如何做扫码库存管理？
扫码库存管理，就是为每件商品对应一个唯一的条码，并通过扫描该条码来记录库存变动。搭建过程分六步：先区分哪些商品自带条码，给没有条码的商品生成自己的编码，贴标签，把条码填入商品卡片，选好扫码设备，最后在收货、销售、盘点这三个环节扫码。大多数商品本来就有条码；需要自己生成的通常只是少数。
条码本身并不能建立库存管理——它是让已经建立的管理更准确、更快速。如果商品没有编码和记录，扫码也就无从谈起。如果记录体系还没有建立，请先完成仓库库存管理怎么做指南中的五个步骤；本页讲的是该体系中与条码相关的部分。
条码有什么用？和手工输入有什么区别？
区别不在速度，而在出错率。手工输入商品编码时漏掉数字、按到相邻的键、写到列表中错误的行，都是家常便饭；每一次都会悄悄弄乱库存，直到盘点那天才暴露出来。扫码则不会出现这些错误。第二个好处是记录是即时的：在一个到晚上才批量录入的仓库里，白天的库存究竟是多少，始终没人知道。
该用哪种条码？
您会遇到三种条码，它们并不相同：
| 类型 | 来源 | 适用范围 | 何时需要 |
|---|---|---|---|
| EAN-13（商品条码） | 来自生产商，已印在包装上 | 全球唯一 | 如果您买卖的是带包装的商品——无需自己生成 |
| 您自己的内部条码 | 由您自己生成、自己打印 | 仅在您自己的系统内有效 | 散装、无条码或自己生产的商品 |
| 箱装（内箱）条码 | 来自生产商，印在箱子上 | 一箱 = 多件 | 批发进货、按件销售时使用；作为单独的条码添加 |
只有当您要把自己的商品卖给其他零售商时，才需要 GS1 会员资格和真正的 EAN-13。在自己的店里或仓库里用于管理而生成的内部条码完全够用，而且免费。
六步搭建扫码库存管理
1. 区分哪些商品自带条码
开始之前，把商品分成两类。从工厂带包装出来的商品，上面本来就有 EAN-13 条码（在土耳其生产的以 868 开头）——无需自己生成，扫描并录入即可。散装销售、自己生产或包装上没有条码的商品，则需要您自己赋予条码。一开始就做好这个区分，等于完成了一半的工作：在大多数企业里，绝大部分商品属于第一类，对它们只需要扫码。
2. 为没有条码的商品生成自己的编码
生成自己的条码时只需记住一条规则：编码要唯一，且不带含义。顺序编号最稳妥（1001、1002、1003）。不要把商品属性嵌进编码里——像“红色-M-01”这样的编码，一旦商品的颜色或尺码变化，就开始“说谎”。这些内部条码不会流出店外，因此不必符合 EAN 标准；只要在您自己的系统里不重复就行。编码范围一开始就留宽：如果从 3 位数开始，到第 999 件商品时就会卡住。
3. 打印标签并贴到商品上
生成的编码如果没有实际贴在商品上，就等于没有扫码管理。热敏标签打印机最方便；数量少时，A4 标签纸也可以。把标签贴在商品拆封时不会撕破的表面上，在潮湿环境中再用透明胶带覆盖。同一商品的每一件都贴相同的标签；不要打印序列号这类每件不同的内容——库存管理数的是商品，而不是单件。
4. 把条码填入商品卡片——一件商品可以有多个条码
把每个条码录入对应的商品记录。这里最常被忽略的情况是：同一件商品可能带有多个条码。更换供应商时，同一种货会带着不同的 EAN 到来；箱装条码与单件条码不同；旧库存与新包装会并存一段时间。Ofisx 的商品卡片支持多条码——请把第二个、第三个条码添加到同一件商品上；该功能包含在 Premium 套餐中，免费账户中每件商品只用一个条码管理。为同一种货另开第二张商品卡片，会把库存拆成两部分——这是扫码管理中最常见的库存错误来源。
5. 选择扫码设备：手机摄像头或 USB 扫码枪
有两种方式，取决于业务量。手机应用用摄像头扫描；无需另买硬件，您可以在仓库里边走边工作，适合中低业务量。USB（或蓝牙）扫码枪连接到电脑，把读到的编码当作键盘输入发送；网页后台的扫码输入框就是这样工作的——扫码枪输入编码，并在末尾按下 Enter。在收货繁忙和收银台，USB 扫码枪明显更快——每秒一件商品的节奏只有它才跟得上。
6. 每次库存变动都扫码：收货、销售、盘点
条码的价值体现在记录的那一刻，而不是安装的那一刻。请在三个环节扫码：收货时（扫描到货的整箱来增加库存，并与送货单核对）、销售或出库时（库存自动扣减），以及盘点时（沿货架顺序逐个扫描每件商品）。盘点时扫码与手工填写的区别不在速度，而在准确性：手工填写的盘点表中，相当一部分差异并非货物短缺，而是写错了行。
手机摄像头还是 USB 扫码枪？
选择与品牌或预算无关，取决于您每天要扫多少次。
| 项目 | 手机摄像头 | USB / 蓝牙扫码枪 |
|---|---|---|
| 额外硬件 | 不需要 | 需要购买扫码枪 |
