Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων;

Και το πλεονάζον και το ελλιπές απόθεμα κοστίζουν: το ένα είναι μετρητά που περιμένουν στο ράφι, το άλλο πωλήσεις που χάνονται. Η διαχείριση αποθεμάτων σημαίνει να ισορροπείτε ανάμεσα στα δύο όχι με εκτίμηση, αλλά με τον ίδιο υπολογισμό για κάθε προϊόν.

Αυτή η σελίδα αφορά το απόθεμα εμπορευμάτων. Αυτό που στην πληροφορική λέγεται «διαχείριση αποθέματος ΙΤ» (καταγραφή παγίων όπως υπολογιστές και άδειες λογισμικού) είναι ξεχωριστό θέμα.

Τέσσερα ερωτήματα που απαντά η διαχείριση αποθεμάτων

Η διαφορά από τη διαχείριση αποθήκης

Οι δύο όροι μπερδεύονται συχνά, επειδή και οι δύο ασχολούνται με το ίδιο απόθεμα. Η διαφορά είναι ποιο ερώτημα απαντά ο καθένας: η διαχείριση αποθεμάτων αποφασίζει «πόσο, τι και πότε»· η διαχείριση αποθήκης εκτελεί την παραλαβή των εμπορευμάτων, την τοποθέτησή τους στο ράφι, τη συλλογή και την αποστολή τους.

Την πλευρά της αποθήκης — τις τέσσερις διεργασίες από την παραλαβή ως την αποστολή — την εξηγήσαμε στον οδηγό τι είναι η διαχείριση αποθήκης· για τη διάταξη των ραφιών δείτε τη διευθυνσιοδότηση ραφιών. Αυτό που αναζητείται ως «διαχείριση αποθέματος αποθήκης» είναι συνήθως η ταυτόχρονη εφαρμογή των δύο: χωρίς σωστή διάταξη ραφιών δεν κρατιέται καταγραφή, χωρίς σωστή καταγραφή δεν παίρνονται αποφάσεις αποθεμάτων.

Διαχείριση αποθεμάτων σε πέντε βήματα

1. Βεβαιωθείτε πρώτα ότι η καταγραφή είναι σωστή

Οι αποφάσεις αποθεμάτων λαμβάνονται με βάση την ποσότητα στο σύστημα· αν αυτή η ποσότητα δεν συμφωνεί με το ράφι, κάθε απόφαση στηρίζεται σε λάθος αριθμό. Το πρώτο που πρέπει να κάνετε είναι να κάνετε μια απογραφή και να βγάλετε το ποσοστό ακρίβειας αποθέματος: είδη προϊόντων που βγήκαν χωρίς διαφορά ÷ είδη προϊόντων που μετρήθηκαν. Αν το ποσοστό είναι χαμηλό, διορθώστε το σύστημα καταγραφής πριν συζητήσετε για όρια παραγγελίας ή κατηγορίες ABC. Τα βήματα της απογραφής βρίσκονται στον οδηγό πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης.

2. Χωρίστε τα προϊόντα σε τρεις ομάδες με ανάλυση ABC

Κάθε προϊόν δεν αξίζει την ίδια προσοχή. Βρείτε την ετήσια αξία κατανάλωσης κάθε προϊόντος: ετήσια τεμάχια πωλήσεων × κόστος αγοράς ανά μονάδα. Ταξινομήστε τη λίστα με βάση αυτή την αξία από το μεγαλύτερο στο μικρότερο και υπολογίστε το αθροιστικό ποσοστό κάθε γραμμής. Με τα συνήθη όρια, τα προϊόντα που αντιστοιχούν στο πρώτο 80% της συνολικής αξίας είναι η ομάδα A, το επόμενο 15% η B και το υπόλοιπο 5% η C. Η ομάδα A είναι συνήθως ένα μικρό μέρος των ειδών, αλλά αυτή κουβαλά τα χρήματα· δώστε πρώτα σε αυτήν την προσοχή σας. Παρακάτω υπάρχει ένας ενδεικτικός πίνακας.

