Što je otpis i kako se vodi evidencija otpisa?
Otpis je roba koja se smanjuje sa zalihe a da nije prodana ni utrošena: razbijeni, pokvareni proizvodi, proizvodi kojima je istekao rok trajanja, izgubljeni proizvodi ili proizvodi koji se gube pri obradi i proizvodnji smatraju se otpisom. Otpis se možda ne može posve spriječiti, ali ne smije ostati neevidentiran; svaki se otpis na dan nastanka bilježi s datumom, proizvodom, količinom, razlogom i osobom koja ga je odobrila te se skida sa zalihe.
Otpis koji nije evidentiran ne nestaje; na dan popisa vraća se kao razlika nepoznatog uzroka. Ovaj vodič opisuje vrste otpisa, kako se on pojavljuje u trgovini, kako se vodi evidencija otpisa i korake postupka otpisa.
Vrste otpisa
| Vrsta | Što znači | Primjer |
|---|---|---|
| Lom i oštećenje | Proizvod koji se razbije, zgnječi ili mu se pokida ambalaža pri prijevozu, slaganju ili padu s police. | Staklenka koja je pala s police, proizvodi u zgnječenoj kutiji |
| Kvarenje i rok trajanja | Proizvod koji je istrunuo, splesnivio, kojemu je prekinut hladni lanac ili se ne može prodati jer mu je istekao rok trajanja. | Jogurt kojemu je istekao rok, trula voćka, jučerašnji kruh |
| Manjak i krađa | Manjak za koji se zna gdje i kako je nastao: roba za koju je utvrđeno da je ukradena, pogrešno previše izdana kupcu ili izgubljena u prijevozu. | Krađa s police uočena na kameri, kutija koja nedostaje u pošiljci |
| Otpis u proizvodnji i obradi | Dio koji nastaje pri obradi, rezanju, čišćenju ili proizvodnji proizvoda i ne može se prodati. | Kosti i masnoća koje se odstranjuju u mesnici, ostaci pri krojenju tkanine, neispravno proizveden komad |
| Prirodni gubitak (kalo) | Gubitak težine ili volumena robe zbog njezine vlastite prirode, bez ikakve pogreške: isparavanje, sušenje, gubitak vlage. | Gubitak vode kod povrća i voća, rasuta roba koja na vagi ispadne manje |
Uočiti proizvod kojemu se bliži rok prije nego što postane otpis ista je navika kao primijetiti robu koja mjesecima stoji na polici; kako se popisuju proizvodi bez prometa, opisali smo u vodiču što su mrtve zalihe.
Otpis u trgovini: primjer knjige otpisa
U trgovini otpisa je najviše u odjelima svježih proizvoda: rok trajanja kod mliječnih proizvoda i delikatesa, truljenje i gubitak vode kod voća i povrća, jučerašnji kruh u pekarnici, ostaci čišćenja u mesnici, razbijene staklene boce u odjelu pića. Dolje je knjiga otpisa jedne trgovine za jedan dan; proizvodi i količine samo su primjer:
| Datum | Proizvod | Količina | Razlog | Utvrdio / odobrio | Ishod |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Cijeđeni jogurt 1 kg | 6 kom | Rok trajanja je istekao | Djelatnik odjela / voditelj trgovine | Povrat dobavljaču |
| 25.09.2026 | Rajčica | 3,5 kg | Truljenje (odstranjivanje) | Voditelj odjela voća i povrća / voditelj trgovine | Uništenje |
| 25.09.2026 | Maslinovo ulje 1 l, staklena boca | 1 kom | Pala s police i razbila se | Blagajnik / voditelj trgovine | Uništenje |
U dogovorima u kojima dobavljač preuzima natrag proizvod kojemu je istekao rok, roba se vodi kao povrat; zato stupac „ishod” pokazuje je li otpis doista gubitak poslovanja.
Što mora sadržavati evidencija otpisa
Datum. Dan kad je otpis uočen. Na njemu se temelje sažetak na kraju razdoblja i usporedba s popisom.
Proizvod. Uz naziv i šifra ili barkod; ako se isti proizvod upiše pod dva različita naziva, sažetak se kvari.
Količina i jedinica. U jedinici u kojoj se vodi zaliha: komad, kilogram, litra.
Razlog. Jedan od pet vrsta: lom, kvarenje/rok trajanja, manjak/krađa, proizvodnja-obrada, prirodni gubitak. Fiksni popis umjesto slobodnog teksta omogućuje zbrajanje po razlogu na kraju razdoblja.
