Che cos’è la gestione dell’inventario?
La gestione dell’inventario è l’attività con cui un’azienda decide di quale prodotto tenere scorta e in che quantità, quando e quanto ordinare, e misura il risultato di queste decisioni. Il suo scopo è immobilizzare il minor denaro possibile sullo scaffale senza andare in rottura di stock. I suoi strumenti principali sono l’analisi ABC (che cosa), il punto di riordino e la scorta di sicurezza (quando), la quantità d’ordine (quanto), insieme a rotazione delle scorte, quota di scorte obsolete e accuratezza dell’inventario (il risultato è buono?).
Sia l’eccesso sia la carenza di scorte costano: l’uno è liquidità ferma sullo scaffale, l’altra sono vendite perse. Gestire l’inventario significa trovare l’equilibrio tra le due cose non a stima, ma con lo stesso calcolo per ogni prodotto.
Questa pagina parla delle scorte di merci commerciali. Quella che nell’informatica si chiama “gestione dell’inventario IT” (la registrazione di beni come computer e licenze software) è un argomento diverso.
Le quattro domande a cui risponde la gestione dell’inventario
| Domanda | Strumento | Dettaglio |
|---|---|---|
| A quali prodotti dedicare più attenzione? | Analisi ABC | In questa pagina, più sotto |
| Quando ordinare? | Punto di riordino (scorta critica) e scorta di sicurezza | Che cos’è il livello critico di scorta |
| Quanto ordinare? | Quantità d’ordine in base alla velocità di vendita | In questa pagina, passaggio 4 |
| Le decisioni funzionano? | Rotazione delle scorte, quota di scorte obsolete, accuratezza dell’inventario | Rotazione delle scorte, scorte obsolete, inventario di magazzino |
La differenza rispetto alla gestione del magazzino
I due termini vengono spesso confusi, perché entrambi hanno a che fare con le stesse scorte. La differenza sta nella domanda a cui rispondono: la gestione dell’inventario decide “quanto, che cosa, quando”; la gestione del magazzino si occupa di accettare quella merce, sistemarla sullo scaffale, prelevarla e spedirla.
| Aspetto | Gestione dell’inventario | Gestione del magazzino |
|---|---|---|
| La domanda a cui risponde | Che cosa, quanto e quando devo tenere in scorta? | Come entra la merce, dove sta, come esce? |
| Tipo di decisione | Decisione di acquisto e di denaro | Lavoro di scaffale e di processo |
| Strumenti principali | Analisi ABC, punto di riordino, scorta di sicurezza, quantità d’ordine | Accettazione della merce, indirizzamento degli scaffali, prelievo-spedizione, inventario |
| Quando va male | Denaro fermo sullo scaffale o vendite perse | Merce introvabile, spedizione sbagliata, differenza d’inventario |
Il lato magazzino — i quattro processi, dall’accettazione della merce alla spedizione — lo abbiamo trattato nella guida che cos’è la gestione del magazzino; per l’organizzazione degli scaffali, vedete l’ indirizzamento degli scaffali. Quella che si cerca come “gestione dell’inventario di magazzino” è in genere l’impostazione congiunta delle due cose: senza una corretta organizzazione degli scaffali la registrazione non regge, senza una registrazione corretta non si possono prendere decisioni sull’inventario.
La gestione dell’inventario in cinque passaggi
1. Per prima cosa, accertatevi che la registrazione sia corretta
Le decisioni sull’inventario si prendono sulla quantità presente nel sistema; se quella quantità non coincide con lo scaffale, ogni decisione poggia su un numero sbagliato. La prima cosa da fare è un inventario e il calcolo dell’indice di accuratezza della giacenza: varietà di prodotto senza differenze ÷ varietà di prodotto contate. Se l’indice è basso, prima di parlare di soglia d’ordine o di classe ABC correggete la registrazione. I passaggi dell’inventario sono nella guida come si fa l’inventario di magazzino.
2. Dividete i prodotti in tre gruppi con l’analisi ABC
Non tutti i prodotti meritano la stessa attenzione. Calcolate il valore di consumo annuo di ogni prodotto: quantità vendute in un anno × costo unitario di acquisto. Ordinate l’elenco in base a questo valore dal più grande al più piccolo e calcolate la quota cumulata di ogni riga. Con le soglie comunemente usate, i prodotti che rappresentano il primo 80% del valore totale sono il gruppo A, il successivo 15% il gruppo B, il restante 5% il gruppo C. Il gruppo A è in genere una piccola parte della varietà di prodotto, ma è lì che sta il denaro: dedicate la vostra attenzione prima a quello. Qui sotto c’è una tabella di esempio.
