¿Qué es la merma y cómo se lleva su registro?
La merma (fire) es la mercancía que desaparece del stock sin haberse vendido ni utilizado: se consideran merma los productos rotos, deteriorados, caducados, perdidos o que se pierden durante el procesamiento y la producción. Quizá no se pueda evitar por completo, pero nunca debe quedar sin registrar; cada merma se anota el mismo día en que ocurre, con fecha, producto, cantidad, causa y la persona que la aprueba, y se descuenta del stock.
La merma que no se registra no desaparece; vuelve el día del recuento como una diferencia de causa desconocida. Esta guía explica los tipos de merma, cómo se manifiesta en un supermercado, cómo llevar el registro de mermas y los pasos de un procedimiento de merma.
Tipos de merma
| Tipo | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Roturas y daños | Producto que se rompe, se aplasta o se desgarra en el envase durante el transporte, el apilado o una caída del estante. | Frasco de vidrio caído del estante, productos dentro de una caja aplastada |
| Deterioro y fecha de caducidad | Producto que se pudre, se enmohece, rompe la cadena de frío o no puede venderse por haber pasado su fecha de caducidad. | Yogur caducado, fruta podrida, pan del día anterior |
| Pérdida y robo | Pérdida cuyo dónde y cómo se conoce: mercancía robada, entregada de más al cliente por error o extraviada en el transporte. | Robo en el estante captado por la cámara, caja que falta en un envío |
| Merma de producción y procesamiento | Parte que no puede venderse y que surge al procesar, cortar, seleccionar o producir el producto. | Hueso y grasa retirados en la carnicería, retales de corte de tela, pieza mal fabricada |
| Merma natural | Pérdida de peso o volumen que sufre la mercancía por su propia naturaleza, sin error alguno: evaporación, secado, pérdida de humedad. | Pérdida de agua de verduras y frutas, mercancía a granel que llega con menos peso |
Ver el producto próximo a caducar antes de que se convierta en merma es el mismo hábito que darse cuenta de la mercancía que lleva meses en el estante; cómo listar los productos sin movimiento lo explicamos en la guía qué es el stock muerto.
Merma en un supermercado: ejemplo de registro de mermas
En un supermercado la merma aparece sobre todo en las secciones de productos frescos: la fecha de caducidad en lácteos y charcutería, la putrefacción y la pérdida de agua en la frutería, el pan del día anterior en la panadería, los restos de limpieza en la carnicería y las botellas de vidrio rotas en la sección de bebidas. A continuación se muestra el registro de mermas de un día de un supermercado; los productos y cantidades son solo un ejemplo:
| Fecha | Producto | Cantidad | Causa | Detección / aprobación | Destino |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Yogur colado 1 kg | 6 uds. | Fecha de caducidad vencida | Encargado de sección / gerente de la tienda | Devolución al proveedor |
| 25.09.2026 | Tomate | 3,5 kg | Putrefacción (selección) | Responsable de frutería / gerente de la tienda | Destrucción |
| 25.09.2026 | Aceite de oliva 1 l, botella de vidrio | 1 ud. | Cayó del estante y se rompió | Cajero / gerente de la tienda | Destrucción |
En los acuerdos en que el proveedor recupera el producto caducado, la mercancía sale como devolución; por eso la columna “destino” muestra si la merma es realmente una pérdida para el negocio.
Qué debe contener el registro de mermas
Fecha. El día en que se detecta la merma. De ella dependen el resumen de fin de período y la comparación con el recuento.
Producto. Su nombre junto con el código o código de barras; escribir el mismo producto con dos nombres distintos distorsiona el resumen.
Cantidad y unidad. En la unidad en que se lleve el stock: unidades, kilogramos, litros.
Causa. Una de las cinco categorías: rotura, deterioro/fecha de caducidad, pérdida/robo, producción-procesamiento, merma natural. Una lista fija en lugar de texto libre permite totalizar por causa al cierre del período.
