¿Cómo se controla el stock de un almacén?
El control de stock de un almacén se apoya en cuatro cosas: que cada producto tenga un código único, que cada estantería tenga una ubicación, que cada movimiento (entrada, salida, traslado) quede registrado y que el registro se compare con la realidad mediante recuentos periódicos. Una vez implantadas las cuatro, las preguntas “dónde está el producto”, “cuánto queda” y “cuándo debo pedir” se responden solas.
1. Asigne un código a cada producto
Dé a cada producto un código único (o código de barras). Sin código, un mismo producto se divide en tres: “papel A4”, “Papel A4 80gr”, “a4 papel”, y el stock nunca cuadra. En los productos que tienen código de barras, lo más fácil es usar el del fabricante; para los que no lo tienen, genere su propio código interno y etiquételos. Qué campos debe tener la ficha junto al código y cómo se asigna el código lo explicamos en la guía qué es una ficha de stock y cómo se crea.
2. Etiquete las estanterías
Este paso es totalmente físico: dé a las estanterías una ubicación sencilla con la lógica pasillo–estantería–hueco y escríbala sobre ellas (como A-03-2). Quien busca un producto no tiene que recorrer el almacén de punta a punta, y el tiempo de recuento se reduce de forma notable. También puede llevar el control de la ubicación en el programa, anotándola en el código o la categoría del producto. Cómo elegir el formato de la ubicación, cuántos niveles hacen falta y los detalles del etiquetado los explicamos en la guía cómo asignar ubicaciones a las estanterías del almacén.
3. Registre cada movimiento
La recepción de mercancía, la venta, la devolución, el traslado y la merma: todo debe quedar registrado. El error más frecuente es anotar solo el resultado, “quedan 40”, y saltarse el movimiento; así, cuando aparece una diferencia, no se puede averiguar de dónde viene.
4. Defina el nivel crítico
La fórmula es simple: venta media diaria × plazo de entrega × 1,2. Si vende 12 unidades al día y el proveedor tarda 7 días en entregar, su nivel crítico es de unas 101 unidades. Puede hacer el cálculo con la calculadora de stock crítico. De dónde sale la fórmula, cuánto debe ser el stock de seguridad y ejemplos de cálculo para distintos perfiles de producto los explicamos con detalle en la guía qué es el nivel crítico de stock.
5. Cuente con regularidad
El recuento es el único método que muestra si el registro refleja la realidad. Haga el recuento completo una vez al año y el recuento cíclico una vez al mes en los productos de rotación rápida. Haga contar por segunda vez los productos con diferencia; la mayoría de las diferencias son mercancía en la estantería equivocada. Si lo va a hacer con Excel, puede usar la plantilla gratuita de recuento de almacén. Consulte también la guía cómo hacer el recuento de almacén, donde explicamos con detalle la preparación del día de recuento, la lista de recuento a ciegas y el análisis de diferencias.
¿Cuándo pasar de Excel a un programa?
Si se dan dos de estas tres señales, ya es hora de dar el paso: el número de productos supera los pocos miles, más de una persona entra en el mismo archivo, o el stock y las ventas/cuentas de clientes se llevan por separado. El programa reúne las tres cosas en una sola pantalla y, como puede importar su archivo de Excel, no tiene que volver a introducir todo desde cero.
Después de la implantación: gestionar el proceso
Los cinco pasos anteriores resuelven la pregunta “cómo mantengo correcta la cantidad que tengo”. Una vez que el registro está asentado, la siguiente pregunta es cómo gestionar el proceso desde la entrada de la mercancía al almacén hasta su salida: cómo atender la recepción de mercancía, cómo distinguir los tipos de salida y con qué cuatro cifras medir el almacén. Lo explicamos en la guía qué es la gestión de almacén y cómo se hace.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debe hacerse el recuento de almacén?
Un recuento completo, al menos una vez al año, es imprescindible. En los productos de rotación rápida, un recuento parcial (cíclico) mensual permite detectar las diferencias antes de que crezcan.
¿Cómo se organizan las ubicaciones en las estanterías?
Mantenga la sencillez: pasillo-estantería-hueco (como A-03-2). Etiquete y anótelo en el código o la categoría del producto; hasta el personal recién llegado encuentra el producto. El desglose de los pasos está en la guía cómo asignar ubicaciones a las estanterías del almacén.
¿Cómo se reducen las mermas y las pérdidas?
Registrar cada movimiento, definir niveles críticos y hacer recuentos periódicos evita la mayor parte de las pérdidas. La mayor fuente de pérdidas suele ser no el robo, sino las salidas sin registro; cómo distinguir los tipos de salida lo explicamos en la guía qué es la gestión de almacén.
Última actualización: 2026-09-24
Lo explicado, en la aplicación
Pantallas de estanterías, recuento y stock crítico.
Lleve la guía a la práctica en la aplicación
Cargue sus productos, introduzca los niveles críticos y haga su primer recuento con el teléfono.