Какво е управление на инвентара?
Управлението на инвентара е работата на бизнеса да реши от кой артикул колко наличност да държи, кога и колко да поръчва, и да измерва резултата от тези решения. Целта му е да не остава без наличност, като същевременно блокира на рафта възможно най-малко пари. Основните му инструменти са ABC анализът (какво), точката за повторна поръчка и предпазният запас (кога), количеството на поръчката (колко), както и оборотът на наличностите, делът на мъртвия запас и точността на инвентаризацията (дали резултатът е добър).
Както излишната, така и недостигащата наличност струват пари: едната е пари, които чакат на рафта, другата е пропусната продажба. Управлението на инвентара означава да изградите баланса между двете не с догадки, а със същото изчисление за всеки артикул.
Тази страница описва наличностите от търговски стоки. Работата, наричана в информационните технологии „управление на ИТ инвентара“ (водене на записи за активи като компютри и софтуерни лицензи), е друга тема.
Четирите въпроса, на които отговаря управлението на инвентара
| Въпрос | Инструмент | Подробности |
|---|---|---|
| На кой артикул колко внимание? | ABC анализ | На тази страница, по-долу |
| Кога да се поръча? | Точка за повторна поръчка (критична наличност) и предпазен запас | Какво е критично ниво на наличност |
| Колко да се поръча? | Количество на поръчката според скоростта на продажбите | На тази страница, стъпка 4 |
| Работят ли решенията? | Оборот на наличностите, дял на мъртвия запас, точност на инвентаризацията | Оборот на наличностите, мъртъв запас, складова инвентаризация |
Разлика от управлението на склада
Двата термина често се бъркат, защото и двата се занимават със същите наличности. Разликата е в това, на кой въпрос отговарят: управлението на инвентара взема решението „колко, какво и кога“; управлението на склада води приемането на тази стока, настаняването ѝ на рафта, комплектоването и експедирането ѝ.
| Критерий | Управление на инвентара | Управление на склад |
|---|---|---|
| На кой въпрос отговаря | Какво, колко и кога да държа на склад? | Как влиза стоката, къде стои и как излиза? |
| Вид на решението | Решение за закупуване и за пари | Работа с рафтове и процеси |
| Основни инструменти | ABC анализ, точка за поръчка, предпазен запас, количество на поръчката | Приемане на стока, адресиране на рафтове, комплектоване-експедиция, инвентаризация |
| Когато нещо се обърка | Пари, които чакат на рафта, или пропуснати продажби | Стока, която не може да се намери, грешна пратка, разлика при инвентаризация |
Страната на склада — четирите процеса от приемането на стоката до експедицията — обяснихме в ръководството какво е управление на склада; за подредбата на рафтовете вижте адресиране на рафтове. Това, което се търси като „управление на складовия инвентар“, най-често е изграждането на двете заедно: без правилна подредба на рафтовете записът не се държи, без правилен запис не може да се вземе решение за инвентара.
Управление на инвентара в пет стъпки
1. Първо се уверете, че записът е верен
Решенията за инвентара се вземат върху количеството в системата; ако това количество не съвпада с това на рафта, всяко решение се основава на грешно число. Първото, което правите, е да направите инвентаризация и да изчислите коефициента на точност на наличностите: видове артикули без разлика ÷ преброени видове артикули. Ако коефициентът е нисък, преди да говорите за праг на поръчка или ABC клас, поправете реда във воденето на записите. Стъпките на инвентаризацията са в ръководството как се прави складова инвентаризация.
2. Разделете артикулите на три групи с ABC анализ
Не всеки артикул заслужава еднакво внимание. Намерете годишната стойност на потребление на всеки артикул: годишно продадени броя × единична покупна цена. Подредете списъка по тази стойност от най-голямата към най-малката и изчислете кумулативния дял на всеки ред. При широко използваните прагове артикулите, които носят първите 80% от общата стойност, са група A, следващите 15% са B, а останалите 5% са група C. Група A обикновено е малка част от асортимента, но парите са в нея; насочете вниманието си първо към нея. По-долу има примерна таблица.