Quien detecta y quien aprueba. Es preferible que sean dos personas distintas; si quien anota la merma y quien la aprueba son la misma persona, no hay control.
Destino. Devolución, venta con descuento o destrucción. En caso de destrucción se levanta además un acta.
Si lo lleva en Excel, estos seis campos son seis columnas; para ver el valor del costo, añada al lado el precio de compra y la columna cantidad × precio.
La merma y la diferencia de recuento no son lo mismo
| Merma | Diferencia de recuento | |
|---|---|---|
| Cuándo aparece | El mismo día en que ocurre (al romperse, deteriorarse o caducar) | El día del recuento |
| Su causa | Se conoce y se anota en el registro | Aún no se conoce; se investiga |
| Cómo entra en el registro | Mediante el registro de mermas, con aprobación | Mediante el ajuste del resultado del recuento |
| Qué le dice | Qué producto ha disminuido y por qué causa | Que en algún punto del registro se omitió un movimiento |
Si la merma se anota a tiempo, no aparece como diferencia en el recuento. Si parte de la diferencia que sale en el recuento se explica después con “se había roto, pero no se anotó”, el problema no está en el recuento sino en la omisión del registro de la merma. Cómo encontrar la diferencia el día del recuento y cerrarla con su causa lo explicamos en la guía cómo se hace el recuento del almacén.
Procedimiento de merma: seis pasos
1. Escriba las causas de la merma y quién puede aprobarla
Primero ponga por escrito qué situaciones se consideran merma (los cinco tipos anteriores) y quién aprueba la merma. Una merma sin autoridad de aprobación abre el hueco de “se anotó como pérdida y nadie preguntó”; es habitual exigir una segunda aprobación cuando el importe de la merma supera cierto límite.
2. Separe la mercancía de merma del stock vendible
Retire del estante el mismo día el producto roto, deteriorado o caducado y póngalo en una caja o zona aparte de “merma”. La mercancía de merma que se queda en el estante o bien se vende por error o bien se cuenta como stock vendible en el recuento.
3. Anótela el mismo día
Anote cada merma el día en que ocurre: fecha, producto (con código o código de barras), cantidad y unidad, causa, persona que la detecta. En un registro de merma escrito de memoria unos días después se pierden la cantidad y la causa; y la merma que nunca llega al registro vuelve el día del recuento como una diferencia inexplicable.
4. Haga que la aprueben y anote su destino
La persona autorizada ve la mercancía de merma, aprueba el registro y anota el destino de la mercancía: devolución al proveedor, venta con descuento si está parcialmente dañada, o destrucción. Para la mercancía destruida levante un acta que muestre quién la destruyó, cuándo y cómo; también puede añadirse al registro una foto del producto roto.
5. Descuéntela del stock
Registre la merma aprobada en el stock para que la cantidad del sistema coincida con la del estante. La merma que no se descuenta del stock es mercancía que “figura” pero no se puede vender hasta el siguiente recuento; por eso también la alerta de stock crítico llega tarde.
6. Resuma al cierre del período
Al final del mes o del trimestre, totalice los registros de merma por producto y por causa. De ese resumen se lee qué producto genera más merma y por qué causa. Envíe la lista de mermas junto con su valor de costo (cantidad × precio de compra) a su asesor contable; el registro contable se basa en esa lista.
Porcentaje de merma
Cuando el registro de mermas se lleva con regularidad, también puede calcularse el porcentaje de merma del período; compararlo por producto o por sección muestra dónde se concentra la merma. Para hacer el cálculo con ejemplos, puede usar la herramienta gratuita de cálculo del porcentaje de merma.
El lado contable
La merma es mercancía que se descuenta del registro de stock y tiene su reflejo en la contabilidad. Sin embargo, cómo se documenta la merma, qué actas se requieren, su situación frente a la administración tributaria y el tratamiento en cuanto al IVA dependen de la normativa y del tipo de merma; consulte este tema con su asesor contable. Lo que corresponde al almacén es mantener completa la lista que el asesor necesitará: fecha, producto, cantidad, causa, aprobador, destino y valor de costo.
