کد کالا چگونه داده میشود؟
کد کالا کدی کوتاه است که یک کالا را مستقل از نامش و بهتنهایی مشخص میکند؛ یک کد کالای خوب یکتا، با طول ثابت و بدون حروف خاص ترکی است و اطلاعات متغیری مثل قیمت، تأمینکننده یا قفسه ندارد. متعادل‌ترین ساختار برای کسب‌وکارهای کوچک ترکیب پیشوند دسته با شماره ترتیبی است: KRT-0001. در کالایی که بارکد سازنده دارد، بارکد جای کد را میگیرد؛ کد داخلی به کالاهای بدون بارکد داده میشود.
موجودی بدون کد با نام کالا اداره میشود: «کاغذ A4» و «کاغذ A4 80 گرمی» دو کالای جدا به نظر می‌رسند، در شمارش یکی کسر و دیگری اضافه درمی‌آید. این راهنما می‌گوید کد کالا باید چگونه باشد، سه ساختار کدگذاری، نمونه‌ها به تفکیک صنعت، کالاهای دارای گونه و تولید خودکار کد در Excel را شرح میدهد.
یک کد کالای خوب چگونه باید باشد؟
| قاعده | علت |
|---|---|
| یکتا | یک کد فقط متعلق به یک کالاست. کد کالایی که از فروش خارج شده به کالای دیگر داده نمیشود؛ اگر داده شود، سوابق فروش و شمارش قدیمی مثل تاریخچه کالای جدید دیده میشود. |
| کوتاه | کدی که از هشت تا ده نویسه بیشتر نشود، هم هنگام نوشتن دستی و هم هنگام خواندن روی برچسب خطای کمتری تولید میکند. کد بلند نشانه بار معنایی دادن به آن است. |
| با طول ثابت | شماره ترتیبی را از ابتدا با صفر پر کنید (0001، 0002…). در فهرستی که به‌صورت KRT-1، KRT-10، KRT-2 مرتب میشود، جست‌وجوی کالا سخت میشود. |
| اطلاعات متغیر ندارد | اطلاعاتی که با گذشت زمان تغییر می‌کنند، مثل قیمت، تأمینکننده، قفسه یا کمپین رنگ، در کد گذاشته نمیشود. وقتی اطلاعات عوض شود یا کد اطلاعات غلط میدهد یا تغییر میکند و پیوندش با سوابق گذشته قطع میشود. |
| نویسه‌های گیج‌کننده ندارد | حروف خاص ترکی (ç، ğ، ı، İ، ö، ş، ü)، فاصله و نویسه‌های شبیه به هم مثل O/0 و I/1 استفاده نمیشود. حروف ترکی را نمیشود در انواع رایج بارکد کدگذاری کرد؛ فاصله و نویسه‌های مشابه در ورود دستی خطا ایجاد می‌کنند. |
| قاعده‌اش مکتوب است | اینکه کدام پیشوند به کدام دسته تعلق دارد و شماره بعدی از کجا گرفته میشود، در یک فهرست واحد نگه داشته میشود. ساختار کدی که قاعده‌اش را فقط یک نفر می‌داند، وقتی آن شخص نباشد به هم می‌ریزد. |
سه ساختار کدگذاری
| ساختار | مثال | نقطه قوت | نقطه ضعف |
|---|---|---|---|
| فقط شماره ترتیبی | 000123 | ساده‌ترین و کاملاً بدون خرابی؛ کد هیچ اطلاعاتی نمی‌دهد. | از روی کد نمیشود فهمید کالا چیست؛ در صدها قلم جست‌وجوی دستی سخت است. |
| پیشوند دسته + ترتیب | KRT-0001 | گروه کالا از روی کد خوانده میشود، شماره ترتیبی یکتایی را تضمین میکند. برای بیشتر کسب‌وکارهای کوچک متعادل‌ترین انتخاب. | اگر کالا دسته عوض کند، کد همچنان دسته قبلی را نشان میدهد؛ این پذیرفته است و کد تغییر نمی‌کند. |
| کد معنادار (ساختاریافته) | KRT-A4-80-500 | ویژگی‌های کالا از روی کد خوانده میشود؛ در کالاهایی که گونه‌های زیادی دارند نظم میدهد. | بلند میشود، با هر ویژگی جدید قاعده گسترش می‌یابد؛ اگر اطلاعات متغیری وارد کد شده باشد، کد شروع به دادن اطلاعات غلط میکند. |
اگر مطمئن نیستید ساختار دوم را انتخاب کنید. جذابیت کد معنادار این است که از روی کد میشود کالا را خواند؛ اما نام کالا همین کار را میکند. وظیفه کد خوانده شدن نیست، بلکه مشخص کردن کالا بدون اشتباه گرفتن است.
