¿Cómo se asignan los códigos de stock?
El código de inventario es el código corto que identifica un producto por sí solo, con independencia de su nombre; un buen código de inventario es único, de longitud fija, no contiene caracteres especiales del turco y no incluye datos cambiantes como el precio, el proveedor o la estantería. Para los negocios pequeños, el esquema más equilibrado es la combinación de un prefijo de categoría y un número de orden: KRT-0001. En un producto con código de barras del fabricante, el código de barras ocupa el lugar del código; el código interno se asigna a los productos sin código de barras.
Un inventario sin códigos funciona con el nombre del producto: “Papel A4” y “Papel A4 80gr” parecen dos productos distintos, y en el recuento uno sale con faltante y el otro con sobrante. Esta guía explica cómo debe ser el código de inventario, los tres esquemas de codificación, ejemplos por sector, los productos con variantes y cómo generar el código automáticamente en Excel.
¿Cómo debe ser un buen código de inventario?
| Regla | Causa |
|---|---|
| Único | Un código pertenece a un solo producto. El código de un producto retirado de la venta no se asigna a otro producto; si se hace, los registros antiguos de ventas y recuentos parecerán el historial del nuevo producto. |
| Corto | Un código que no pasa de ocho o diez caracteres produce pocos errores tanto al escribirlo a mano como al leerlo en la etiqueta. Un código largo es señal de que se le ha cargado de significado. |
| De longitud fija | Rellene el número de orden con ceros a la izquierda (0001, 0002…). En una lista ordenada como KRT-1, KRT-10, KRT-2 resulta más difícil buscar productos. |
| No incluye datos cambiantes | No se pone en el código información que cambia con el tiempo, como el precio, el proveedor, la estantería o una promoción de color. Cuando el dato cambia, o el código da información errónea o se modifica y se pierde el vínculo con los registros anteriores. |
| No contiene caracteres que se confundan | No se usan letras especiales del turco (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), espacios ni caracteres parecidos entre sí como O/0 o I/1. Las letras especiales del turco no se pueden codificar en los tipos de código de barras más comunes; los espacios y los caracteres parecidos provocan errores en la entrada manual. |
| Su regla está por escrito | Qué prefijo corresponde a qué categoría y de dónde se toma el siguiente número está en una única lista. Un esquema de códigos cuya regla solo conoce una persona se rompe cuando esa persona no está. |
Tres esquemas de codificación
| Esquema | Ejemplo | Punto fuerte | Punto débil |
|---|---|---|---|
| Solo número de orden | 000123 | El esquema más simple y que nunca se rompe; el código no lleva ninguna información. | Por el código no se entiende qué es el producto; con cientos de artículos, buscar a mano es difícil. |
| Prefijo de categoría + orden | KRT-0001 | Por el código se lee el grupo de producto y el número de orden garantiza la unicidad. La opción más equilibrada para la mayoría de los negocios pequeños. | Si el producto cambia de categoría, el código sigue mostrando la categoría anterior; esto se acepta y el código no se cambia. |
| Código con significado (estructurado) | KRT-A4-80-500 | Por el código se leen las características del producto; da orden en productos con muchas variantes. | Se alarga, la regla se amplía con cada nueva característica; si un dato cambiante entra en el código, este empieza a dar información errónea. |
Si no está seguro, elija el segundo esquema. El atractivo del código con significado es poder leer el producto en el código; pero el nombre del producto ya cumple esa función. La tarea del código no es ser leído, sino identificar el producto sin confusiones.
