Si bëhet inventari i depos?
Inventari i depos është numërimi një nga një i sasisë fizike të çdo produkti sipas radhës së rafteve, krahasimi me sasinë në regjistër (në program ose në Excel) dhe regjistrimi i diferencës bashkë me shkakun. Për një rezultat të saktë inventari ka tri kushte: gjatë inventarit në depo të mos hyjë e të mos dalë mall, kush numëron të mos e shohë sasinë e sistemit (numërim i verbër) dhe produkti me diferencë të numërohet për herë të dytë.
Gjashtë hapat më poshtë zbatohen në të njëjtin rend si në një biznes të vogël me një depo të vetme, ashtu edhe në një depo me disa sisteme rafteve.
1. Zgjidhni ditën e inventarit dhe ndaleni lëvizjen
Inventari bëhet kur depoja është e ndalur. Zgjidhni pas mbylljes ose në fundjavë; ndaleni pranimin e mallit dhe dërgesat deri në përfundim të inventarit. Malin që pret në rampë ndajeni jashtë zonës së inventarit dhe etiketojeni “nuk numërohet” — shkaku më i zakonshëm i diferencave në inventar është malli që hyn ose del ndërsa numërimi vazhdon.
2. Përgatitni depon për inventar
Bashkoni raftet ku është shpërndarë i njëjti produkt, mbyllni kutitë e hapura, sigurohuni që etiketat e rafteve lexohen. Ndajeni depon në zona sipas radhës korridor-raft-qelizë dhe çdo zonë jepjani një personi; kështu asnjë raft nuk numërohet dy herë ose asnjëherë.
3. Nxirrni listën e numërimit të verbër
Lista të ketë kodin e produktit, emrin, adresën e raftit dhe një kolonë bosh “sasia e numëruar”; mos e shkruani sasinë e sistemit në listë. Kush e sheh sasinë e sistemit prirët ta konfirmojë në vend që ta numërojë. Kjo metodë quhet numërim i verbër dhe është hapi i vetëm që e rrit më shumë saktësinë e inventarit.
4. Numëroni raftet me radhë
Ecni zonë pas zone, sipas radhës së rafteve; mos enden nëpër depo për të kërkuar produkte. Për produktet me barkod, skanimi me kamerën e telefonit është edhe më i shpejtë, edhe pa gabime në krahasim me shkrimin me dorë. Nëse punojnë dy persona, njëri që numëron dhe tjetri që shkruan, kërkoni që sasia të përsëritet me zë të lartë.
5. Gjeni diferencat, produktin me diferencë numëroni për herë të dytë
Futni sasitë e numëruara në sistem dhe krahasojini me sasinë e sistemit. Çdo produkt me diferencë le ta numërojë dikush tjetër nga ai që e numëroi i pari. Pjesa më e madhe e diferencave nuk është humbje reale, por produkt i vendosur në raftin e gabuar ose i hapur me dy kode të ndryshme.
6. Shkruani shkakun e diferencës dhe korrigjoni stokun
Pas numërimit të dytë regjistroni në sistem diferencën e mbetur, por fillimisht shënoni shkakun: i thyer/humbje, dërgesë e gabuar, shitje e paregjistruar, vjedhje. Një korrigjim pa shkak nuk e pengon të njëjtën diferencë të dalë përsëri në inventarin e ardhshëm. Nëse një pjesë e diferencës shpjegohet me “ishte thyer, nuk ishte shënuar”, problemi nuk është në inventar, por në regjistrimin e humbjeve; regjistrimin e humbjes në ditën kur ndodh e kemi shpjeguar te udhëzuesi çfarë është humbja (fire) dhe si mbahet regjistri i saj. Së fundi, kaloni në një dokument që do t’ia nënshkruani ekipit të inventarit se kush e bëri inventarin, në cilat ditë e orë, si dhe rezultatin e mungesave e teprica; ka një shembull falas procesverbali të inventarit që e plotëson vetë përmbledhjen e rezultatit nga lista e produkteve.
Inventar i plotë apo inventar ciklik?
Dy metodat nuk janë alternativë e njëra-tjetrës, por plotësuese:
| Tema | Inventar i plotë | Inventar ciklik (i pjesshëm) |
|---|---|---|
| Gjerësia | Të gjitha produktet në depo | Grupi i zgjedhur i produkteve ose zona |
| Shpeshtësia | Të paktën një herë në vit | Një herë në muaj ose në javë |
| Gjendja e depos | Lëvizja ndalet | Depoja vazhdon të punojë |
| Për çfarë shërben | Vlera reale e inventarit në fund të vitit | Kapja e diferencës para se të rritet |
| Kostoja | E lartë: puna ndalet | E ulët: shpërndahet në rrjedhën e përditshme |
Kur zgjidhni me cilin produkt të filloni në inventarin ciklik, vendosni përpara produktet me vlerë të lartë dhe rrotullim të shpejtë; qarkullimin e mban kryesisht ato.
