ڈسپیچ نوٹ (سیوک اِرسالیے) کیا ہے؟

گودام سے نکلنے والا ہر ڈبہ ایک دستاویز کے ساتھ نکلتا ہے اور دوسری طرف ایک دستاویز کے ساتھ داخل ہوتا ہے۔ وہ دستاویز اکثر انوائس سے پہلے، مال کے ابھی راستے میں ہوتے ہوئے جاری ہونے والا ڈسپیچ نوٹ ہوتی ہے۔ یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ ڈسپیچ نوٹ کس کام آتا ہے، اسے کون جاری کرتا ہے، انوائس اور ٹرانسپورٹ نوٹ سے اس کا فرق کیا ہے اور گودام میں ڈسپیچ نوٹ کے ساتھ شپمنٹ کیسے کی جائے۔ قانونی مدتوں اور جرمانوں کی رقوم کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں؛ یہاں ہم رقوم نہیں دے رہے۔

ڈسپیچ نوٹ کس کام آتا ہے؟

ڈسپیچ نوٹ تین سوالوں کا جواب دیتا ہے: کون سا مال، کتنا، کس کی طرف سے کسے گیا۔ یہ ٹرانسپورٹ کے دوران دکھاتا ہے کہ مال کس کا ہے اور کہاں جا رہا ہے؛ ڈلیوری پر وصول کنندہ کے لیے جانچ کی فہرست بنتا ہے؛ اور بعد میں جاری ہونے والی انوائس کی بنیاد بھی ہے۔ گودام کے لحاظ سے اس کا سب سے اہم کام یہ ثابت کرنا ہے کہ نکلنے والا مال اور ریکارڈ میں درج اخراج ایک ہی ہیں: جب گاہک کہے “کم آیا” تو سب سے پہلے دیکھی جانے والی دستاویز اس کی دستخط شدہ ڈسپیچ نوٹ کی کاپی ہوتی ہے۔

ڈسپیچ نوٹ کون جاری کرتا ہے؟

مال بھیجنے والا فریق جاری کرتا ہے۔ فروخت میں یہ بیچنے والا ہوتا ہے؛ اگر مال شاخوں یا گوداموں کے درمیان منتقل ہو رہا ہو تو مال نکالنے والی جگہ۔ خریدار ڈسپیچ نوٹ جاری نہیں کرتا، آنے والے مال کا ڈسپیچ نوٹ سے موازنہ کر کے اسے وصول کرتا ہے — اس کے مراحل مال کی وصولی کیسے کریں گائیڈ میں ہیں۔ جب خریدار مال واپس کرتا ہے تو وہ بھیجنے والے کی حیثیت میں آ جاتا ہے اور واپس کیے گئے مال کے ساتھ اپنا ڈسپیچ نوٹ رکھتا ہے۔

ڈسپیچ نوٹ میں کون سی معلومات ہوتی ہیں؟

• دستاویز کا سیریل اور ترتیب وار نمبر،
• اجرا کی تاریخ اور وہ ڈسپیچ تاریخ (اور وقت) جب مال حقیقت میں روانہ ہوا،
• مال بھیجنے والے کا نام یا کمپنی کا نام، پتا، ٹیکس آفس اور ٹیکس نمبر،
• مال وصول کرنے والے کا نام یا کمپنی کا نام، پتا، ٹیکس آفس اور ٹیکس نمبر،
• بھیجے گئے ہر مال کی قسم اور مقدار (نگ، کلو، ڈبہ جیسی اکائی کے ساتھ)،
• مال حوالے کرنے والے اور وصول کرنے والے کا نام اور دستخط۔

قیمت کی معلومات ڈسپیچ نوٹ کا بنیادی موضوع نہیں ہے؛ مقدار اصل چیز ہے۔ دستاویز میں لازمی خانوں کی مکمل فہرست اور الیکٹرانک ڈسپیچ نوٹ (e-İrsaliye) میں مطلوب اضافی معلومات قوانین پر منحصر ہیں؛ اپنا فارم اپنے اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کروا لیں۔

ڈسپیچ نوٹ، انوائس اور ٹرانسپورٹ نوٹ کا فرق

اگر مال اپنی گاڑی سے جا رہا ہو تو ساتھ صرف ڈسپیچ نوٹ ہوتا ہے۔ اگر ٹرانسپورٹ کمپنی کے ذریعے جا رہا ہو تو ڈسپیچ نوٹ اور ٹرانسپورٹ نوٹ دونوں ساتھ ہوتے ہیں: ایک مال کی دستاویز ہے، دوسرا ٹرانسپورٹ کے کام کی۔

ڈسپیچ نوٹ کی اقسام

گودام میں ڈسپیچ نوٹ کے ساتھ شپمنٹ کیسے کی جائے؟ سات مراحل

1. آرڈر چنیں اور ایک ایک آئٹم گنیں

شیلف سے آرڈر چنتے وقت ہر آئٹم اسکین کریں یا گنیں۔ کمی والا آئٹم چنائی کے دوران سامنے آنا چاہیے، گاہک کے دروازے پر نہیں۔

2. ڈسپیچ نوٹ آرڈر کی مقدار کے مطابق نہیں، چنی ہوئی مقدار کے مطابق لکھیں

اگر آرڈر کا کچھ حصہ اسٹاک میں نہ ہو تو ڈسپیچ نوٹ میں صرف وہ مقدار لکھی جاتی ہے جو واقعی جا رہی ہے؛ باقی حصہ الگ شپمنٹ میں اپنے ڈسپیچ نوٹ کے ساتھ جاتا ہے۔ آرڈر کی مقدار کے مطابق لکھا گیا ڈسپیچ نوٹ گاہک کے ہاں “کم آیا” کی بحث کی سب سے عام وجہ ہے۔

