте в той самий день
Записуйте кожне списання в день, коли воно сталося: дату, товар (з кодом чи штрихкодом), кількість і одиницю виміру, причину, особу, яка виявила. У записі про списання, зробленому через кілька днів по пам’яті, кількість і причина губляться, а списання, яке не потрапило в облік зовсім, повертається в день інвентаризації як необґрунтована різниця.
4. Отримайте затвердження й запишіть подальшу долю
Уповноважена особа оглядає товар, затверджує запис і вказує його подальшу долю: повернення постачальнику, продаж зі знижкою, якщо пошкодження часткове, або утилізація. Для утилізованого товару складіть акт, у якому зазначено, хто, коли і як його утилізував; до запису можна додати й фото розбитого товару.
5. Спишіть із запасів
Внесіть затверджене списання в облік запасів, щоб кількість у системі збігалася з кількістю на полиці. Списання, не віднімане з обліку запасів, — це товар, який до наступної інвентаризації «є», але продати його неможливо; через це й сповіщення про мінімальний запас приходить із запізненням.
6. Підбийте підсумок наприкінці періоду
Наприкінці місяця чи кварталу підсумуйте записи про списання за товарами та причинами. З цього підсумку видно, який товар і з якої причини дає найбільше списань. Передайте список списань разом із собівартістю (кількість × закупівельна ціна) вашому бухгалтеру; бухгалтерський запис ґрунтується на цьому списку.
Частка списань
Коли облік списань ведеться регулярно, можна розрахувати й частку списань за період; порівняння за товарами чи відділами показує, де вони зосереджені. Щоб порахувати це на прикладах, скористайтеся безкоштовним інструментом розрахунку частки списань.
Бухгалтерська сторона
Списання — це товар, який віднімається з обліку запасів, і в бухгалтерії воно теж має відповідне відображення. Проте те, як його документувати, які акти потрібні, як воно розглядається з погляду податків і що робити щодо ПДВ (VAT), залежить від законодавства та виду списання — з цього питання зверніться до вашого бухгалтера. Завдання складу — вести список, потрібний бухгалтеру, повністю: дата, товар, кількість, причина, особа, яка затвердила, подальша доля й собівартість.
Списання в Ofisx
В Ofisx немає окремого екрана обліку списань чи втрат. Спосіб відобразити списання в запасах — екран Інвентаризація: ви скануєте або шукаєте товар зі списанням і вводите кількість, що лишилася на полиці, екран показує різницю як Нестача або Надлишок; коли ви натискаєте Застосувати підрахунок, запаси лише тих товарів, які ви рахували, оновлюються до підрахованої кількості. На цьому екрані немає поля причини чи примітки; причину списання, особу, яка його затвердила, і подальшу долю ведіть в окремому журналі списань (паперовому чи в Excel) за наведеними вище полями. Якщо ви повертаєте пошкоджений товар постачальнику, можна скористатися типом Повернення постачальнику в розділі Повернення. Про те, як загалом проводити операції в обліку, читайте в посібнику як вести облік запасів на складі.
Поширені запитання
Що таке списання?
Списання (втрати) — це товар, що вибув із запасів, не будучи проданим чи використаним: розбитий, зіпсований, із простроченим терміном придатності, втрачений, а також той, що зменшився під час обробки чи виробництва. Це товар, який на полиці начебто є, але продати його неможливо; тому його слід фіксувати в день події й віднімати із запасів.
Що таке списання в магазині?
У магазині списання — це товари, що пішли з полиці непроданими: молочні вироби з простроченим терміном придатності, гнилі фрукти й овочі, хліб учорашнього випуску, розбиті скляні пляшки й банки, обрізки та відходи в делікатесному й м’ясному відділах. Відділи свіжих продуктів — це місця, де записів про списання найбільше; списання кожного відділу записують у той самий день із вказівкою товару та причини.
Як відобразити списання в бухгалтерії?
Бухгалтерський запис списання, вимоги до документів і актів, його розгляд з погляду податків і те, що робити щодо ПДВ (VAT), залежать від законодавства та виду списання; з цього питання зверніться до вашого бухгалтера. Завдання складу — вести список, потрібний бухгалтеру, повністю: дата, товар, кількість, причина, особа, яка затвердила, і собівартість.
Чи списання й втрати — одне й те саме?
У повсякденній мові їх найчастіше вживають як взаємозамінні; обидва слова описують товар, що вибув із запасів без продажу. Який термін і який документ використовувати в офіційному обліку — це окреме питання; запитайте про це вашого бухгалтера.
У чому різниця між списанням і різницею за інвентаризацією?
Списання — це втрата, причина якої відома і яка зафіксована в день події. Різниця за інвентаризацією — це нестача чи надлишок, що виявляються в день інвентаризації, причина яких поки невідома. Якщо списання зафіксувати вчасно, воно не виявиться різницею під час інвентаризації; незафіксоване списання перетворюється на різницю за інвентаризацією, причину якої втрачено.
Як розрахувати частку списань?
Кількість або суму списань за період співвідносять із відповідною кількістю чи сумою запасів за той самий період. Щоб порахувати це на прикладах, скористайтеся безкоштовним інструментом розрахунку частки списань.
Що таке процедура списання?
Це внутрішнє правило, яке письмово визначає, як виявляти списання, хто його затверджує, як фіксувати й що робити з товаром. Основні кроки: визначити причини та повноваження щодо затвердження, відокремити товар зі списання, зафіксувати в той самий день, отримати затвердження й записати подальшу долю, зменшити запаси й підбити підсумок наприкінці періоду.
Останнє оновлення: 2026-09-25
Інвентаризація та облік надходжень і видач за штрихкодом у застосунку
Скануйте й вводьте кількість, що лишилася на полиці; запаси оновляться до підрахованої кількості.
Нехай кількість у запасах збігається з тим, що на полиці
Створіть безкоштовний обліковий запис, імпортуйте ваш список товарів з Excel; продаж, приймання товару та інвентаризація зійдуться в одному обліку.