ما هو إشعار الشحن (Sevk irsaliyesi)؟

كل كرتونة تخرج من المستودع تخرج بمستند، وتدخل عند الطرف الآخر بمستند. وهذا المستند غالبًا هو إشعار الشحن الذي يُحرَّر قبل الفاتورة، والبضاعة لا تزال في الطريق. يشرح هذا الدليل فائدة الإشعار، ومن يُحرّره، وكيف يختلف عن الفاتورة وعن مستند النقل، وكيف يتم الشحن بإشعار من المستودع. للاطلاع على المهل القانونية ومبالغ الغرامات استشيروا محاسبكم القانوني؛ ونحن لا نذكر هنا أرقامًا.

ما فائدة إشعار الشحن؟

يجيب الإشعار عن ثلاثة أسئلة: أي بضاعة، وبأي كمية، ومن إلى من. فهو يبيّن أثناء النقل لمن تعود البضاعة وإلى أين تذهب؛ وعند التسليم يكون قائمة مراجعة للمستلم؛ وهو أيضًا أساس الفاتورة التي ستصدر لاحقًا. وأهم وظائفه من جهة المستودع إثبات أن البضاعة الخارجة هي نفسها المسجَّلة في سجل الإخراج: فحين يقول العميل «وصلت ناقصة» يكون أول مستند يُرجَع إليه هو نسخة الإشعار التي وقّعها.

من يُحرّر إشعار الشحن؟

يُحرّره الطرف المرسِل للبضاعة. في البيع هو البائع؛ وإذا كانت البضاعة تنتقل بين الفروع أو المستودعات فهو الجهة التي تُخرج البضاعة. لا يُحرّر المستلم إشعارًا، بل يستلم البضاعة بمقارنتها بالإشعار — وخطوات ذلك في دليل كيف يتم استلام البضاعة. أما حين يُرجع المستلم البضاعة فيصبح هو المرسِل ويضع إشعاره الخاص مع البضاعة المرتجعة.

ما البيانات الواردة في إشعار الشحن؟

• الرقم المتسلسل للمستند وسلسلته،
• تاريخ التحرير وتاريخ الشحن الذي غادرت فيه البضاعة فعليًا (والساعة)،
• اسم المرسِل أو اسم شركته وعنوانه ومكتب الضرائب التابع له ورقمه الضريبي،
• اسم المستلِم أو اسم شركته وعنوانه ومكتب الضرائب التابع له ورقمه الضريبي،
• نوع كل بضاعة مرسلة وكميتها (بوحدتها: قطعة، كيلوغرام، كرتونة)،
• اسم المسلِّم والمستلِم وتوقيعهما.

معلومات السعر ليست موضوع الإشعار الأساسي؛ فالكمية هي الأصل. والقائمة الكاملة للحقول الواجب وجودها في المستند والبيانات الإضافية المطلوبة في الإشعار الإلكتروني تحددها التشريعات؛ تحققوا من نموذجكم مع محاسبكم القانوني.

الفرق بين إشعار الشحن والفاتورة ومستند النقل

إذا نُقلت البضاعة بمركبتكم فلا يكون معها سوى إشعار الشحن. وإذا نُقلت عبر شركة نقل فيكون معها إشعار الشحن ومستند النقل معًا: أحدهما يوثّق البضاعة والآخر يوثّق عملية النقل.

أنواع إشعار الشحن

كيف يتم الشحن بإشعار من المستودع؟ سبع خطوات

1. جمّعوا الطلب وعُدّوا كل صنف

امسحوا كل صنف ضوئيًا أو عدّوه أثناء تجميع الطلب من الرف. فالصنف الناقص يجب أن يظهر أثناء التجميع، لا عند باب العميل.