Osoba koja utvrđuje i odobrava. Poželjno je da to budu dvije različite osobe; ako osoba koja upisuje otpis i ona koja ga odobrava nisu različite, nema kontrole.
Ishod. Povrat, prodaja po sniženoj cijeni ili uništenje. Kod uništenja se dodatno sastavlja zapisnik.
Ako evidenciju vodite u Excelu, ovih šest polja su šest stupaca; da biste vidjeli vrijednost troška, uz njih dodajte nabavnu cijenu i stupac količina × cijena.
Otpis i razlika pri popisu nisu isto
| Otpis | Razlika pri popisu | |
|---|---|---|
| Kada se pojavljuje | Na dan nastanka (kad se razbije, pokvari, istekne rok) | Na dan popisa |
| Uzrok | Poznat je i upisuje se u evidenciju | Još nije poznat; istražuje se |
| Kako ulazi u evidenciju | Evidencijom otpisa, uz odobrenje | Ispravkom prema rezultatu popisa |
| Što govori | Koji je proizvod nestao i zbog kojeg razloga | Da je negdje u evidenciji izostavljen neki promet |
Ako se otpis upiše na vrijeme, na popisu se ne pojavljuje kao razlika. Ako se dio razlike pronađene pri popisu naknadno objašnjava riječima „razbilo se, nije upisano”, problem nije u popisu, nego u izostavljenoj evidenciji otpisa. Kako se razlika na dan popisa pronalazi i zatvara uz razlog, opisali smo u vodiču kako se obavlja popis skladišta.
Postupak otpisa: šest koraka
1. Napišite razloge otpisa i ovlast za odobrenje
Prvo u pisanom obliku odredite koje će se situacije smatrati otpisom (gore navedenih pet vrsta) i tko će otpis odobravati. Otpis bez ovlaštene osobe otvara prazninu „upisano kao gubitak, nitko nije pitao”; uobičajena je praksa uvesti drugo odobrenje za otpis čiji iznos premašuje određenu granicu.
2. Odvojite otpisanu robu od zalihe za prodaju
Razbijeni, pokvareni proizvod ili proizvod kojemu je istekao rok istog dana uklonite s police i stavite u zasebnu kutiju ili prostor za „otpis”. Otpisana roba koja ostane na polici ili se greškom proproda ili se pri popisu računa kao zaliha za prodaju.
3. Evidentirajte istog dana
Svaki otpis upišite na dan nastanka: datum, proizvod (sa šifrom ili barkodom), količina i jedinica, razlog, osoba koja je utvrdila. U evidenciji otpisa upisanoj po sjećanju nekoliko dana kasnije gube se količina i razlog; otpis koji uopće ne uđe u evidenciju vraća se na dan popisa kao neobjašnjiva razlika.
4. Zatražite odobrenje i upišite ishod
Ovlaštena osoba pregleda otpisanu robu, odobri zapis i upiše što se s robom dogodilo: povrat dobavljaču, prodaja po sniženoj cijeni ako je djelomično oštećena ili uništenje. Za uništenu robu sastavite zapisnik iz kojeg se vidi tko je, kada i kako uništio robu; u evidenciju se može dodati i fotografija razbijenog proizvoda.
5. Skinite sa zalihe
Odobreni otpis unesite u evidenciju zaliha kako bi količina u sustavu ostala jednaka onoj na polici. Otpis koji se ne skine u evidenciji zaliha roba je koja do sljedećeg popisa „postoji”, ali se ne može prodati; zbog toga i upozorenje o kritičnoj zalihi stiže kasno.
6. Sažmite na kraju razdoblja
Na kraju mjeseca ili tromjesečja zbrojite evidencije otpisa po proizvodu i razlogu. Iz tog sažetka vidi se koji proizvod i zbog kojeg razloga ima najviše otpisa. Popis otpisa zajedno s vrijednošću troška (količina × nabavna cijena) proslijedite računovođi; knjiženje se temelji na tom popisu.
Stopa otpisa
Kad se evidencija otpisa redovito vodi, može se izračunati i stopa otpisa za razdoblje; usporedba po proizvodu ili odjelu pokazuje gdje je otpis koncentriran. Za izračun s primjerima možete upotrijebiti besplatan alat za izračun stope otpisa.
Računovodstvena strana
Otpis je roba koja se skida iz evidencije zaliha i ima svoju protustavku u računovodstvu. Međutim, kako se otpis dokumentira, koji su zapisnici potrebni, kakav je njegov porezni položaj i što treba učiniti u pogledu PDV-a ovisi o propisima i vrsti otpisa — o tome se posavjetujte s računovođom. Posao skladišne strane je da potpuno vodi popis koji će računovođi trebati: datum, proizvod, količina, razlog, osoba koja je odobrila, ishod i vrijednost troška.
