ضایعات (Fire) چیست و ثبت ضایعات چگونه انجام میشود؟
ضایعات (در ترکی «fire») کالایی است که بدون فروش یا مصرف از موجودی کم میشود: کالای شکسته، فاسد، تاریخگذشته، گمشده یا کالایی که هنگام فرآوری و تولید کاسته شده، ضایعات به حساب میآید. ممکن است ضایعات را نتوان کاملاً از بین برد، ولی نباید بدون ثبت بماند؛ هر ضایعات در همان روزی که رخ میدهد با تاریخ، کالا، مقدار، علت و فرد تأییدکننده ثبت و از موجودی کسر میشود.
ضایعاتی که ثبت نشود ناپدید نمیشود؛ در روز انبارگردانی به شکل مغایرتی با علت نامعلوم برمی‌گردد. این راهنما انواع ضایعات، شکل آن در فروشگاه، نحوهٔ ثبت ضایعات و گامهای روال ضایعات را توضیح میدهد.
انواع ضایعات
| نوع | چه معنایی دارد | مثال |
|---|---|---|
| شکستگی و خسارت | کالایی که هنگام حمل، انبار کردن یا افتادن از قفسه شکسته، له یا بسته‌بندی‌اش پاره شده است. | شیشهٔ مربایی که از قفسه افتاده، محتویات کارتن له‌شده |
| فساد و تاریخ انقضا | کالایی که پوسیده، کپک زده، زنجیرهٔ سرمایش قطع شده یا به‌دلیل گذشتن تاریخ انقضا قابل فروش نیست. | ماست تاریخگذشته، میوهٔ پوسیده، نان مانده |
| مفقودی و سرقت | کسریای که می‌دانیم کجا و چگونه رخ داده: سرقت مشاهده‌شده، اشتباهاً بیش از حد به مشتری دادن، گم شدن در حمل. | سرقت قفسه که در دوربین دیده شده، کارتنِ کسری در ارسال |
| ضایعات تولید و فرآوری | بخشی که هنگام فرآوری، برش، پاککردن یا تولید کالا ایجاد میشود و قابل فروش نیست. | استخوان و چربی جداشده در قصابی، تکه‌های برش پارچه، قطعهٔ معیوب تولیدشده |
| ضایعات طبیعی | کاهش وزن یا حجم کالا به‌خاطر ماهیت خودش و بدون هیچ خطایی: تبخیر، خشک شدن، از دست رفتن رطوبت. | آب‌دادن سبزی و میوه، کسری وزن کالای فله در ترازو |
دیدنِ کالای نزدیک به انقضا پیش از آنکه به ضایعات تبدیل شود، همان عادتِ متوجه شدن کالایی است که ماه‌ها روی قفسه مانده؛ نحوهٔ فهرست کردن کالای بی‌حرکت را در راهنمای موجودی مرده چیست توضیح داده‌ایم.
ضایعات در فروشگاه: یک دفتر ضایعات نمونه
ضایعات در فروشگاه بیشتر در بخشهای کالای تازه رخ میدهد: تاریخ انقضا در لبنیات و پروتئینی‌ها، پوسیدگی و آب‌دادن در میوه و سبزی، نان مانده در نانوایی، ضایعات پاککردن در قصابی و شیشهٔ شکسته در بخش نوشیدنی. در ادامه دفتر ضایعات یک روزِ یک فروشگاه آمده است؛ کالاها و مقادیر فقط نمونه هستند:
| تاریخ | کالا | مقدار | علت | تشخیص / تأیید | سرانجام |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | ماست صاف‌شده ۱ کیلوگرمی | 6 عدد | تاریخ انقضا گذشته | مسئول بخش / مدیر فروشگاه | مرجوعی به تأمین‌کننده |
| 25.09.2026 | گوجه‌فرنگی | 3,5 کیلوگرم | پوسیدگی (جداسازی) | مسئول میوه و سبزی / مدیر فروشگاه | امحا |
| 25.09.2026 | روغن زیتون ۱ لیتری شیشه‌ای | 1 عدد | از قفسه افتاد و شکست | صندوقدار / مدیر فروشگاه | امحا |
در توافق‌هایی که تأمین‌کننده کالای تاریخگذشته را پس می‌گیرد، کالا بهصورت مرجوعی خارج میشود؛ به همین دلیل ستون «سرانجام» نشان میدهد ضایعات واقعاً زیان کسب‌وکار هست یا نه.