Llogaritni përqindjen e saktësisë së stokut
Nëse inventari po jep rezultat, mund ta ndiqni me një numër të vetëm:
Përqindja e saktësisë së stokut = (lloje produktesh pa diferencë ÷ gjithsej lloje produktesh të numëruara) × 100
Nëse numëruat 500 lloje dhe 465 përputhen saktë me regjistrin, saktësia juaj është 93%. Shkruajeni këtë përqindje në çdo inventar; qëllimi nuk është të arrini një shifër të caktuar, por që përqindja të rritet nga inventari në inventar. Nëse përqindja bie, problemi nuk është te metoda e inventarit, por te regjistrimet e përditshme të hyrje-daljeve — rishikoni që në fillim konfigurimin e ndjekjes së stokut në depo.
Ajo që e lehtëson inventarin: përgatitja
Arsyeja pse inventari zgjat zakonisht nuk është numërimi, por kërkimi i produkteve. Adresimi i rafteve, dhënia e një kodi unik çdo produkti dhe përcaktimi i niveleve kritike e shkurtojnë ditën e inventarit. Nivelin kritik mund ta gjeni me llogaritësin e stokut kritik, ndërsa nëse inventarin e bëni në Excel, mund të shkarkoni shabllonin falas të inventarit të depos.
Nëse inventarin e bëni me program, puna shkurtohet: skanoni barkodin, sasia e sistemit dhe sasia e numëruar dalin krah për krah, diferenca dhe vlera e diferencës llogariten vetë. Lista e ekraneve është te faqja e veçorive, për të punuar me telefon në depo te versionet mobile dhe web.
Pyetje të shpeshta
Sa zgjat inventari i depos?
Kohën e përcakton numri i llojeve të produkteve, jo i copëve. Një person që numëron me skanim barkodi përparon rreth 150-250 lloje produktesh në orë; një depo me 1.000 lloje përfundon për gjysmë dite me dy persona. Nëse adresat e rafteve nuk janë të etiketuara, kjo kohë mund të dyfishohet.
Çfarë është numërimi i verbër?
Është mosshfaqja e sasisë së sistemit në listën e inventarit. Kush numëron e shkruan sasinë që sheh në raft pa e krahasuar me një numër që nuk e di; kjo pengon kalimin lehtë me “siç duket përputhet”.
Inventar i plotë apo inventar ciklik?
Përdoren të dyja së bashku. Të paktën një herë në vit bëhet inventari i plotë që përfshin gjithë depon; te produktet me rrotullim të shpejtë dhe vlerë të lartë, me inventar ciklik (të pjesshëm) një herë në muaj diferenca kapet para se të rritet.
Sa diferencë inventari është normale?
Në vend të një pragu të pranueshëm, ndiqni matjen tuaj: nëse saktësia juaj rritet në çdo inventar, procesi funksionon. Nëse i njëjti produkt jep diferencë vazhdimisht, problemi nuk është te inventari, por te regjistrimi i hyrje-daljes së atij produkti.
A mund ta bëj inventarin me Excel?
Po. Mund ta nxirrni listën e produkteve me kolonat kod, emër, raft dhe sasi e numëruar dhe ta plotësoni me dorë; ka edhe një shabllon Excel për inventarin e depos që e llogarit diferencën me formulë. Kufiri i Excel është ky: gjatë inventarit dy persona nuk mund të hyjnë në të njëjtin skedar.
Çfarë duhet bërë pas inventarit?
Pasi t’i mbyllni diferencat me shkaqet e tyre, rillogaritni nivelet kritike të stokut sipas shpejtësisë aktuale të shitjes dhe shkruani në kalendar datën e inventarit ciklik të radhës po atë ditë. Meqë inventari e saktëson edhe vlerën e stokut që keni, është çasti më i duhur për të llogaritur shpejtësinë e rrotullimit të stokut.
Përditësuar së fundi: 2026-09-25
Ekrani i inventarit në aplikacion
Sasia e sistemit, sasia e numëruar dhe diferenca krah për krah.
Bëjeni inventarin e parë me telefon
Hapni një llogari falas, importoni listën tuaj Excel dhe skanoni barkodin duke ecur nëpër raftet.