Czym jest ubytek (fire) i jak go ewidencjonować?
Fire (ubytek) to towar, który ubył ze stanu, zanim został sprzedany lub zużyty: za ubytek uważa się produkt stłuczony, zepsuty, przeterminowany, zagubiony oraz ten, który ubył podczas obróbki i produkcji. Ubytków nie zawsze da się całkowicie uniknąć, ale nie mogą pozostać bez zapisu; każdy ubytek rejestruje się w dniu zdarzenia, podając datę, produkt, ilość, przyczynę i osobę zatwierdzającą, a następnie odejmuje od stanu.
Ubytek, którego nie zapisano, nie znika; wraca w dniu inwentaryzacji jako różnica o nieznanej przyczynie. Ten poradnik opisuje rodzaje ubytków, to, jak wyglądają w sklepie, jak prowadzić ewidencję ubytków i jakie są kroki procedury ubytków.
Rodzaje ubytków
| Rodzaj | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Stłuczenia i uszkodzenia | Produkt stłuczony, zgnieciony lub z rozdartym opakowaniem podczas transportu, piętrzenia albo upadku z półki. | Szklany słoik, który spadł z półki, produkty w zgniecionym kartonie |
| Zepsucie i przeterminowanie | Produkt, który zgnił, spleśniał, miał przerwany łańcuch chłodniczy albo nie nadaje się do sprzedaży, bo minął jego termin ważności. | Przeterminowany jogurt, zgniłe owoce, nieświeże pieczywo |
| Zaginięcie i kradzież | Strata, o której wiadomo, gdzie i jak powstała: towar skradziony, omyłkowo wydany klientowi w nadmiarze lub zgubiony w transporcie. | Kradzież z półki widoczna na kamerze, brakujący karton w dostawie |
| Ubytki produkcyjne i z obróbki | Część, która powstaje podczas obróbki, krojenia, selekcji lub produkcji i nie nadaje się do sprzedaży. | Kości i tłuszcz oddzielone u rzeźnika, odpady z cięcia tkanin, wadliwie wyprodukowana część |
| Ubytek naturalny | Utrata wagi lub objętości przez towar z powodu jego własnej struktury, bez żadnego błędu: parowanie, wysychanie, utrata wilgoci. | Utrata wody przez warzywa i owoce, niedowaga towaru luzem na wadze |
Zauważenie produktu bliskiego terminu, zanim stanie się ubytkiem, to ten sam nawyk, co dostrzeżenie towaru, który od miesięcy leży na półce; jak wylistować produkty bez ruchu, opisaliśmy w poradniku czym są martwe zapasy.
Ubytki w sklepie: przykładowy rejestr ubytków
W sklepie najwięcej ubytków powstaje w działach ze świeżymi produktami: terminy ważności w nabiale i wędlinach, psucie się i utrata wody w dziale warzyw i owoców, nieświeże pieczywo w piekarni, odpady z selekcji u rzeźnika, stłuczone szklane butelki w dziale napojów. Poniżej jednodniowy rejestr ubytków sklepu; produkty i ilości są wyłącznie przykładem:
| Data | Produkt | Ilość | Przyczyna | Stwierdził / zatwierdził | Dalsze postępowanie |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Jogurt gęsty 1 kg | 6 szt. | Minął termin ważności | Pracownik działu / kierownik sklepu | Zwrot do dostawcy |
| 25.09.2026 | Pomidory | 3,5 kg | Zgnilizna (selekcja) | Odpowiedzialny za dział warzyw i owoców / kierownik sklepu | Zniszczenie |
| 25.09.2026 | Oliwa z oliwek 1 l, szklana butelka | 1 szt. | Spadła z półki i się stłukła | Kasjer / kierownik sklepu | Zniszczenie |
W umowach, w których dostawca przyjmuje z powrotem towar po terminie ważności, produkt wychodzi jako zwrot; dlatego kolumna „dalsze postępowanie” pokazuje, czy ubytek jest rzeczywiście stratą firmy.
Co powinien zawierać zapis ubytku
Data. Dzień, w którym zauważono ubytek. Na tym opiera się podsumowanie na koniec okresu i porównanie z inwentaryzacją.
Produkt. Nazwa wraz z kodem lub kodem kreskowym; wpisanie tego samego produktu pod dwiema różnymi nazwami zniekształca podsumowanie.
Ilość i jednostka. W jednostce, w której prowadzony jest stan: sztuki, kilogramy, litry.
Przyczyna. Jeden z pięciu rodzajów: stłuczenie, zepsucie/termin ważności, zaginięcie/kradzież, produkcja-obróbka, ubytek naturalny. Stała lista zamiast dowolnego tekstu pozwala na koniec okresu zsumować ubytki według przyczyny.
