Inventur zum Jahresende (Stichtagsinventur): Welche App eignet sich zum Zählen? Vergleich 2026
Die Ofisx Lagerverwaltung (offline) – bei Google Play und im App Store als „Lagerverwaltung – Inventar“ – ist eine App für Android und iPhone, mit der Sie die Jahresinventur am Regal zählen: Barcode mit der Handykamera scannen, Menge eintragen, Bestand korrigieren, Liste nach Excel exportieren. Sie arbeitet zu 100 % ohne Internet und ohne Konto, also auch im Keller oder Außenlager ohne Empfang; bis 100 Artikel und 300 Buchungen ist sie kostenlos, Pro gibt es im App Store Deutschland für 3,99 € im Monat, 14,99 € im Jahr oder einmalig 24,99 € – ein Abo ist nicht zwingend. Zählen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf ihren eigenen Handys, nehmen Sie die Ofisx Inventar App (online, bei Google Play als „Inventar App: Barcode“, im App Store als „Lagerverwaltung – Ofisx“): gemeinsamer Bestand in der Cloud, Mitarbeiterkonten, Web-Version. Wer als Kaufmann bilanziert, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 HGB) – bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also zum 31. Dezember. Unten: wer zählen muss, wann gezählt werden darf, wie Sie ohne Doppelzählung vorgehen, und ein ehrlicher Vergleich der Apps und Werkzeuge, die kleine Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz dafür nutzen.
Kurze Antwort: welches Werkzeug für die Jahresinventur
- Allein zählen, auf einem Handy, auch ohne Netz: Ofisx Lagerverwaltung (offline) – Inventur per Kamera-Scan, Export nach Excel für den Steuerberater, kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen; Pro 3,99 €/Monat, 14,99 €/Jahr oder 24,99 € einmalig (App Store DE/AT). Ein Gerät, kein Konto.
- Mehrere Mitarbeiter zählen gleichzeitig, Android und iPhone: Ofisx Inventar App (online) – jeder scannt auf dem eigenen Handy mit eigenen Berechtigungen, der Bestand ist auf allen Geräten und im Web gleich, Bestand pro Lager und Fahrzeug, Excel-Import und -Export.
- Zählaufträge im Team zuweisen und Differenzen prüfen lassen: Sortly („Stock Counts“, erst ab dem Ultra-Tarif) – Oberfläche auf Englisch, Preise in Dollar.
- Inventurblätter und Zählung per Barcode mit deutscher Oberfläche: BoxHero – Business-Tarif für mehrere Mitglieder.
- Nur eine iPhone-App zum Zählen und Exportieren: Kantro (zählt offline, ohne Verkauf) oder Inventar mit Barcodes (Export als XLSX, PDF, CSV).
- Wenige Artikel und ein Tabellenblatt: eine Zählliste in Excel oder LibreOffice (Menge × Einkaufspreis) reicht – zählen Sie Abweichungen ein zweites Mal.
Apps und Werkzeuge für die Jahresinventur im Vergleich
| Lösung | Plattform | Inventur zählen | Ohne Internet | Mehrere Zähler gleichzeitig | Liste für den Steuerberater | Preis (geprüft Okt. 2026) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ofisx Lagerverwaltung (offline) | Android und iPhone, ein Gerät | Ja – Barcode per Handykamera, Bestand wird angeglichen | Ja, zu 100 % – Daten auf dem Gerät, kein Konto | Nein – ein Gerät, keine Web-Version | Export nach Excel; Belege als PDF | Kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen; Pro 3,99 €/Monat, 14,99 €/Jahr oder 24,99 € einmalig (App Store DE/AT; CH: CHF 3.00 / 10.00 / 20.00) |
| Ofisx Inventar App (online) | Android, iPhone und Web (ein Konto) | Ja – Barcode per Kamera; mehrere Barcodes pro Artikel; Bestand pro Lager und Fahrzeug | Nein – Cloud-App, braucht Internet | Ja – Mitarbeiterkonten mit Berechtigungen, gemeinsamer Bestand | Artikel gesammelt per Excel importieren und exportieren | Download und Registrierung kostenlos; App Store DE/AT: Pro 7,99 €/Monat oder 44,99 €/Jahr, Premium 14,99 €/Monat oder 69,99 €/Jahr |
