كيف تُعطى رموز المخزون؟

رمز المخزون هو رمز قصير يعرّف المنتج بمعزل عن اسمه وبمفرده؛ والرمز الجيد فريد وثابت الطول ولا يحتوي أحرفًا خاصة بلغة معينة (كالأحرف التركية)، ولا يحمل معلومة متغيرة كالسعر أو المورّد أو الرف. وأفضل نظام متوازن للمنشآت الصغيرة هو الجمع بين بادئة الفئة والرقم التسلسلي: KRT-0001. وفي المنتج الذي له باركود من المصنّع يحلّ الباركود محل الرمز؛ ويُعطى الرمز الداخلي للمنتجات التي بلا باركود.

المخزون الذي بلا رموز يسير باسم المنتج: «ورق A4» و«ورق A4 80gr» يبدوان منتجين مختلفين، فيظهر في الجرد أحدهما ناقصًا والآخر زائدًا. يشرح هذا الدليل كيف ينبغي أن يكون رمز المخزون، وأنظمة الترميز الثلاثة، والأمثلة حسب القطاع، والمنتجات ذات المتغيرات، وتوليد الرمز تلقائيًا في Excel.

كيف ينبغي أن يكون رمز المخزون الجيد؟

القاعدة	السبب
فريد	الرمز يخص منتجًا واحدًا فقط. ولا يُعطى رمز منتج توقف بيعه لمنتج آخر؛ وإلا بدت سجلات البيع والجرد القديمة كأنها تاريخ المنتج الجديد.
قصير	الرمز الذي لا يتجاوز ثمانية إلى عشرة أحرف يقلّ الخطأ فيه عند كتابته يدويًا وعند قراءته على الملصق. والرمز الطويل علامة على تحميله معنى.
ثابت الطول	املؤوا الرقم التسلسلي بالأصفار من اليسار (0001، 0002…). ففي قائمة مرتبة هكذا KRT-1، KRT-10، KRT-2 يصعب البحث عن المنتج.
لا يحمل معلومة متغيرة	لا يوضع في الرمز ما يتغير مع الزمن مثل السعر أو المورّد أو الرف أو حملة لون معينة. وعندما تتغير المعلومة فإما أن يعطي الرمز معلومة خاطئة أو يُغيَّر فينقطع الرابط بالسجلات السابقة.
لا يحتوي أحرفًا قابلة للالتباس	لا تُستخدم الأحرف الخاصة بلغة معينة (مثل الأحرف التركية ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü) ولا المسافات ولا الأحرف المتشابهة كـ O/0 وI/1. فالأحرف الخاصة لا يمكن ترميزها في أنواع الباركود الشائعة، والمسافات والأحرف المتشابهة تسبب أخطاء في الإدخال اليدوي.
قاعدته مكتوبة	أي بادئة تخص أي فئة ومن أين يُؤخذ الرقم التالي، يكون كل ذلك في قائمة واحدة. ونظام الرموز الذي لا يعرف قاعدته إلا شخص واحد ينهار حين يغيب ذلك الشخص.

ثلاثة أنظمة للترميز

النظام	مثال	نقطة القوة	نقطة الضعف
رقم تسلسلي فقط	`000123`	أبسط نظام ولا يختل أبدًا؛ فالرمز لا يحمل أي معلومة.	لا يُفهم من الرمز ما هو المنتج؛ ويصعب البحث اليدوي بين مئات الأصناف.
بادئة الفئة + تسلسل	`KRT-0001`	تُقرأ مجموعة المنتج من الرمز، ويضمن الرقم التسلسلي التفرّد. وهو الخيار الأكثر توازنًا لمعظم المنشآت الصغيرة.	إذا غيّر المنتج فئته ظلّ الرمز يشير إلى الفئة القديمة؛ وهذا مقبول ولا يُغيَّر الرمز.
رمز ذو دلالة (مُهيكل)	`KRT-A4-80-500`	تُقرأ خصائص المنتج من الرمز؛ ويوفّر انتظامًا في المنتجات كثيرة المتغيرات.	يطول، وتتسع القاعدة مع كل خاصية جديدة؛ وإذا دخلت في الرمز معلومة متغيرة بدأ الرمز يعطي معلومة خاطئة.

