Kako se dodjeljuje šifra zalihe?
Šifra artikla je kratka šifra koja identificira proizvod neovisno o njegovu nazivu i samostalno; dobra šifra artikla je jedinstvena, stalne duljine i ne sadrži posebna slova (č, ć, đ, š, ž) te ne nosi podatke koji se mijenjaju, poput cijene, dobavljača ili police. Za male tvrtke najuravnoteženiji sustav je spoj prefiksa kategorije i rednog broja: KRT-0001. Kod proizvoda s proizvođačevim barkodom barkod zamjenjuje šifru; interna šifra dodjeljuje se proizvodima bez barkoda.
Zaliha bez šifre vodi se po nazivu proizvoda: „A4 papir“ i „A4 Papir 80gr“ izgledaju kao dva različita proizvoda, a na popisu jedan ispadne manjak, a drugi višak. Ovaj vodič objašnjava kakva šifra artikla treba biti, tri sustava šifriranja, primjere po djelatnostima, proizvode s varijantama i automatsko generiranje šifre u Excelu.
Kakva treba biti dobra šifra artikla?
| Pravilo | Razlog |
|---|---|
| Jedinstvena | Šifra pripada samo jednom proizvodu. Šifra proizvoda povučenog iz prodaje ne dodjeljuje se drugom proizvodu; u protivnom stari zapisi o prodaji i popisu izgledaju kao povijest novog proizvoda. |
| Kratka | Šifra koja ne prelazi osam do deset znakova rađa manje pogrešaka i pri ručnom upisu i pri čitanju s naljepnice. Duga šifra znak je da joj se pridaje značenje. |
| Stalne duljine | Redni broj popunite nulama s početka (0001, 0002…). Na popisu poredanom kao KRT-1, KRT-10, KRT-2 teže je pronaći proizvod. |
| Ne nosi podatke koji se mijenjaju | Podaci koji se s vremenom mijenjaju, poput cijene, dobavljača, police ili boje iz akcije, ne stavljaju se u šifru. Kad se podatak promijeni, šifra ili daje netočnu informaciju ili se mijenja i veza s prošlim zapisima pukne. |
| Ne sadrži znakove koji se miješaju | Ne koriste se posebna slova (č, ć, đ, š, ž), razmaci ni znakovi sličnog izgleda poput O/0 i I/1. Slova s dijakriticima ne mogu se kodirati u uobičajene vrste barkodova; razmaci i slični znakovi uzrokuju pogreške pri ručnom unosu. |
| Pravilo je zapisano | Koji prefiks pripada kojoj kategoriji i odakle se uzima sljedeći broj, stoji na jednom popisu. Sustav šifriranja čije pravilo zna samo jedna osoba raspada se kad te osobe nema. |
Tri sustava šifriranja
| Sustav | Primjer | Prednost | Mana |
|---|---|---|---|
| Samo redni broj | 000123 | Najjednostavniji sustav koji se nikad ne kvari; šifra ne nosi nikakvu informaciju. | Iz šifre se ne vidi što je proizvod; kod stotina stavki ručno traženje je teško. |
| Prefiks kategorije + redni broj | KRT-0001 | Iz šifre se čita skupina proizvoda, a redni broj osigurava jedinstvenost. Najuravnoteženiji izbor za većinu malih tvrtki. | Ako proizvod promijeni kategoriju, šifra i dalje pokazuje staru kategoriju; to je prihvatljivo, šifra se ne mijenja. |
| Značenjska (strukturirana) šifra | KRT-A4-80-500 | Iz šifre se čitaju svojstva proizvoda; daje red kod proizvoda s mnogo varijanti. | Produžuje se, pravilo se proširuje sa svakim novim svojstvom; ako u šifru uđe podatak koji se mijenja, šifra počinje davati netočnu informaciju. |
Ako niste sigurni, odaberite drugi sustav. Draž značenjske šifre je u tome što se iz šifre može pročitati proizvod; ali to već radi naziv proizvoda. Zadaća šifre nije da se čita, nego da proizvod identificira bez zabune.