آنچه در ثبت ضایعات باید باشد
تاریخ. روزی که ضایعات تشخیص داده شده است. خلاصهٔ پایان دوره و مقایسه با شمارش بر همین استوار است.
کالا. نام همراه با کد یا بارکد؛ اگر یک کالا با دو نام مختلف نوشته شود، خلاصه را خراب میکند.
مقدار و واحد. با همان واحدی که موجودی نگه‌داری میشود: عدد، کیلوگرم، لیتر.
علت. یکی از پنج نوع: شکستگی، فساد/تاریخ انقضا، مفقودی/سرقت، تولید-فرآوری، ضایعات طبیعی. فهرست ثابت به جای متن آزاد، امکان جمع‌زدن بر اساس علت را در پایان دوره فراهم میکند.
تشخیص‌دهنده و تأییدکننده. بهتر است دو نفر جدا باشند؛ اگر کسی که ضایعات را می‌نویسد همان تأییدکننده باشد، کنترلی وجود ندارد.
سرانجام. مرجوعی، فروش با تخفیف یا امحا. در امحا علاوه بر آن صورت‌جلسه‌ای هم تنظیم میشود.
اگر در Excel نگه می‌دارید، این شش فیلد شش ستون هستند؛ برای دیدن ارزش بهای تمام‌شده، کنار آن قیمت خرید و ستون مقدار × قیمت را اضافه کنید.
ضایعات با مغایرت شمارش یکی نیست
| ضایعات | مغایرت شمارش | |
|---|---|---|
| چه زمانی آشکار میشود | همان روزی که رخ میدهد (شکستن، فاسد شدن، گذشتن تاریخ) | روز شمارش |
| علت | معلوم است و در ثبت نوشته میشود | هنوز معلوم نیست؛ باید بررسی شود |
| چگونه وارد ثبت میشود | با ثبت ضایعات و تأیید | با اصلاح نتیجهٔ شمارش |
| چه می‌گوید | کدام کالا به چه علتی کم شده است | جایی در ثبت‌ها تراکنشی جا افتاده است |
اگر ضایعات بهموقع نوشته شود، در شمارش به شکل مغایرت ظاهر نمیشود. اگر بخشی از مغایرت‌های شمارش بعداً با عبارت «شکسته بود، ثبت نشده» توضیح داده شود، مشکل در شمارش نیست، در جا افتادن ثبت ضایعات است. اینکه در روز شمارش مغایرت چگونه پیدا و با علتش بسته میشود را در راهنمای انبارگردانی چگونه انجام میشود توضیح داده‌ایم.
روال ضایعات: شش گام
۱. علت‌های ضایعات و اختیار تأیید را بنویسید
ابتدا بهصورت مکتوب مشخص کنید چه وضعیت‌هایی ضایعات حساب میشود (پنج نوع بالا) و چه کسی ضایعات را تأیید میکند. ضایعاتِ بدون اختیار تأیید این خلأ را باز میکند که «زیان نوشته شد و کسی نپرسید»؛ گذاشتن تأیید دوم برای ضایعاتی که مبلغشان از حد مشخصی بیشتر است رویهٔ رایجی است.
۲. کالای ضایعاتی را از موجودی قابل فروش جدا کنید
کالای شکسته، فاسد یا تاریخگذشته را همان روز از قفسه بردارید و در جعبه یا بخشی جدا با عنوان «ضایعات» بگذارید. کالای ضایعاتیِ مانده روی قفسه یا اشتباهاً فروخته میشود یا در شمارش مثل موجودی قابل فروش شمرده میشود.