Ejemplos de códigos de inventario
Cómo se ve el esquema de prefijo de categoría + orden en distintos negocios. Los códigos y los productos son solo ejemplos:
| Negocio | Código de inventario | Producto | Nota |
|---|---|---|---|
| Papelería | KRT-0001 | Copier Papel A4 para fotocopiadora 80 g, 500 hojas | Prefijo + orden; en un producto con código de barras, el código de barras del fabricante también se anota en la ficha. |
| Ferretería | HRD-0142 | Tornillo galvanizado 4×40 mm, caja de 100 | La medida se escribe en el nombre del producto, no en el código; el mismo tornillo en 4×50 sería HRD-0143. |
| Ropa | GYM-0027-KRM-M | Camiseta básica, roja, talla M | Código del modelo base + sufijo de color + talla; como cada color-talla se almacena por separado, cada uno lleva su propio código. |
| Repuestos | YDK-0310 | Pastillas de freno (n.º de pieza del fabricante 04465-XXXXX) | El número de pieza del fabricante se guarda en un campo aparte o en el nombre del producto; el código interno se mantiene corto. |
| Supermercado / alimentación | 8690000000000 (EAN-13) | Producto envasado | El código de barras del fabricante ya es un código único; no hace falta asignar además un código interno. Al producto pesado y a granel sí se le asigna un código interno. |
El código de inventario en productos con variantes
Cada producto que difiere en color, talla o gramaje y se almacena por separado lleva un código distinto. Si las camisetas roja y azul se cuentan juntas bajo un solo código, no se ve cuál de las dos se agotó, y la decisión de pedido también resulta errónea. Hay dos caminos:
Un nuevo número de orden para cada variante. TSH-0012 rojo M, TSH-0013 rojo L. El código se mantiene corto y la información de la variante está en el nombre del producto. Es suficiente para negocios con pocas variantes.
Código base + sufijo fijo. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Todas las variantes del mismo modelo quedan ordenadas una junto a otra en el código. Fije las abreviaturas de los sufijos (KRM, MAV, S, M, L) en una lista; si se usan dos abreviaturas distintas para el mismo color, el esquema se desordena.
Cómo crear un código de artículo: seis pasos
1. Haga la lista de categorías
Divida sus productos en 5–15 grupos principales y asigne a cada grupo un prefijo de dos o tres letras, sin caracteres especiales ni acentos: KRT (papelería), TMZ (limpieza), HRD (ferretería). Mantenga bajo el número de grupos; abrir un prefijo nuevo por cada pequeña diferencia convierte el código en una maraña de códigos con significado.
2. Decida el número de dígitos
Mire cuántos productos tiene hoy su grupo más grande y a cuántos podría llegar en unos años. Si va a quedarse por debajo de 1.000, bastan tres dígitos; si quedará por debajo de 10.000, cuatro. Aumentar los dígitos más adelante significa cambiar todos los códigos; elegir un dígito de más sale barato.
3. Fije la regla de variantes
Si el color, la talla o el gramaje de un mismo producto se almacenan por separado, cada uno lleva su propio código. O bien da a cada variante un nuevo número correlativo (TSH-0012, TSH-0013), o bien añade al final del código principal un sufijo de longitud fija (GYM-0027-KRM-M). Elija la opción que elija, úsela en todos los productos.
4. Separe los productos con código de barras
En los productos que traen código de barras del fabricante, el código de barras ya es un código único; no es obligatorio darles además un código interno. Asigne el código interno solo a productos sin código de barras, pesados o de fabricación propia; la forma de distinguir qué productos tienen código de barras está en la guía de control de inventario con código de barras.
5. Asigne los códigos y escriba la lista de reglas
En cada grupo asigne los códigos en orden, empezando por 0001. Guarde en un solo lugar la lista de prefijos y el último número usado en cada grupo; cuando llegue un producto nuevo, el código debe salir de esa lista y debe haber una sola persona o una sola regla que lo asigne.
6. Etiquete y registre en la ficha
Escriba el código en la ficha de existencias del producto y pegue la etiqueta en el estante o en el producto. Todos los campos de la ficha donde se registra el código están en la guía qué es una ficha de existencias y cómo se crea.
Crear códigos de artículo en Excel
Si su lista de productos está en Excel, puede generar los códigos con una sola fórmula. Ponga el nombre del producto en la columna A y el prefijo de categoría (KRT, TMZ…) en la columna B. Escriba lo siguiente en la celda C2 y arrastre hacia abajo:
=B2&"-"&TEXTO(CONTAR.SI($B$2:B2;B2);"0000")
Como la fórmula cuenta cada prefijo por separado, los KRT se numeran desde KRT-0001 y los TMZ desde TMZ-0001. En Excel en inglés,
la misma fórmula es =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Importante: una vez generados los códigos, copie la columna C y péguela como valores. Un código que sigue siendo fórmula se vuelve a numerar solo cuando se inserta una fila en la lista, se elimina una fila o cambia el orden, y el KRT-0014 de ayer hoy apunta a otro producto. Para llevar los códigos en columnas ya preparadas, puede usar la plantilla gratuita de control de inventario en Excel.