Primjeri šifri artikla
Kako sustav prefiksa kategorije + rednog broja izgleda u različitim djelatnostima. Šifre i proizvodi samo su primjeri:
| Djelatnost | Šifra artikla | Proizvod | Napomena |
|---|---|---|---|
| Papirnica | KRT-0001 | Copier A4 papir za fotokopiranje 80 g, 500 listova | Prefiks + redni broj; kod proizvoda s barkodom na karticu se upisuje i proizvođačev barkod. |
| Željezarija | HRD-0142 | Pocinčani vijak 4×40 mm, kutija od 100 komada | Mjera se upisuje u naziv proizvoda, a ne u šifru; isti vijak 4×50 dobiva HRD-0143. |
| Odjeća | GYM-0027-KRM-M | Basic majica, crvena, veličina M | Šifra glavnog modela + dodatak za boju + veličinu; svaka kombinacija boje i veličine skladišti se zasebno pa ima zasebnu šifru. |
| Rezervni dijelovi | YDK-0310 | Kočione pločice (broj dijela proizvođača 04465-XXXXX) | Broj dijela proizvođača vodi se u zasebnom polju ili u nazivu proizvoda; interna šifra ostaje kratka. |
| Trgovina / hrana | 8690000000000 (EAN-13) | Pakirani proizvod | Proizvođačev barkod već je jedinstvena šifra; nije potrebno dodatno dodjeljivati internu šifru. Interna šifra dodjeljuje se proizvodima koji se važu i nepakiranima. |
Šifra artikla kod proizvoda s varijantama
Svaki proizvod koji se razlikuje po boji, veličini ili gramaturi i skladišti se zasebno ima zasebnu šifru. Kad se crvena i plava majica broje pod jednom šifrom, ne vidi se koja je pri kraju; i odluka o naručivanju bude pogrešna. Postoje dva puta:
Novi redni broj za svaku varijantu. TSH-0012 crvena M, TSH-0013 crvena L. Šifra ostaje kratka, a podatak o varijanti nalazi se u nazivu proizvoda. Dovoljno za poslove s malo varijanti.
Glavna šifra + stalni dodatak. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Sve varijante istog modela poredane su u šifri jedna do druge. Kratice dodataka (KRM, MAV, S, M, L) utvrdite na jednom popisu; ako se za istu boju koriste dvije različite kratice, sustav se raspada.
Kako izraditi šifru artikla? Šest koraka
1. Izradite popis kategorija
Podijelite proizvode u 5–15 glavnih skupina i svakoj dodijelite prefiks od dva do tri slova bez dijakritičkih znakova: PAP (papirnata galanterija), ČIS (sredstva za čišćenje), ŽEL (željezarija) – bolje je pisati ga bez dijakritika, npr. CIS, ZEL. Broj skupina neka bude malen; ako za svaku ssitnu razliku otvarate novi prefiks, šifra se pretvara u zbrku značajnih kodova.
2. Odredite broj znamenki
Pogledajte koliko artikala danas ima vaša najbrojnija skupina i na koliko bi mogla narasti kroz nekoliko godina. Ako će ostati ispod 1.000, dovoljne su tri znamenke, a ako će ostati ispod 10.000, četiri. Naknadno povećanje broja znamenki znači promjenu svih šifara; jedna znamenka viška je jeftina.
3. Postavite pravilo za varijante
Ako se boja, veličina ili gramaža istog proizvoda vode kao zasebne zalihe, svaka je zasebna šifra. Ili svakoj varijanti dodijelite novi redni broj (TSH-0012, TSH-0013) ili glavnoj šifri dodajte sufiks stalne duljine (GYM-0027-KRM-M). Koji god model odaberete, primjenjujte ga na sve proizvode.
4. Izdvojite proizvode s barkodom
Kod proizvoda s proizvođačevim barkodom barkod je već jedinstvena šifra pa za njih nije obavezno davati zasebnu internu šifru. Internu šifru dodijelite samo proizvodima bez barkoda, vaganim proizvodima ili onima koje sami proizvodite; kako razlikovati koji proizvodi imaju barkod, objašnjeno je u vodiču praćenje zaliha s barkodom.
5. Dodijelite šifre i zapišite popis pravila
U svakoj skupini dodjeljujte šifre redom, počevši od 0001. Popis prefiksa i zadnji korišteni broj u svakoj skupini čuvajte na jednom mjestu; neka postoji samo jedna osoba ili jedno pravilo koje šifru za novi proizvod uzima s tog popisa.
6. Označite i upišite u karticu
Upišite šifru u skladišnu karticu proizvoda i zalijepite njezinu etiketu na policu ili proizvod. Sva polja kartice u koja se šifra upisuje opisana su u vodiču što je skladišna kartica i kako se otvara.
Izrada šifre artikla u Excelu
Ako je vaš popis proizvoda u Excelu, šifre možete generirati jednom formulom. Neka u stupcu A bude naziv proizvoda, a u stupcu B prefiks kategorije (PAP, CIS…). Upišite sljedeće u ćeliju C2 i povucite prema dolje:
=B2&"-"&TEKST(BROJ.AKO($B$2:B2;B2);"0000")
Budući da formula svaki prefiks broji zasebno, PAP se numerira od PAP-0001, a CIS od CIS-0001. U engleskom
Excelu ista formula glasi =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Važno: kad se šifre izrade, kopirajte stupac C i zalijepite ga kao vrijednosti. Šifra koja ostane formula automatski se ponovno numerira kad u popis umetnete redak, obrišete redak ili promijenite sortiranje, pa jučerašnja šifra KRT-0014 danas upućuje na drugi proizvod. Za vođenje šifara u već pripremljenim stupcima možete koristiti besplatni Excel predložak za praćenje zaliha.
