Kako se daje šifra zaliha?
Šifra artikla je kratka šifra koja identifikuje proizvod samostalno, nezavisno od njegovog naziva; dobra šifra artikla je jedinstvena, stalne dužine, ne sadrži slova sa dijakritičkim znacima (č, ć, đ, š, ž) i ne nosi podatke koji se menjaju, kao što su cena, dobavljač ili polica. Najuravnoteženija šema za mala preduzeća je kombinacija prefiksa kategorije i rednog broja: KRT-0001. Kod proizvoda sa barkodom proizvođača barkod zamenjuje šifru; interna šifra se dodeljuje proizvodima bez barkoda.
Zalihe bez šifre vode se po nazivu proizvoda: „A4 papir“ i „A4 Papir 80gr“ izgledaju kao dva različita proizvoda, na popisu jedan ispadne manjak, a drugi višak. Ovaj vodič objašnjava kakva treba da bude šifra artikla, tri šeme šifriranja, primere po delatnostima, proizvode sa varijantama i automatsko generisanje šifre u Excelu.
Kakva treba da bude dobra šifra artikla?
| Pravilo | Razlog |
|---|---|
| Jedinstvena | Jedna šifra pripada samo jednom proizvodu. Šifra proizvoda povučenog iz prodaje ne dodeljuje se drugom proizvodu; u suprotnom stari zapisi o prodaji i popisu izgledaju kao istorija novog proizvoda. |
| Kratka | Šifra od najviše osam do deset znakova pravi manje grešaka i pri ručnom upisu i pri čitanju sa etikete. Dugačka šifra je znak da joj se pridaje značenje. |
| Stalne dužine | Redni broj popunite nulama sa početka (0001, 0002…). U listi poređanoj kao KRT-1, KRT-10, KRT-2 teže je pronaći proizvod. |
| Ne nosi podatke koji se menjaju | Cena, dobavljač, polica ili boja iz akcije — podaci koji se vremenom menjaju ne stavljaju se u šifru. Kad se podatak promeni, šifra ili daje pogrešnu informaciju ili se menja, pa se prekida veza sa prošlim zapisima. |
| Ne sadrži znakove koji se mešaju | Ne koriste se slova sa dijakritičkim znacima (č, ć, đ, š, ž), razmaci i međusobno slični znakovi poput O/0, I/1. Takva slova se ne mogu kodirati u uobičajene vrste barkodova; razmaci i slični znakovi prave greške pri ručnom unosu. |
| Pravilo je zapisano | Koji prefiks pripada kojoj kategoriji i odakle se uzima sledeći broj stoji na jednoj listi. Šema šifriranja čije pravilo zna samo jedna osoba raspada se kad te osobe nema. |
Tri šeme šifriranja
| Šema | Primer | Prednost | Mana |
|---|---|---|---|
| Samo redni broj | 000123 | Najjednostavnija šema koja se nikad ne kvari; šifra ne nosi nikakvu informaciju. | Iz šifre se ne vidi o kom je proizvodu reč; kod stotina stavki ručna pretraga je teška. |
| Prefiks kategorije + redni broj | KRT-0001 | Iz šifre se čita grupa proizvoda, a redni broj obezbeđuje jedinstvenost. Najuravnoteženiji izbor za većinu malih preduzeća. | Ako proizvod promeni kategoriju, šifra i dalje pokazuje staru kategoriju; to je prihvatljivo, šifra se ne menja. |
| Značajna (strukturirana) šifra | KRT-A4-80-500 | Iz šifre se čitaju osobine proizvoda; daje red kod proizvoda sa mnogo varijanti. | Postaje duga, pravilo se širi sa svakom novom osobinom; ako je u šifru ušao podatak koji se menja, šifra počinje da daje pogrešne informacije. |
Ako niste sigurni, izaberite drugu šemu. Draž značajne šifre je što iz nje možete pročitati proizvod; ali to već radi naziv proizvoda. Zadatak šifre nije da se čita, već da identifikuje proizvod bez zabune.
