Apa itu penyusutan (fire) dan bagaimana mencatatnya?
Penyusutan (fire) adalah barang yang berkurang dari stok tanpa terjual atau terpakai: produk yang pecah, rusak, kedaluwarsa, hilang, atau berkurang saat pengolahan dan produksi dihitung sebagai penyusutan. Penyusutan mungkin tidak bisa dicegah sepenuhnya tetapi tidak boleh dibiarkan tanpa catatan; setiap penyusutan dicatat pada hari terjadinya dengan tanggal, produk, jumlah, penyebab, dan orang yang menyetujui, lalu dikurangkan dari stok.
Penyusutan yang tidak dicatat tidak hilang; ia kembali pada hari penghitungan sebagai selisih yang penyebabnya tidak diketahui. Panduan ini menjelaskan jenis-jenis penyusutan, bagaimana wujudnya di toko swalayan, cara mencatatnya, dan langkah-langkah prosedur penyusutan.
Jenis-jenis penyusutan
| Jenis | Artinya | Contoh |
|---|---|---|
| Pecah dan rusak | Produk yang pecah, penyok, atau kemasannya sobek saat pengangkutan, penumpukan, atau jatuh dari rak. | Toples kaca yang jatuh dari rak, isi dus yang penyok |
| Busuk dan tanggal kedaluwarsa | Produk yang membusuk, berjamur, rantai dinginnya terputus, atau tidak bisa dijual karena sudah lewat tanggal kedaluwarsa. | Yoghurt kedaluwarsa, buah busuk, roti yang lewat hari |
| Hilang dan dicuri | Kehilangan yang diketahui di mana dan bagaimana terjadinya: barang yang terlihat dicuri, diberikan berlebih ke pelanggan secara tidak sengaja, atau hilang dalam pengangkutan. | Pencurian di rak yang terlihat di kamera, dus yang kurang dalam pengiriman |
| Penyusutan produksi dan pengolahan | Bagian yang muncul saat produk diolah, dipotong, disortir, atau diproduksi dan tidak dapat dijual. | Tulang dan lemak yang dibuang di toko daging, sisa potongan kain, bagian yang salah produksi |
| Penyusutan alami | Barang kehilangan berat atau volume karena sifatnya sendiri tanpa kesalahan apa pun: penguapan, pengeringan, kehilangan kelembapan. | Sayur dan buah kehilangan air, barang curah yang kurang saat ditimbang |
Melihat produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa sebelum menjadi penyusutan adalah kebiasaan yang sama dengan menyadari barang yang sudah berbulan-bulan menunggu di rak; cara mendaftar produk yang tidak bergerak kami jelaskan di panduan apa itu stok mati.
Penyusutan di toko swalayan: contoh buku penyusutan
Di toko swalayan, penyusutan paling banyak muncul di bagian produk segar: tanggal kedaluwarsa pada produk susu dan deli, pembusukan dan kehilangan air di bagian sayur-buah, roti yang lewat hari di toko roti, sisa penyortiran di toko daging, dan botol kaca yang pecah di bagian minuman. Berikut buku penyusutan satu hari sebuah toko swalayan; produk dan jumlahnya hanya contoh:
| Tanggal | Produk | Jumlah | Penyebab | Pendeteksi / persetujuan | Tindak lanjut |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Yoghurt saring 1 kg | 6 unit | Lewat tanggal kedaluwarsa | Petugas rak / manajer toko | Dikembalikan ke pemasok |
| 25.09.2026 | Tomat | 3,5 kg | Busuk (disortir) | Penanggung jawab sayur-buah / manajer toko | Dimusnahkan |
| 25.09.2026 | Minyak zaitun 1 lt botol kaca | 1 unit | Jatuh dari rak dan pecah | Kasir / manajer toko | Dimusnahkan |
Pada kesepakatan di mana pemasok menerima kembali produk yang lewat tanggal kedaluwarsa, barang keluar sebagai retur; karena itu kolom “tindak lanjut” menunjukkan apakah penyusutan itu benar-benar kerugian usaha.
Isi yang harus ada pada catatan penyusutan
Tanggal. Hari penyusutan diketahui. Ringkasan akhir periode dan perbandingan dengan penghitungan bergantung padanya.
Produk. Nama beserta kode atau barcode-nya; menulis produk yang sama dengan dua nama berbeda merusak ringkasan.
Jumlah dan satuan. Dengan satuan yang dipakai untuk mencatat stok: unit, kilogram, liter.
Penyebab. Salah satu dari lima jenis: pecah, busuk/kedaluwarsa, hilang/dicuri, produksi-pengolahan, penyusutan alami. Daftar tetap, bukan teks bebas, memungkinkan penjumlahan menurut penyebab di akhir periode.
Pendeteksi dan penyetuju. Sebaiknya dua orang yang berbeda; jika orang yang mencatat dan yang menyetujui sama, tidak ada kontrol.