3. Καθορίστε πότε θα παραγγέλνετε για κάθε προϊόν

Τον χρόνο παραγγελίας τον καθορίζει το σημείο αναπαραγγελίας, δηλαδή το κρίσιμο επίπεδο αποθέματος: όταν το απόθεμα πέσει σε αυτή την ποσότητα, δίνεται παραγγελία. Ο σύντομος τύπος είναι μέσες ημερήσιες πωλήσεις × χρόνος προμήθειας × 1,2· το τελικό περιθώριο είναι το απόθεμα ασφαλείας. Ο υπολογισμός του τύπου βήμα προς βήμα βρίσκεται στον οδηγό τι είναι το κρίσιμο επίπεδο αποθέματος. Εδώ βοηθά η ανάλυση ABC: στην ομάδα A υπολογίστε το επίπεδο προϊόν προς προϊόν και επανεξετάζετέ το συχνά, ενώ στην ομάδα C αρκεί ένας κοινός κανόνας για όλη την ομάδα προϊόντων.

4. Καθορίστε πόσο θα παραγγείλετε με βάση τον ρυθμό πωλήσεων

Η ποσότητα παραγγελίας πρέπει να είναι όσο θα πουλήσετε μέχρι την επόμενη παραγγελία: μέσες ημερήσιες πωλήσεις × ημέρες ανάμεσα σε δύο παραγγελίες. Ούτε τα κιβώτια του προμηθευτή ούτε η προσφορά «έκπτωση για μεγάλη ποσότητα» πρέπει να χαλάνε αυτόν τον υπολογισμό: αν αγοράσετε κιβώτιο των 48 για ένα προϊόν που πουλά 3 τεμάχια τον μήνα, αυτό σημαίνει απόθεμα ενός έτους και είναι η συχνότερη αιτία εμπορευμάτων που μένουν μήνες στο ράφι. Στα προϊόντα A υψηλής αξίας, οι συχνές και μικρές παραγγελίες μειώνουν τα δεσμευμένα χρήματα· στα προϊόντα C χαμηλής αξίας, οι αραιές και μαζικές παραγγελίες εξοικονομούν κόπο.

5. Παρακολουθήστε το αποτέλεσμα με τέσσερις δείκτες

Το αν οι αποφάσεις πέτυχαν το λένε τέσσερις αριθμοί: ο ρυθμός κυκλοφορίας αποθέματος (πόσο γρήγορα γυρίζουν τα χρήματα που έχουν δεσμευτεί στο απόθεμα), το ποσοστό νεκρού αποθέματος (πόσα χρήματα δεν γυρίζουν καθόλου), ο αριθμός εξαντλήσεων αποθέματος (πόσες φορές το ράφι ήταν άδειο όταν ήρθε ζήτηση) και το ποσοστό ακρίβειας αποθέματος (πόσο μπορείτε να εμπιστεύεστε την καταγραφή). Οι υπολογισμοί βρίσκονται στους οδηγούς ρυθμός κυκλοφορίας αποθέματος και νεκρό απόθεμα. Αν η κυκλοφορία πέφτει και το νεκρό απόθεμα αυξάνεται, οι ποσότητες παραγγελίας είναι μεγάλες· αν αυξάνονται οι εξαντλήσεις, τα σημεία παραγγελίας είναι χαμηλά. Μετρήστε και καταγράψτε και τους τέσσερις την ίδια μέρα κάθε τρίμηνο.

Παράδειγμα ανάλυσης ABC

Ενδεικτική λίστα έξι προϊόντων ενός καταστήματος ανταλλακτικών αυτοκινήτων. Οι αριθμοί επιλέχθηκαν για να δείξουν τη μέθοδο:

Το δίδαγμα του πίνακα είναι το εξής: το προϊόν που πουλά τα περισσότερα τεμάχια (μετά το λάδι κινητήρα, ο λαμπτήρας προβολέα, 1.000 τεμ.) έμεινε στην ομάδα B, επειδή η αξία μονάδας του είναι χαμηλή. Η ABC ταξινομεί με βάση τα χρήματα, όχι τα τεμάχια. Δύο από τα έξι προϊόντα αντιπροσωπεύουν το 78% της συνολικής αξίας· ο υπολογισμός του σημείου παραγγελίας προϊόν προς προϊόν και η σειρά μέτρησης στην απογραφή ξεκινούν από αυτά τα δύο. Η ίδια κατηγοριοποίηση χρησιμοποιείται και στο ράφι: τα προϊόντα A τοποθετούνται σε θέσεις κοντά στην είσοδο — τους κανόνες τοποθέτησης τους εξηγήσαμε στον οδηγό διευθυνσιοδότησης ραφιών.

