Was ist Bestandsmanagement?
Bestandsmanagement bedeutet, dass ein Unternehmen entscheidet, von welchem Artikel wie viel auf Lager gehalten wird, wann und in welcher Menge bestellt wird, und das Ergebnis dieser Entscheidungen misst. Ziel ist es, Fehlbestände zu vermeiden und dabei so wenig Geld wie möglich im Regal zu binden. Die wichtigsten Instrumente sind die ABC-Analyse (was), der Bestellpunkt und der Sicherheitsbestand (wann), die Bestellmenge (wie viel) sowie Lagerumschlagshäufigkeit, Ladenhüterquote und Inventurgenauigkeit (ist das Ergebnis gut).
Zu viel Bestand kostet Geld, zu wenig ebenfalls: im einen Fall liegt Bargeld im Regal, im anderen gehen Verkäufe verloren. Bestandsmanagement heißt, die Balance zwischen beidem nicht zu schätzen, sondern für jeden Artikel mit derselben Rechnung herzustellen.
Diese Seite behandelt den Warenbestand im Handel. Das, was in der Informationstechnologie „IT-Bestandsmanagement“ heißt (die Erfassung von Anlagen wie Computern und Softwarelizenzen), ist ein eigenes Thema.
Die vier Fragen, die das Bestandsmanagement beantwortet
| Frage | Instrument | Details |
|---|---|---|
| Welchem Artikel wie viel Aufmerksamkeit? | ABC-Analyse | Auf dieser Seite, weiter unten |
| Wann bestellen? | Bestellpunkt (Meldebestand) und Sicherheitsbestand | Was ist der Meldebestand? |
| Wie viel bestellen? | Bestellmenge nach Verkaufsgeschwindigkeit | Auf dieser Seite, Schritt 4 |
| Funktionieren die Entscheidungen? | Lagerumschlagshäufigkeit, Ladenhüterquote, Inventurgenauigkeit | Lagerumschlagshäufigkeit, Ladenhüter, Lagerinventur |
Unterschied zur Lagerverwaltung
Die beiden Begriffe werden häufig verwechselt, weil beide mit demselben Bestand zu tun haben. Der Unterschied liegt in der Frage, die sie beantworten: Das Bestandsmanagement entscheidet „wie viel, was, wann“; die Lagerverwaltung steuert die Annahme dieser Ware, ihre Einlagerung im Regal sowie Kommissionierung und Versand.
| Kriterium | Bestandsmanagement | Lagerverwaltung |
|---|---|---|
| Beantwortete Frage | Was, wie viel und wann soll ich auf Lager nehmen? | Wie kommt die Ware herein, wo steht sie, wie geht sie hinaus? |
| Art der Entscheidung | Einkaufs- und Geldentscheidung | Regal- und Prozessarbeit |
| Wichtigste Instrumente | ABC-Analyse, Bestellpunkt, Sicherheitsbestand, Bestellmenge | Wareneingang, Regaladressierung, Kommissionierung und Versand, Inventur |
| Wenn es schiefläuft | Im Regal liegendes Geld oder entgangene Verkäufe | Nicht auffindbare Ware, Fehlversand, Inventurdifferenz |
Die Lagerseite – die vier Prozesse vom Wareneingang bis zum Versand – haben wir im Leitfaden Was ist Lagerverwaltung? erklärt; zur Ordnung der Regale siehe Regaladressierung. Was als „Lagerbestandsmanagement“ gesucht wird, ist meist beides zusammen: Ohne eine richtige Regalordnung stimmt die Erfassung nicht, ohne eine richtige Erfassung lassen sich keine Bestandsentscheidungen treffen.
Bestandsmanagement in fünf Schritten
1. Zuerst sicherstellen, dass die Erfassung stimmt
Bestandsentscheidungen werden auf Grundlage der Menge im System getroffen; stimmt diese nicht mit dem Regal überein, beruht jede Entscheidung auf einer falschen Zahl. Als Erstes führen Sie eine Inventur durch und ermitteln die Bestandsgenauigkeit: Artikelarten ohne Differenz ÷ gezählte Artikelarten. Ist die Quote niedrig, bringen Sie die Erfassung in Ordnung, bevor Sie über Bestellschwellen oder ABC-Klassen sprechen. Die Schritte der Inventur stehen im Leitfaden Lagerinventur: so geht’s.