نمونه‌های کد کالا
ساختار پیشوند دسته + ترتیب در کسب‌وکارهای مختلف چگونه به نظر میرسد. کدها و کالاها فقط نمونه‌اند:
| کسبوکار | کد کالا | کالا | توضیح |
|---|---|---|---|
| لوازم‌التحریر | KRT-0001 | کاغذ فتوکپی Copier A4 80 گرمی ۵۰۰ برگی | پیشوند + ترتیب؛ در کالای بارکددار بارکد سازنده هم روی کارت نوشته میشود. |
| ابزارفروشی | HRD-0142 | پیچ گالوانیزه 4×40 mm، جعبه 100 تایی | اندازه در نام کالا نوشته میشود نه در کد؛ همین پیچ در اندازه 4×50 میشود HRD-0143. |
| پوشاک | GYM-0027-KRM-M | تی‌شرت ساده، قرمز، سایز M | کد مدل اصلی + پسوند رنگ + سایز؛ چون هر رنگ و سایز جدا انبار میشود، کد جدا دارد. |
| لوازم یدکی | YDK-0310 | لنت ترمز (شماره قطعه سازنده 04465-XXXXX) | شماره قطعه سازنده در فیلد جدا یا در نام کالا نگه داشته میشود؛ کد داخلی کوتاه می‌ماند. |
| سوپرمارکت / مواد غذایی | 8690000000000 (EAN-13) | کالای بسته‌بندی‌شده | بارکد سازنده خودش کد یکتاست؛ لازم نیست کد داخلی هم بدهید. به کالای وزنی و فله کد داخلی داده میشود. |
کد کالا در کالاهای دارای گونه
هر کالایی که رنگ، سایز یا وزن متفاوت دارد و جدا انبار میشود، کد جدا دارد. در تی‌شرت قرمز و آبی که زیر یک کد با هم شمارش می‌شوند، معلوم نمیشود کدام تمام شده؛ تصمیم سفارش هم اشتباه گرفته میشود. دو راه هست:
برای هر گونه شماره ترتیبی جدید. TSH-0012 قرمز M، TSH-0013 قرمز L. کد کوتاه می‌ماند، اطلاعات گونه در نام کالاست. برای کسب‌وکارهایی که تعداد گونه‌هایشان کم است کافی است.
کد اصلی + پسوند ثابت. GYM-0027-KRM-M، GYM-0027-KRM-L، GYM-0027-MAV-M. همه گونه‌های یک مدل در کد کنار هم مرتب می‌شوند. اختصار پسوندها (KRM، MAV، S، M، L) را در یک فهرست ثابت کنید؛ اگر برای یک رنگ دو اختصار متفاوت به کار رود، نظم از هم می‌پاشد.
کد کالا را چگونه بسازیم؟ شش مرحله
۱. فهرست دسته‌بندی‌ها را تهیه کنید
کالاهای خود را در 5 تا 15 گروه اصلی دسته‌بندی کنید و برای هر گروه یک پیشوند دو یا سه حرفی لاتین بگذارید: KRT (لوازم‌التحریر)، TMZ (شوینده و نظافت)، HRD (ابزارآلات). تعداد گروه‌ها را کم نگه دارید؛ باز کردن پیشوند جدید برای هر تفاوت کوچک، کدها را به آشفتگی «کدهای معنادار» می‌کشاند.
۲. تعداد ارقام را مشخص کنید
ببینید شلوغترین گروه شما امروز چند کالا دارد و ظرف چند سال آینده ممکن است به چند کالا برسد. اگر کمتر از 1.000 می‌ماند، سه رقم و اگر کمتر از 10.000 می‌ماند، چهار رقم کافی است. افزایش تعداد ارقام در آینده یعنی تغییر همهٔ کدها؛ انتخاب یک رقم بیشتر ارزان‌تر تمام میشود.