Tindak lanjut. Retur, penjualan diskon, atau pemusnahan. Untuk pemusnahan dibuat berita acara tersendiri.
Jika Anda mencatat di Excel, keenam kolom ini menjadi enam kolom; untuk melihat nilai biayanya, tambahkan di sampingnya kolom harga beli dan kolom jumlah × harga.
Penyusutan dan selisih penghitungan tidak sama
| Penyusutan (fire) | Selisih penghitungan | |
|---|---|---|
| Kapan muncul | Pada hari kejadian (saat pecah, rusak, lewat tanggal) | Pada hari penghitungan |
| Penyebabnya | Diketahui dan ditulis di catatan | Belum diketahui; diselidiki |
| Bagaimana masuk ke catatan | Lewat catatan penyusutan, dengan persetujuan | Lewat koreksi hasil penghitungan |
| Apa yang ditunjukkan | Produk mana yang berkurang dengan penyebab apa | Ada pergerakan yang terlewat di suatu titik pencatatan |
Jika penyusutan dicatat tepat waktu, ia tidak muncul sebagai selisih saat penghitungan. Jika sebagian selisih yang muncul saat penghitungan kemudian dijelaskan sebagai “tadinya pecah, tidak dicatat”, masalahnya bukan di penghitungan tetapi di catatan penyusutan yang terlewat. Cara menemukan selisih pada hari penghitungan dan menutupnya dengan penyebabnya kami jelaskan di panduan cara melakukan penghitungan gudang.
Prosedur penyusutan: enam langkah
1. Tuliskan penyebab penyusutan dan kewenangan persetujuan
Pertama, tuliskan secara tertulis keadaan apa saja yang dihitung sebagai penyusutan (lima jenis di atas) dan siapa yang menyetujuinya. Penyusutan tanpa kewenangan persetujuan membuka celah “kehilangan dicatat, tidak ada yang bertanya”; menambahkan persetujuan kedua untuk penyusutan yang nilainya melebihi batas tertentu adalah praktik yang umum.
2. Pisahkan barang susut dari stok yang bisa dijual
Ambil produk yang pecah, rusak, atau lewat tanggal dari rak pada hari yang sama dan taruh di kotak atau area “penyusutan” tersendiri. Barang susut yang tertinggal di rak bisa terjual secara tidak sengaja atau terhitung sebagai stok yang bisa dijual saat penghitungan.
3. Catat pada hari yang sama
Tulis setiap penyusutan pada hari terjadinya: tanggal, produk (dengan kode atau barcode), jumlah dan satuan, penyebab, orang yang mendeteksi. Pada catatan yang ditulis dari ingatan beberapa hari kemudian, jumlah dan penyebab hilang; penyusutan yang tidak pernah masuk catatan kembali pada hari penghitungan sebagai selisih yang tidak bisa dijelaskan.
4. Minta persetujuan dan tulis tindak lanjutnya
Orang yang berwenang melihat barang susut itu, menyetujui catatannya, dan menulis tindak lanjutnya: retur ke pemasok, penjualan diskon bila rusak sebagian, atau pemusnahan. Untuk barang yang dimusnahkan, buat berita acara yang menunjukkan siapa, kapan, dan bagaimana memusnahkannya; foto produk yang pecah juga dapat dilampirkan pada catatan.
5. Kurangkan dari stok
Masukkan penyusutan yang telah disetujui ke catatan stok agar jumlah di sistem sama dengan yang ada di rak. Penyusutan yang tidak dikurangkan dari catatan stok adalah barang yang tampak “ada” sampai penghitungan berikutnya tetapi tidak bisa dijual; peringatan stok kritis pun datang terlambat karenanya.
6. Ringkas di akhir periode
Di akhir bulan atau kuartal, jumlahkan catatan penyusutan menurut produk dan penyebab. Produk mana yang paling banyak menyusut dan karena apa terbaca dari ringkasan ini. Sampaikan daftar penyusutan beserta nilai biayanya (jumlah × harga beli) kepada akuntan Anda; pencatatan akuntansi didasarkan pada daftar itu.
Rasio penyusutan
Jika catatan penyusutan dijaga teratur, rasio penyusutan periode juga bisa dihitung; membandingkannya per produk atau per bagian menunjukkan di mana penyusutan terkonsentrasi. Untuk menghitungnya dengan contoh, Anda dapat memakai alat perhitungan rasio penyusutan gratis.
Sisi akuntansi
Penyusutan adalah barang yang dikurangkan dari catatan stok dan juga punya padanan dalam akuntansi. Namun bagaimana penyusutan didokumentasikan, berita acara apa yang diperlukan, kedudukannya terhadap pajak, dan perlakuan PPN (pajak pertambahan nilai) bergantung pada peraturan dan jenis penyusutannya — konsultasikan hal ini dengan akuntan Anda. Tugas di sisi gudang adalah menjaga daftar yang dibutuhkan akuntan tetap lengkap: tanggal, produk, jumlah, penyebab, penyetuju, tindak lanjut, dan nilai biaya.