إن لم تكونوا متأكدين فاختاروا النظام الثاني. إغراء الرمز ذي الدلالة هو إمكان قراءة المنتج من الرمز؛ لكن اسم المنتج يؤدي ذلك أصلًا. ومهمة الرمز ليست أن يُقرأ، بل أن يعرّف المنتج دون التباس.

أمثلة على رموز المخزون

كيف يبدو نظام بادئة الفئة + التسلسل في أعمال مختلفة. الرموز والمنتجات للمثال فقط:

النشاط	رمز المخزون	المنتج	ملاحظة
القرطاسية	`KRT-0001`	Copier ورق تصوير A4 80 غ، 500 ورقة	بادئة + تسلسل؛ وفي المنتج ذي الباركود يُكتب باركود المصنّع على البطاقة أيضًا.
الخردوات	`HRD-0142`	برغي مجلفن 4×40 مم، علبة 100 قطعة	يُكتب المقاس في اسم المنتج لا في الرمز؛ وبرغي 4×50 نفسه يكون HRD-0143.
الملابس	`GYM-0027-KRM-M`	تيشيرت بيسك، أحمر، مقاس M	رمز الموديل الأساسي + اللون + المقاس؛ ولأن كل لون ومقاس يُخزَّن منفصلًا فلكل منهما رمز مستقل.
قطع الغيار	`YDK-0310`	فحمات فرامل (رقم قطعة المصنّع 04465-XXXXX)	يُحفظ رقم قطعة المصنّع في حقل مستقل أو في اسم المنتج؛ ويبقى الرمز الداخلي قصيرًا.
السوبرماركت / الأغذية	`8690000000000 (EAN-13)`	منتج معبّأ	باركود المصنّع هو أصلًا رمز فريد؛ فلا حاجة إلى رمز داخلي إضافي. أما المنتج الموزون والمكشوف فيُعطى رمزًا داخليًا.

رمز المخزون في المنتجات ذات المتغيرات

كل منتج يختلف في اللون أو المقاس أو الوزن ويُخزَّن منفصلًا له رمز مستقل. فإذا عُدّ التيشيرت الأحمر والأزرق معًا برمز واحد لم يظهر أيهما نفد، وخرج قرار الطلب خاطئًا. وهناك طريقتان:

رقم تسلسلي جديد لكل متغيّر. TSH-0012 أحمر M، TSH-0013 أحمر L. يبقى الرمز قصيرًا، وتكون معلومة المتغيّر في اسم المنتج. وهي كافية للأعمال قليلة المتغيرات.

رمز أساسي + لاحقة ثابتة. GYM-0027-KRM-L، GYM-0027-KRM-M، GYM-0027-MAV-M. تُرتَّب جميع متغيرات الموديل نفسه متجاورة في الرمز. ثبّتوا اختصارات اللواحق (KRM، MAV، S، M، L) في قائمة؛ فإذا استُخدم اختصاران مختلفان للون نفسه اختل النظام.

كيف تنشئ رمز المخزون؟ ست خطوات

1. حدّد قائمة الفئات

قسّم منتجاتك إلى 5–15 مجموعة رئيسية، وامنح كل مجموعة بادئة من حرفين أو ثلاثة أحرف لاتينية بلا رموز خاصة: KRT (قرطاسية)، TMZ (منظفات)، HRD (عدد وأدوات). أبقِ عدد المجموعات صغيرًا؛ فإنشاء بادئة جديدة لكل فارق بسيط يقود إلى فوضى في الرموز ذات المعنى.

2. حدّد عدد الخانات

انظر كم منتجًا في أكبر مجموعاتك اليوم، وإلى كم قد يصل خلال بضع سنوات. إن كان سيبقى دون 1.000 فثلاث خانات تكفي، وإن كان دون 10.000 فأربع خانات. زيادة عدد الخانات لاحقًا تعني تغيير جميع الرموز، أما اختيار خانة زائدة من البداية فتكلفته زهيدة.

