¿Qué es el nivel crítico de stock?
El nivel crítico de stock es el umbral en el que hay que hacer un nuevo pedido cuando el stock de un producto baja hasta esa cantidad. Se calcula con esta fórmula: venta media diaria × plazo de entrega (días) × 1,2; es decir, a la cantidad que se agotará mientras la mercancía está en camino se le suma un margen de seguridad del 20 %. En un producto que vende 12 unidades al día y cuyo proveedor entrega en 7 días, el nivel crítico es de unas 101 unidades. Este mismo umbral también se conoce como «punto de pedido», «nivel mínimo de stock» y «punto de reposición»; los tres nombres designan lo mismo.
El objetivo del nivel crítico no es tener el almacén lleno, sino trabajar con el mínimo stock posible sin quedarse sin existencias. Si lo fija demasiado alto, tendrá dinero parado en las estanterías; si lo fija demasiado bajo, perderá ventas.
¿De dónde sale la fórmula?
Las ventas no se detienen en el momento en que hace el pedido. Mientras la mercancía viaja, los productos siguen saliendo de la estantería. Por eso, al hacer el pedido debe tener como mínimo tanto producto como vaya a vender durante el plazo de entrega. A eso se suma la posibilidad de que las cosas no salgan según lo previsto: las ventas pueden acelerarse o el proveedor puede retrasarse. Estas son las dos partes de la fórmula:
Nivel crítico de stock = (venta media diaria × plazo de entrega) + stock de seguridad
En la práctica, para la mayoría de los negocios basta con fijar el stock de seguridad en el 20 % de la demanda durante el plazo de entrega; así la fórmula se resume en venta diaria × plazo de entrega × 1,2.
Calcúlelo en cuatro pasos
1. Calcule la venta media diaria
Divida las unidades que vendió de ese producto en los últimos 30-90 días entre el número de días. Si vendió 1.080 unidades en 90 días, su media diaria es de 12 unidades. Un periodo corto engaña: no tome por sí sola una semana en la que hizo una promoción o en la que no vendió nada. En productos de temporada, mirar el mismo periodo del año pasado da un resultado más acertado.
2. Mida el plazo de entrega con las fechas reales de entrega
No use el plazo que le dice el proveedor, sino el que consta en sus propios registros: la diferencia entre el día en que hizo el pedido y el día en que la mercancía entró en la estantería. Calcule el promedio de los últimos pedidos. Es el paso que más se omite y hace que el nivel crítico parezca más bajo de lo que es.
3. Multiplique ambos: la cantidad que se agotará durante el plazo de entrega
Venta media diaria × plazo de entrega. Si vende 12 unidades al día y la mercancía llega en 7 días, después de hacer el pedido saldrán de su estantería 84 unidades. Es la cantidad mínima que debe tener en el momento de hacer el pedido.
4. Añada el margen de seguridad
Las ventas pueden acelerarse y el proveedor puede retrasarse. Para cubrir estos dos riesgos, añada un 20 % a la demanda durante el plazo de entrega: 84 + 16,8 = unas 101 unidades. En productos con demanda inestable o con un proveedor poco fiable, suba el margen al 30-50 %; con un proveedor que entrega todos los días sin fallos, basta un 10 %.
Ejemplos de cálculo para distintos productos
El nivel crítico de dos productos del mismo almacén no tiene por qué parecerse; lo que lo determina es el producto de la velocidad de venta por el plazo de entrega:
| Perfil del producto | Venta diaria | Plazo de entrega | Se agota durante el plazo | 20 % de seguridad | Nivel crítico |
|---|---|---|---|---|---|
| Rotación rápida, proveedor cercano | 40 uds. | 2 días | 80 | 16 | 96 uds. |
| Rotación media, proveedor nacional | 12 uds. | 7 días | 84 | 17 | 101 uds. |
| Rotación lenta, importado | 3 uds. | 21 días | 63 | 13 | 76 uds. |
| Rotación muy lenta, importado | 0,5 uds. | 30 días | 15 | 3 | 18 uds. |
Fíjese en las dos primeras filas de la tabla: el nivel crítico del producto que vende 40 unidades al día es más bajo que el del que vende 12 unidades al día. La razón es el plazo de entrega. Por eso la regla «de lo que más se vende, tener más stock» es errónea: lo que determina el cálculo no es la velocidad de venta, sino el resultado conjunto de la velocidad de venta y el plazo de entrega.