Pasar de códigos desordenados al nuevo sistema
Al corregir una lista en la que distintas personas han asignado códigos de distintas formas durante años, no borre el código antiguo: deje en la lista una columna código antiguo y escriba el nuevo código al lado. Haga la transición coincidir con un día de recuento; el stock inicial de las fichas abiertas con el código nuevo debe salir de ese recuento. Como el código antiguo seguirá apareciendo durante un tiempo en facturas antiguas y en la correspondencia con proveedores, conserve la lista de equivalencias entre códigos antiguos y nuevos. La organización del día de recuento está en la guía cómo hacer el recuento de almacén.
El código de artículo en Ofisx
El formulario para añadir productos de Ofisx no tiene un campo aparte de «código de artículo»; el código que identifica el producto es el campo Código de barras. En un producto con código de barras del fabricante, escanea ese código; en uno sin código de barras, escribe en el mismo campo el código interno que le haya asignado (como KRT-0001). Para definir en un mismo producto tanto el código de barras del fabricante como el código interno hacen falta varios códigos de barras; esa es la función Códigos de barras múltiples, disponible en Premium. En lugar de introducir uno por uno la lista de productos cuyos códigos preparó en Excel, puede importarla; una vez creadas las fichas, las ventas, la recepción de mercancía y el recuento se hacen escaneando ese código.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un código de artículo?
El código de artículo es un código corto que identifica un producto por sí solo, con independencia de su nombre. En las ventas, la recepción de mercancía, el recuento y los informes se usa este código en lugar del nombre del producto; así, los distintos modos de escribir el nombre de un mismo producto no parecen productos diferentes.
¿Cómo debe ser un código de artículo?
Debe ser único, corto, de longitud fija y sin caracteres especiales ni espacios. No debe incluir datos que puedan cambiar, como el precio, el proveedor o el estante. El esquema más habitual y equilibrado es un prefijo de categoría seguido de un número correlativo: KRT-0001.
¿El código de artículo y el código de barras son lo mismo?
Cumplen la misma función, pero su origen es distinto. El código de barras suele ser el que el fabricante asigna al producto y que viene impreso en el envase; el código de artículo es el que asigna el propio negocio. En un producto con código de barras, este puede usarse en lugar del código de artículo; a un producto sin código de barras se le da un código interno y, si se desea, se imprime una etiqueta de código de barras con ese código.
¿El código de artículo es el código de cuenta contable?
No. El código de artículo identifica un único producto; el código de cuenta contable indica la cuenta en la que se registra el conjunto de las existencias. Para las dudas sobre el plan de cuentas, consulte con su contador o asesor fiscal; el esquema del código de artículo lo define usted mismo según las necesidades del almacén y de las ventas.
¿Cuántos dígitos debe tener el código de artículo?
El número correlativo que sigue al prefijo debe alcanzar para el tamaño que tendrá dentro de unos años su grupo de productos más grande: tres dígitos si quedará por debajo de 1.000 productos, cuatro si quedará por debajo de 10.000. Mantener la longitud total, prefijo incluido, entre ocho y diez caracteres reduce los errores en la introducción manual.
Si el mismo producto llega de otro proveedor, ¿se le da otro código de artículo?
No. Si el producto es el mismo, el código también lo es; el proveedor no se incluye en el código. Abrir un código distinto por proveedor divide en dos las existencias del mismo producto, y mientras uno se agota el otro parece seguir en el estante.
¿Cómo se generan automáticamente los códigos de artículo en Excel?
Escriba el prefijo de categoría en una columna y, con una única fórmula que combine las funciones TEXTO y CONTAR.SI, puede numerar cada prefijo por separado desde 0001; la fórmula está en la sección Crear códigos de artículo en Excel. Una vez generados los códigos, copie la columna y péguela como valores; de lo contrario, los códigos cambian solos si se elimina una fila o se reordena la lista.
Última actualización: 2026-09-30
Entradas y salidas por código y código de barras en la aplicación
Escriba el código una vez en la ficha; las ventas, la recepción de mercancía y el recuento se harán escaneando ese código.
Importe su lista de productos codificada
Abra una cuenta gratuita e importe la lista de productos que codificó en Excel; sus fichas de existencias estarán listas en minutos.