3. ضع قاعدة للمتغيرات

إذا كان لون المنتج نفسه أو مقاسه أو وزنه يُخزَّن منفصلًا، فلكل متغير رمز مستقل. إمّا أن تمنح كل متغير رقمًا تسلسليًا جديدًا (TSH-0012، TSH-0013)، وإمّا أن تضيف إلى نهاية الرمز الأساسي لاحقة ثابتة الطول (GYM-0027-KRM-M). أيًّا اخترت، طبّقه على جميع المنتجات.

4. افصل المنتجات ذات الباركود

الباركود الذي وضعته الشركة المصنّعة هو بحد ذاته رمز فريد، لذا لا يلزم منح هذه المنتجات رمزًا داخليًا منفصلًا. امنح الرمز الداخلي فقط للمنتجات التي لا باركود لها، أو التي تُباع بالوزن، أو التي تصنعها بنفسك؛ وطريقة تمييز المنتجات ذات الباركود موجودة في دليل متابعة المخزون بالباركود.

5. امنح الرموز واكتب قائمة القواعد

ابدأ في كل مجموعة من 0001 وامنح الرموز بالتسلسل. احتفظ بقائمة البادئات وآخر رقم مستخدم في كل مجموعة في مكان واحد؛ وليكن هناك شخص واحد أو قاعدة واحدة تأخذ منها الرمز عند وصول منتج جديد.

6. ضع الملصقات وسجّل الرمز في البطاقة

اكتب الرمز في بطاقة المخزون الخاصة بالمنتج والصق الملصق على الرف أو على المنتج. جميع حقول البطاقة التي يُكتب فيها الرمز موجودة في دليل ما هي بطاقة المخزون وكيف تُنشأ.

إنشاء رمز المخزون في Excel

إذا كانت قائمة منتجاتك في Excel فيمكنك توليد الرموز بصيغة واحدة. ليكن اسم المنتج في العمود A وبادئة الفئة (KRT، TMZ…) في العمود B. اكتب ما يلي في الخلية C2 ثم اسحبها للأسفل:

=B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000")

تعدّ الصيغة كل بادئة على حدة، فتبدأ ترقيم KRT من KRT-0001 وTMZ من TMZ-0001. الصيغة أعلاه بأسماء الدوال التركية؛ وفي Excel الإنجليزي تُكتب الصيغة نفسها هكذا: =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").

مهم: بعد توليد الرموز انسخ العمود C ثم الصقه كقيم. فالرمز الذي يبقى صيغة يُعاد ترقيمه تلقائيًا عند إضافة صف في وسط القائمة أو حذف صف أو تغيير الترتيب، فيصبح KRT-0014 الذي كان بالأمس يشير اليوم إلى منتج آخر. للاحتفاظ بالرموز في أعمدة جاهزة يمكنك استخدام قالب Excel المجاني لمتابعة المخزون.

الانتقال من الرموز المبعثرة إلى النظام الجديد

عند تصحيح قائمة أعطى فيها أشخاص مختلفون رموزًا بطرق مختلفة على مدى سنوات، لا تحذف الرمز القديم: أبقِ في القائمة عمود الرمز القديم واكتب الرمز الجديد بجانبه. اجعل الانتقال يوافق يوم جرد؛ وليكن الرصيد الافتتاحي للبطاقات التي تُفتح بالرمز الجديد من ذلك الجرد. وبما أن الرمز القديم سيظهر في الفواتير القديمة ومراسلات الموردين لفترة أخرى، احتفظ بقائمة مطابقة بين القديم والجديد. ترتيب يوم الجرد موجود في دليل كيف يتم جرد المستودع.

رمز المخزون في Ofisx

لا يوجد في نموذج إضافة المنتج في Ofisx حقل منفصل باسم «رمز المخزون»؛ فالرمز الذي يعرّف المنتج هو حقل الباركود. في المنتج الذي له باركود من المصنّع تمسح الباركود، أما المنتج بلا باركود فتكتب الرمز الداخلي الذي منحته له (مثل KRT-0001) في الحقل نفسه. ولتعريف المنتج بباركود المصنّع وبالرمز الداخلي معًا يلزم أكثر من باركود؛ وهذه هي ميزة تعدد الباركود وهي ضمن Premium. وبدل إدخال قائمة المنتجات التي جهّزت رموزها في Excel واحدًا واحدًا يمكنك استيرادها؛ وبعد فتح البطاقات تتم المبيعات واستلام البضاعة والجرد بمسح ذلك الرمز.