Μέθοδοι αποτίμησης αποθέματος: FIFO, σταθμικός μέσος όρος, LIFO

Όταν αγοράζετε το ίδιο προϊόν σε διαφορετικές τιμές, η μέθοδος αποτίμησης καθορίζει με ποια τιμή θα υπολογίζεται το κόστος των πωληθέντων εμπορευμάτων. Αυτή η επιλογή επηρεάζει το αποτέλεσμα του ρυθμού κυκλοφορίας και του υπολογισμού κέρδους:

Το FIFO έχει και φυσική έννοια: το εμπόρευμα που μπήκε πρώτο στο ράφι πωλείται πρώτο. Στα προϊόντα με ημερομηνία λήξης αυτό σημαίνει να τοποθετείτε την παλιότερη παρτίδα μπροστά, και είναι η απλούστερη συνήθεια που μειώνει τη φθορά· πώς εφαρμόζεται στο ράφι, τη διαφορά από το FEFO και ένα αριθμητικό παράδειγμα κόστους τα εξηγήσαμε στον οδηγό τι είναι το FIFO. Το ποια μέθοδος θα χρησιμοποιείται στα λογιστικά βιβλία εξαρτάται από τη φορολογική νομοθεσία· αποφασίστε το με τον λογιστή σας. Για τις αποφάσεις αποθεμάτων το σημαντικό είναι να χρησιμοποιείτε την ίδια μέθοδο σε κάθε περίοδο όταν συγκρίνετε τους δείκτες.

Τι κάνει και τι δεν κάνει ένα πρόγραμμα διαχείρισης αποθεμάτων;

Το πρόγραμμα δεν παίρνει αποφάσεις· συλλέγει τα δεδομένα στα οποία βασίζεται η απόφαση και σας υπενθυμίζει το όριο. Στο Ofisx ορίζετε ένα ελάχιστο επίπεδο για κάθε προϊόν· όταν το απόθεμα πέσει κάτω από αυτό, έρχεται ειδοποίηση κρίσιμου αποθέματος. Στην οθόνη απογραφής η ποσότητα του συστήματος και η ποσότητα που μετρήθηκε εμφανίζονται δίπλα-δίπλα και υπολογίζεται η διαφορά. Καθώς καταχωρίζονται οι πωλήσεις, συσσωρεύονται η αναφορά «Πιο δημοφιλή προϊόντα» με επιλογή ημερομηνιών και το ιστορικό κινήσεων των προϊόντων. Στο πρόγραμμα δεν υπάρχει ξεχωριστή οθόνη ανάλυσης ABC: εξάγετε τη λίστα προϊόντων στο Excel και στήνετε μόνοι σας τον παραπάνω πίνακα. Για εργασία με κινητό στην αποθήκη, οι εκδόσεις για κινητό και web μοιράζονται τα ίδια δεδομένα.

Αν θέλετε να ξεκινήσετε χωρίς πρόγραμμα, όλοι οι υπολογισμοί γίνονται και χειροκίνητα: υπάρχουν δωρεάν υπολογιστές για το κρίσιμο απόθεμα, το απόθεμα ασφαλείας και τον ρυθμό κυκλοφορίας αποθέματος, ενώ για την καταγραφή υπάρχει έτοιμο το πρότυπο Excel παρακολούθησης αποθέματος.

Συχνές ερωτήσεις

Τελευταία ενημέρωση: 22 Σεπτεμβρίου 2026

Πάρτε εσείς την απόφαση, αφήστε το πρόγραμμα να κάνει την παρακολούθηση

Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό, εισαγάγετε τη λίστα σας από το Excel και ξεκινήστε ορίζοντας τα ελάχιστα επίπεδα στα προϊόντα της ομάδας A.