ของเสีย (Shrinkage) คืออะไร และบันทึกอย่างไร?

ของเสียที่ไม่ได้บันทึกไม่ได้หายไป แต่จะกลับมาในวันนับสต็อกเป็นส่วนต่างที่ไม่รู้สาเหตุ คู่มือนี้อธิบายประเภทของเสีย ลักษณะที่พบในร้านค้า วิธีบันทึกของเสีย และขั้นตอนของระเบียบปฏิบัติเรื่องของเสีย

ประเภทของเสีย

การมองเห็นสินค้าที่ใกล้หมดอายุก่อนจะกลายเป็นของเสีย เป็นนิสัยเดียวกับการสังเกตสินค้าที่ค้างอยู่บนชั้นมาหลายเดือน เรื่องวิธีจัดทำรายการสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวอธิบายไว้ในคู่มือสต็อกค้างนิ่งคืออะไร

ของเสียในร้านค้า: ตัวอย่างสมุดบันทึกของเสีย

ในร้านค้า ของเสียเกิดมากที่สุดในแผนกของสด ได้แก่ วันหมดอายุของผลิตภัณฑ์นมและเดลี่ ความเน่าเสียและการสูญเสียน้ำของผักผลไม้ ขนมปังค้างวันในแผนกเบเกอรี่ เศษที่ตัดแต่งในร้านเนื้อ และขวดแก้วที่แตกในแผนกเครื่องดื่ม ด้านล่างคือสมุดบันทึกของเสียหนึ่งวันของร้านค้า สินค้าและจำนวนเป็นเพียงตัวอย่าง:

ในข้อตกลงที่ผู้จัดจำหน่ายรับคืนสินค้าที่เกินวันหมดอายุ สินค้านั้นจะนับเป็นการส่งคืน ดังนั้นคอลัมน์ “การจัดการสินค้า” จึงแสดงว่าของเสียนั้นเป็นความสูญเสียของธุรกิจจริงหรือไม่

สิ่งที่ต้องมีในบันทึกของเสีย

วันที่ วันที่พบของเสีย การสรุปปลายงวดและการเทียบกับการนับสต็อกอาศัยข้อมูลนี้

สินค้า ชื่อพร้อมรหัสหรือบาร์โค้ด หากสินค้าเดียวกันถูกเขียนด้วยสองชื่อ การสรุปจะผิดเพี้ยน

จำนวนและหน่วย ใช้หน่วยเดียวกับที่เก็บสต็อก เช่น ชิ้น กิโลกรัม ลิตร

สาเหตุ หนึ่งในห้าประเภท: แตกหัก, เน่าเสีย/หมดอายุ, สูญหาย/ถูกขโมย, การผลิต-แปรรูป, การสูญเสียตามธรรมชาติ การใช้รายการตายตัวแทนข้อความอิสระทำให้รวมยอดตามสาเหตุได้เมื่อสิ้นงวด

ผู้พบและผู้อนุมัติ ควรเป็นคนละคน ถ้าคนที่เขียนของเสียกับคนที่อนุมัติเป็นคนเดียวกัน ก็ไม่มีการตรวจสอบ

การจัดการสินค้า ส่งคืน ขายลดราคา หรือทำลาย หากทำลาย ให้จัดทำบันทึกแยกต่างหากด้วย

ถ้าคุณเก็บบันทึกใน Excel ทั้งหกช่องนี้คือหกคอลัมน์ หากต้องการเห็นมูลค่าต้นทุน ให้เพิ่มราคาซื้อและคอลัมน์จำนวน × ราคาไว้ข้าง ๆ

ของเสียกับส่วนต่างจากการนับสต็อกไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

ถ้าบันทึกของเสียทันเวลา มันจะไม่ปรากฏเป็นส่วนต่างตอนนับสต็อก หากส่วนต่างที่พบในการนับสต็อกบางส่วนถูกอธิบายภายหลังว่า “แตกไปแล้วแต่ไม่ได้จด” ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การนับ แต่อยู่ที่การตกหล่นในการบันทึกของเสีย วิธีหาส่วนต่างและปิดด้วยสาเหตุในวันนับสต็อกอธิบายไว้ในคู่มือนับสต็อกคลังสินค้าอย่างไร

ระเบียบปฏิบัติเรื่องของเสีย: หกขั้นตอน

1. เขียนสาเหตุของเสียและผู้มีอำนาจอนุมัติ

ก่อนอื่นให้เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรว่ากรณีใดนับเป็นของเสีย (ห้าประเภทข้างต้น) และใครเป็นผู้อนุมัติ ของเสียที่ไม่มีผู้มีอำนาจอนุมัติจะเปิดช่องว่าง “เขียนว่าหาย ไม่มีใครถาม” การกำหนดผู้อนุมัติคนที่สองสำหรับของเสียที่มูลค่าเกินวงเงินที่กำหนดเป็นแนวปฏิบัติที่พบบ่อย

2. แยกของเสียออกจากสต็อกที่ขายได้

นำสินค้าที่แตก เสีย หรือหมดอายุออกจากชั้นในวันเดียวกัน แล้วใส่ในกล่องหรือพื้นที่ “ของเสีย” แยกต่างหาก ของเสียที่ค้างอยู่บนชั้นอาจถูกขายโดยไม่ตั้งใจ หรือถูกนับเป็นสต็อกที่ขายได้ในการนับ

