ให้รหัสสต็อกอย่างไร?
รหัสสต็อกคือรหัสสั้น ๆ ที่ระบุสินค้าได้โดยลำพังโดยไม่ขึ้นกับชื่อ รหัสสต็อกที่ดี ต้องไม่ซ้ำ มีความยาวคงที่ ไม่มีอักขระพิเศษที่ไม่ใช่ตัวอักษรละตินพื้นฐาน และไม่มีข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น ราคา ซัพพลายเออร์ หรือชั้นวาง รูปแบบที่สมดุลที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือการรวมคำนำหน้าหมวดหมู่กับเลขลำดับ: KRT-0001 สำหรับสินค้าที่มีบาร์โค้ดของผู้ผลิต บาร์โค้ดทำหน้าที่แทนรหัส ส่วนรหัสภายในใช้กับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด
สต็อกที่ไม่มีรหัสต้องใช้ชื่อสินค้าแทน: “กระดาษ A4” กับ “กระดาษ A4 80 แกรม” ดูเหมือนเป็นสินค้าสองอย่าง และในการตรวจนับ อันหนึ่งจะขาดอีกอันจะเกิน คู่มือนี้อธิบายว่ารหัสสต็อกควรเป็นอย่างไร รูปแบบการตั้งรหัสสามแบบ ตัวอย่างตามประเภทธุรกิจ สินค้าที่มีตัวเลือกหลายแบบ และการสร้างรหัสอัตโนมัติใน Excel
รหัสสต็อกที่ดีควรเป็นอย่างไร?
| กฎ | สาเหตุ |
|---|---|
| ไม่ซ้ำ | หนึ่งรหัสเป็นของสินค้าเพียงชิ้นเดียว รหัสของสินค้าที่เลิกขายแล้วจะไม่ถูกนำไปให้สินค้าอื่น เพราะหากทำ บันทึกการขายและการตรวจนับเก่าจะดูเหมือนเป็นประวัติของสินค้าใหม่ |
| สั้น | รหัสที่ไม่เกินแปดถึงสิบตัวอักษรทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยทั้งตอนพิมพ์ด้วยมือและตอนอ่านจากฉลาก รหัสที่ยาวเป็นสัญญาณของการยัดความหมายลงไป |
| ความยาวคงที่ | เติมศูนย์นำหน้าเลขลำดับ (0001, 0002…) ในรายการที่เรียงเป็น KRT-1, KRT-10, KRT-2 การค้นหาสินค้าจะยากขึ้น |
| ไม่มีข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ | ไม่ใส่ข้อมูลที่เปลี่ยนไปตามเวลา เช่น ราคา ซัพพลายเออร์ ชั้นวาง หรือสีของโปรโมชัน ลงในรหัส เมื่อข้อมูลเปลี่ยน รหัสจะให้ข้อมูลผิด หรือไม่ก็ต้องเปลี่ยนรหัสและทำให้การเชื่อมโยงกับบันทึกในอดีตขาดหาย |
| ไม่มีอักขระที่สับสนง่าย | ไม่ใช้อักขระพิเศษของภาษาตุรกี (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü) ช่องว่าง และอักขระที่คล้ายกัน เช่น O/0, I/1 อักขระพิเศษเหล่านี้ไม่สามารถเข้ารหัสในบาร์โค้ดชนิดที่ใช้กันทั่วไปได้ ส่วนช่องว่างและอักขระที่คล้ายกันทำให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อพิมพ์ด้วยมือ |
| มีกฎที่เขียนไว้ | คำนำหน้าไหนเป็นของหมวดหมู่ใด และเลขถัดไปต้องดูจากที่ไหน ให้เก็บไว้ในรายการเดียว รูปแบบรหัสที่มีเพียงคนเดียวที่รู้กฎ จะพังเมื่อคนนั้นไม่อยู่ |
รูปแบบการตั้งรหัสสามแบบ
| รูปแบบ | ตัวอย่าง | จุดแข็ง | จุดอ่อน |