Penyusutan di Ofisx
Di Ofisx tidak ada layar khusus untuk catatan penyusutan atau barang rusak. Cara mencerminkan penyusutan pada stok adalah layar Stok Opname: Anda memindai atau mencari produk yang menyusut dan memasukkan jumlah yang tersisa di rak, layar menampilkan selisihnya sebagai Kurang atau Lebih; saat Anda memilih Terapkan Opname, stok hanya produk yang Anda hitung diperbarui sesuai jumlah yang dihitung. Layar ini tidak punya kolom penyebab atau catatan; simpan penyebab, penyetuju, dan tindak lanjut penyusutan dalam buku penyusutan terpisah (kertas atau Excel) dengan kolom-kolom di atas. Jika Anda mengirim barang rusak kembali ke pemasok, Anda dapat memakai jenis Retur Pemasok di bagian Retur. Untuk gambaran lengkap tentang cara mencatat pergerakan, lihat panduan cara melacak stok gudang.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu penyusutan (fire)?
Penyusutan (fire) adalah barang yang berkurang dari stok tanpa terjual atau terpakai: produk yang pecah, rusak, kedaluwarsa, hilang, atau berkurang saat pengolahan dan produksi dihitung sebagai penyusutan. Penyusutan adalah barang yang tampak ada di rak tetapi tidak bisa dijual; karena itu ia harus dicatat dan dikurangkan dari stok pada hari terjadinya.
Apa itu penyusutan di toko swalayan?
Penyusutan di toko swalayan adalah produk yang keluar dari rak tanpa terjual: produk susu yang lewat tanggal kedaluwarsa, buah-sayur yang membusuk, roti yang lewat hari, botol dan toples kaca yang pecah, serta sisa pemotongan dan penyortiran di deli dan toko daging. Bagian produk segar adalah tempat paling banyak muncul catatan penyusutan; penyusutan setiap bagian ditulis pada hari yang sama, dengan produk dan penyebabnya.
Bagaimana penyusutan dicatat dalam akuntansi?
Pencatatan akuntansi penyusutan, syarat dokumen dan berita acara, kedudukannya terhadap pajak, dan apa yang harus dilakukan terkait PPN bergantung pada peraturan dan jenis penyusutannya; konsultasikan hal ini dengan akuntan Anda. Tugas sisi gudang adalah menjaga daftar yang dibutuhkan akuntan tetap lengkap: tanggal, produk, jumlah, penyebab, penyetuju, dan nilai biaya.
Apakah fire dan zayi (kerugian) sama?
Dalam bahasa sehari-hari keduanya sering dipakai bergantian; keduanya menggambarkan barang yang berkurang dari stok tanpa terjual. Istilah dan dokumen mana yang dipakai dalam pencatatan resmi adalah soal lain; tanyakan hal itu kepada akuntan Anda.
Apa beda penyusutan dan selisih penghitungan?
Penyusutan adalah kerugian yang penyebabnya diketahui dan dicatat pada hari terjadinya. Selisih penghitungan adalah kekurangan atau kelebihan yang muncul pada hari penghitungan dan penyebabnya belum diketahui. Jika penyusutan dicatat tepat waktu, ia tidak muncul sebagai selisih saat penghitungan; penyusutan yang tidak dicatat berubah menjadi selisih penghitungan yang penyebabnya sudah hilang.
Bagaimana rasio penyusutan dihitung?
Jumlah atau nilai penyusutan dalam suatu periode dibandingkan dengan jumlah atau nilai stok terkait pada periode yang sama. Untuk menghitungnya dengan contoh, Anda dapat memakai alat perhitungan rasio penyusutan gratis.
Apa itu prosedur penyusutan?
Aturan internal tertulis yang menentukan bagaimana penyusutan dideteksi, siapa yang menyetujui, bagaimana dicatat, dan apa yang terjadi pada barangnya. Langkah dasarnya: menentukan penyebab dan kewenangan persetujuan, memisahkan barang susut, mencatat pada hari yang sama, meminta persetujuan dan menulis tindak lanjut, mengurangkannya dari stok, dan meringkasnya di akhir periode.
Terakhir diperbarui: 2026-09-25
Stok opname dan pencatatan masuk-keluar dengan barcode di aplikasi
Pindai dan masukkan jumlah yang tersisa di rak; stok diperbarui sesuai jumlah yang dihitung.
Jumlah di stok tetap sama dengan yang ada di rak
Buat akun gratis, impor daftar produk Excel Anda; penjualan, penerimaan barang, dan penghitungan bertemu dalam satu catatan.