Prijelaz s neurednih šifara na novi sustav
Kad uređujete popis na kojem su godinama različiti ljudi šifre davali na različite načine, ne brišite staru šifru: u popisu ostavite stupac stara šifra, a novu upišite pored njega. Prijelaz uskladite s danom inventure; početno stanje kartica otvorenih s novom šifrom neka dolazi iz te inventure. Budući da će se stara šifra još neko vrijeme pojavljivati na starim računima i u korespondenciji s dobavljačima, sačuvajte popis usporedbe stare i nove šifre. Organizacija dana inventure opisana je u vodiču kako provesti inventuru skladišta.
Šifra artikla u aplikaciji Ofisx
Obrazac za dodavanje proizvoda u aplikaciji Ofisx nema zasebno polje „šifra artikla“; šifra koja identificira proizvod je polje Barkod. Kod proizvoda s proizvođačevim barkodom barkod skenirate, a internu šifru (npr. KRT-0001) koju dajete proizvodu bez barkoda upisujete u isto polje. Za definiranje i proizvođačeva barkoda i interne šifre na jednom proizvodu potrebno je više barkodova; to je funkcija Više barkodova i dostupna je u paketu Premium. Umjesto da popis proizvoda čije ste šifre pripremili u Excelu unosite jedan po jedan, možete ga uvesti; nakon što se kartice otvore, prodaja, primka robe i inventura obavljaju se skeniranjem te šifre.
Često postavljana pitanja
Što je šifra artikla?
Šifra artikla je kratka šifra koja identificira proizvod neovisno o njegovu nazivu. U prodaji, primci robe, inventuri i izvješćima umjesto naziva proizvoda koristi se ta šifra; tako različito napisani nazivi istog proizvoda ne izgledaju kao zasebni proizvodi.
Kakva treba biti šifra artikla?
Mora biti jedinstvena, kratka, stalne duljine i bez dijakritičkih znakova ili razmaka. U šifru ne treba stavljati podatke koji se mogu mijenjati, poput cijene, dobavljača ili police. Najčešći i najuravnoteženiji sustav je prefiks kategorije s rednim brojem: KRT-0001.
Jesu li šifra artikla i barkod isto?
Imaju istu namjenu, ali različito podrijetlo. Barkod je najčešće šifra koju proizvođač dodjeljuje proizvodu i koja je otisnuta na ambalaži; šifra artikla je šifra koju tvrtka dodjeljuje sama. Kod proizvoda s barkodom barkod se može koristiti umjesto šifre artikla; proizvodu bez barkoda dodjeljuje se interna šifra i, po želji, ispisuje se barkod etiketa te šifre.
Je li šifra artikla isto što i konto u računovodstvu?
Ne. Šifra artikla identificira jedan proizvod, dok konto u računovodstvu označava račun na kojem se prate ukupne zalihe. Za pitanja o kontnom planu obratite se svom računovođi; sustav šifara artikala sami određujete prema potrebama skladišta i prodaje.
Koliko znamenki treba imati šifra artikla?
Redni broj nakon prefiksa mora biti dovoljan za veličinu vaše najbrojnije skupine proizvoda za nekoliko godina: tri znamenke za manje od 1.000 proizvoda, četiri za manje od 10.000. Ako ukupnu duljinu, uključujući prefiks, držite na osam do deset znakova, smanjit ćete pogreške pri ručnom unosu.
Daje li se zasebna šifra ako isti proizvod dolazi od različitih dobavljača?
Ne. Ako je proizvod isti, i šifra je ista; dobavljač se ne upisuje u šifru. Otvaranje zasebne šifre po dobavljaču razdvaja zalihu istog proizvoda na dva dijela, pa se čini da jedne zalihe nestaje dok druga stoji na polici.
Kako automatski izraditi šifru artikla u Excelu?
Prefiks kategorije upišite u jedan stupac i jednom formulom koja povezuje funkcije TEKST i BROJ.AKO svaki prefiks možete numerirati zasebno od 0001; sama formula nalazi se u odjeljku Izrada šifre artikla u Excelu. Kad se šifre izrade, kopirajte stupac i zalijepite ga kao vrijednosti; u protivnom će se šifre same promijeniti ako se redak obriše ili se popis sortira.
Zadnje ažuriranje: 2026-09-30
Ulaz i izlaz robe šifrom i barkodom u aplikaciji
Šifru upišite u karticu jednom; prodaja, primka robe i inventura neka se obavljaju skeniranjem te šifre.
Uvezite popis proizvoda sa šiframa
Otvorite besplatni račun i uvezite popis proizvoda koji ste šifrirali u Excelu; skladišne kartice bit će spremne za nekoliko minuta.