2. اكتبوا الإشعار بالكمية التي جمّعتموها لا بكمية الطلب

إذا لم يكن جزء من الطلب متوفرًا في المخزون فتُكتب في الإشعار الكمية التي ستُشحن فعلًا فقط؛ ويُشحن الباقي في شحنة منفصلة بإشعاره الخاص. فالإشعار المكتوب بكمية الطلب هو أكثر أسباب جدال «وصلت ناقصة» شيوعًا عند العميل.

3. اكتبوا عدد الكراتين وضعوا ملصقات عليها

أضيفوا إلى الإشعار العدد الإجمالي للكراتين واكتبوا رقم الإشعار على كل كرتونة. فمن يستلم لا يوقّع قبل أن يعدّ الكراتين؛ ووجود العدد في المستند يسهّل هذه المراجعة.

4. نسخة تذهب مع البضاعة ونسخة تبقى في المستودع

تبقى نسخة من الإشعار مع البضاعة طوال النقل، والأخرى لديكم. والنسخة المحفوظة في المستودع هي دليل الشحن وأساس الفاتورة التي ستصدر لاحقًا.

5. اجعلوا مسلِّم البضاعة يوقّع

إذا ذهبت البضاعة بمركبتكم فدوّنوا اسم السائق، وإذا ذهبت مع شركة نقل فدوّنوا اسم الناقل ولوحة المركبة، ووقّعوا النسخة المحفوظة في المستودع. وفي الشحن بشركة الشحن اكتبوا رقم تتبع الشحنة بجانب رقم الإشعار.

6. اخصموا الإخراج من المخزون في اليوم نفسه

يجب أن تُخصم البضاعة الخارجة من المستودع من سجل المخزون في اليوم نفسه. فالبضاعة غير الموجودة على الرف والظاهرة في السجل هي بضاعة يُظن أنها «متوفرة» في الطلب التالي فيُعطى وعد بها.

7. أغلقوا التسليم

عندما تصل النسخة التي وقّعها المستلم أو معلومات التسليم علّموا الشحنة بأنها «سُلِّمت»؛ والنسخة التي لا تعود هي شحنة مفتوحة يجب متابعتها.

لمتابعة أي شحنة في الطريق وأيها سُلِّمت وأيها تأخرت في جدول واحد، يمكن استخدام قالب Excel المجاني لتتبع الشحنات بأعمدة رقم الإشعار ورقم تتبع المركبة أو الشحنة وحالة التسليم. ولتسليم البضاعة الخارجة من المستودع بتوقيع هناك أيضًا سند إدخال وإخراج المستودع.

أكثر ثلاثة أخطاء شيوعًا

• كتابة الإشعار بكمية الطلب. الطلب الذي جُمّع ناقصًا يبدو كأنه شُحن كاملًا؛ ويظهر الفرق عند العميل.
• عدم خصم الإخراج من المخزون. حُرّر الإشعار لكن السجل لم يُحدَّث؛ فيظهر المخزون زائدًا يوم الجرد. ولمعرفة مصدر الفرق راجعوا دليل جرد المستودع.
• عدم الاحتفاظ بنسخة المستودع. وعند أي نزاع حول التسليم لا يبقى بيدكم مستند موقّع.

إشعار الشحن في Ofisx إدارة المخزون

ليس في Ofisx إدارة المخزون شاشة لتحرير إشعارات الشحن؛ فيُحرَّر الإشعار منفصلًا مطبوعًا أو إلكترونيًا (e-İrsaliye). ويتولى البرنامج جانب المخزون من العمل: فالبضاعة الواردة من المورّد بإشعار تدخل المخزون بمسح الباركود في شاشة المشتريات، والبضاعة المباعة تُخصم من المخزون، ويظهر سجل حركة كل منتج. وباقي شاشات البرنامج في صفحة المزايا.

الأسئلة الشائعة

آخر تحديث: 2026-10-06

شاهدوا ما يخرج من المستودع في السجل أيضًا

افتحوا حساباً مجانياً؛ سجّلوا المشتريات والمبيعات بالباركود ليتحدّث مخزون كل منتج مع كل حركة.