Depo stok takibi nasıl yapılır?
Depo stok takibi dört şeye dayanır: her ürünün tekil bir kodu olması, her rafın bir adresi olması, her hareketin (giriş, çıkış, transfer) kayda geçmesi ve düzenli sayımla kaydın gerçekle karşılaştırılması. Bu dördü kurulduğunda “ürün nerede”, “kaç kaldı” ve “ne zaman sipariş vermeliyim” soruları kendiliğinden yanıtlanır.
1. Ürün kodu verin
Her ürüne tekil bir kod (veya barkod) verin. Kod olmadan aynı ürün “A4 kağıt”, “A4 Kağıt 80gr”, “a4 kagit” diye üçe bölünür ve stok hiçbir zaman tutmaz. Barkodu olan ürünlerde üreticinin barkodunu kullanmak en kolayı; olmayanlar için kendi iç kodunuzu üretip etiketleyin. Kartta kodun yanında hangi alanların olması gerektiğini ve kodun nasıl verileceğini stok kartı nedir, nasıl açılır rehberinde anlattık.
2. Rafları etiketleyin
Bu adım tamamen fiziksel: koridor–raf–göz mantığında basit bir adres verip rafların üstüne yazın (A-03-2 gibi). Ürünü arayan kişi depoyu baştan sona dolaşmak zorunda kalmaz ve sayım süresi belirgin şekilde kısalır. Adresi ürün koduna ya da kategorisine yazarak programda da takip edebilirsiniz. Adres biçiminin nasıl seçileceğini, kaç seviye gerektiğini ve etiketlemenin ayrıntılarını depo raf adresleme nasıl yapılır rehberinde anlattık.
3. Her hareketi işleyin
Mal kabul, satış, iade, transfer ve fire — hepsi kayda geçmeli. En sık yapılan hata, “kalan 40” diye sonucu yazıp hareketi atlamaktır; bu durumda fark çıktığında nereden kaynaklandığını bulamazsınız.
4. Kritik seviyeyi belirleyin
Formül basit: günlük ortalama satış × tedarik süresi × 1,2. Günde 12 adet satıyorsanız ve tedarikçi 7 günde getiriyorsa kritik seviyeniz yaklaşık 101 adettir. Hesabı kritik stok hesaplayıcısıyla yapabilirsiniz. Formülün nereden geldiğini, emniyet stoğunun ne kadar olması gerektiğini ve farklı ürün profilleri için örnek hesapları kritik stok seviyesi nedir rehberinde ayrıntısıyla anlattık.
5. Düzenli sayın
Sayım, kaydın gerçeği yansıtıp yansıtmadığını gösteren tek yöntemdir. Tam sayımı yılda bir, hızlı dönen ürünlerde döngüsel sayımı ayda bir yapın. Fark çıkan ürünü ikinci kez saydırın; farkların çoğu yanlış raftaki maldır. Excel ile yapacaksanız ücretsiz depo sayım şablonunu kullanabilirsiniz. Sayım gününün hazırlığını, kör sayım listesini ve fark analizini ayrıntısıyla anlattığımız depo sayımı nasıl yapılır rehberine de bakın.
Excel’den programa ne zaman geçmeli?
Şu üç belirtiden ikisi varsa geçme zamanı gelmiştir: ürün sayısı birkaç bini aştı, aynı dosyaya birden fazla kişi giriyor, ya da stok ile satış/cari ayrı yerlerde tutuluyor. Program bu üçünü de tek ekranda birleştirir ve Excel dosyanızı içe aktarabildiği için baştan giriş yapmanız gerekmez.
Kurulumdan sonra: süreci yönetmek
Buradaki beş adım “elimdeki miktarı nasıl doğru tutarım” sorusunu çözer. Kayıt oturduktan sonraki soru, malın depoya girişinden çıkışına kadarki sürecin nasıl yürütüleceğidir: mal kabulün nasıl karşılanacağı, çıkış türlerinin nasıl ayrılacağı ve deponun hangi dört sayıyla ölçüleceği. Bunları depo yönetimi nedir, nasıl yapılır rehberinde anlattık.
Sık sorulan sorular
Depo sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Yılda en az bir kez tam sayım şarttır. Hızlı dönen ürünlerde ayda bir kısmi (döngüsel) sayım, farkları büyümeden yakalamanızı sağlar.
Raf adreslemesi nasıl kurulur?
Basit tutun: koridor-raf-göz (A-03-2 gibi). Etiketleyip ürün koduna ya da kategorisine yazın; yeni gelen personel bile ürünü bulur. Adımların dökümü depo raf adresleme nasıl yapılır rehberinde.
Fire ve kayıp nasıl azalır?
Her hareketi kayıt altına almak, kritik seviye tanımlamak ve düzenli sayım yapmak kaybın büyük kısmını önler. Kaybın en büyük kaynağı genellikle hırsızlık değil kayıtsız çıkıştır; çıkış türlerini ayırmayı depo yönetimi nedir rehberinde anlattık.
Son güncelleme: 2026-09-24
Anlatılanlar uygulamada
Raf, sayım ve kritik stok ekranları.
Rehberi uygulamaya dökün
Ürünlerinizi yükleyin, kritik seviyeleri girin, ilk sayımınızı telefonla yapın.