Osoba stwierdzająca i zatwierdzająca. Lepiej, gdy są to dwie różne osoby; jeśli ubytek wpisuje i zatwierdza ta sama osoba, nie ma kontroli.
Dalsze postępowanie. Zwrot, sprzedaż z obniżką lub zniszczenie. Przy zniszczeniu sporządza się dodatkowo protokół.
Jeśli prowadzisz ewidencję w Excelu, te sześć pól to sześć kolumn; aby zobaczyć wartość kosztową, dodaj obok cenę zakupu oraz kolumnę ilość × cena.
Ubytek a różnica inwentaryzacyjna to nie to samo
| Ubytek | Różnica inwentaryzacyjna | |
|---|---|---|
| Kiedy wychodzi na jaw | W dniu zdarzenia (gdy coś się stłucze, zepsuje, minie termin) | W dniu inwentaryzacji |
| Przyczyna | Znana i wpisana do zapisu | Jeszcze nieznana; wymaga wyjaśnienia |
| Jak trafia do ewidencji | Przez zapis ubytku, po zatwierdzeniu | Przez korektę po wyniku inwentaryzacji |
| Co mówi | Który produkt ubył i z jakiego powodu | Że gdzieś w ewidencji pominięto jakąś operację |
Jeśli ubytek zostanie zapisany na czas, nie wyjdzie w inwentaryzacji jako różnica. Jeśli część różnicy wykrytej podczas inwentaryzacji jest później tłumaczona słowami „stłukło się, ale nie zapisano”, problem nie leży w inwentaryzacji, tylko w pominiętym zapisie ubytku. Jak w dniu inwentaryzacji znaleźć różnicę i zamknąć ją przyczyną, opisaliśmy w poradniku jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.
Procedura ubytków: sześć kroków
1. Spisz przyczyny ubytków i uprawnienia do zatwierdzania
Najpierw ustal na piśmie, jakie sytuacje uznaje się za ubytek (pięć rodzajów powyżej) i kto go zatwierdza. Ubytek bez osoby uprawnionej do zatwierdzenia otwiera lukę „wpisano stratę i nikt nie zapytał”; powszechną praktyką jest wprowadzenie drugiego zatwierdzenia dla ubytków, których wartość przekracza określony próg.
2. Oddziel towar ubytkowy od zapasów nadających się do sprzedaży
Produkt stłuczony, zepsuty lub przeterminowany zdejmij z półki jeszcze tego samego dnia i włóż do osobnego pojemnika lub miejsca na „ubytki”. Towar ubytkowy pozostawiony na półce zostanie sprzedany przez pomyłkę albo policzony w inwentaryzacji jak towar do sprzedaży.
3. Zapisz tego samego dnia
Każdy ubytek zapisuj w dniu zdarzenia: data, produkt (z kodem lub kodem kreskowym), ilość i jednostka, przyczyna, osoba stwierdzająca. W zapisie ubytku sporządzanym z pamięci po kilku dniach ginie ilość i przyczyna, a ubytek, który nigdy nie trafił do ewidencji, wraca w dniu inwentaryzacji jako niewyjaśniona różnica.
4. Zatwierdź i wpisz dalsze postępowanie
Osoba upoważniona ogląda towar ubytkowy, zatwierdza zapis i wpisuje, co dalej z towarem: zwrot do dostawcy, sprzedaż z obniżką, jeśli jest częściowo uszkodzony, lub zniszczenie. Dla zniszczonego towaru sporządź protokół pokazujący, kto, kiedy i w jaki sposób go zniszczył; do zapisu można też dołączyć zdjęcie uszkodzonego produktu.
5. Odejmij od stanu
Zatwierdzony ubytek wprowadź do ewidencji zapasów, aby ilość w systemie zgadzała się z tym, co leży na półce. Ubytek, który nie został odjęty w ewidencji, to towar, który do następnej inwentaryzacji „jest”, ale nie da się go sprzedać; przez to także alert o krytycznym stanie zapasów przychodzi za późno.
6. Podsumuj na koniec okresu
Na koniec miesiąca lub kwartału zsumuj zapisy ubytków według produktu i przyczyny. Z tego podsumowania widać, który produkt i z jakiego powodu generuje najwięcej ubytków. Listę ubytków wraz z wartością kosztową (ilość × cena zakupu) przekaż swojemu księgowemu; zapis księgowy opiera się na tej liście.
Wskaźnik ubytków
Gdy ewidencja ubytków jest prowadzona regularnie, można też obliczyć wskaźnik ubytków za okres; porównanie go według produktu lub działu pokazuje, gdzie ubytki się koncentrują. Aby obliczyć go na przykładach, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora wskaźnika ubytków.