|---|---|---|---|
| เลขลำดับอย่างเดียว | 000123 | ง่ายที่สุดและไม่มีวันพัง รหัสไม่มีข้อมูลอะไรอยู่ในตัว | ดูจากรหัสไม่รู้ว่าเป็นสินค้าอะไร การค้นหาด้วยมือในหลายร้อยรายการทำได้ยาก |
| คำนำหน้าหมวดหมู่ + ลำดับ | KRT-0001 | อ่านกลุ่มสินค้าได้จากรหัส เลขลำดับทำให้ไม่ซ้ำ เป็นตัวเลือกที่สมดุลที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ | หากสินค้าเปลี่ยนหมวดหมู่ รหัสจะยังแสดงหมวดหมู่เดิม ซึ่งยอมรับได้ และไม่ต้องเปลี่ยนรหัส |
| รหัสที่สื่อความหมาย (มีโครงสร้าง) | KRT-A4-80-500 | อ่านคุณสมบัติของสินค้าได้จากรหัส ช่วยจัดระเบียบสำหรับสินค้าที่มีตัวเลือกมาก | ยาวขึ้น กฎขยายตามคุณสมบัติใหม่ทุกอย่าง และหากมีข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ปนเข้าไปในรหัส รหัสจะเริ่มให้ข้อมูลผิด |
หากไม่แน่ใจ ให้เลือกแบบที่สอง เสน่ห์ของรหัสที่สื่อความหมายคือการอ่านสินค้าจากรหัสได้ แต่ชื่อสินค้าก็ทำหน้าที่นั้นอยู่แล้ว หน้าที่ของรหัสไม่ใช่การให้อ่าน แต่คือการระบุสินค้าโดยไม่สับสน
ตัวอย่างรหัสสต็อก
รูปแบบคำนำหน้าหมวดหมู่ + ลำดับในธุรกิจต่าง ๆ ดูเป็นอย่างไร รหัสและสินค้าเป็นเพียงตัวอย่าง:
| ธุรกิจ | รหัสสต็อก | สินค้า | หมายเหตุ |
|---|---|---|---|
| เครื่องเขียน | KRT-0001 | กระดาษถ่ายเอกสาร Copier A4 80 แกรม 500 แผ่น | คำนำหน้า + ลำดับ สำหรับสินค้าที่มีบาร์โค้ด ให้เขียนบาร์โค้ดของผู้ผลิตลงในการ์ดด้วย |
| ฮาร์ดแวร์ | HRD-0142 | สกรูชุบกัลวาไนซ์ 4×40 มม. กล่อง 100 ตัว | ขนาดเขียนในชื่อสินค้า ไม่ใช่ในรหัส สกรูชนิดเดียวกันขนาด 4×50 จะเป็น HRD-0143 |
| เสื้อผ้า | GYM-0027-KRM-M | เสื้อยืดเบสิก สีแดง ไซส์ M | รหัสรุ่นหลัก + ส่วนต่อท้ายสีและไซส์ เนื่องจากแต่ละสี-ไซส์เก็บสต็อกแยกกัน จึงมีรหัสแยกกัน |
| อะไหล่ | YDK-0310 | ผ้าเบรก (เลขอะไหล่ผู้ผลิต 04465-XXXXX) | เลขอะไหล่ของผู้ผลิตเก็บไว้ในช่องแยกหรือในชื่อสินค้า รหัสภายในจะได้สั้น |
| ซูเปอร์มาร์เก็ต / อาหาร | 8690000000000 (EAN-13) | สินค้าบรรจุหีบห่อ | บาร์โค้ดของผู้ผลิตเป็นรหัสที่ไม่ซ้ำอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องตั้งรหัสภายในเพิ่ม สินค้าที่ชั่งน้ำหนักและสินค้าแบบไม่มีบรรจุภัณฑ์ให้ตั้งรหัสภายใน |
รหัสสต็อกของสินค้าที่มีตัวเลือก
สินค้าที่ต่างกันที่สี ไซส์ หรือน้ำหนัก และเก็บสต็อกแยกกัน ต้องมีรหัสแยกกันทุกรายการ หากนับเสื้อยืดสีแดงและสีน้ำเงินรวมกันในรหัสเดียว จะมองไม่เห็นว่าสีไหนหมด และการตัดสินใจสั่งซื้อก็จะผิดตามไปด้วย มีสองวิธี:
ให้เลขลำดับใหม่กับแต่ละตัวเลือก TSH-0012 แดง M, TSH-0013 แดง L รหัสสั้น ส่วนข้อมูลตัวเลือกอยู่ในชื่อสินค้า เพียงพอสำหรับธุรกิจที่มีตัวเลือกน้อย
รหัสหลัก + ส่วนต่อท้ายคงที่ GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M ตัวเลือกทั้งหมดของรุ่นเดียวกัน เรียงอยู่ติดกันในรหัส ให้กำหนดตัวย่อของส่วนต่อท้าย (KRM, MAV, S, M, L) ไว้ในรายการเดียว หากใช้ตัวย่อสองแบบสำหรับสีเดียวกัน ระบบจะเสียระเบียบ
สร้างรหัสสินค้าอย่างไร? 6 ขั้นตอน
1. จัดทำรายการหมวดหมู่
แบ่งสินค้าออกเป็น 5–15 กลุ่มหลัก แล้วตั้งคำนำหน้าตัวอักษรภาษาอังกฤษ 2–3 ตัวให้แต่ละกลุ่ม โดยไม่ใช้ตัวอักษรพิเศษหรืออักขระที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ เช่น KRT (เครื่องเขียน), TMZ (อุปกรณ์ทำความสะอาด), HRD (ฮาร์ดแวร์) ควรจำกัดจำนวนกลุ่มให้น้อย เพราะการเปิดคำนำหน้าใหม่ทุกครั้งที่มีความต่างเพียงเล็กน้อยจะทำให้รหัสกลายเป็นรหัสที่ต้องตีความและสับสนง่าย
2. กำหนดจำนวนหลัก
ดูว่ากลุ่มที่มีสินค้ามากที่สุดของคุณตอนนี้มีกี่รายการ และอีกไม่กี่ปีอาจเพิ่มเป็นเท่าไร ถ้าจะไม่ถึง 1,000 ใช้ 3 หลักก็พอ ถ้าจะไม่ถึง 10,000 ใช้ 4 หลัก การเพิ่มจำนวนหลักภายหลังหมายถึงต้องเปลี่ยนรหัสทั้งหมด ส่วนการเลือกเผื่อไว้อีกหนึ่งหลักนั้นแทบไม่มีต้นทุน
3. วางกฎสำหรับตัวเลือกสินค้า (Variant)
หากสินค้าชนิดเดียวกันแต่ต่างสี ขนาด หรือน้ำหนัก และเก็บสต็อกแยกกัน แต่ละแบบต้องมีรหัสของตัวเอง จะให้เลขลำดับใหม่กับแต่ละตัวเลือก (TSH-0012, TSH-0013) หรือจะต่อท้ายรหัสหลักด้วยส่วนต่อท้ายความยาวคงที่ (GYM-0027-KRM-M) ก็ได้ เลือกแบบใดแล้วให้ใช้แบบเดียวกันกับสินค้าทุกรายการ
4. แยกสินค้าที่มีบาร์โค้ด
สินค้าที่ผู้ผลิตพิมพ์บาร์โค้ดมาให้ บาร์โค้ดนั้นเป็นรหัสที่ไม่ซ้ำกันอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องตั้งรหัสภายในแยกอีก ให้ตั้งรหัสภายในเฉพาะสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด สินค้าที่ชั่งน้ำหนัก หรือสินค้าที่คุณผลิตเอง ส่วนวิธีแยกว่าสินค้าใดมีบาร์โค้ดอยู่ในคู่มือ การติดตามสต็อกด้วยบาร์โค้ด
5. ตั้งรหัสและเขียนรายการกฎ
ในแต่ละกลุ่มให้ตั้งรหัสเรียงตามลำดับโดยเริ่มจาก 0001 เก็บรายการคำนำหน้าและเลขล่าสุดที่ใช้ในแต่ละกลุ่มไว้ในที่เดียว และเมื่อมีสินค้าใหม่เข้ามา ควรมีเพียงคนเดียวหรือกฎข้อเดียวที่ใช้ดึงรหัสจากรายการนั้น
6. ติดป้ายและบันทึกลงการ์ดสินค้า
เขียนรหัสลงในการ์ดสต็อกของสินค้า แล้วติดป้ายรหัสบนชั้นวางหรือบนตัวสินค้า ช่องทั้งหมดในการ์ดที่ใช้บันทึกรหัสอยู่ในคู่มือ การ์ดสต็อกคืออะไร และเปิดอย่างไร