3. ڈبوں کی تعداد لکھیں، ڈبوں پر لیبل لگائیں

ڈسپیچ نوٹ میں کل ڈبوں کی تعداد بھی شامل کریں اور ہر ڈبے پر ڈسپیچ نوٹ کا نمبر لکھیں۔ وصول کرنے والا شخص ڈبے گنے بغیر دستخط نہیں کرتا؛ تعداد دستاویز میں ہو تو یہ جانچ آسان ہو جاتی ہے۔

4. ایک کاپی مال کے ساتھ جائے، ایک گودام میں رہے

ڈسپیچ نوٹ کی ایک کاپی ٹرانسپورٹ کے دوران مال کے ساتھ رہتی ہے، دوسری آپ کے پاس۔ گودام میں رہنے والی کاپی شپمنٹ کا ثبوت اور بعد میں جاری ہونے والی انوائس کی بنیاد ہے۔

5. مال حوالے کرنے والے سے دستخط کروائیں

اگر مال آپ کی گاڑی سے جا رہا ہو تو ڈرائیور کا نام اور نمبر پلیٹ، اور اگر ٹرانسپورٹر کے ذریعے جا رہا ہو تو ٹرانسپورٹر کا نام اور نمبر پلیٹ نوٹ کریں، اور گودام والی کاپی پر دستخط کروائیں۔ کارگو میں شپمنٹ ٹریکنگ نمبر ڈسپیچ نوٹ کے نمبر کے ساتھ لکھیں۔

6. اخراج اسی دن اسٹاک سے کم کریں

گودام سے نکلنے والا مال اسٹاک کے ریکارڈ سے بھی اسی دن کم ہونا چاہیے۔ جو مال شیلف پر نہیں مگر ریکارڈ میں دکھائی دے، وہ اگلے آرڈر میں “موجود” سمجھ کر وعدہ کر لیا جانے والا مال بن جاتا ہے۔

7. ڈلیوری بند کریں

جب وصول کنندہ کی دستخط شدہ کاپی یا ڈلیوری کی معلومات آ جائیں تو شپمنٹ کو “ڈیلیور ہو گئی” نشان زد کریں؛ جو کاپی واپس نہ آئے وہ کھلی شپمنٹ ہے جس کا پیچھا کرنا ضروری ہے۔

کون سی شپمنٹ راستے میں ہے، کون سی ڈیلیور ہو چکی اور کون سی لیٹ ہے، یہ ایک ہی جدول میں دیکھنے کے لیے مفت شپمنٹ ٹریکنگ Excel ٹیمپلیٹ ڈسپیچ نوٹ نمبر، گاڑی یا کارگو ٹریکنگ نمبر اور ڈلیوری کی حالت کے کالموں کے ساتھ استعمال کیا جا سکتا ہے۔ گودام سے نکلنے والا مال دستخط کے ساتھ حوالے کرنے کے لیے گودام آمد و اخراج کی رسید بھی موجود ہے۔

سب سے عام تین غلطیاں

• ڈسپیچ نوٹ آرڈر کی مقدار کے مطابق لکھنا۔ کم چنا گیا آرڈر پورا گیا ہوا دکھائی دیتا ہے؛ فرق گاہک کے ہاں سامنے آتا ہے۔
• اخراج اسٹاک سے کم نہ کرنا۔ ڈسپیچ نوٹ جاری ہو گیا مگر ریکارڈ اپ ڈیٹ نہ ہوا؛ گنتی کے دن اسٹاک زیادہ نکلتا ہے۔ فرق کہاں سے آیا، یہ ڈھونڈنے کے لیے گودام کی گنتی گائیڈ دیکھیں۔
• گودام والی کاپی محفوظ نہ رکھنا۔ ڈلیوری کے تنازع میں آپ کے ہاتھ میں دستخط شدہ دستاویز نہیں رہتی۔

Ofisx میں ڈسپیچ نوٹ

Ofisx میں ڈسپیچ نوٹ بنانے کی اسکرین نہیں ہے؛ ڈسپیچ نوٹ پرنٹڈ شکل میں یا e-İrsaliye (الیکٹرانک ڈسپیچ نوٹ) کے ذریعے الگ سے جاری ہوتا ہے۔ پروگرام کام کا اسٹاک والا حصہ سنبھالتا ہے: سپلائر سے ڈسپیچ نوٹ کے ساتھ آنے والا مال خریداری اسکرین میں بار کوڈ اسکین کر کے اسٹاک میں داخل ہوتا ہے، بکا ہوا مال اسٹاک سے کم ہوتا ہے اور ہر پروڈکٹ کی نقل و حرکت کی تاریخ نظر آتی ہے۔ پروگرام کی باقی اسکرینیں فیچرز کے صفحے پر ہیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

آخری اپ ڈیٹ: 2026-10-06

گودام سے کیا نکلا، یہ ریکارڈ میں بھی دیکھیں

مفت اکاؤنٹ بنائیں؛ خریداریاں اور فروخت بارکوڈ سے درج کریں، ہر حرکت کے ساتھ پروڈکٹ کے حساب سے اسٹاک اپ ڈیٹ ہوتا رہے۔