۳. همان روز ثبت کنید
هر ضایعات را همان روزی که رخ داده بنویسید: تاریخ، کالا (با کد یا بارکد)، مقدار و واحد، علت، فرد تشخیص‌دهنده. در ثبت ضایعاتی که چند روز بعد از حافظه نوشته شود، مقدار و علت از دست می‌رود؛ و ضایعاتی که اصلاً ثبت نشود، در روز شمارش به شکل مغایرتِ غیرقابل‌توضیح برمی‌گردد.
۴. تأیید بگیرید و سرانجام را بنویسید
فرد مجاز کالای ضایعاتی را می‌بیند، ثبت را تأیید میکند و سرانجام کالا را می‌نویسد: مرجوعی به تأمین‌کننده، در صورت آسیب جزئی فروش با تخفیف، یا امحا. برای کالای امحاشده صورت‌جلسه‌ای تنظیم کنید که نشان دهد چه کسی، چه زمانی و چگونه آن را امحا کرده؛ عکس کالای شکسته هم می‌تواند به ثبت پیوست شود.
۵. از موجودی کسر کنید
ضایعات تأییدشده را در موجودی اعمال کنید تا مقدار در سیستم با قفسه یکی بماند. ضایعاتی که از موجودی کسر نشود، تا شمارش بعدی کالایی است که «موجود» به نظر میرسد ولی فروخته نمیشود؛ هشدار موجودی بحرانی هم به همین دلیل دیر میرسد.
۶. در پایان دوره خلاصه کنید
در پایان ماه یا فصل، ثبت‌های ضایعات را بر اساس کالا و علت جمع بزنید. از این خلاصه می‌توان دید کدام کالا به چه علتی بیشترین ضایعات را داده است. فهرست ضایعات را همراه با ارزش بها (مقدار × قیمت خرید) به حسابدار خود بدهید؛ ثبت حسابداری بر آن فهرست استوار است.
نسبت ضایعات
وقتی ثبت ضایعات منظم نگه داشته شود، نسبت ضایعات دوره هم قابل محاسبه است؛ مقایسهٔ آن بر اساس کالا یا بخش نشان میدهد ضایعات کجا متمرکز است. برای انجام محاسبه با مثال‌هایش می‌توانید از ابزار رایگان محاسبهٔ نسبت ضایعات استفاده کنید.
بخش حسابداری
ضایعات کالایی است که از ثبت موجودی کسر میشود و در حسابداری هم جایگاه دارد. اما اینکه ضایعات چگونه مستند شود، چه صورت‌جلسه‌هایی لازم است، وضعیتش در برابر مالیات چیست و از نظر مالیات بر ارزش افزوده (VAT) چه اقدامی باید انجام شود، به مقررات و نوع ضایعات بستگی دارد — در اینباره با حسابدار خود مشورت کنید. کار بخش انبار این است که فهرستی را که حسابدار لازم دارد کامل نگه دارد: تاریخ، کالا، مقدار، علت، تأییدکننده، سرانجام و ارزش بها.
ضایعات در Ofisx
در Ofisx صفحهٔ جداگانهای برای ثبت ضایعات یا کسری وجود ندارد. راه اعمال ضایعات در موجودی، صفحهٔ شمارش موجودی است: کالای دارای ضایعات را اسکن یا جست‌وجو می‌کنید و مقدار باقی‌مانده روی قفسه را وارد می‌کنید، صفحه تفاوت را بهصورت کسری یا مازاد نشان میدهد؛ وقتی اعمال شمارش را بزنید، موجودی فقط کالاهایی که شمرده‌اید به مقدار شمارش‌شده به‌روز میشود. در این صفحه فیلد علت یا یادداشت وجود ندارد؛ علت، تأییدکننده و سرانجام ضایعات را با فیلدهای بالا در یک دفتر ضایعات جداگانه (کاغذی یا Excel) نگه دارید. اگر کالای آسیب‌دیده را به تأمین‌کننده پس می‌فرستید، می‌توانید از نوع مرجوعی به تأمین‌کننده در بخش مرجوعی‌ها استفاده کنید. برای تصویر کامل نحوهٔ ثبت تراکنش‌ها به راهنمای پیگیری موجودی انبار چگونه انجام میشود نگاه کنید.