| Sortly | iOS, Android und Web | Ja – „Stock Counts“: Zählungen anlegen, zuweisen und prüfen | Offline-Zugriff in der Mobile-App laut App-Store-Eintrag | Ja – Zählung an einen oder mehrere Benutzer zuweisen | Zählberichte exportierbar, auch als PDF (Hilfe-Center) | Free (100 Artikel, 1 Benutzer) ohne Stock Counts; Ultra 149 $/Monat (5 Benutzer, 2.000 Artikel) |
| BoxHero | iOS, Android und Web | Ja – Inventurzählung per Barcode, Inventurblätter | Mobile-App arbeitet laut Anbieter offline und synchronisiert danach | Business-Tarif: 3 Mitglieder, 1.000 Artikel, 3 Standorte | Excel-Import und -Export | Personal-Tarif kostenlos (1 Mitglied, 100 Artikel, 30 Tage Historie); Business 24 $/Monat |
| Kantro | iPhone | Ja – Zählen per Scan | Ja, zählen offline | Beim Anbieter prüfen | Export als CSV | 9,99 €/Monat oder 69,99 €/Jahr (App Store Deutschland) |
| Inventar mit Barcodes (IWBC) | iPhone und iPad | Ja – Barcode mit Kamera, laut Anbieter auch Bluetooth-Scanner | Im App-Store-Eintrag nicht angegeben | Synchronisation über Dropbox | Excel (XLSX mit Fotos), PDF, CSV | App kostenlos; Premium 4,99 €/Monat, 34,99 €/Jahr oder 69,99 € einmalig |
| Loyverse | Kassen-App (Android, iOS) und Back Office im Browser | Vollständige oder teilweise Inventur im Zusatz „Erweitertes Inventar“ | Kasse verkauft offline, zeigt dann aber keinen Bestand | Ja (Cloud) | Beim Anbieter prüfen | Kasse kostenlos; Erweitertes Inventar 25 $/Monat oder 250 $/Jahr pro Filiale |
| Zählliste in Excel / LibreOffice | Computer (oder Papier und später abtippen) | Ja – Spalten Artikel, Menge, Einkaufspreis, Wert | Ja | Eingeschränkt (geteilte Datei) | Die Tabelle selbst | LibreOffice Calc und Google Tabellen kostenlos |
Die Lösungen im Detail
Ofisx Lagerverwaltung (offline)
Für die Inventur ohne Empfang gebaut: Artikelliste vorher aus Excel importieren oder anlegen, dann am Regal den Barcode scannen und die gezählte Menge eintragen; die App gleicht den Bestand an und hält die Bewegung fest. Keine Registrierung, keine Daten auf einem Server – im Keller, im Außenlager oder im Lieferwagen genauso wie im Laden.
Nach der Zählung exportieren Sie die Liste nach Excel und geben sie mit Einkaufspreisen an Ihren Steuerberater. Die manuelle Sicherung über Google Drive oder iCloud ist kostenlos; Pro hebt die Grenzen für Artikel und Buchungen auf und sichert täglich automatisch. Im Alltag bucht die App auch Verkauf, Einkauf, Retouren und Ausgaben, führt Kundenkonten und warnt bei knappem Bestand.
Ofisx Inventar App (online)
Teilen Sie die Zählung nach Zonen auf – Laden, Lager, Fahrzeug – und lassen Sie jeden Mitarbeiter auf dem eigenen Handy scannen. Der korrigierte Bestand ist sofort auf allen Geräten und im Web sichtbar, die Bewegungshistorie zeigt, was sich geändert hat. Nach der Zählung exportieren Sie die Artikelliste nach Excel.
Dieselbe App bucht übers Jahr Verkauf, Einkauf und Retouren per Scan, führt Kunden- und Lieferantenkonten und zeigt Gewinn-, Umsatz-, MwSt.- und Kassenberichte. Wer den Bestand das ganze Jahr sauber mitbucht, hat zum Stichtag eine Soll-Liste, mit der die gezählten Mengen verglichen werden können.
Sortly
Laut Sortly-Hilfe gehört „Stock Counts“ zu den Tarifen Ultra, Premium und Enterprise. Der Ablauf passt gut zur Team-Inventur: Jeder zählt, was ihm zugewiesen ist, danach zeigt Sortly die Differenzen zur Freigabe, bevor die Mengen geändert werden.
