فائر (ضیاع) کیا ہے اور اس کا ریکارڈ کیسے رکھا جائے؟

جس فائر کا ریکارڈ نہ رکھا جائے وہ غائب نہیں ہوتا؛ گنتی کے دن ایک ایسے فرق کے طور پر لوٹتا ہے جس کی وجہ معلوم نہیں۔ یہ گائیڈ فائر کی اقسام، سپر مارکیٹ میں اس کی صورت، فائر کا ریکارڈ کیسے رکھا جائے اور فائر پروسیجر کے مراحل بتاتی ہے۔

فائر کی اقسام

ایکسپائری ڈیٹ کے قریب پہنچنے والی پروڈکٹ کو فائر بننے سے پہلے دیکھ لینا، مہینوں سے شیلف پر پڑے مال کو پہچاننے جیسی ہی عادت ہے؛ حرکت نہ کرنے والی اشیا کی فہرست کیسے بنائی جائے، یہ ہم نے ڈیڈ اسٹاک کیا ہے گائیڈ میں بتایا ہے۔

سپر مارکیٹ میں فائر: فائر رجسٹر کی ایک مثال

سپر مارکیٹ میں فائر سب سے زیادہ تازہ اشیا کے حصوں میں نکلتا ہے: ڈیری اور ڈیلی میں ایکسپائری ڈیٹ، سبزی منڈی کے حصے میں سڑن اور پانی کی کمی، بیکری میں دن گزری ڈبل روٹی، قصاب کے ہاں چھانٹی کا بچا حصہ، مشروبات کے حصے میں ٹوٹنے والی شیشے کی بوتل۔ نیچے ایک سپر مارکیٹ کا ایک دن کا فائر رجسٹر ہے؛ پروڈکٹس اور مقداریں صرف مثال ہیں:

جن معاہدوں میں سپلائر ایکسپائری ڈیٹ گزری پروڈکٹ واپس لے لیتا ہے، وہاں مال واپسی کے طور پر جاتا ہے؛ اسی لیے “انجام” کا کالم بتاتا ہے کہ فائر واقعی ادارے کا نقصان ہے یا نہیں۔

فائر ریکارڈ میں کیا ہونا چاہیے

تاریخ۔ جس دن فائر کا پتا چلا۔ مدت کے اختتام کا خلاصہ اور گنتی سے موازنہ اسی پر مبنی ہوتا ہے۔

پروڈکٹ۔ نام کے ساتھ اس کا کوڈ یا بارکوڈ؛ ایک ہی پروڈکٹ کو دو مختلف ناموں سے لکھنا خلاصہ بگاڑ دیتا ہے۔

مقدار اور یونٹ۔ اسٹاک جس یونٹ میں رکھا جاتا ہے اسی میں: عدد، کلوگرام، لیٹر۔

وجہ۔ پانچ اقسام میں سے ایک: ٹوٹ پھوٹ، خرابی/ایکسپائری ڈیٹ، گمشدگی/چوری، پیداوار-پروسیسنگ، قدرتی فائر۔ آزاد متن کے بجائے ایک مقررہ فہرست مدت کے اختتام پر وجہ کے لحاظ سے جمع کرنا ممکن بناتی ہے۔

نشاندہی کرنے والا اور منظور کرنے والا۔ بہتر ہے کہ یہ دو الگ افراد ہوں؛ فائر لکھنے والا اور منظور کرنے والا ایک ہی شخص ہو تو کوئی کنٹرول نہیں رہتا۔

انجام۔ واپسی، رعایتی فروخت یا تلف کرنا۔ تلف کرنے کی صورت میں الگ سے ایک رپورٹ (تحریری ریکارڈ) تیار کیا جاتا ہے۔

اگر آپ Excel میں رکھتے ہیں تو یہ چھ فیلڈ چھ کالم ہیں؛ لاگت کی مالیت دیکھنے کے لیے ان کے ساتھ خریداری قیمت اور مقدار × قیمت کا کالم شامل کریں۔

فائر اور گنتی کا فرق ایک ہی چیز نہیں

فائر وقت پر لکھا جائے تو گنتی میں فرق کے طور پر نہیں نکلتا۔ گنتی میں نکلنے والے فرق کا کچھ حصہ بعد میں “ٹوٹا تھا، لکھا نہیں گیا” کہہ کر بتایا جا رہا ہو تو مسئلہ گنتی میں نہیں بلکہ فائر ریکارڈ چھوٹ جانے میں ہے۔ گنتی کے دن فرق کیسے ڈھونڈا اور وجہ کے ساتھ بند کیا جائے، یہ ہم نے گودام کی گنتی کیسے کی جاتی ہے گائیڈ میں بتایا ہے۔

فائر پروسیجر: چھ مراحل

1. فائر کی وجوہات اور منظوری کا اختیار لکھیں

پہلے تحریری طور پر طے کریں کہ کون سی صورتیں فائر شمار ہوں گی (اوپر کی پانچ اقسام) اور فائر کو کون منظور کرے گا۔ منظوری کے اختیار کے بغیر فائر “نقصان لکھ دیا، کسی نے پوچھا نہیں” والی خلا پیدا کرتا ہے؛ ایک خاص حد سے زیادہ رقم کے فائر کے لیے دوسری منظوری رکھنا عام طریقہ ہے۔

2. فائر والے مال کو بکنے والے اسٹاک سے الگ کریں

ٹوٹی، خراب ہوئی یا تاریخ گزری پروڈکٹ کو اسی دن شیلف سے اٹھا کر الگ “فائر” ڈبے یا جگہ میں رکھیں۔ شیلف پر رہ جانے والا فائر مال یا غلطی سے بک جاتا ہے یا گنتی میں بکنے والے اسٹاک کی طرح گنا جاتا ہے۔