Primeri šifara artikala
Kako šema prefiks kategorije + redni broj izgleda u različitim poslovima. Šifre i proizvodi su samo primer:
| Posao | Šifra artikla | Proizvod | Napomena |
|---|---|---|---|
| Kancelarijski materijal | KRT-0001 | Copier A4 papir za fotokopiranje 80 g, 500 listova | Prefiks + redni broj; kod proizvoda sa barkodom upisuje se i barkod proizvođača na karticu. |
| Gvožđara | HRD-0142 | Pocinkovani šraf 4×40 mm, kutija od 100 komada | Mera se piše u nazivu proizvoda, a ne u šifri; isti šraf 4×50 postaje HRD-0143. |
| Odeća | GYM-0027-KRM-M | Basic majica, crvena, veličina M | Šifra osnovnog modela + boja + veličina; pošto se svaka kombinacija boje i veličine vodi zasebno, ima zasebnu šifru. |
| Rezervni delovi | YDK-0310 | Kočione pločice (broj dela proizvođača 04465-XXXXX) | Broj dela proizvođača vodi se u zasebnom polju ili u nazivu proizvoda; interna šifra ostaje kratka. |
| Prodavnica / hrana | 8690000000000 (EAN-13) | Pakovan proizvod | Barkod proizvođača već je jedinstvena šifra; nije potrebno dodeljivati internu šifru. Interna šifra se dodeljuje proizvodima koji se mere i prodaju rasuto. |
Šifra artikla kod proizvoda sa varijantama
Svaki proizvod koji se razlikuje po boji, veličini ili gramaži i vodi se zasebno ima zasebnu šifru. Kada se crvena i plava majica broje pod jednom šifrom, ne vidi se koja je ponestala; i odluka o naručivanju se donosi pogrešno. Postoje dva načina:
Novi redni broj za svaku varijantu. TSH-0012 crvena M, TSH-0013 crvena L. Šifra ostaje kratka, a podatak o varijanti nalazi se u nazivu proizvoda. Dovoljno za poslove sa malim brojem varijanti.
Osnovna šifra + stalni nastavak. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Sve varijante istog modela poređane su jedna do druge u šifri. Skraćenice nastavaka (KRM, MAV, S, M, L) učvrstite na jednoj listi; ako se za istu boju koriste dve različite skraćenice, šema se raspada.
Kako napraviti šifru artikla? Šest koraka
1. Napravite listu kategorija
Podelite artikle u 5–15 glavnih grupa i svakoj grupi dodelite prefiks od dva do tri slova bez dijakritičkih znakova: KRT (kancelarijski materijal), TMZ (sredstva za čišćenje), HRD (gvožđarija). Držite broj grupa malim; ako za svaku sitnu razliku otvarate novi prefiks, šifra postaje zbrka od „značajnih šifara“.
2. Odredite broj cifara
Pogledajte koliko artikala danas ima vaša najbrojnija grupa i na koliko može da naraste za nekoliko godina. Ako će ostati ispod 1.000, dovoljne su tri cifre, a ako će ostati ispod 10.000, četiri. Naknadno povećanje broja cifara znači menjanje svih šifara; izabrati jednu cifru više košta malo.
3. Postavite pravilo za varijante
Ako se boja, veličina ili gramaža istog artikla vode zasebno na zalihama, svaka je posebna šifra. Ili svakoj varijanti dodelite novi redni broj (TSH-0012, TSH-0013) ili na kraj osnovne šifre dodajte sufiks stalne dužine (GYM-0027-KRM-M). Koju god varijantu izaberete, primenjujte je na sve artikle.
4. Izdvojite artikle sa barkodom
Kod artikala koji imaju proizvođački barkod, barkod je već jedinstvena šifra; za njih nije obavezno davati posebnu internu šifru. Internu šifru dodelite samo artiklima bez barkoda, onima koji se mere ili onima koje sami proizvodite; kako da razdvojite koji artikli imaju barkod, objašnjeno je u vodiču praćenje zaliha pomoću barkoda.
5. Dodelite šifre i zapišite listu pravila
U svakoj grupi dodeljujte šifre redom, počevši od 0001. Listu prefiksa i poslednji iskorišćeni broj u svakoj grupi čuvajte na jednom mestu; neka postoji samo jedna osoba ili jedno pravilo koje šifru za novi artikal uzima iz te liste.
6. Označite artikle i unesite šifre u karticu
Upišite šifru u karticu artikla i nalepite oznaku na policu ili na sam artikal. Sva polja kartice u koja se šifra upisuje opisana su u vodiču šta je artikalska kartica i kako se otvara.
Pravljenje šifre artikla u Excelu
Ako je vaša lista artikala u Excelu, šifre možete generisati jednom formulom. Neka u koloni A bude naziv artikla, a u koloni B prefiks kategorije (KRT, TMZ…). Upišite sledeće u ćeliju C2 i povucite naniže:
=B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000")
Pošto formula broji svaki prefiks zasebno, KRT šifre se numerišu od KRT-0001, a TMZ šifre od TMZ-0001. Gornja formula je za Excel na turskom jeziku; u Excelu na engleskom ista formula glasi =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Važno: kad se šifre izgenerišu, kopirajte kolonu C i nalepite je kao vrednosti. Šifra koja ostane formula automatski se nanovo numeriše kada u listu ubacite red, obrišete red ili promenite redosled, pa jučerašnja KRT-0014 danas pokazuje drugi artikal. Za čuvanje šifara u gotovim kolonama možete koristiti besplatni Excel šablon za praćenje zaliha.