Otpis u aplikaciji Ofisx Skladište i Prodaja
U aplikaciji Ofisx Skladište i Prodaja ne postoji zaseban ekran za otpis ili rashod. Način da se otpis odrazi na zalihu je ekran Popis zaliha: skenirate ili potražite proizvod s otpisom i unesete količinu koja je ostala na polici, a ekran razliku prikazuje kao Manjak ili Višak; kad odaberete Primijeni popis, zaliha samo onih proizvoda koje ste prebrojili ažurira se na prebrojenu količinu. Na tom ekranu nema polja za razlog ili napomenu; razlog otpisa, osobu koja ga je odobrila i ishod vodite u zasebnoj knjizi otpisa (papirnatoj ili u Excelu) s gore navedenim poljima. Ako oštećenu robu vraćate dobavljaču, možete upotrijebiti vrstu Povrat dobavljaču u odjeljku Povrati. Cjelovit opis kako se prometi unose u evidenciju potražite u vodiču kako se vodi praćenje zaliha u skladištu.
Često postavljana pitanja
Što je otpis?
Otpis je roba koja se smanjuje sa zalihe a da nije prodana ni utrošena: razbijeni, pokvareni proizvodi, proizvodi kojima je istekao rok trajanja, izgubljeni proizvodi ili proizvodi koji se gube pri obradi i proizvodnji smatraju se otpisom. Otpis je roba koja se na polici vodi kao da postoji, ali se ne može prodati; zato se na dan nastanka mora evidentirati i skinuti sa zalihe.
Što je otpis u trgovini?
Otpis u trgovini su proizvodi koji s police izlaze neprodani: mliječni proizvodi kojima je istekao rok trajanja, trulo voće i povrće, jučerašnji kruh, razbijene staklene boce i staklenke, ostaci rezanja i čišćenja u delikatesama i mesnici. Odjeli svježih proizvoda mjesta su na kojima se evidentira najviše otpisa; otpis svakog odjela upisuje se istog dana, s proizvodom i razlogom.
Kako se otpis evidentira u računovodstvu?
Računovodstveno knjiženje otpisa, uvjeti za dokumente i zapisnike, njegov porezni položaj i što treba učiniti u pogledu PDV-a ovise o propisima i vrsti otpisa; o tome se posavjetujte s računovođom. Posao skladišne strane je da potpuno vodi popis koji će računovođi trebati: datum, proizvod, količina, razlog, osoba koja je odobrila i vrijednost troška.
Jesu li otpis i rashod isto?
U svakodnevnom govoru često se koriste zamjenski; oba opisuju robu koja se sa zalihe smanjuje bez prodaje. Koji će se izraz i koji dokument koristiti u službenoj evidenciji zasebno je pitanje; o tome pitajte računovođu.
Koja je razlika između otpisa i razlike pri popisu?
Otpis je gubitak čiji je uzrok poznat i koji se evidentira na dan nastanka. Razlika pri popisu je manjak ili višak koji se pojavi na dan popisa i čiji uzrok još nije poznat. Ako se otpis evidentira na vrijeme, na popisu se ne pojavljuje kao razlika; neevidentirani otpis pretvara se u razliku pri popisu kojoj je uzrok izgubljen.
Kako se izračunava stopa otpisa?
Količina ili iznos otpisa u razdoblju stavlja se u omjer s odgovarajućom količinom ili iznosom zalihe istog razdoblja. Za izračun s primjerima možete upotrijebiti besplatan alat za izračun stope otpisa.
Što je postupak otpisa?
To je interno pravilo koje u pisanom obliku određuje kako se otpis utvrđuje, tko ga odobrava, kako se evidentira i što se događa s robom. Osnovni koraci: odrediti razloge i ovlast za odobrenje, odvojiti otpisanu robu, evidentirati istog dana, zatražiti odobrenje i upisati ishod, skinuti sa zalihe i sažeti na kraju razdoblja.
Zadnje ažuriranje: 2026-09-25
Popis zaliha i ulaz-izlaz barkodom u aplikaciji
Skenirajte i unesite količinu koja je ostala na polici; zaliha se ažurira na prebrojenu količinu.
Neka količina u zalihama ostane jednaka onoj na polici
Otvorite besplatan račun, uvezite popis proizvoda iz Excela; prodaja, primka robe i popis neka se susretnu u istoj evidenciji.