สร้างรหัสสินค้าใน Excel
ถ้ารายการสินค้าของคุณอยู่ใน Excel คุณสร้างรหัสได้ด้วยสูตรเดียว สมมติคอลัมน์ A เป็นชื่อสินค้า และคอลัมน์ B เป็นคำนำหน้าหมวดหมู่ (KRT, TMZ…) พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C2 แล้วลากลงด้านล่าง:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")
สูตรนี้นับแยกตามคำนำหน้าแต่ละตัว จึงทำให้ KRT เริ่มนับจาก KRT-0001 และ TMZ เริ่มจาก TMZ-0001 ใน Excel ภาษาตุรกี สูตรเดียวกันนี้คือ =B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000")
สำคัญ: เมื่อสร้างรหัสเสร็จแล้ว ให้คัดลอกคอลัมน์ C แล้ววางเป็นค่า (Paste as values) รหัสที่ยังเป็นสูตรจะถูกนับเลขใหม่เองเมื่อมีการแทรกแถวกลางรายการ ลบแถว หรือเปลี่ยนการเรียงลำดับ และ KRT-0014 ของเมื่อวานอาจกลายเป็นสินค้าอีกชิ้นในวันนี้ หากต้องการเก็บรหัสในคอลัมน์ที่เตรียมไว้แล้ว คุณใช้เทมเพลต Excel ติดตามสต็อกฟรี ได้
การเปลี่ยนจากรหัสที่กระจัดกระจายมาสู่ระบบใหม่
เมื่อแก้ไขรายการที่หลายคนตั้งรหัสกันคนละแบบมาหลายปี อย่าลบรหัสเก่า ให้คงคอลัมน์ รหัสเก่าไว้ในรายการ แล้วเขียนรหัสใหม่ไว้ข้างกัน ควรเปลี่ยนในวันตรวจนับสต็อก และให้สต็อกเริ่มต้นของการ์ดที่เปิดด้วยรหัสใหม่มาจากการนับครั้งนั้น เนื่องจากรหัสเก่ายังจะปรากฏในใบแจ้งหนี้เก่า และในการติดต่อกับซัพพลายเออร์อีกระยะหนึ่ง จึงควรเก็บตารางจับคู่รหัสเก่า-ใหม่ไว้ ขั้นตอนของวันตรวจนับอยู่ในคู่มือ วิธีตรวจนับสต็อกในคลังสินค้า
รหัสสินค้าใน Ofisx
ในฟอร์มเพิ่มสินค้าของ Ofisx ไม่มีช่อง “รหัสสินค้า” แยกต่างหาก รหัสที่ระบุตัวสินค้าคือช่องบาร์โค้ด สำหรับสินค้าที่ผู้ผลิตมีบาร์โค้ด คุณสแกนบาร์โค้ดนั้น ส่วนสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด คุณใส่รหัสภายในที่ตั้งเอง (เช่น KRT-0001) ลงในช่องเดียวกัน หากต้องการกำหนดทั้งบาร์โค้ดของผู้ผลิตและรหัสภายในให้สินค้าชิ้นเดียว จะต้องมีบาร์โค้ดหลายรายการ ซึ่งเป็น ฟีเจอร์บาร์โค้ดหลายรายการและอยู่ใน Premium แทนที่จะป้อนรายการสินค้าที่เตรียมรหัสไว้ใน Excel ทีละรายการ คุณสามารถนำเข้าได้ และหลังจากเปิดการ์ดแล้ว การขาย การรับสินค้า และการตรวจนับ จะทำโดยสแกนรหัสนั้น
คำถามที่พบบ่อย
รหัสสินค้าคืออะไร?
รหัสสินค้าคือรหัสสั้น ๆ ที่ระบุสินค้าหนึ่งรายการได้เองโดยไม่ขึ้นกับชื่อ ในการขาย การรับสินค้า การตรวจนับ และรายงาน จะใช้รหัสนี้แทนชื่อสินค้า ดังนั้นชื่อที่เขียนต่างกันของสินค้าชิ้นเดียวกันจึงไม่ถูกมองเป็นสินค้าคนละรายการ
รหัสสินค้าควรเป็นอย่างไร?