2. Die Artikel per ABC-Analyse in drei Gruppen einteilen
Nicht jeder Artikel verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Ermitteln Sie den Jahresverbrauchswert jedes Artikels: jährlich verkaufte Stückzahl × Einkaufspreis pro Stück. Sortieren Sie die Liste nach diesem Wert absteigend und berechnen Sie für jede Zeile den kumulierten Anteil. Mit den üblichen Schwellen bilden die Artikel, die die ersten 80 % des Gesamtwerts ausmachen, die Gruppe A, die nächsten 15 % die Gruppe B und die restlichen 5 % die Gruppe C. Die A-Gruppe ist meist nur ein kleiner Teil der Artikelvielfalt, trägt aber das Geld; widmen Sie ihr zuerst Ihre Aufmerksamkeit. Unten finden Sie eine Beispieltabelle.
3. Für jeden Artikel festlegen, wann bestellt wird
Der Bestellzeitpunkt wird durch den Bestellpunkt bestimmt, also den Meldebestand: Sinkt der Bestand auf diese Menge, wird bestellt. Die Kurzformel lautet durchschnittlicher Tagesverkauf × Lieferzeit × 1,2; der Aufschlag am Ende ist der Sicherheitsbestand. Die schrittweise Berechnung der Formel steht im Leitfaden Was ist der Meldebestand?. Hier hilft die ABC-Einteilung: In der A-Gruppe berechnen Sie das Niveau Artikel für Artikel und überprüfen es häufig, in der C-Gruppe genügt eine gemeinsame Regel für die Artikelgruppe.
4. Die Bestellmenge nach der Verkaufsgeschwindigkeit festlegen
Die Bestellmenge sollte der Menge entsprechen, die Sie bis zur nächsten Bestellung verkaufen: durchschnittlicher Tagesverkauf × Anzahl der Tage zwischen zwei Bestellungen. Die Packungsgröße des Lieferanten oder ein „Mengenrabatt“-Angebot sollte diese Rechnung nicht verfälschen: Von einem Artikel, der 3 Stück im Monat verkauft wird, einen Karton mit 48 Stück zu kaufen, bedeutet einen Jahresvorrat und ist die häufigste Quelle für Ware, die monatelang im Regal liegt. Bei hochwertigen A-Artikeln verringern häufige, kleine Bestellungen das gebundene Kapital; bei geringwertigen C-Artikeln sparen seltene Sammelbestellungen Arbeitsaufwand.
5. Das Ergebnis mit vier Kennzahlen verfolgen
Ob die Entscheidungen wirken, sagen vier Zahlen: die Lagerumschlagshäufigkeit (wie schnell sich das im Bestand gebundene Geld dreht), die Ladenhüterquote (wie viel Geld sich überhaupt nicht dreht), die Zahl der Fehlbestände (wie oft das Regal bei Nachfrage leer war) und die Bestandsgenauigkeit (wie sehr Sie der Erfassung vertrauen können). Die Berechnungen stehen in den Leitfäden zur Lagerumschlagshäufigkeit und zu Ladenhütern. Sinkt der Umschlag und steigen die Ladenhüter, sind die Bestellmengen zu groß; nehmen die Fehlbestände zu, sind die Bestellpunkte zu niedrig. Messen und erfassen Sie alle vier jedes Quartal am selben Tag.
