Depo stok takibi nasıl yapılır?
Depo stok takibi dört şeye dayanır: her ürünün tekil bir kodu olması, her rafın bir adresi olması, her hareketin (giriş, çıkış, transfer) kayda geçmesi ve düzenli sayımla kaydın gerçekle karşılaştırılması. Bu dördü kurulduğunda “ürün nerede”, “kaç kaldı” ve “ne zaman sipariş vermeliyim” soruları kendiliğinden yanıtlanır.
1. Ürün kodu verin
Her ürüne tekil bir kod (veya barkod) verin. Kod olmadan aynı ürün “A4 kağıt”, “A4 Kağıt 80gr”, “a4 kagit” diye üçe bölünür ve stok hiçbir zaman tutmaz. Barkodu olan ürünlerde üreticinin barkodunu kullanmak en kolayı; olmayanlar için kendi iç kodunuzu üretip etiketleyin.
2. Rafları etiketleyin
Bu adım tamamen fiziksel: koridor–raf–göz mantığında basit bir adres verip rafların üstüne yazın (A-03-2 gibi). Ürünü arayan kişi depoyu baştan sona dolaşmak zorunda kalmaz ve sayım süresi belirgin şekilde kısalır. Adresi ürün adının yanına ya da açıklama alanına not düşerek programda da hatırlatabilirsiniz.
3. Her hareketi işleyin
Mal kabul, satış, iade, transfer ve fire — hepsi kayda geçmeli. En sık yapılan hata, “kalan 40” diye sonucu yazıp hareketi atlamaktır; bu durumda fark çıktığında nereden kaynaklandığını bulamazsınız.
4. Kritik seviyeyi belirleyin
Formül basit: günlük ortalama satış × tedarik süresi × 1,2. Günde 12 adet satıyorsanız ve tedarikçi 7 günde getiriyorsa kritik seviyeniz yaklaşık 101 adettir. Hesabı kritik stok hesaplayıcısıyla yapabilirsiniz.
5. Düzenli sayın
Sayım, kaydın gerçeği yansıtıp yansıtmadığını gösteren tek yöntemdir. Tam sayımı yılda bir, hızlı dönen ürünlerde döngüsel sayımı ayda bir yapın. Fark çıkan ürünü ikinci kez saydırın; farkların çoğu yanlış raftaki maldır. Excel ile yapacaksanız ücretsiz depo sayım şablonunu kullanabilirsiniz.
Excel’den programa ne zaman geçmeli?
Şu üç belirtiden ikisi varsa geçme zamanı gelmiştir: ürün sayısı birkaç bini aştı, aynı dosyaya birden fazla kişi giriyor, ya da stok ile satış/cari ayrı yerlerde tutuluyor. Program bu üçünü de tek ekranda birleştirir ve Excel dosyanızı içe aktarabildiği için baştan giriş yapmanız gerekmez.
Sık sorulan sorular
Depo sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Yılda en az bir kez tam sayım şarttır. Hızlı dönen ürünlerde ayda bir kısmi (döngüsel) sayım, farkları büyümeden yakalamanızı sağlar.
Raf adreslemesi nasıl kurulur?
Basit tutun: koridor-raf-göz (A-03-2 gibi). Etiketleyip ürün kartına yazın; yeni gelen personel bile ürünü bulur.
Fire ve kayıp nasıl azalır?
Her hareketi kayıt altına almak, kritik seviye tanımlamak ve düzenli sayım yapmak kaybın büyük kısmını önler.
Anlatılanlar uygulamada
Raf, sayım ve kritik stok ekranları.
Rehberi uygulamaya dökün
Ürünlerinizi yükleyin, kritik seviyeleri girin, ilk sayımınızı telefonla yapın.