| 速度 | 每件商品几秒钟 | 每秒一件商品 |
| 适用场景 | 在仓库走动时，站在货架前 | 固定工位：收银台、收货台 |
| 磨损的标签 | 可能识别困难 | 容错性更好 |
| 适合对象 | 中小业务量、单人仓库 | 收货繁忙、收银台、盘点团队 |
在 Ofisx 中两种方式都可以使用：手机应用用摄像头扫码，网页后台的扫码框则配合 USB/蓝牙扫码枪使用——扫码枪会像键盘输入一样发送条码并在末尾按下回车，商品立即出现在列表中。小仓库先用手机起步，业务量增加后再添置扫码枪，是常见而正确的顺序。
四个常见错误
为同一商品再建一张卡片。供应商更换后，货物带着不同的 EAN 到货，此时新建商品卡会把库存一分为二，两张卡的数据都不对；正确做法是把第二个条码添加到同一张卡上。在编码里嵌入含义。像“KIRMIZI-M-01”（红色-M码-01）这样的编码，一旦商品变化就会说谎；请使用顺序编号。把标签贴在包装易撕裂的位置。开箱时撕坏的标签，在退货和盘点时无法扫描。设置好条码却在某个环节漏扫。如果收货时扫码而出库时不扫，库存就只增不减；只有三个环节都扫码，条码才能发挥价值。
条码如何改变盘点和安全库存？
条码的回报在两个地方最为明显。盘点时：沿货架顺序逐个扫描的团队，完全不会出现手工填表团队常犯的“写错行”错误——盘点日的准备工作我们已在仓库盘点怎么做指南中讲过。安全库存方面：由于库存实时准确，“即将售罄”的提醒会在真正缺货之前到来；而在每天下班后才批量录入的仓库里，同样的提醒总是晚一天。阈值的计算方法见什么是安全库存水平指南。
条码用来识别商品，货架地址则把它与存放位置关联起来；两者不能互相替代。货架地址的规划请见仓库货架编址怎么做指南；条码出入库和盘点界面的功能请看功能页面；想在仓库里用手机工作，可以了解移动版和网页版。如果您的商品清单保存在 Excel 中，可以连同条码列一起导入，导出时也能把条码带回来。
常见问题
如何做扫码库存管理？
分六步：先把已有条码的商品区分出来，给没有条码的商品生成唯一的内部编码，打印标签并贴到商品上，把条码填入商品卡片（一件商品可以有多个条码），选择您的扫码设备（手机摄像头或 USB 扫码枪），然后在收货、销售、盘点三个环节无一例外地扫码。整个设置过程视商品数量而定，需要几个小时到几天。
做条码库存管理必须买扫码枪吗？
不需要。手机应用用摄像头就能读取商品条码，无需额外硬件。只有业务量增大时才需要 USB 或蓝牙扫码枪：在繁忙的收货环节和收银台，扫码枪像键盘输入一样发送条码，可以保持每秒一件商品的节奏。
我的商品没有条码，该怎么办？
自己生成条码。顺序编号（1001、1002……）是最稳妥的方法；编码要唯一，且不要包含颜色、尺码等可能变化的商品属性。这些内部条码不会离开您的企业，因此不必符合 EAN 标准。如果要把商品卖给零售连锁企业，情况就不同了：那时需要从 GS1 申请的正式 EAN-13。
一件商品可以有多个条码吗？
可以，而且实际中很常见：更换供应商后同一货物会带着不同的 EAN 到货，整箱条码与单品条码是分开的，新旧包装也会同时销售一段时间。Ofisx 库存管理的商品卡支持多个条码——请把它们都添加到同一件商品上。该功能包含在 Premium 套餐中；免费账户中每件商品只能用一个条码跟踪（免费版包含哪些功能）。为同一货物再建一张卡片，会把库存一分为二。
什么是 EAN-13，与自编条码有什么区别？
EAN-13 是保证商品在全球范围内唯一的 13 位国际标准，需要通过 GS1 会员资格获得；土耳其发放的以 868 开头。您自己生成的内部条码则只在您自己的系统内有效。如果只在自己的店铺/仓库里跟踪商品，内部条码完全够用；如果要把商品卖给其他零售商，就需要 EAN。
有免费的条码库存管理软件吗？
您可以在 Ofisx 库存管理的网页版中注册免费账户，开始用条码跟踪商品；Android 和 iPhone 应用也可以下载。对于网络不好的仓库，另有单独的离线版本。完整的功能清单见功能页面。
扫码后库存会自动扣减吗？
会——这正是条码的主要价值。在销售或出库时扫描商品，库存当场更新，无需在下班后批量补录。同样，收货时扫描的商品会增加库存。库存降至安全水平的提醒也由这些记录触发；阈值如何确定，我们已在什么是安全库存水平指南中讲过。
条码和货架地址是一回事吗？
不是，两者回答的是不同的问题。条码回答“这是哪件商品”，货架地址回答“这件商品放在哪里”。在井然有序的仓库里两者配合使用：条码识别商品，地址把它关联到存放位置。地址体系的建立方法见仓库货架编址怎么做指南。
最近更新：2026-09-20
条码跟踪功能在软件中
商品卡与多条码、条码出入库、盘点界面。