۳. قاعدهٔ تنوع کالا (واریانت) را تعیین کنید
اگر رنگ، سایز یا وزن یک کالا جداگانه انبار میشود، هر کدام کد جداگانه دارد. یا به هر واریانت یک شمارهٔ ترتیبی جدید بدهید (TSH-0012، TSH-0013) یا در انتهای کد اصلی پسوندی با طول ثابت اضافه کنید (GYM-0027-KRM-M). هر کدام را انتخاب کردید، در همهٔ کالاها همان را به کار ببرید.
۴. کالاهای دارای بارکد را جدا کنید
در کالاهایی که بارکد کارخانه دارند، بارکد خودش یک کد یکتاست؛ لازم نیست برای آن‌ها کد داخلی جداگانه بدهید. کد داخلی را فقط به کالاهای بدون بارکد، وزنی یا تولید خودتان بدهید؛ روش تشخیص کالاهای دارای بارکد در راهنمای مدیریت موجودی با بارکد آمده است.
۵. کدها را بدهید و فهرست قواعد را بنویسید
در هر گروه از 0001 شروع کنید و به ترتیب کد بدهید. فهرست پیشوندها و آخرین شمارهٔ استفاده‌شده در هر گروه را در یک جا نگه دارید؛ هنگام ورود کالای جدید، فقط یک نفر یا یک قاعدهٔ مشخص باید کد را از همان فهرست بگیرد.
۶. برچسب بزنید و در کارت ثبت کنید
کد را در کارت موجودی کالا بنویسید و برچسب آن را روی قفسه یا کالا بچسبانید. فهرست کامل فیلدهای کارتی که کد در آن‌ها ثبت میشود در راهنمای کارت موجودی چیست و چگونه ساخته میشود آمده است.
ساخت کد کالا در Excel
اگر فهرست کالاهای شما در Excel است، می‌توانید کدها را با یک فرمول بسازید. فرض کنید در ستون A نام کالا و در ستون B پیشوند دسته (KRT، TMZ…) است. فرمول زیر را در سلول C2 بنویسید و به پایین بکشید:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")
این فرمول هر پیشوند را جداگانه می‌شمارد، بنابراین KRTها از KRT-0001 و TMZها از TMZ-0001 شماره‌گذاری می‌شوند. در Excel ترکی همین فرمول به‌صورت =B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000") نوشته میشود.
مهم: پس از ساخته شدن کدها، ستون C را کپی کنید و به‌صورت مقدار (Paste Values) بچسبانید. کدی که به‌شکل فرمول بماند، با درج سطر در میان فهرست، حذف سطر یا تغییر ترتیب مرتب‌سازی خودبه‌خود دوباره شماره‌گذاری میشود و KRT-0014 دیروز امروز به کالای دیگری اشاره میکند. برای نگهداری کدها در ستون‌های آماده می‌توانید از قالب رایگان Excel مدیریت موجودی استفاده کنید.
گذار از کدهای پراکنده به ساختار جدید
وقتی فهرستی را اصلاح میکنید که سال‌ها افراد مختلف به شیوه‌های مختلف در آن کد داده‌اند، کد قدیمی را حذف نکنید: در فهرست ستون کد قدیمی را نگه دارید و کد جدید را کنارش بنویسید. گذار را با یک روز انبارگردانی هم‌زمان کنید؛ موجودی اولیهٔ کارت‌هایی که با کد جدید باز می‌شوند از همان شمارش گرفته شود. چون کد قدیمی هنوز مدتی در فاکتورهای قدیمی و مکاتبات با تأمین‌کنندگان دیده میشود، فهرست تطبیق کد قدیم و جدید را نگه دارید. روش برگزاری روز شمارش در راهنمای انبارگردانی چگونه انجام میشود آمده است.
کد کالا در Ofisx
در فرم افزودن کالای Ofisx فیلد جداگانه‌ای به نام «کد کالا» وجود ندارد؛ کدی که کالا را مشخص میکند فیلد بارکد است. برای کالایی که بارکد کارخانه دارد، بارکد را اسکن میکنید و برای کالای بدون بارکد، کد داخلی (مانند KRT-0001) را در همان فیلد می‌نویسید. اگر بخواهید برای یک کالا هم بارکد کارخانه و هم کد داخلی ثبت کنید، به چند بارکد نیاز دارید؛ این قابلیت چند بارکد است و در Premium قرار دارد. بهجای وارد کردن تک‌تک کالاها، فهرستی را که کدهایش را در Excel آماده کرده‌اید وارد (import) کنید؛ پس از ساخته شدن کارت‌ها، فروش، ورود کالا و شمارش با اسکن همان کد انجام میشود.