La merma en Ofisx
Ofisx no tiene una pantalla aparte de registro de mermas o pérdidas. La forma de reflejar la merma en el stock es la pantalla Recuento de inventario: escanea o busca el producto con merma e introduce la cantidad que queda en el estante; la pantalla muestra la diferencia como Faltante o Sobrante y, al pulsar Aplicar recuento, solo el stock de los productos que ha contado se actualiza a la cantidad contada. En esta pantalla no hay campo de causa ni de nota; lleve la causa de la merma, quién la aprueba y su destino, con los campos anteriores, en un registro de mermas aparte (en papel o en Excel). Si devuelve la mercancía dañada al proveedor, puede usar el tipo Devolución a proveedor de la sección Devoluciones. Para ver cómo se registra el conjunto de los movimientos, consulte la guía cómo se hace el control de stock del almacén.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la merma?
La merma es la mercancía que desaparece del stock sin haberse vendido ni utilizado: se consideran merma los productos rotos, deteriorados, caducados, perdidos o que se pierden durante el procesamiento y la producción. La merma es mercancía que figura en el estante pero no se puede vender; por eso debe registrarse y descontarse del stock el día en que ocurre.
¿Qué es la merma en un supermercado?
En un supermercado, la merma son los productos que salen del estante sin venderse: lácteos caducados, frutas y verduras podridas, pan del día anterior, botellas y frascos de vidrio rotos, y restos de corte y limpieza en charcutería y carnicería. Las secciones de productos frescos son donde más registros de merma se generan; la merma de cada sección se anota el mismo día, con su producto y su causa.
¿Cómo se registra la merma en la contabilidad?
El registro contable de la merma, los requisitos de documentos y actas, su situación frente a la administración tributaria y qué hacer respecto al IVA dependen de la normativa y del tipo de merma; consulte este tema con su asesor contable. Lo que corresponde al almacén es mantener completa la lista que el asesor necesitará: fecha, producto, cantidad, causa, aprobador y valor de costo.
¿Merma y pérdida (zayi) son lo mismo?
En el lenguaje cotidiano suelen usarse indistintamente; ambas describen mercancía que desaparece del stock sin venderse. Qué término y qué documento se usan en el registro oficial es otro asunto; pregúntelo a su asesor contable.
¿Cuál es la diferencia entre merma y diferencia de recuento?
La merma es una pérdida de causa conocida que se registra el día en que ocurre. La diferencia de recuento, en cambio, es el faltante o sobrante que aparece el día del recuento y cuya causa aún no se conoce. Si la merma se registra a tiempo, no aparece como diferencia en el recuento; la merma no registrada se convierte en una diferencia de recuento cuya causa se ha perdido.
¿Cómo se calcula el porcentaje de merma?
Se divide la cantidad o el importe de merma del período entre la cantidad o el importe del stock correspondiente en el mismo período. Para hacer el cálculo con ejemplos, puede usar la herramienta gratuita de cálculo del porcentaje de merma.
¿Qué es el procedimiento de merma?
Es la norma interna que establece por escrito cómo se detecta la merma, quién la aprueba, cómo se registra y qué se hace con la mercancía. Sus pasos básicos: definir las causas y quién puede aprobar, separar la mercancía de merma, registrarla el mismo día, hacerla aprobar y anotar su destino, descontarla del stock y resumirla al cierre del período.
Última actualización: 2026-09-25
Recuento de inventario y entradas y salidas con código de barras en la aplicación
Escanee e introduzca la cantidad que queda en el estante; el stock se actualizará a la cantidad contada.
Que la cantidad en stock coincida con la del estante
Abra una cuenta gratuita e importe su lista de productos desde Excel; ventas, recepción de mercancía y recuento quedarán en un mismo registro.