Depo sayımı nasıl yapılır?
Depo sayımı, depodaki her ürünün fiziksel adedini raf sırasıyla tek tek sayıp kayıttaki (program veya Excel’deki) miktarla karşılaştırmak ve çıkan farkı nedeniyle birlikte kayda geçirmektir. Doğru sonuç veren sayımın üç şartı vardır: sayım sırasında depoya mal girip çıkmaması, sayan kişinin sistem miktarını görmemesi (kör sayım) ve fark çıkan ürünün ikinci kez saydırılması.
Aşağıdaki altı adım, tek depolu küçük bir işletmede de birden fazla raf sistemi olan bir depoda da aynı sırayla uygulanır.
1. Sayım gününü seçin ve hareketi durdurun
Sayım, deponun durduğu bir anda yapılır. Kapanıştan sonra ya da hafta sonu seçin; mal kabulü ve sevkiyatı sayım bitene kadar durdurun. Rampada bekleyen malı sayım alanının dışına ayırıp "sayılmayacak" diye etiketleyin — sayımda çıkan farkların en yaygın nedeni, sayım sürerken giren veya çıkan maldır.
2. Depoyu sayıma hazırlayın
Aynı ürünün dağıldığı rafları birleştirin, açık koliyi kapatın, raf etiketlerinin okunur olduğundan emin olun. Depoyu koridor-raf-göz sırasına göre bölgelere ayırıp her bölgeyi bir kişiye verin; böylece hiçbir raf iki kez ya da sıfır kez sayılmaz.
3. Kör sayım listesi çıkarın
Listede ürün kodu, adı, raf adresi ve boş bir "sayılan adet" sütunu olsun; sistem miktarını listeye yazmayın. Sistem miktarını gören kişi saymak yerine onaylama eğilimindedir. Bu yönteme kör sayım denir ve sayımın doğruluğunu en çok artıran tek adımdır.
4. Rafları sırayla sayın
Bölge bölge, raf sırasıyla ilerleyin; depoda ürün aramak için dolaşmayın. Barkodlu ürünlerde telefonun kamerasıyla okutmak elle yazmaktan hem hızlı hem hatasızdır. Sayan ve yazan iki kişi çalışıyorsa, adedi yüksek sesle tekrar ettirin.
5. Farkları bulun, farklı çıkanı ikinci kez saydırın
Sayılan adetleri sisteme girin ve sistem miktarıyla karşılaştırın. Fark çıkan her ürünü ilk sayanın dışında biri yeniden saysın. Farkların büyük kısmı gerçek kayıp değil, yanlış rafa konmuş ya da iki ayrı kodla açılmış aynı üründür.
6. Farkın nedenini yazın ve stoğu düzeltin
İkinci sayımdan sonra kalan farkı sisteme işleyin, ama önce nedenini not düşün: kırık/fire, hatalı sevkiyat, kayıt atlanmış satış, hırsızlık. Nedeni yazılmayan düzeltme, aynı farkın gelecek sayımda tekrar çıkmasını engellemez.
Tam sayım mı, döngüsel sayım mı?
İki yöntem birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır:
| Konu | Tam sayım | Döngüsel (kısmi) sayım |
|---|---|---|
| Kapsam | Depodaki tüm ürünler | Seçilen ürün grubu veya bölge |
| Sıklık | Yılda en az bir kez | Ayda bir ya da haftada bir |
| Depo durumu | Hareket durur | Depo çalışmaya devam eder |
| Ne işe yarar | Yıl sonu gerçek envanter değeri | Farkı büyümeden yakalamak |
| Maliyeti | Yüksek: iş durur | Düşük: günlük akışa yayılır |
Döngüsel sayımda hangi ürünle başlayacağınızı seçerken değeri yüksek ve hızlı dönen ürünleri öne alın; ciroyu asıl onlar taşır.
Stok doğruluk oranını hesaplayın
Sayımın işe yarayıp yaramadığını tek bir sayıyla izleyebilirsiniz:
Stok doğruluk oranı = (farksız çıkan ürün çeşidi ÷ sayılan toplam ürün çeşidi) × 100
500 çeşit saydınız ve 465’i kayıtla birebir tuttuysa doğruluk oranınız %93’tür. Bu oranı her sayımda yazın; hedef belirli bir rakama ulaşmak değil, oranın sayımdan sayıma yükselmesidir. Oran düşüyorsa sorun sayım yönteminde değil, günlük giriş-çıkış kayıtlarındadır — depo stok takibinin kurulumunu baştan gözden geçirin.
Sayımı kolaylaştıran şey: hazırlık
Sayımın uzun sürmesinin nedeni genelde sayma işi değil, ürün aramaktır. Rafları adreslemek, her ürüne tekil kod vermek ve kritik seviyeleri tanımlamak sayım gününü kısaltır. Kritik seviyeyi kritik stok hesaplayıcısıyla bulabilir, sayımı Excel’de yürütecekseniz ücretsiz depo sayım şablonunu indirebilirsiniz.
Sayımı programla yapıyorsanız iş kısalır: barkodu okutursunuz, sistem miktarı ile sayılan miktar yan yana gelir, fark ve fark tutarı hesaplanır. Ekranların dökümü özellikler sayfasında, telefonla depoda çalışmak için mobil ve web sürümlerinde.
Sık sorulan sorular
Depo sayımı ne kadar sürer?
Süreyi belirleyen ürün çeşidi sayısıdır, adet değil. Barkod okutarak sayan bir kişi saatte yaklaşık 150-250 ürün çeşidi ilerler; 1.000 çeşitlik bir depo iki kişiyle yarım günde biter. Raf adresleri etiketli değilse bu süre ikiye katlanabilir.
Kör sayım nedir?
Sayım listesinde sistemdeki miktarın gösterilmemesidir. Sayan kişi rafta gördüğü adedi bilmediği bir sayıyla karşılaştırmadan yazar; bu, "zaten tutuyordur" diye geçiştirmeyi engeller.
Tam sayım mı, döngüsel sayım mı?
İkisi birlikte kullanılır. Yılda en az bir kez tüm depoyu kapsayan tam sayım yapılır; hızlı dönen ve değeri yüksek ürünlerde ayda bir döngüsel (kısmi) sayımla aradaki fark büyümeden yakalanır.
Sayım farkı ne kadar normaldir?
Kabul edilebilir bir eşik yerine kendi ölçümünüzü izleyin: doğruluk oranınız her sayımda yükseliyorsa süreç çalışıyordur. Aynı ürün üst üste fark veriyorsa sorun sayımda değil, o ürünün giriş-çıkış kaydındadır.
Sayımı Excel ile yapabilir miyim?
Evet. Ürün listesini kod, ad, raf ve sayılan adet sütunlarıyla çıkarıp elde doldurabilirsiniz; farkı formülle hesaplayan hazır bir depo sayım Excel şablonu da var. Excel’in sınırı şudur: sayım sürerken aynı dosyaya iki kişi giremez.
Sayımdan sonra ne yapılmalı?
Farkları nedenleriyle kapattıktan sonra kritik stok seviyelerini güncel satış hızına göre yeniden hesaplayın ve bir sonraki döngüsel sayımın tarihini o gün takvime yazın. Sayım, elinizdeki stok değerini de kesinleştirdiği için stok devir hızını hesaplamak için en doğru andır.
Son güncelleme: 2026-09-08
Sayım ekranı uygulamada
Sistem miktarı, sayılan miktar ve fark yan yana.
İlk sayımınızı telefonla yapın
Ücretsiz hesap açın, Excel listenizi içe aktarın, rafları gezerken barkodu okutun.