3. บันทึกในวันเดียวกัน

เขียนของเสียทุกรายการในวันที่เกิด: วันที่ สินค้า (พร้อมรหัสหรือบาร์โค้ด) จำนวนและหน่วย สาเหตุ ผู้พบ หากบันทึกจากความจำในอีกไม่กี่วันต่อมา จำนวนและสาเหตุจะหาย ส่วนของเสียที่ไม่เคยเข้าบันทึกจะกลับมาในวันนับสต็อกเป็นส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้

4. ให้อนุมัติและเขียนการจัดการสินค้า

ผู้มีอำนาจตรวจดูของเสียและอนุมัติบันทึก แล้วเขียนว่าจะจัดการสินค้านั้นอย่างไร: ส่งคืนผู้จัดจำหน่าย ขายลดราคาหากเสียหายบางส่วน หรือทำลาย สำหรับสินค้าที่ทำลาย ให้จัดทำบันทึกที่แสดงว่าใคร เมื่อไร และทำลายอย่างไร และอาจแนบรูปถ่ายสินค้าที่แตกไว้กับบันทึกด้วย

5. ตัดออกจากสต็อก

บันทึกของเสียที่อนุมัติแล้วลงในข้อมูลสต็อก เพื่อให้จำนวนในระบบตรงกับที่อยู่บนชั้น ของเสียที่ไม่ถูกตัดออกจากข้อมูลสต็อกจะเป็นสินค้าที่ดูเหมือนมีอยู่แต่ขายไม่ได้จนถึงการนับครั้งถัดไป และการแจ้งเตือนสต็อกวิกฤตจึงมาช้าด้วยเหตุนี้

6. สรุปเมื่อสิ้นงวด

เมื่อสิ้นเดือนหรือไตรมาส ให้รวมบันทึกของเสียตามสินค้าและสาเหตุ จากการสรุปนี้จะเห็นว่าสินค้าไหนมีของเสียมากที่สุดและเพราะอะไร ส่งรายการของเสียพร้อมมูลค่าต้นทุน (จำนวน × ราคาซื้อ) ให้นักบัญชีของคุณ การบันทึกบัญชีจะอ้างอิงจากรายการนั้น

อัตราของเสีย

เมื่อบันทึกของเสียอย่างสม่ำเสมอ ก็คำนวณอัตราของเสียของงวดได้ การเปรียบเทียบตามสินค้าหรือแผนกจะแสดงว่าของเสียกระจุกตัวที่ใด หากต้องการคำนวณพร้อมตัวอย่าง ใช้เครื่องมือคำนวณอัตราของเสียฟรีได้

ด้านบัญชี

ของเสียคือสินค้าที่ถูกตัดออกจากข้อมูลสต็อก และมีผลทางบัญชีด้วย แต่วิธีทำเอกสาร บันทึกที่จำเป็น สถานะทางภาษี และการดำเนินการด้าน VAT ขึ้นอยู่กับกฎหมายและประเภทของของเสีย ควรปรึกษานักบัญชีของคุณในเรื่องนี้ หน้าที่ฝั่งคลังสินค้าคือเก็บรายการที่นักบัญชีต้องการให้ครบถ้วน: วันที่ สินค้า จำนวน สาเหตุ ผู้อนุมัติ การจัดการสินค้า และมูลค่าต้นทุน

ของเสียใน Ofisx

Ofisx ไม่มีหน้าจอบันทึกของเสียหรือสินค้าสูญเสียโดยเฉพาะ วิธีสะท้อนของเสียลงในสต็อกคือหน้านับสต็อก คุณสแกนหรือค้นหาสินค้าที่มีของเสีย แล้วกรอกจำนวนที่เหลืออยู่บนชั้น หน้าจอจะแสดงส่วนต่างเป็น ขาด หรือ เกิน และเมื่อกด ยืนยันการนับ สต็อกของเฉพาะสินค้าที่คุณนับจะถูกอัปเดตเป็นจำนวนที่นับได้ หน้าจอนี้ไม่มีช่องสาเหตุหรือหมายเหตุ ให้เก็บสาเหตุ ผู้อนุมัติ และการจัดการสินค้าไว้ในสมุดบันทึกของเสียแยกต่างหาก (กระดาษหรือ Excel) ตามช่องข้างต้น หากคุณส่งสินค้าเสียหายคืนผู้จัดจำหน่าย ใช้ประเภท คืนผู้จัดจำหน่าย ในส่วน การส่งคืน ได้ ดูภาพรวมของวิธีบันทึกรายการเคลื่อนไหวทั้งหมดได้ในคู่มือติดตามสต็อกคลังสินค้าอย่างไร

คำถามที่พบบ่อย

อัปเดตล่าสุด: 2026-09-25

ให้จำนวนในสต็อกตรงกับที่อยู่บนชั้น

เปิดบัญชีฟรี นำเข้ารายการสินค้าจาก Excel แล้วการขาย การรับสินค้า และการนับสต็อกจะมารวมอยู่ในบันทึกเดียวกัน