3. Stabilite quando ordinare ciascun prodotto
Il momento dell’ordine lo determina il punto di riordino, cioè il livello critico di scorta: quando la giacenza scende a quella quantità, si ordina. La formula breve è vendite medie giornaliere × tempo di approvvigionamento × 1,2; la maggiorazione finale è la scorta di sicurezza. Il calcolo della formula passo per passo è nella guida che cos’è il livello critico di scorta. Qui l’ABC è utile: per il gruppo A calcolate il livello prodotto per prodotto e rivedetelo spesso; per il gruppo C basta una regola comune per gruppo di prodotti.
4. Fissate la quantità d’ordine in base alla velocità di vendita
La quantità d’ordine deve essere pari a quanto venderete fino all’ordine successivo: vendite medie giornaliere × giorni tra due ordini. La confezione del fornitore o l’offerta “sconto per grandi quantità” non devono falsare questo calcolo: comprare una confezione da 48 di un prodotto che vende 3 pezzi al mese significa un anno di scorta ed è la causa più frequente di merce ferma sullo scaffale per mesi. Per i prodotti A di alto valore, ordini frequenti e piccoli riducono il denaro immobilizzato; per i prodotti C di basso valore, ordini rari e di grandi quantità fanno risparmiare lavoro.
5. Monitorate il risultato con quattro indicatori
Se le decisioni funzionano o no lo dicono quattro numeri: la rotazione delle scorte (con quale rapidità gira il denaro immobilizzato), la quota di scorte obsolete (quanto denaro non gira affatto), il numero di rotture di stock (quante volte lo scaffale era vuoto quando è arrivata la richiesta) e l’accuratezza della giacenza (quanto potete fidarvi della registrazione). I calcoli sono nelle guide rotazione delle scorte e scorte obsolete. Se la rotazione cala e le scorte obsolete aumentano, le quantità d’ordine sono troppo grandi; se aumentano le rotture di stock, i punti di riordino sono troppo bassi. Misurate e registrate tutti e quattro lo stesso giorno di ogni trimestre.
Esempio di analisi ABC
Un elenco di esempio di sei prodotti di un negozio di ricambi auto. Le cifre sono scelte per mostrare il metodo:
| Prodotto | Vendite annue | Costo unitario | Valore annuo | Quota | Cumulata | Classe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Olio motore 4 L | 1.200 pz | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Pastiglie dei freni | 500 pz | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Spazzole tergicristallo | 600 pz | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Lampadina dei fari | 1.000 pz | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Kit fusibili | 800 pz | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Guarnizione | 150 pz | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
La lezione della tabella è questa: il prodotto venduto in più pezzi (dopo l’olio motore, la lampadina dei fari, 1.000 pz) è rimasto nel gruppo B, perché il suo valore unitario è basso. L’ABC ordina in base al denaro, non ai pezzi. Due prodotti su sei rappresentano il 78% del valore totale; è da questi due che si comincia a calcolare il punto di riordino prodotto per prodotto e a contare per primi all’inventario. La stessa classificazione si usa anche sullo scaffale: i prodotti A vanno nei ripiani vicini alla porta — le regole di collocazione le abbiamo spiegate nella guida all’indirizzamento degli scaffali.
Metodi di valorizzazione delle scorte: FIFO, costo medio ponderato, LIFO
Quando acquistate lo stesso prodotto a prezzi diversi, il metodo di valorizzazione determina a quale prezzo calcolare il costo del venduto. Questa scelta influisce sul risultato del calcolo della rotazione e dell’utile:
| Metodo | Costo del venduto | Quando i prezzi salgono |
|---|---|---|
| FIFO (primo entrato, primo uscito) | Al prezzo di acquisto più vecchio | Il costo appare basso e l’utile alto; le scorte in magazzino sono valorizzate a un prezzo vicino a quello attuale |
| Costo medio ponderato | Al costo unitario medio ricalcolato dopo ogni acquisto | Le oscillazioni di prezzo si attenuano; il risultato si colloca a metà strada tra i due |
| LIFO (ultimo entrato, primo uscito) | Al prezzo di acquisto più recente | Il costo appare alto e l’utile basso; le scorte in magazzino restano ai vecchi prezzi |
Il FIFO ha anche un significato fisico: la merce messa per prima sullo scaffale viene venduta per prima. Per un prodotto con data di scadenza significa mettere in avanti il lotto più vecchio ed è l’abitudine più semplice per ridurre gli scarti; come applicarlo sullo scaffale, la differenza con il FEFO e un esempio numerico di costo li abbiamo trattati nella guida che cos’è il FIFO. Il metodo da usare nelle registrazioni contabili dipende dalla normativa fiscale; stabilitelo con il vostro commercialista. Per le decisioni sull’inventario, l’importante è usare lo stesso metodo in ogni periodo quando si confrontano gli indici.