Tres errores frecuentes
1. Usar el plazo que promete el proveedor. Las últimas cinco entregas de un proveedor que dice «lo traigo en tres días» pueden haber tardado ocho días de media. Mida el plazo real que consta en sus propios registros.
2. Fijar el nivel una vez y olvidarse. Cuando cambia la velocidad de venta, el umbral pierde su sentido. Un producto que da alarmas constantemente o que no da ninguna es un producto cuyo nivel no se ha actualizado.
3. Controlar el mismo producto con dos códigos. Cuando el stock se reparte en dos fichas, ninguna de las dos baja hasta el nivel crítico y el aviso nunca llega. Por eso la organización de los códigos de producto va antes que el nivel crítico; complete primero la puesta en marcha del control de inventario del almacén.
Después del cálculo: vigilar el umbral
Encontrar el nivel es solo la mitad del trabajo; lo importante es enterarse cuando el stock llega a ese nivel. En Excel puede resaltarlo con colores mediante el formato condicional y hacer el cálculo con la calculadora de stock crítico. Si trabaja con un programa, define un nivel mínimo para cada producto y, cuando el stock cae por debajo, recibe una notificación; las pantallas se muestran en la página de funciones y, para trabajar en el almacén con el teléfono, en las versiones móvil y web.
Que el nivel crítico funcione bien depende de que la cantidad registrada en el sistema refleje la realidad. Si el registro y la estantería no coinciden, la alarma también llega a destiempo; por eso es imprescindible hacer recuentos periódicos: los pasos los explicamos en la guía cómo hacer el recuento del almacén.
Preguntas frecuentes
¿El nivel crítico de stock y el punto de pedido son lo mismo?
Sí, ambos definen el mismo umbral: cuando el stock baja hasta esa cantidad, se hace un nuevo pedido. «Nivel mínimo de stock» y «punto de reposición» también son otros nombres del mismo concepto.
¿Qué diferencia hay entre el stock de seguridad y el nivel crítico?
El stock de seguridad es la parte de colchón que está dentro del nivel crítico. Nivel crítico = cantidad que se agotará durante el plazo de entrega + stock de seguridad. Lo normal es no tocar nunca el stock de seguridad; si se ha tocado, o bien las ventas se han acelerado o bien la entrega se ha retrasado.
¿Tengo que calcularlo por separado para cada producto?
En teoría sí, en la práctica no. Empiece por los productos que aportan la mayor parte de la facturación y calcúlelos uno por uno. Para el resto, la larga cola de productos, basta con fijar una regla común por grupo de productos (por ejemplo, «lo equivalente a dos semanas de ventas»).
¿Con qué frecuencia debo actualizar el nivel crítico?
Cuando cambie la velocidad de venta o el plazo de entrega. Una buena práctica es revisar el nivel de los productos de rotación rápida después de cada recuento. Un nivel que se deja fijo termina en pocos meses dando falsas alarmas continuamente o sin avisar nunca.
¿Es perjudicial mantener el nivel alto?
Sí. El exceso de stock es dinero parado en la estantería; además ocupa espacio y, en productos con fecha de caducidad, genera riesgo de merma. El objetivo no es subir el nivel todo lo posible, sino cubrir el riesgo de quedarse sin stock a un coste aceptable. Para medir cuánto stock mantiene, consulte la guía qué es la rotación de inventario; es la primera medida que empeora cuando fija los niveles más altos de lo necesario.
¿Funciona la fórmula en productos de temporada?
La fórmula funciona, pero hay que cambiar el dato de entrada: en lugar del promedio anual, use la venta diaria esperada del periodo que se acerca. Suba el nivel antes de que empiece la temporada y bájelo cuando termine; de lo contrario, fuera de temporada mantendrá stock innecesario.
Última actualización: 2026-09-07
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