Quản lý hàng tồn kho là gì?

Tồn kho thừa hay thiếu đều tốn tiền: một bên là tiền mặt nằm chờ trên kệ, bên kia là doanh số bị mất. Quản lý hàng tồn kho là cân bằng giữa hai bên bằng cùng một phép tính cho mọi sản phẩm, chứ không phải bằng ước đoán.

Trang này nói về tồn kho hàng hóa thương mại. Việc gọi là “quản lý tài sản CNTT” trong công nghệ thông tin (ghi chép tài sản như máy tính, giấy phép phần mềm) là một chủ đề khác.

Bốn câu hỏi mà quản lý hàng tồn kho trả lời

Khác biệt với quản lý kho

Hai thuật ngữ này hay bị nhầm lẫn vì cả hai đều làm việc với cùng một lượng hàng tồn. Điểm khác nhau là câu hỏi mà chúng trả lời: quản lý hàng tồn kho đưa ra quyết định “bao nhiêu, hàng gì, khi nào”; còn quản lý kho điều hành việc nhận hàng, sắp xếp lên kệ, lấy hàng và giao đi.

Phần về kho — bốn quy trình từ nhận hàng đến giao hàng — chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn quản lý kho là gì; còn về cách sắp xếp kệ, xem đánh địa chỉ kệ. Thứ người ta tìm với cụm “quản lý hàng tồn kho trong kho” thường là việc thiết lập cả hai cùng nhau: không có cách sắp xếp kệ đúng thì sổ sách không khớp, không có sổ sách đúng thì không thể đưa ra quyết định về hàng tồn.

Quản lý hàng tồn kho trong năm bước

1. Trước hết hãy chắc chắn sổ sách chính xác

Các quyết định về hàng tồn kho dựa trên số lượng trong hệ thống; nếu số đó không khớp với hàng trên kệ thì mọi quyết định đều dựa trên một con số sai. Việc đầu tiên là kiểm kê và tính tỷ lệ chính xác tồn kho: số chủng loại sản phẩm không chênh lệch ÷ số chủng loại sản phẩm đã kiểm. Nếu tỷ lệ thấp, hãy sửa nền nếp ghi chép trước khi bàn đến ngưỡng đặt hàng hay nhóm ABC. Các bước kiểm kê có trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.

2. Chia sản phẩm thành ba nhóm bằng phân tích ABC

Không phải sản phẩm nào cũng đáng được chú ý như nhau. Hãy tìm giá trị tiêu thụ hằng năm của từng sản phẩm: số lượng bán hằng năm × giá vốn nhập mỗi đơn vị. Sắp xếp danh sách theo giá trị này từ lớn đến nhỏ và tính tỷ trọng lũy kế của từng dòng. Với các ngưỡng thường dùng, những sản phẩm chiếm 80% đầu tiên của tổng giá trị là nhóm A, 15% tiếp theo là nhóm B, 5% còn lại là nhóm C. Nhóm A thường chỉ là một phần nhỏ trong số chủng loại sản phẩm nhưng lại chiếm phần lớn tiền; hãy dành sự chú ý cho nhóm này trước. Bên dưới có một bảng ví dụ.

3. Xác định thời điểm đặt hàng cho từng sản phẩm

Thời điểm đặt hàng được xác định bởi điểm đặt hàng lại, tức mức tồn kho tối thiểu: khi tồn kho giảm xuống mức này thì đặt hàng. Công thức ngắn là doanh số bán bình quân mỗi ngày × thời gian giao hàng × 1,2; phần dư ở cuối là tồn kho an toàn. Cách tính từng bước của công thức có trong hướng dẫn mức tồn kho tối thiểu là gì. ABC phát huy tác dụng ở đây: ở nhóm A hãy tính mức cho từng sản phẩm và xem xét thường xuyên, còn ở nhóm C chỉ cần đặt một quy tắc chung cho cả nhóm sản phẩm.

4. Đặt số lượng đặt hàng theo tốc độ bán

Số lượng đặt hàng nên bằng lượng bạn sẽ bán được cho đến đơn hàng kế tiếp: doanh số bán bình quân mỗi ngày × số ngày giữa hai đơn hàng. Quy cách thùng của nhà cung cấp hay lời mời “mua nhiều giảm giá” không nên làm sai lệch phép tính này: mua thùng 48 cái cho sản phẩm mỗi tháng chỉ bán 3 cái nghĩa là lượng tồn đủ cho một năm, và đó là nguồn phổ biến nhất của hàng nằm trên kệ hàng tháng trời. Với các sản phẩm nhóm A giá trị cao, đặt hàng thường xuyên với số lượng nhỏ giúp giảm số tiền bị chôn; với các sản phẩm nhóm C giá trị thấp, đặt hàng thưa và gộp lại giúp tiết kiệm công sức.