Che cosa fa e che cosa non fa un programma di gestione dell’inventario?
Il programma non prende le decisioni: raccoglie i dati su cui si fondano e ricorda la soglia. In Ofisx definite un livello minimo per ogni prodotto; quando la giacenza scende sotto quel livello arriva la notifica di scorta critica. Nella schermata d’inventario la quantità di sistema e quella contata stanno una accanto all’altra e la differenza viene calcolata. Man mano che le vendite vengono registrate, si accumulano il report “Prodotti più venduti” con intervallo di date e lo storico dei movimenti del prodotto. Nel programma non esiste una schermata separata per l’analisi ABC: esportate l’elenco dei prodotti in Excel e costruite voi la tabella qui sopra. Per lavorare in magazzino con il telefono, le versioni mobile e web condividono gli stessi dati.
Se preferite partire senza programma, tutti i calcoli si possono fare anche a mano: ci sono calcolatori gratuiti per la scorta critica, la scorta di sicurezza e la rotazione delle scorte, e per la registrazione è pronto il modello Excel per il controllo delle scorte.
Domande frequenti
La gestione dell’inventario e la gestione delle scorte sono la stessa cosa?
Nell’uso quotidiano sì: entrambe significano decidere quanto tenere di ciascun prodotto e monitorare il risultato. La parola “inventario” in contabilità ha un secondo significato: l’elenco in cui, a una certa data, i beni presenti vengono contati e valutati (conteggio d’inventario, libro degli inventari). La gestione dell’inventario consiste nel mantenere questo elenco costantemente corretto ed equilibrato.
Qual è la differenza tra gestione dell’inventario e gestione del magazzino?
La gestione dell’inventario decide che cosa, quanto e quando tenere in scorta; la gestione del magazzino si occupa di come quella scorta viene fisicamente accettata, dove viene collocata, come viene prelevata e spedita. La prima è una decisione di acquisto e di denaro, la seconda è un lavoro di scaffale e di processo. Per i processi di magazzino consultate la guida che cos’è la gestione del magazzino.
Come si fa l’analisi ABC?
Moltiplicate la quantità venduta in un anno di ogni prodotto per il suo costo unitario di acquisto, ordinate l’elenco in base a questo valore dal più grande al più piccolo e calcolate la quota cumulata di ogni riga. I prodotti che rientrano nel primo 80% del valore totale sono classificati A, il successivo 15% B, il resto C. Queste soglie sono una consuetudine, non una regola; l’importante è usare la stessa soglia in ogni periodo. Con il variare della velocità di vendita cambiano anche le classi, perciò rinnovate l’analisi almeno una volta l’anno.
Come si calcola la scorta di sicurezza?
Ci sono due modi. Quello pratico è aggiungere una percentuale della quantità che si venderà durante il tempo di approvvigionamento: il 20% per la maggior parte dei prodotti, il 30-50% per i prodotti con domanda instabile o fornitore inaffidabile. Quello più preciso sottrae alla media il giorno peggiore: (vendita giornaliera massima × tempo di approvvigionamento più lungo) − (vendita giornaliera media × tempo di approvvigionamento medio). Il secondo si può fare con il calcolatore della scorta di sicurezza.
Per la gestione dell’inventario serve un programma?
Non è obbligatorio: tutte le decisioni si possono prendere in Excel. La differenza del programma è che raccoglie i dati da solo — la giacenza cala a ogni vendita, arriva una notifica per i prodotti scesi al livello critico, lo storico delle vendite si accumula senza doverlo compilare a mano. Il programma non prende la decisione al vostro posto; di quale prodotto tenere scorta e in che quantità si decide sempre con i calcoli di questa pagina. Quando passare da Excel a un programma lo abbiamo spiegato nella guida come si tiene sotto controllo la giacenza di magazzino.
Esiste un PDF o una dispensa sulla gestione dell’inventario?
Questa pagina è scritta in modo indipendente dal programma e può essere usata come dispensa: potete scaricarla scegliendo “Salva come PDF” dal menu Stampa del browser. Gli argomenti trattati: analisi ABC, punto di riordino, scorta di sicurezza, quantità d’ordine, rotazione delle scorte, scorte obsolete, accuratezza dell’inventario e metodi di valorizzazione delle scorte (FIFO, costo medio ponderato, LIFO).
Ultimo aggiornamento:
Scorta critica, inventario e report delle vendite nell’app
I dati su cui si fondano le decisioni sull’inventario si accumulano da soli a ogni vendita e a ogni inventario.
Le decisioni sono vostre, il monitoraggio lo fa il programma
Aprite un account gratuito, importate il vostro elenco Excel e cominciate definendo i livelli minimi per i prodotti del gruppo A.