3. اسی دن درج کریں

ہر فائر کو جس دن ہو اسی دن لکھیں: تاریخ، پروڈکٹ (کوڈ یا بارکوڈ کے ساتھ)، مقدار اور یونٹ، وجہ، نشاندہی کرنے والا شخص۔ چند دن بعد یادداشت سے لکھے گئے فائر ریکارڈ میں مقدار اور وجہ کھو جاتی ہے؛ جو فائر ریکارڈ میں کبھی آیا ہی نہیں وہ گنتی کے دن ناقابل وضاحت فرق کے طور پر لوٹتا ہے۔

4. منظوری لیں اور انجام لکھیں

مجاز شخص فائر والے مال کو دیکھ کر ریکارڈ منظور کرتا ہے اور مال کا انجام لکھتا ہے: سپلائر کو واپسی، جزوی نقصان ہو تو رعایتی فروخت یا تلف کرنا۔ تلف کیے گئے مال کے لیے ایک رپورٹ تیار کریں جس میں لکھا ہو کہ کس نے، کب اور کیسے تلف کیا؛ ٹوٹی ہوئی پروڈکٹ کی تصویر بھی ریکارڈ میں شامل کی جا سکتی ہے۔

5. اسٹاک سے کم کریں

منظور شدہ فائر کو اسٹاک ریکارڈ میں درج کریں تاکہ سسٹم میں مقدار شیلف پر موجود مقدار کے برابر رہے۔ اسٹاک ریکارڈ میں کم نہ کیا گیا فائر اگلی گنتی تک ایسا مال ہے جو “موجود” نظر آتا ہے مگر بک نہیں سکتا؛ کریٹیکل اسٹاک الرٹ بھی اسی وجہ سے دیر سے آتا ہے۔

6. مدت کے اختتام پر خلاصہ بنائیں

مہینے یا سہ ماہی کے آخر میں فائر ریکارڈز کو پروڈکٹ اور وجہ کے لحاظ سے جمع کریں۔ کون سی پروڈکٹ کس وجہ سے سب سے زیادہ فائر دیتی ہے، یہ اس خلاصے سے پڑھا جاتا ہے۔ فائر کی فہرست لاگت کی مالیت (مقدار × خریداری قیمت) کے ساتھ اپنے اکاؤنٹنٹ کو دیں؛ اکاؤنٹنگ کا اندراج اسی فہرست پر مبنی ہوتا ہے۔

فائر کا تناسب

فائر کا ریکارڈ باقاعدگی سے رکھا جائے تو مدت کا فائر تناسب بھی نکالا جا سکتا ہے؛ پروڈکٹ یا سیکشن کی بنیاد پر موازنہ کرنے سے پتا چلتا ہے کہ فائر کہاں مرتکز ہے۔ مثالوں کے ساتھ حساب کرنے کے لیے مفت فائر تناسب کیلکولیٹر استعمال کر سکتے ہیں۔

اکاؤنٹنگ کا پہلو

فائر وہ مال ہے جو اسٹاک ریکارڈ سے کم کیا جاتا ہے اور اکاؤنٹنگ میں بھی اس کا اندراج ہوتا ہے۔ تاہم فائر کی دستاویز کیسے بنے، کون سی رپورٹس درکار ہوں، ٹیکس کے لحاظ سے اس کی حیثیت اور VAT (KDV، ترکیہ کا ویلیو ایڈڈ ٹیکس) کے لحاظ سے کیا کارروائی ہو، یہ قوانین اور فائر کی قسم پر منحصر ہے — اس بارے میں اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔ گودام کی طرف کا کام یہ ہے کہ اکاؤنٹنٹ کو درکار فہرست مکمل رکھی جائے: تاریخ، پروڈکٹ، مقدار، وجہ، منظور کرنے والا، انجام اور لاگت کی مالیت۔

Ofisx میں فائر

Ofisx میں فائر یا ضیاع کے اندراج کی الگ اسکرین نہیں ہے۔ فائر کو اسٹاک میں ظاہر کرنے کا طریقہ اسٹاک گنتی اسکرین ہے: جس پروڈکٹ کا فائر ہوا اسے اسکین کریں یا تلاش کریں اور شیلف پر بچی مقدار درج کریں، اسکرین فرق کو کمی یا زیادتی کے طور پر دکھاتی ہے؛ گنتی لاگو کریں دبانے پر صرف وہ پروڈکٹس جو آپ نے گنی ہیں ان کا اسٹاک گنی گئی مقدار پر اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے۔ اس اسکرین پر وجہ یا نوٹ کا فیلڈ نہیں ہے؛ فائر کی وجہ، منظور کرنے والا اور انجام اوپر دیے گئے فیلڈز کے ساتھ الگ فائر رجسٹر (کاغذ یا Excel) میں رکھیں۔ اگر آپ خراب مال سپلائر کو واپس بھیج رہے ہیں تو واپسیاں سیکشن میں سپلائر واپسی کی قسم استعمال کر سکتے ہیں۔ حرکات کو ریکارڈ میں درج کرنے کا مکمل طریقہ جاننے کے لیے گودام کا اسٹاک ٹریکنگ کیسے کی جاتی ہے گائیڈ دیکھیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

آخری اپ ڈیٹ: 2026-09-25

اسٹاک کی مقدار شیلف کے برابر رہے

مفت اکاؤنٹ بنائیں، اپنی Excel پروڈکٹ لسٹ امپورٹ کریں؛ فروخت، مال وصولی اور گنتی ایک ہی ریکارڈ میں یکجا ہو جائیں۔