Strona księgowa
Ubytek to towar odjęty z ewidencji zapasów i ma swoje odzwierciedlenie także w księgowości. Jednak sposób udokumentowania ubytku, wymagane protokoły, jego sytuacja podatkowa i postępowanie w zakresie VAT zależą od przepisów oraz od rodzaju ubytku — w tej sprawie skonsultuj się z księgowym. Zadaniem magazynu jest prowadzenie kompletnej listy, której potrzebuje księgowy: data, produkt, ilość, przyczyna, osoba zatwierdzająca, dalsze postępowanie i wartość kosztowa.
Ubytki w Ofisx
W Ofisx nie ma osobnego ekranu ewidencji ubytków ani strat. Ubytek odzwierciedlasz w stanie za pomocą ekranu Spis zapasów: skanujesz lub wyszukujesz produkt z ubytkiem i wpisujesz ilość pozostałą na półce, a ekran pokazuje różnicę jako Niedobór lub Nadwyżka; po wybraniu Zastosuj spis stan tylko tych produktów, które policzyłeś, zostaje zaktualizowany do policzonej ilości. Na tym ekranie nie ma pola przyczyny ani notatki; przyczynę ubytku, osobę zatwierdzającą i dalsze postępowanie prowadź w osobnym rejestrze ubytków (papierowym lub w Excelu) z polami opisanymi wyżej. Jeśli uszkodzony towar odsyłasz dostawcy, możesz użyć typu Zwrot do dostawcy w sekcji Zwroty. Pełny obraz tego, jak księgować operacje, znajdziesz w poradniku jak prowadzić ewidencję zapasów magazynowych.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest ubytek (fire)?
Fire (ubytek) to towar, który ubył ze stanu, zanim został sprzedany lub zużyty: za ubytek uważa się produkt stłuczony, zepsuty, przeterminowany, zagubiony oraz ten, który ubył podczas obróbki i produkcji. Ubytek to towar, który na półce „jest”, ale nie da się go sprzedać; dlatego należy go zapisać w dniu zdarzenia i odjąć od stanu.
Czym jest ubytek w sklepie?
Ubytki w sklepie to produkty zdjęte z półki bez sprzedaży: przeterminowany nabiał, gnijące owoce i warzywa, nieświeże pieczywo, stłuczone szklane butelki i słoiki, odpady z krojenia i selekcji w dziale wędlin i u rzeźnika. Działy ze świeżymi produktami generują najwięcej zapisów ubytków; ubytek każdego działu wpisuje się tego samego dnia, z produktem i przyczyną.
Jak księguje się ubytek?
Zapis księgowy ubytku, wymagane dokumenty i protokoły, jego sytuacja podatkowa oraz postępowanie w zakresie VAT zależą od przepisów i rodzaju ubytku; w tej sprawie skonsultuj się z księgowym. Zadaniem magazynu jest prowadzenie kompletnej listy, której potrzebuje księgowy: data, produkt, ilość, przyczyna, osoba zatwierdzająca i wartość kosztowa.
Czy fire i zayi to to samo?
W języku potocznym często używa się ich zamiennie; oba określają towar, który ubył ze stanu bez sprzedaży. To, jakiego terminu i jakiego dokumentu użyć w oficjalnej ewidencji, to osobna kwestia; zapytaj o to swojego księgowego.
Czym różni się ubytek od różnicy inwentaryzacyjnej?
Ubytek to strata o znanej przyczynie, zapisana w dniu zdarzenia. Różnica inwentaryzacyjna to niedobór lub nadwyżka wykryta w dniu inwentaryzacji, której przyczyna nie jest jeszcze znana. Ubytek zapisany na czas nie wychodzi w inwentaryzacji jako różnica; ubytek niezapisany zamienia się w różnicę inwentaryzacyjną z utraconą przyczyną.
Jak oblicza się wskaźnik ubytków?
Ilość lub wartość ubytków w okresie odnosi się do ilości lub wartości odpowiednich zapasów z tego samego okresu. Aby obliczyć to na przykładach, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora wskaźnika ubytków.
Czym jest procedura ubytków?
To wewnętrzna reguła, która na piśmie określa, jak stwierdza się ubytek, kto go zatwierdza, jak się go zapisuje i co dzieje się z towarem. Podstawowe kroki: określić przyczyny i uprawnienia do zatwierdzania, oddzielić towar ubytkowy, zapisać tego samego dnia, zatwierdzić i wpisać dalsze postępowanie, odjąć od stanu i podsumować na koniec okresu.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-25
Inwentaryzacja i przyjęcia-wydania kodem kreskowym w aplikacji
Zeskanuj i wpisz ilość pozostałą na półce; stan zostanie zaktualizowany do policzonej ilości.
Niech stan w systemie zgadza się z tym, co leży na półce
Załóż bezpłatne konto, zaimportuj listę produktów z Excela; sprzedaż, przyjęcie towaru i inwentaryzacja spotkają się w jednej ewidencji.