ควรไม่ซ้ำกัน สั้น ความยาวคงที่ และไม่มีอักขระพิเศษที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือเว้นวรรค ไม่ควรใส่ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น ราคา ซัพพลายเออร์ หรือชั้นวางไว้ในรหัส รูปแบบที่พบบ่อยและสมดุลที่สุดคือคำนำหน้าหมวดหมู่ตามด้วยเลขลำดับ: KRT-0001
รหัสสินค้ากับบาร์โค้ดเป็นสิ่งเดียวกันหรือไม่?
ทำหน้าที่เหมือนกันแต่ที่มาต่างกัน บาร์โค้ดส่วนใหญ่ผู้ผลิตเป็นผู้กำหนดและพิมพ์ไว้บนบรรจุภัณฑ์ ส่วนรหัสสินค้าคือรหัสที่กิจการตั้งเอง สินค้าที่มีบาร์โค้ดสามารถใช้บาร์โค้ดแทนรหัสสินค้าได้ ส่วนสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดจะตั้งรหัสภายใน และถ้าต้องการก็พิมพ์ป้ายบาร์โค้ดของรหัสนั้นได้
รหัสสินค้าเหมือนรหัสบัญชีในงานบัญชีหรือไม่?
ไม่เหมือน รหัสสินค้าระบุสินค้าหนึ่งรายการ ส่วนรหัสบัญชีในงานบัญชีหมายถึงบัญชีที่ใช้ติดตามสต็อกทั้งหมดรวมกัน หากมีคำถามเกี่ยวกับผังบัญชี ควรปรึกษานักบัญชีของคุณ ส่วนรูปแบบรหัสสินค้านั้นคุณกำหนดเองได้ตามความต้องการของฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายขาย
รหัสสินค้าควรมีกี่หลัก?
เลขลำดับหลังคำนำหน้าควรมีจำนวนหลักพอสำหรับขนาดของกลุ่มสินค้าที่ใหญ่ที่สุดของคุณในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า คือ 3 หลักสำหรับต่ำกว่า 1,000 รายการ และ 4 หลักสำหรับต่ำกว่า 10,000 รายการ การจำกัดความยาวรวมคำนำหน้าไว้ที่ 8–10 ตัวอักษรช่วยลดความผิดพลาดเมื่อป้อนด้วยมือ
ถ้าสินค้าเดียวกันมาจากซัพพลายเออร์ต่างรายต้องตั้งรหัสสินค้าแยกหรือไม่?
ไม่ต้อง ถ้าสินค้าเหมือนกัน รหัสก็เหมือนกัน ไม่ต้องใส่ซัพพลายเออร์ในรหัส การเปิดรหัสแยกตามซัพพลายเออร์จะแบ่งสต็อกของสินค้าเดียวกันออกเป็นสองส่วน และจะดูเหมือนว่าชุดหนึ่งหมดแล้วขณะที่อีกชุดยังวางอยู่บนชั้น
สร้างรหัสสินค้าอัตโนมัติใน Excel อย่างไร?
พิมพ์คำนำหน้าหมวดหมู่ไว้ในคอลัมน์หนึ่ง แล้วใช้สูตรเดียวที่รวมฟังก์ชัน TEXT (METNEÇEVİR) กับ COUNTIF (EĞERSAY) เพื่อนับเลขแยกตามคำนำหน้าแต่ละตัวโดยเริ่มจาก 0001 ตัวสูตรอยู่ในหัวข้อสร้างรหัสสินค้าใน Excel เมื่อได้รหัสแล้วให้คัดลอกคอลัมน์แล้ววางเป็นค่า มิฉะนั้นเมื่อมีการลบแถวหรือเรียงลำดับใหม่ รหัสจะเปลี่ยนไปเอง
อัปเดตล่าสุด: 2026-09-30
รับ-จ่ายสินค้าด้วยรหัสและบาร์โค้ดในแอป
เขียนรหัสลงการ์ดเพียงครั้งเดียว แล้วการขาย การรับสินค้า และการตรวจนับก็สแกนด้วยรหัสนั้น
นำเข้ารายการสินค้าที่มีรหัสของคุณ
เปิดบัญชีฟรี แล้วนำเข้ารายการสินค้าที่คุณกำหนดรหัสไว้ใน Excel การ์ดสต็อกของคุณจะพร้อมใช้ภายในไม่กี่นาที