5. Theo dõi kết quả bằng bốn chỉ số

Bốn con số cho biết các quyết định có hiệu quả hay không: vòng quay tồn kho (tiền đặt vào hàng tồn quay vòng nhanh đến đâu), tỷ lệ hàng tồn chết (bao nhiêu tiền hoàn toàn không quay vòng), số lần hết hàng (có bao nhiêu lần kệ trống khi có nhu cầu) và tỷ lệ chính xác tồn kho (bạn có thể tin sổ sách đến mức nào). Cách tính có trong các hướng dẫn về vòng quay tồn kho và hàng tồn chết. Nếu vòng quay giảm và hàng tồn chết tăng thì số lượng đặt hàng đang quá lớn; nếu số lần hết hàng tăng thì điểm đặt hàng đang quá thấp. Hãy đo và ghi lại cả bốn con số vào cùng một ngày mỗi quý.

Ví dụ phân tích ABC

Danh sách ví dụ gồm sáu sản phẩm của một cửa hàng phụ tùng ô tô. Các con số được chọn để minh họa phương pháp:

Bài học của bảng này là: sản phẩm bán được nhiều số lượng nhất (sau dầu động cơ là bóng đèn pha, 1.000 cái) vẫn nằm ở nhóm B vì giá trị đơn vị thấp. ABC xếp hạng theo tiền chứ không theo số lượng. Hai trong sáu sản phẩm chiếm 78% tổng giá trị; việc tính điểm đặt hàng cho từng sản phẩm và việc đếm trước khi kiểm kê đều bắt đầu từ hai sản phẩm này. Cách phân loại này cũng được dùng trên kệ: sản phẩm nhóm A được đặt ở những ô gần cửa — chúng tôi đã trình bày các quy tắc bố trí trong hướng dẫn đánh địa chỉ kệ.

Các phương pháp định giá tồn kho: FIFO, bình quân gia quyền, LIFO

Khi bạn mua cùng một sản phẩm với các mức giá khác nhau, việc tính giá vốn hàng bán theo giá nào được quyết định bởi phương pháp định giá. Lựa chọn này ảnh hưởng đến kết quả tính vòng quay và lợi nhuận:

FIFO còn có một ý nghĩa vật lý: hàng đặt lên kệ trước thì được bán trước. Với sản phẩm có hạn sử dụng, điều này nghĩa là đặt lô cũ lên phía trước, và đó là thói quen đơn giản nhất để giảm hao hụt; cách áp dụng trên kệ, điểm khác của FEFO và ví dụ tính giá vốn bằng số liệu chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn FIFO là gì. Phương pháp nào được dùng trong sổ sách tài chính phụ thuộc vào quy định thuế; hãy xác định điều này với kế toán của bạn. Điều quan trọng với các quyết định về hàng tồn kho là dùng cùng một phương pháp ở mọi kỳ khi so sánh các tỷ lệ.

Chương trình quản lý hàng tồn kho làm được gì, không làm được gì?

Chương trình không đưa ra quyết định; nó thu thập dữ liệu làm căn cứ cho quyết định và nhắc bạn về ngưỡng. Trong Ofisx, bạn xác định mức tối thiểu cho từng sản phẩm; khi tồn kho xuống dưới mức đó, thông báo tồn kho tối thiểu sẽ được gửi đến. Trên màn hình kiểm kê, số lượng trong hệ thống và số lượng đã đếm nằm cạnh nhau và chênh lệch được tính sẵn. Khi các đơn bán được ghi lại, báo cáo “Sản phẩm bán chạy nhất” theo khoảng thời gian và lịch sử giao dịch của sản phẩm được tích lũy. Chương trình không có màn hình phân tích ABC riêng: bạn xuất danh sách sản phẩm ra Excel rồi tự lập bảng ở trên. Để làm việc bằng điện thoại trong kho, phiên bản di động và web dùng chung cùng một dữ liệu.

Nếu muốn bắt đầu mà không cần chương trình, mọi phép tính đều có thể làm thủ công: có các công cụ tính miễn phí cho mức tồn kho tối thiểu, tồn kho an toàn và vòng quay tồn kho, và có sẵn mẫu Excel theo dõi tồn kho để ghi chép.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật lần cuối: 22 tháng 9 năm 2026

Bạn quyết định, chương trình theo dõi

Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách Excel của bạn và bắt đầu bằng cách xác định mức tối thiểu cho các sản phẩm nhóm A.