Prelazak sa neuređenih šifara na novi sistem
Kada sređujete listu u kojoj su godinama različiti ljudi davali šifre na različite načine, ne brišite staru šifru: u listi ostavite kolonu stara šifra, a novu šifru upišite pored nje. Prelaz uskladite sa danom popisa; početno stanje kartica otvorenih sa novom šifrom neka potiče iz tog popisa. Pošto će se stara šifra još neko vreme pojavljivati na starim fakturama i u prepisci sa dobavljačima, sačuvajte listu usklađivanja stare i nove šifre. Organizacija dana popisa opisana je u vodiču kako se radi popis magacina.
Šifra artikla u Ofisxu
U formi za dodavanje artikla u Ofisxu ne postoji posebno polje „šifra artikla“; šifra koja identifikuje artikal je polje Barkod. Kod artikla sa proizvođačkim barkodom barkod samo skenirate, a internu šifru (poput KRT-0001) koju dajete artiklu bez barkoda upisujete u isto polje. Da biste jednom artiklu definisali i proizvođački barkod i internu šifru, potrebno je više barkodova; to je funkcija Više barkodova i nalazi se u Premium paketu. Umesto da listu artikala sa šiframa pripremljenu u Excelu unosite jedan po jedan, možete je uvesti; kad se kartice otvore, prodaja, prijem robe i popis rade se skeniranjem te šifre.
Česta pitanja
Šta je šifra artikla?
Šifra artikla je kratka šifra koja identifikuje artikal nezavisno od njegovog naziva. U prodaji, prijemu robe, popisu i izveštajima umesto naziva artikla koristi se ta šifra; tako različito napisani nazivi istog artikla ne izgledaju kao različiti artikli.
Kakva treba da bude šifra artikla?
Treba da bude jedinstvena, kratka, stalne dužine i bez dijakritičkih znakova ili razmaka. U šifru ne treba stavljati podatke koji se mogu promeniti, kao što su cena, dobavljač ili polica. Najčešći i najuravnoteženiji sistem je prefiks kategorije plus redni broj: KRT-0001.
Jesu li šifra artikla i barkod isto?
Služe istoj svrsi, ali im je poreklo različito. Barkod je najčešće šifra koju artiklu dodeljuje proizvođač i koja je odštampana na ambalaži; šifra artikla je ona koju dodeljuje sama firma. Kod artikla koji ima barkod, barkod se može koristiti umesto šifre artikla; artiklu bez barkoda dodeljuje se interna šifra i, ako želite, štampa se barkod nalepnica za tu šifru.
Je li šifra artikla isto što i konto u knjigovodstvu?
Ne. Šifra artikla identifikuje jedan artikal; konto u knjigovodstvu označava račun na kome se prate zalihe u celini. Za pitanja o kontnom planu obratite se svom računovođi; sistem šifara artikala određujete sami, prema potrebama magacina i prodaje.
Koliko cifara treba da ima šifra artikla?
Redni broj posle prefiksa treba da bude dovoljan za veličinu vaše najbrojnije grupe artikala za nekoliko godina: tri cifre za manje od 1.000 artikala, četiri za manje od 10.000. Ukupna dužina sa prefiksom od osam do deset znakova smanjuje greške pri ručnom unosu.
Daje li se posebna šifra ako isti artikal stiže od drugog dobavljača?
Ne. Ako je artikal isti, i šifra je ista; dobavljač se ne upisuje u šifru. Otvaranje posebne šifre po dobavljaču deli zalihu istog artikla na dva dela, pa izgleda kao da je jednog nestalo, a drugog ima na polici.
Kako se šifra artikla automatski pravi u Excelu?
Prefiks kategorije upišite u kolonu i jednom formulom koja spaja funkcije TEXT i COUNTIF (u turskom Excelu METNEÇEVİR i EĞERSAY) možete svaki prefiks numerisati zasebno od 0001; sama formula nalazi se u odeljku pravljenje šifre artikla u Excelu. Kad se šifre izgenerišu, kopirajte kolonu i nalepite je kao vrednosti; u suprotnom se šifre same menjaju kada se red obriše ili se lista sortira.
Poslednje ažuriranje: 2026-09-30
Ulaz i izlaz robe pomoću šifre i barkoda u aplikaciji
Upišite šifru u karticu jednom; prodaja, prijem robe i popis neka se rade skeniranjem te šifre.
Uvezite listu artikala sa šiframa
Otvorite besplatan nalog i uvezite listu artikala koju ste šifrirali u Excelu; vaše artikalske kartice biće spremne za nekoliko minuta.