الأسئلة الشائعة

ما هو رمز المخزون؟

رمز المخزون هو رمز قصير يعرّف المنتج بمعزل عن اسمه. يُستخدم هذا الرمز بدل اسم المنتج في المبيعات واستلام البضاعة والجرد والتقارير؛ وبذلك لا تبدو الأسماء المختلفة الكتابة للمنتج نفسه كأنها منتجات منفصلة.

كيف ينبغي أن يكون رمز المخزون؟

ينبغي أن يكون فريدًا وقصيرًا وثابت الطول، وبلا رموز خاصة أو مسافات. ولا يجوز وضع معلومات قابلة للتغيّر في الرمز، كالسعر أو المورد أو الرف. وأكثر الأنظمة شيوعًا واتزانًا هو بادئة الفئة مع رقم تسلسلي: KRT-0001.

هل رمز المخزون والباركود شيء واحد؟

يؤديان الغرض نفسه لكن مصدرهما مختلف. الباركود في الغالب رمز تضعه الشركة المصنّعة ومطبوع على العبوة؛ أما رمز المخزون فتضعه منشأتك بنفسها. في المنتج الذي له باركود يمكن استخدام الباركود بدل رمز المخزون؛ أما المنتج بلا باركود فيُمنح رمزًا داخليًا، ويمكن طباعة ملصق باركود لذلك الرمز إن رغبت.

هل رمز المخزون هو رمز الحساب في المحاسبة؟

لا. رمز المخزون يعرّف منتجًا واحدًا، أما رمز الحساب في المحاسبة فيشير إلى الحساب الذي يُتابَع فيه المخزون ككل. وللأسئلة المتعلقة بدليل الحسابات استشر محاسبك القانوني؛ أما نظام رموز المخزون فتحدده بنفسك وفق حاجة المستودع والمبيعات.

كم خانة ينبغي أن يتألف منها رمز المخزون؟

يجب أن يكفي الرقم التسلسلي بعد البادئة لحجم أكبر مجموعاتك بعد بضع سنوات: ثلاث خانات لما دون 1.000 منتج، وأربع خانات لما دون 10.000 منتج. وإبقاء الطول الإجمالي شاملًا البادئة بين ثمانية وعشرة أحرف يقلل الأخطاء عند الإدخال اليدوي.

إذا ورد المنتج نفسه من مورد آخر، فهل يُمنح رمز مخزون مختلف؟

لا. إذا كان المنتج نفسه فالرمز نفسه؛ ولا يُكتب المورد في الرمز. إنشاء رمز منفصل لكل مورد يقسم مخزون المنتج الواحد إلى قسمين، فيبدو أن أحدهما ينفد بينما الآخر ما زال على الرف.

كيف يُنشأ رمز المخزون تلقائيًا في Excel؟

اكتب بادئة الفئة في عمود، ثم بصيغة واحدة تجمع الدالتين METNEÇEVİR وEĞERSAY (TEXT وCOUNTIF في Excel الإنجليزي) يمكنك ترقيم كل بادئة على حدة بدءًا من 0001؛ والصيغة نفسها في قسم إنشاء رمز المخزون في Excel. وبعد توليد الرموز انسخ العمود والصقه كقيم؛ وإلا فستتغير الرموز تلقائيًا عند حذف صف أو إعادة الترتيب.

آخر تحديث: 2026-09-30

الإدخال والإخراج بالرمز والباركود في التطبيق

اكتب الرمز في البطاقة مرة واحدة؛ ولتتم المبيعات واستلام البضاعة والجرد بمسح ذلك الرمز.

الشاشة الرئيسية: الشراء والبيع والمرتجعات والمصروفات بلمسة واحدة

قائمة المنتجات وكمية المخزون والبحث بالباركود

استورد قائمة منتجاتك المرمّزة

افتح حسابًا مجانيًا واستورد قائمة المنتجات التي رمّزتها في Excel؛ لتكون بطاقات المخزون جاهزة خلال دقائق.

ابدأ مجانًا