پرسش‌های متداول
کد کالا چیست؟
کد کالا یک کد کوتاه است که یک کالا را مستقل از نامش و بهتنهایی مشخص میکند. در فروش، ورود کالا، شمارش و گزارشها بهجای نام کالا از همین کد استفاده میشود؛ به این ترتیب نامهای متفاوتِ نوشتهشدهٔ یک کالا مانند چند کالای جدا دیده نمیشوند.
کد کالا چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
باید یکتا، کوتاه، با طول ثابت و بدون حروف خاص زبانی یا فاصله باشد. اطلاعاتی که تغییر می‌کنند، مانند قیمت، تأمینکننده یا قفسه، نباید در کد بیایند. رایج‌ترین و متعادل‌ترین ساختار، پیشوند دسته به‌علاوهٔ شمارهٔ ترتیبی است: KRT-0001.
آیا کد کالا و بارکد یکی هستند؟
کار یکسانی انجام میدهند اما منشأشان فرق دارد. بارکد معمولاً کدی است که سازنده به کالا میدهد و روی بستهبندی چاپ شده است؛ کد کالا را خود کسبوکار تعیین میکند. در کالای دارای بارکد، بارکد میتواند جای کد کالا را بگیرد؛ به کالای بدون بارکد کد داخلی داده میشود و در صورت نیاز برچسب بارکد آن کد چاپ میشود.
آیا کد کالا همان کد حساب در حسابداری است؟
خیر. کد کالا یک کالای مشخص را تعریف میکند؛ کد حساب در حسابداری حسابی را نشان میدهد که مجموع موجودیها در آن پیگیری میشود. برای سؤالات مربوط به سرفصل حسابها با حسابدار رسمی یا مشاور مالی خود مشورت کنید؛ ساختار کد کالا را خودتان بر اساس نیاز انبار و فروش تعیین میکنید.
کد کالا چند رقم باشد؟
شمارهٔ ترتیبی پس از پیشوند باید به اندازهای باشد که برای اندازهٔ شلوغترین گروه کالای شما در چند سال آینده کافی باشد: برای کمتر از 1.000 کالا سه رقم و برای کمتر از 10.000 کالا چهار رقم. نگه داشتن طول کل کد با پیشوند در هشت تا ده کاراکتر، خطای ورود دستی را کم میکند.
اگر یک کالا از تأمینکنندهٔ دیگری بیاید، کد جداگانه میگیرد؟
خیر. اگر کالا یکی است، کدش هم یکی است؛ تأمینکننده در کد نوشته نمیشود. باز کردن کد جداگانه بر اساس تأمینکننده موجودی یک کالا را به دو قسمت میکند و وقتی یکی تمام میشود، دیگری روی قفسه مانده ولی تمامشده به نظر میرسد.
کد کالا در Excel چگونه خودکار ساخته میشود؟
پیشوند دسته را در یک ستون بنویسید و با یک فرمول که توابع TEXT و COUNTIF را ترکیب میکند، هر پیشوند را به‌طور جداگانه از 0001 شماره‌گذاری کنید؛ خود فرمول در بخش ساخت کد کالا در Excel آمده است. وقتی کدها ساخته شد، ستون را کپی کنید و به‌صورت مقدار بچسبانید؛ وگرنه با حذف یا مرتب‌سازی سطرها، کدها خودبه‌خود تغییر می‌کنند.
آخرین به‌روزرسانی: 2026-09-30
ورود و خروج با کد و بارکد در اپلیکیشن
کد را یک بار در کارت بنویسید؛ فروش، ورود کالا و شمارش با اسکن همان کد انجام شود.
فهرست کالاهای کددار خود را وارد کنید
یک حساب رایگان باز کنید و فهرست کالایی را که در Excel کدگذاری کرده‌اید وارد کنید؛ کارت‌های موجودی شما در عرض چند دقیقه آماده میشود.