Beispiel einer ABC-Analyse
Eine Beispielliste mit sechs Artikeln eines Autoteile-Geschäfts. Die Zahlen wurden gewählt, um die Methode zu zeigen:
| Artikel | Jahresabsatz | Stückkosten | Jahreswert | Anteil | Kumuliert | Klasse |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Motoröl 4 l | 1.200 Stück | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Bremsbeläge | 500 Stück | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Scheibenwischer | 600 Stück | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Scheinwerferlampe | 1.000 Stück | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Sicherungssatz | 800 Stück | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Dichtung | 150 Stück | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Die Lehre aus der Tabelle: Der Artikel mit der zweithöchsten Stückzahl (nach dem Motoröl die Scheinwerferlampe mit 1.000 Stück) bleibt in der B-Gruppe, weil sein Stückwert niedrig ist. Die ABC-Analyse sortiert nach Geld, nicht nach Stückzahl. Zwei der sechs Artikel machen 78 % des Gesamtwerts aus; bei diesen beiden beginnt man damit, den Bestellpunkt Artikel für Artikel zu berechnen und bei der Inventur zuerst zu zählen. Dieselbe Klassifizierung nutzt man auch im Regal: A-Artikel kommen in Fächer nahe der Tür – die Platzierungsregeln haben wir im Leitfaden zur Regaladressierung erklärt.
Bewertungsverfahren für den Bestand: FIFO, gewichteter Durchschnitt, LIFO
Wenn Sie denselben Artikel zu unterschiedlichen Preisen eingekauft haben, bestimmt das Bewertungsverfahren, zu welchem Preis der Wareneinsatz berechnet wird. Diese Wahl beeinflusst das Ergebnis von Umschlagshäufigkeit und Gewinnrechnung:
| Verfahren | Wareneinsatz | Bei steigenden Preisen |
|---|---|---|
| FIFO (First In, First Out) | Zum ältesten Einkaufspreis | Die Kosten erscheinen niedrig, der Gewinn hoch; der vorhandene Bestand wird nahe am aktuellen Preis bewertet |
| Gewichteter Durchschnitt | Zu den nach jedem Einkauf neu berechneten durchschnittlichen Stückkosten | Preisschwankungen werden geglättet, das Ergebnis liegt zwischen den beiden anderen |
| LIFO (Last In, First Out) | Zum neuesten Einkaufspreis | Die Kosten erscheinen hoch, der Gewinn niedrig; der vorhandene Bestand bleibt zu alten Preisen bewertet |
FIFO hat auch eine physische Bedeutung: Was zuerst ins Regal kommt, wird zuerst verkauft. Bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeitsdatum heißt das, die ältere Charge nach vorn zu stellen – die einfachste Gewohnheit, um Schwund zu verringern; wie man es im Regal umsetzt, den Unterschied zu FEFO und ein Zahlenbeispiel zu den Kosten haben wir im Leitfaden Was ist FIFO? erklärt. Welches Verfahren in der Buchführung verwendet wird, hängt vom Steuerrecht ab; klären Sie das mit Ihrem Steuerberater. Für Bestandsentscheidungen kommt es darauf an, beim Vergleich der Kennzahlen in jeder Periode dasselbe Verfahren zu verwenden.
Was leistet ein Bestandsmanagement-Programm und was nicht?
Das Programm trifft keine Entscheidungen; es sammelt die Daten, auf denen die Entscheidung beruht, und erinnert an die Schwelle. In Ofisx legen Sie für jeden Artikel einen Mindestbestand fest; sinkt der Bestand darunter, kommt eine Meldebestandsbenachrichtigung. Auf dem Inventurbildschirm stehen Systemmenge und gezählte Menge nebeneinander, und die Differenz wird berechnet. Mit jedem erfassten Verkauf sammelt sich der zeitraumbezogene Bericht „Meistverkaufte Artikel“ und die Bewegungshistorie der Artikel an. Eine eigene ABC-Analyse-Ansicht gibt es im Programm nicht: Sie exportieren die Artikelliste nach Excel und bauen die obige Tabelle selbst auf. Für die Arbeit im Lager per Smartphone teilen sich die mobile und die Web-Version dieselben Daten.
Wenn Sie ohne Programm starten möchten, lassen sich alle Berechnungen auch von Hand durchführen: kostenlose Rechner gibt es für den Meldebestand, Sicherheitsbestand und die Lagerumschlagshäufigkeit; für die Erfassung steht die Excel-Vorlage zur Bestandsführung bereit.
Häufig gestellte Fragen
Sind Bestandsmanagement und Lagerbewirtschaftung dasselbe?