پرسش‌های متداول
ضایعات (Fire) چیست؟
ضایعات کالایی است که بدون فروش یا مصرف از موجودی کم میشود: کالای شکسته، فاسد، تاریخگذشته، گمشده یا کالایی که هنگام فرآوری و تولید کاسته شده، ضایعات به حساب میآید. ضایعات کالایی است که روی قفسه «موجود» به نظر میرسد ولی قابل فروش نیست؛ به همین دلیل باید همان روزی که رخ میدهد ثبت و از موجودی کسر شود.
ضایعات در فروشگاه چیست؟
ضایعات در فروشگاه کالاهایی است که بدون فروش از قفسه خارج میشوند: لبنیات تاریخگذشته، میوه و سبزی پوسیده، نان مانده، بطریها و شیشههای شکسته، ضایعات برش و پاککردن در پروتئینی و قصابی. بخشهای کالای تازه بیشترین ثبت ضایعات را دارند؛ ضایعات هر بخش همان روز با کالا و علتش نوشته میشود.
ضایعات چگونه در حسابداری ثبت میشود؟
ثبت حسابداری ضایعات، شرایط مدرک و صورتجلسه، وضعیت در برابر مالیات و اقدام لازم از نظر VAT به مقررات و نوع ضایعات بستگی دارد؛ در اینباره با حسابدار خود مشورت کنید. کار بخش انبار این است که فهرستی را که حسابدار لازم دارد کامل نگه دارد: تاریخ، کالا، مقدار، علت، تأییدکننده و ارزش بها.
آیا ضایعات و «زیان» یک چیزند؟
در زبان روزمره اغلب بهجای هم به کار میروند؛ هر دو کالایی را توصیف میکنند که بدون فروش از موجودی کم شده است. اینکه در ثبت رسمی کدام اصطلاح و کدام مدرک به کار برود موضوع جداگانهای است؛ آن را از حسابدار خود بپرسید.
تفاوت ضایعات و مغایرت شمارش چیست؟
ضایعات کسریای است که علتش معلوم است و همان روز ثبت میشود. مغایرت شمارش کسری یا مازادی است که در روز شمارش آشکار میشود و علتش هنوز معلوم نیست. اگر ضایعات بهموقع ثبت شود در شمارش به شکل مغایرت ظاهر نمیشود؛ ضایعاتِ ثبتنشده به مغایرتی تبدیل میشود که علتش گم شده است.
نسبت ضایعات چگونه محاسبه میشود؟
مقدار یا مبلغ ضایعات دوره بر مقدار یا مبلغ موجودی مربوط در همان دوره تقسیم میشود. برای انجام محاسبه با مثال‌هایش می‌توانید از ابزار رایگان محاسبهٔ نسبت ضایعات استفاده کنید.
روال ضایعات چیست؟
قاعدهٔ داخلیای است که بهصورت مکتوب تعیین میکند ضایعات چگونه تشخیص داده شود، چه کسی تأیید کند، چگونه ثبت شود و بر سر کالا چه بیاید. گامهای اصلی: تعیین علتها و اختیار تأیید، جداکردن کالای ضایعاتی، ثبت در همان روز، گرفتن تأیید و نوشتن سرانجام، کسر از موجودی و خلاصهکردن در پایان دوره.
آخرین به‌روزرسانی: 2026-09-25
شمارش موجودی و ورود-خروج با بارکد در برنامه
مقدار باقی‌مانده روی قفسه را اسکن و وارد کنید؛ موجودی به مقدار شمارش‌شده به‌روز شود.
مقدار موجودی با قفسه یکی بماند
یک حساب رایگان باز کنید و فهرست کالاهای Excel خود را وارد کنید؛ فروش، پذیرش کالا و شمارش در یک ثبت کنار هم قرار می‌گیرند.