3. Определете за всеки артикул кога да поръчвате
Времето за поръчка се определя от точката за повторна поръчка, т.е. от критичното ниво на наличност: когато наличността спадне до това количество, се прави поръчка. Кратката формула е средни дневни продажби × срок на доставка × 1,2; последният множител е предпазният запас. Изчислението на формулата стъпка по стъпка е в ръководството какво е критично ниво на наличност. ABC е полезен тук: в група A изчислявайте нивото артикул по артикул и го преглеждайте често, а в група C е достатъчно да зададете общо правило за продуктовата група.
4. Определяйте колко да поръчвате според скоростта на продажбите
Количеството на поръчката трябва да е толкова, колкото ще продадете до следващата поръчка: средни дневни продажби × брой дни между две поръчки. Бройката в кашона на доставчика или предложението „отстъпка за повече“ не бива да нарушават това изчисление: да вземете кашон от 48 броя от артикул, който се продава по 3 броя месечно, означава наличност за цяла година и е най-честият източник на стока, която с месеци стои на рафта. При скъпите артикули от група A честите и малки поръчки намаляват блокираните пари; при евтините артикули от група C редките и големи поръчки спестяват труд.
5. Следете резултата с четирите показателя
Дали решенията работят, казват четири числа: оборот на наличностите (колко бързо се върти парите, вложени в наличности), дял на мъртвия запас (колко пари изобщо не се въртят), брой случаи на липса на наличност (колко пъти рафтът е бил празен при поискване) и коефициент на точност на наличностите (доколко можете да се доверявате на записа). Изчисленията са в ръководствата оборот на наличностите и мъртъв запас. Ако оборотът пада, а мъртвият запас расте, количествата на поръчките са големи; ако липсата на наличност расте, точките за поръчка са ниски. Измервайте и записвайте и четирите в един и същи ден всяко тримесечие.
Пример за ABC анализ
Примерен списък от шест артикула на магазин за авточасти. Числата са подбрани, за да покажат метода:
| Артикул | Годишни продажби | Единична цена | Годишна стойност | Дял | Кумулативно | Клас |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Моторно масло 4 L | 1.200 бр. | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Спирачни накладки | 500 бр. | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Чистачки | 600 бр. | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Крушка за фар | 1.000 бр. | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Комплект предпазители | 800 бр. | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Гарнитура | 150 бр. | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Поуката от таблицата е следната: най-продаваният по брой артикул (след моторното масло — крушката за фар, 1.000 бр.) остана в група B, защото единичната му стойност е ниска. ABC подрежда по пари, а не по брой. Два от шестте артикула носят 78% от общата стойност; с тях се започва както изчисляването на точката за поръчка артикул по артикул, така и първото броене при инвентаризация. Същата класификация се използва и на рафта: артикулите от клас A се слагат в клетки близо до вратата — правилата за разполагане описахме в ръководството за адресиране на рафтове.
Методи за оценка на наличностите: FIFO, среднопретеглена, LIFO
Когато купувате един и същ артикул на различни цени, методът за оценка определя по коя цена ще се изчислява себестойността на продадената стока. Този избор влияе върху резултата от оборота и от изчислението на печалбата:
| Метод | Себестойност на продадената стока | Когато цените растат |
|---|---|---|
| FIFO (първа входяща — първа изходяща) | По най-старата покупна цена | Себестойността изглежда ниска, печалбата — висока; наличността в склада се оценява близо до актуалната цена |
| Среднопретеглена | По средната единична цена, преизчислявана след всяка покупка | Колебанията на цените се смекчават, резултатът остава между двата метода |
| LIFO (последна входяща — първа изходяща) | По най-новата покупна цена | Себестойността изглежда висока, печалбата — ниска; наличността остава оценена по старите цени |
FIFO има и физически смисъл: стоката, поставена първа на рафта, се продава първа. При артикул със срок на годност това означава да се изважда напред старата партида и е най-простият навик, който намалява брака; как се прилага на рафта, разликата с FEFO и числов пример за себестойност обяснихме в ръководството какво е FIFO. Кой метод да се използва във финансовите записи зависи от данъчното законодателство; определете го заедно със счетоводителя си. За решенията относно инвентара е важно, когато сравнявате коефициентите, да използвате един и същ метод във всеки период.