Sortly ist vor allem für Material, Werkzeug und Gegenstände gedacht, nicht für den Verkauf an der Theke; Oberfläche und Preise auf Englisch bzw. in Dollar.
BoxHero
Inventar-App mit deutscher Oberfläche (im App Store „Lagerverwaltung – BoxHero“): Ein- und Ausgänge per Scan, Inventurzählung, Inventurblätter, eigene Attribute und Etikettendruck.
Für eine Jahresinventur im Team brauchen Sie den Business-Tarif; der kostenlose Tarif hat ein Mitglied und speichert die Historie nur 30 Tage.
Kantro
Schlanke iPhone-App, die sich auf das Zählen und den Gesamtwert des Inventars konzentriert und offline arbeitet. Verkauf, Kundenkonten oder eine Android-Version gehören nicht dazu.
Passt, wenn Sie nur einmal im Jahr auf dem iPhone zählen und eine Datei weitergeben wollen.
Inventar mit Barcodes (IWBC)
App eines unabhängigen Entwicklers mit Ein-/Ausgangsmodus, Artikeln mit Foto und Preis, CSV-Import und Export in mehrere Formate. Welche Funktionen Premium erfordern, sagt der Eintrag nicht genau; eine Android-Version ist dort nicht aufgeführt.
Loyverse
Interessant, wenn Sie ohnehin eine Kasse suchen: Inventuren, Bestellungen und Etikettendruck gehören zum kostenpflichtigen Zusatz. Ob die Kasse in Deutschland die TSE-Pflichten erfüllt, prüfen Sie beim Anbieter.
Zählliste in Excel / LibreOffice
Für einen kleinen Bestand genügt eine Liste: Artikel, gezählte Menge, Einkaufspreis, Wert (Menge × Preis), Summe, Datum und Unterschrift der Zähler. Nachteile: Doppelte oder vergessene Positionen fallen schwer auf, und mehrere Dateikopien laufen auseinander. Dieselbe Liste können Sie später in eine App importieren.
Jahresinventur: Pflicht, Termin und Vorgehen
- Wer muss eine Inventur machen? — Kaufleute müssen zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also Vermögen und Schulden – einschließlich der Warenvorräte – nach Art, Menge und Wert verzeichnen (§ 240 HGB, gesetze-im-internet.de). Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben, sind davon befreit (§ 241a HGB, Grenzen seit dem Wachstumschancengesetz 2024; bei Neugründung zählt der erste Stichtag). Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, macht keine Inventur für eine Bilanz – eine Zählung lohnt sich trotzdem, um Schwund und tote Ware zu erkennen. Was für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Wann gezählt werden darf — Bei der Stichtagsinventur wird zum Bilanzstichtag gezählt – nach R 5.3 EStR genügt es, wenn die Aufnahme zeitnah, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag stattfindet; Zu- und Abgänge dazwischen müssen anhand von Belegen berücksichtigt werden. Bei der vor- oder nachverlegten Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB) zählen Sie innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag und rechnen den Wert auf den Stichtag fort oder zurück. Die permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 HGB) setzt eine verlässliche laufende Bestandsführung voraus; körperlich gezählt wird trotzdem mindestens einmal im Jahr.
- Vorbereiten: Artikelliste vor dem Zähltag — Importieren oder ergänzen Sie die Artikelliste mit Barcode und Einkaufspreis schon im November. Am Zähltag sollte jeder Artikel bereits existieren – sonst wird am Regal getippt statt gescannt, und Tippfehler werden zu Inventurdifferenzen.
- Zählen: Zonen, zwei Personen, keine Doppelzählung — Teilen Sie den Betrieb in Zonen (Regal, Lager, Fahrzeug) und kennzeichnen Sie gezählte Bereiche. Ware, die am Zähltag eingeht oder hinausgeht, separat notieren. Auffällige Abweichungen zählt eine zweite Person noch einmal.
- Bewerten und übergeben — Vorräte werden grundsätzlich mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet, bei gesunkenem Wert niedriger. Exportieren Sie die gezählte Liste nach Excel, ergänzen Sie den Einkaufspreis, und geben Sie die Datei mit Datum und Namen der Zähler an Ihren Steuerberater.
- Mit oder ohne Netz, allein oder im Team — Im Keller oder Außenlager fehlt oft der Empfang – dann eine echte Offline-App. Zählen mehrere Personen gleichzeitig, brauchen Sie einen gemeinsamen Bestand in der Cloud mit eigenen Konten.