Im Alltag ja: Beide meinen, zu entscheiden, wie viel von welchem Artikel vorgehalten wird, und das Ergebnis zu verfolgen. Das Wort „Inventar“ hat in der Buchhaltung eine zweite Bedeutung: die Liste der zu einem bestimmten Stichtag vorhandenen Waren, die gezählt und bewertet werden (Inventur, Inventarverzeichnis). Bestandsmanagement heißt, diese Liste fortlaufend korrekt und ausgewogen zu halten.
Was ist der Unterschied zwischen Bestandsmanagement und Lagerverwaltung?
Das Bestandsmanagement entscheidet, was, wie viel und wann auf Lager genommen wird; die Lagerverwaltung steuert, wie dieser Bestand physisch angenommen, wo er abgelegt und wie er kommissioniert und versandt wird. Das Erste ist eine Einkaufs- und Geldentscheidung, das Zweite Regal- und Prozessarbeit. Zu den Lagerprozessen siehe den Leitfaden Was ist Lagerverwaltung?.
Wie führt man eine ABC-Analyse durch?
Multiplizieren Sie die jährlich verkaufte Stückzahl jedes Artikels mit seinen Einkaufskosten pro Stück, sortieren Sie die Liste nach diesem Wert absteigend und berechnen Sie den kumulierten Anteil jeder Zeile. Artikel, die in die ersten 80 % des Gesamtwerts fallen, werden als A klassifiziert, die nächsten 15 % als B, der Rest als C. Diese Schwellen sind keine Regel, sondern Konvention; wichtig ist, in jeder Periode dieselbe Schwelle zu verwenden. Mit der Verkaufsgeschwindigkeit ändern sich auch die Klassen, deshalb sollten Sie die Analyse mindestens einmal im Jahr erneuern.
Wie berechnet man den Sicherheitsbestand?
Es gibt zwei Wege. Der praktische besteht darin, einen Prozentsatz der während der Lieferzeit verkauften Menge aufzuschlagen: bei den meisten Artikeln 20 %, bei Artikeln mit schwankender Nachfrage oder unzuverlässigem Lieferanten 30–50 %. Der genauere Weg zieht vom schlechtesten Tag den Durchschnitt ab: (höchster Tagesverkauf × längste Lieferzeit) − (durchschnittlicher Tagesverkauf × durchschnittliche Lieferzeit). Die zweite Methode können Sie mit dem Sicherheitsbestand-Rechner durchführen.
Braucht man für das Bestandsmanagement ein Programm?
Zwingend nicht: Alle Entscheidungen lassen sich in Excel treffen. Der Unterschied des Programms liegt darin, dass es die Daten von selbst sammelt – der Bestand sinkt mit jedem Verkauf, für einen Artikel, der den Meldebestand erreicht, kommt eine Benachrichtigung, und die Verkaufshistorie sammelt sich ohne manuelle Zusammenstellung an. Das Programm trifft die Entscheidung nicht für Sie; welcher Artikel in welcher Menge vorgehalten wird, folgt weiterhin den Berechnungen auf dieser Seite. Wann der Umstieg von Excel sinnvoll ist, haben wir im Leitfaden Lagerbestandsführung: so geht’s erklärt.
Gibt es das Bestandsmanagement als PDF oder Lernskript?
Diese Seite wurde programmunabhängig geschrieben und kann als Lernskript verwendet werden: Wählen Sie im Druckmenü Ihres Browsers „Als PDF speichern“, um sie herunterzuladen. Behandelte Themen: ABC-Analyse, Bestellpunkt, Sicherheitsbestand, Bestellmenge, Lagerumschlagshäufigkeit, Ladenhüter, Inventurgenauigkeit und Bestandsbewertungsverfahren (FIFO, gewichteter Durchschnitt, LIFO).
Zuletzt aktualisiert:
Meldebestand, Inventur und Verkaufsbericht in der Praxis
Die Daten, auf denen Bestandsentscheidungen beruhen, sammeln sich bei jedem Verkauf und jeder Inventur von selbst an.
Sie entscheiden, das Programm übernimmt die Verfolgung
Kostenloses Konto eröffnen, Excel-Liste importieren und mit dem Festlegen der Mindestbestände für die Artikel der A-Gruppe beginnen.