Какво прави и какво не прави програмата за управление на инвентара?
Програмата не взема решения — събира данните, на които се основава решението, и напомня за прага. В Ofisx задавате за всеки артикул минимално ниво; когато наличността падне под него, идва известие за критична наличност. На екрана за инвентаризация количеството в системата и преброеното количество стоят едно до друго и разликата се изчислява. Докато продажбите се записват, се натрупват справката „Най-продавани артикули“ за избран период и историята на движенията на артикулите. В програмата няма отделен екран за ABC анализ: експортирате списъка с артикули в Excel и сами изграждате таблицата по-горе. За работа в склада с телефон мобилната и уеб версията споделят едни и същи данни.
Ако искате да започнете без програма, всички изчисления могат да се правят и на ръка: безплатни калкулатори за критична наличност, предпазен запас и оборот на наличностите, а за записите е готов шаблонът за следене на наличности в Excel.
Често задавани въпроси
Едно и също ли са управлението на инвентара и управлението на наличностите?
В ежедневната употреба — да: и двете означават да решавате колко от кой артикул да се държи и да следите резултата. Думата „инвентар“ има и второ значение в счетоводството: списъкът на стоките, налични към определена дата, които са преброени и остойностени (инвентаризация, инвентарна книга). Управлението на инвентара е непрекъснатото поддържане на този списък верен и балансиран.
Каква е разликата между управлението на инвентара и управлението на склада?
Управлението на инвентара решава какво, колко и кога да се държи на склад; управлението на склада води как тази наличност физически се приема, къде се поставя, как се комплектова и експедира. Първото е решение за закупуване и за пари, второто е работа с рафтове и процеси. За складовите процеси вижте ръководството какво е управление на склада.
Как се прави ABC анализ?
Умножете годишно продадените броя на всеки артикул по единичната му покупна цена, подредете списъка по тази стойност от най-голямата към най-малката и изчислете кумулативния дял на всеки ред. Артикулите, които влизат в първите 80% от общата стойност, се класират като A, следващите 15% — като B, останалите — като C. Тези прагове не са правило, а традиция; важното е да използвате един и същ праг във всеки период. С промяната на скоростта на продажбите се променят и класовете, затова обновявайте анализа поне веднъж годишно.
Как се изчислява предпазният запас?
Има два пътя. Практичният е да добавите процент от количеството, което ще се продаде през срока на доставка: 20% при повечето артикули, 30–50% при артикул с нестабилно търсене или с ненадежден доставчик. По-точният изважда най-лошия ден от средното: (най-високи дневни продажби × най-дълъг срок на доставка) − (средни дневни продажби × среден срок на доставка). Втория начин можете да направите с калкулатора за предпазен запас.
Нужна ли е програма за управление на инвентара?
Не е задължително: всички решения могат да се вземат и в Excel. Разликата на програмата е, че събира данните сама — наличността намалява при всяка продажба, за артикул, паднал до критично ниво, идва известие, а историята на продажбите се натрупва без ръчно съставяне. Програмата не взема решението вместо вас; от кой артикул колко да се държи, пак се определя с изчисленията на тази страница. Кога да преминете от Excel, обяснихме в ръководството как се води складова наличност.
Има ли PDF или учебни бележки по управление на инвентара?
Тази страница е написана независимо от програмата и може да се използва като учебна бележка: можете да я изтеглите, като от менюто „Печат“ на браузъра си изберете „Запазване като PDF“. Темите, които обхваща: ABC анализ, точка за повторна поръчка, предпазен запас, количество на поръчката, оборот на наличностите, мъртъв запас, точност на инвентаризацията и методи за оценка на наличностите (FIFO, среднопретеглена, LIFO).
Последна актуализация:
Критична наличност, инвентаризация и справка за продажбите в приложението
Данните, на които се основават решенията за инвентара, се натрупват сами при всяка продажба и всяка инвентаризация.
Вие вземете решението, а програмата да се грижи за следенето
Отворете безплатен акаунт, импортирайте списъка си от Excel и започнете, като зададете минимални нива на артикулите от група A.