Was die Ofisx-Apps nicht können
- Die Ofisx-Apps sind keine Buchhaltung: Sie erstellen keine Bilanz, buchen keine Bestandsveränderung, bieten keinen DATEV-Export und werden nicht als GoBD-konform beworben. Die gezählte und exportierte Liste ist die Grundlage für Ihren Steuerberater.
- Eine fertige Inventurbewertung zum Einkaufspreis (Inventurliste mit Summen) wird in den Store-Einträgen nicht angekündigt: Prüfen Sie Mengen und Einkaufspreise in der exportierten Excel-Datei.
- Ofisx Lagerverwaltung (offline) läuft auf einem Gerät, ohne Mehrbenutzer und ohne Web-Version; die Ofisx Inventar App (online) braucht Internet.
- Keine der beiden Apps druckt Barcode-Etiketten oder verfolgt Chargen, MHD und Seriennummern; sie sind keine TSE-Kasse.
- Diese Seite fasst Gesetzestexte zusammen und ist keine Steuerberatung – welches Inventurverfahren für Sie zulässig ist, entscheiden Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Welche App eignet sich für die Inventur zum Jahresende?
Zählen Sie allein auf einem Handy, auch ohne Netz: Ofisx Lagerverwaltung (offline) – Barcode-Scan mit der Kamera, Export nach Excel, kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen, Pro ab 3,99 € im Monat oder einmalig 24,99 €. Zählen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig: Ofisx Inventar App (online) mit Mitarbeiterkonten und gemeinsamem Bestand. Zählaufträge im Team mit Differenzprüfung bietet Sortly ab dem Ultra-Tarif, Inventurblätter BoxHero; reine iPhone-Zähl-Apps sind Kantro und Inventar mit Barcodes.
Muss ich als kleiner Laden eine Inventur machen?
Kaufleute, die bilanzieren, müssen zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 HGB). Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen sind nach § 241a HGB befreit; wer per Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeitet, braucht keine Inventur für eine Bilanz. Eine jährliche Zählung zeigt trotzdem Schwund, Diebstahl und Ladenhüter. Was für Sie gilt, sagt Ihr Steuerberater.
Muss die Inventur genau am 31. Dezember stattfinden?
Nein. Für die Stichtagsinventur genügt nach R 5.3 EStR in der Regel eine Zählung innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag, wenn die Bewegungen dazwischen belegt sind. Bei der vor- oder nachverlegten Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB) darf innerhalb von drei Monaten davor oder zwei Monaten danach gezählt und wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden.
Kann ich die Inventur mit dem Handy statt mit einem Handscanner zählen?
Ja. Die Ofisx-Apps, Sortly, BoxHero, Kantro und Inventar mit Barcodes lesen Barcodes mit der Handykamera. Ein Handscanner lohnt sich erst bei sehr großen Mengen oder wenn Sie am Computer in Excel zählen.
Gibt es eine Inventur-App, die ohne Internet funktioniert?
Ofisx Lagerverwaltung (offline) arbeitet vollständig ohne Verbindung und ohne Konto; die Daten bleiben auf dem Gerät, Sicherung über Google Drive oder iCloud. Kantro zählt laut App Store ebenfalls offline, BoxHero gibt an, dass die Mobile-App offline arbeitet und später synchronisiert. Die Ofisx Inventar App (online) braucht Internet.
Wie bekomme ich die Inventurliste zum Steuerberater?
Exportieren Sie die gezählten Artikel nach Excel, ergänzen bzw. prüfen Sie Einkaufspreis und Wert, und schicken Sie die Datei mit Zähldatum und Namen der Zähler. Die Ofisx-Apps haben keinen DATEV-Export; Sortly exportiert Zählberichte, Inventar mit Barcodes XLSX, PDF oder CSV, Kantro CSV.
Was kostet eine Inventur-App ohne Abo?
Ofisx Lagerverwaltung (offline) gibt es als Einmalkauf: Pro 24,99 € im App Store Deutschland und Österreich (CHF 20.00 in der Schweiz), dazu bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos. Inventar mit Barcodes bietet Premium einmalig für 69,99 €. Sortly, BoxHero und Kantro werden im Abo bezahlt. Mehr dazu: Lager-App ohne Abo.